Dịch vụ Cung cấp chữ ký số giá rẻ và Uy tín

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ tại Việt Nam, chữ ký số đã trở thành một công cụ không thể thiếu, đóng vai trò là "con dấu điện tử" xác thực danh tính và đảm bảo tính pháp lý cho mọi giao dịch trên môi trường Internet. Từ việc kê khai thuế, hải quan, bảo hiểm xã hội đến ký kết hợp đồng điện tử và tham gia đấu thầu qua mạng, việc sở hữu một chữ ký số hợp lệ và an toàn là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp.

Báo cáo chuyên sâu này sẽ cung cấp một cái nhìn toàn diện và cập nhật nhất về thị trường chữ ký số tại Việt Nam năm 2025. Nội dung bao gồm phân tích chi tiết các loại công nghệ, cập nhật quy định pháp lý mới nhất theo Nghị định 23/2025/NĐ-CP, so sánh bảng giá chi tiết từ tất cả các nhà cung cấp lớn, hướng dẫn đăng ký và sử dụng từng bước, cùng giải đáp các vấn đề kỹ thuật thường gặp. Đây là tài liệu cần thiết giúp các chủ doanh nghiệp, kế toán trưởng và nhà quản lý đưa ra quyết định lựa chọn dịch vụ chữ ký số phù hợp, tối ưu chi phí và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Chữ Ký Số: Chìa Khóa Vàng Cho Kỷ Nguyên Giao Dịch Điện Tử An Toàn và Hiệu Quả

Phần này sẽ giới thiệu những khái niệm nền tảng về chữ ký số, làm rõ vai trò thiết yếu của nó đối với hoạt động của doanh nghiệp và phân tích hai công nghệ ký số phổ biến nhất hiện nay để giúp doanh nghiệp lựa chọn giải pháp tối ưu.

Chữ Ký Số Là Gì? Tại Sao Doanh Nghiệp Của Bạn Bắt Buộc Phải Có?

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử, được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác: việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa; và sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Nói một cách đơn giản, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay của cá nhân hoặc con dấu của tổ chức/doanh nghiệp khi thực hiện các giao dịch điện tử.  Nó là công cụ không thể thiếu để doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ quan trọng như:

• Kê khai và nộp thuế điện tử.

• Thực hiện thủ tục hải quan điện tử.

• Kê khai bảo hiểm xã hội (BHXH) điện tử.

• Tham gia đấu thầu qua mạng trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

• Ký kết hợp đồng điện tử, hóa đơn điện tử, email và các văn bản điện tử khác.

• Thực hiện giao dịch ngân hàng, chứng khoán trực tuyến.

Việc trang bị chữ ký số không chỉ là yêu cầu tuân thủ pháp luật mà còn là một bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành, tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, chuyển phát và rút ngắn thời gian giao dịch, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh trong nền kinh tế số.

Phân Loại Chữ Ký Số: USB Token vs. Chữ Ký Số Từ Xa (Remote Signature) - Nên Chọn Loại Nào?

Hiện nay, thị trường cung cấp hai loại hình chữ ký số chính với những ưu và nhược điểm riêng biệt. Việc lựa chọn công nghệ nào không chỉ là vấn đề kỹ thuật mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động và sự linh hoạt của doanh nghiệp.

Chữ Ký Số USB Token

Đây là hình thức chữ ký số truyền thống và phổ biến nhất. Khóa bí mật của người dùng được lưu trữ an toàn trong một thiết bị phần cứng trông giống như USB, gọi là USB Token. Khi cần ký, người dùng phải cắm USB Token vào máy tính và nhập mã PIN để xác thực.

• Ưu điểm : Mức độ an toàn cao do khóa bí mật hoàn toàn nằm trong tầm kiểm soát vật lý của người dùng.

• Nhược điểm : Kém linh hoạt, bắt buộc phải có máy tính và phải mang theo USB Token. Tốc độ ký tương đối chậm, chỉ khoảng 4-5 chữ ký mỗi phút, và tiềm ẩn rủi ro mất, hỏng hoặc quên thiết bị, gây gián đoạn công việc.

Chữ Ký Số Từ Xa (Remote Signature/SmartCA/Cloud-based)

Đây là giải pháp ký số thế hệ mới, hoạt động dựa trên công nghệ điện toán đám mây. Khóa bí mật được lưu trữ an toàn trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ chứng thực (CA) theo tiêu chuẩn bảo mật cao của châu Âu (eIDAS). Người dùng có thể thực hiện ký số mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị (điện thoại thông minh, máy tính bảng, PC) chỉ cần có kết nối Internet, thông qua một ứng dụng và xác thực đa yếu tố

• Ưu điểm : Cực kỳ linh hoạt và tiện lợi, không phụ thuộc vào phần cứng. Tốc độ ký rất nhanh, có thể đạt tới 2000 chữ ký mỗi giây, phù hợp với nhu cầu ký số lượng lớn. Loại bỏ hoàn toàn rủi ro liên quan đến việc quản lý thiết bị vật lý.  

• Nhược điểm : Yêu cầu phải có kết nối Internet ổn định để thực hiện ký số.

Để giúp doanh nghiệp đưa ra lựa chọn phù hợp nhất, dưới đây là bảng so sánh chi tiết hai loại hình chữ ký số.

Bảng 1: So Sánh Toàn Diện Chữ Ký Số USB Token và Chữ Ký Số Từ Xa

Tiêu Chí	Chữ Ký Số USB Token	Chữ Ký Số Từ Xa (Remote Signature)
Thiết Bị	Bắt buộc có USB Token vật lý	Không cần thiết bị phần cứng, ký qua App/Cloud
Tính Linh Hoạt	Phụ thuộc vào máy tính có cắm USB	Ký mọi lúc, mọi nơi trên điện thoại, máy tính bảng, PC
Tốc Độ Ký	Chậm (khoảng 4-5 chữ ký/phút)	Rất nhanh (lên đến 2000 chữ ký/giây)
Bảo Mật	An toàn khi người dùng giữ Token cẩn thận	Bảo mật cao theo tiêu chuẩn châu Âu (eIDAS), xác thực đa yếu tố
Rủi Ro	Mất, hỏng, quên USB Token gây gián đoạn công việc	Yêu cầu kết nối Internet ổn định
Chi Phí Ban Đầu	Phí dịch vụ + Phí mua USB Token (khoảng 500.000đ)	Chỉ có phí dịch vụ, không tốn phí thiết bị
Đối Tượng Phù Hợp	Doanh nghiệp làm việc tại văn phòng cố định, ít di chuyển	Doanh nghiệp có lãnh đạo thường xuyên di chuyển, đội ngũ sales, cần ký số lượng lớn và nhanh chóng

Sự lựa chọn giữa hai công nghệ này phản ánh giai đoạn chuyển tiếp của thị trường. USB Token vẫn là một lựa chọn đáng tin cậy cho các doanh nghiệp có mô hình làm việc truyền thống, tập trung tại văn phòng. Tuy nhiên, chữ ký số từ xa rõ ràng là tương lai của các giao dịch điện tử, mang lại sự tiện lợi, tốc độ và khả năng mở rộng vượt trội. Doanh nghiệp cần phân tích kỹ quy trình làm việc nội bộ của mình để đưa ra quyết định đầu tư thông minh, ví dụ một công ty tư vấn có các chuyên gia thường xuyên công tác sẽ hưởng lợi rất lớn từ chữ ký số từ xa, trong khi một xưởng sản xuất nhỏ với một kế toán duy nhất có thể thấy USB Token là đủ dùng.

Cập Nhật Quy Định Pháp Lý Mới Nhất Về Chữ Ký Số (Nghị định 23/2025/NĐ-CP)

Việc nắm vững các quy định pháp lý là yếu tố sống còn để đảm bảo mọi giao dịch điện tử của doanh nghiệp đều hợp lệ. Phần này sẽ phân tích những thay đổi cốt lõi trong Nghị định 23/2025/NĐ-CP, giúp doanh nghiệp chuẩn bị và tuân thủ đúng quy định.

Tổng Quan Về Nghị định 23/2025/NĐ-CP: Những Thay Đổi Doanh Nghiệp Cần Nắm Rõ

Vào ngày 21/02/2025, Chính phủ đã ban hành Nghị định 23/2025/NĐ-CP quy định về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy. Nghị định này sẽ chính thức có hiệu lực thi hành từ ngày 10/04/2025 , thay thế cho Nghị định 130/2018/NĐ-CP trước đây.  Đồng thời, Thông tư mới về phí dịch vụ duy trì hệ thống kiểm tra trạng thái chứng thư chữ ký số cũng sẽ có hiệu lực từ ngày 10/04/2025. 

Nghị định mới đưa ra nhiều thay đổi quan trọng nhằm chuẩn hóa và nâng cao tính an toàn, tin cậy cho các giao dịch điện tử, tác động trực tiếp đến cách thức quản lý và sử dụng chữ ký số của các tổ chức, cá nhân và doanh nghiệp tại Việt Nam.

Thay Đổi Quan Trọng Về Thời Hạn Hiệu Lực Của Chứng Thư Số

Một trong những cập nhật quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần lưu ý là sự thay đổi về thời hạn hiệu lực của các loại chứng thư số, được quy định tại Điều 7 của Nghị định 23/2025/NĐ-CP. Cụ thể như sau:

• Chứng thư chữ ký số từ tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử quốc gia : có hiệu lực lên đến 25 năm .

• Chứng thư chữ ký số cho dịch vụ cấp dấu thời gian và chứng thực thông điệp dữ liệu : có hiệu lực tối đa 5 năm .

• Chứng thư chữ ký số công cộng (loại phổ biến nhất mà các doanh nghiệp đang sử dụng): có thời hạn hiệu lực tối đa 3 năm .

Sự thay đổi này đã chính thức hóa thời hạn 3 năm là một chu kỳ sử dụng tiêu chuẩn cho các gói dịch vụ chữ ký số doanh nghiệp. Điều này mang lại sự ổn định và tin cậy hơn cho các doanh nghiệp khi lựa chọn các gói dịch vụ dài hạn. Thay vì xem gói 3 năm chỉ là một lựa chọn tiết kiệm chi phí, giờ đây doanh nghiệp có thể tự tin rằng đây là một kỳ hạn được pháp luật hỗ trợ đầy đủ, giúp việc lập kế hoạch ngân sách và đảm bảo tính liên tục trong hoạt động trở nên dễ dàng hơn.

Nghĩa Vụ Của Người Ký và Yêu Cầu Đối Với Phần Mềm Ký Số

Nghị định 23/2025/NĐ-CP cũng quy định rõ hơn về trách nhiệm của người sử dụng chữ ký số và các tiêu chuẩn kỹ thuật đối với phần mềm ký số. 

Nghĩa vụ của người ký trước khi thực hiện ký số:

Trước khi ký, người dùng có nghĩa vụ phải kiểm tra hiệu lực chứng thư chữ ký số của mình và của người nhận thông điệp dữ liệu thông qua các hệ thống thông tin của tổ chức cung cấp dịch vụ. Nếu chứng thư không hợp lệ, người ký không được phép thực hiện ký số. Đối với các chứng thư số nước ngoài, việc kiểm tra này phải được thực hiện trên cả hệ thống trong nước và quốc tế

Yêu cầu đối với phần mềm ký số:

Các phần mềm dùng để ký và kiểm tra chữ ký số phải tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật mới, bao gồm các chức năng cơ bản sau:

• Xác thực chữ ký số và kiểm tra hiệu lực của chứng thư.

• Lưu trữ và hủy bỏ các thông tin đi kèm thông điệp dữ liệu đã ký.

• Thông báo rõ ràng cho người ký về tình trạng ký thành công hay thất bại.

Những quy định này nhằm đảm bảo một môi trường giao dịch điện tử an toàn, minh bạch và có tính ràng buộc pháp lý cao hơn.

Bảng Giá Chữ Ký Số 2025: So Sánh Toàn Diện Các Nhà Cung Cấp Hàng Đầu Việt Nam

Đây là phần trọng tâm, cung cấp dữ liệu chi tiết để doanh nghiệp có thể so sánh và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số (CA) phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách của mình. Bảng giá được tổng hợp từ nhiều nguồn và cập nhật mới nhất, đảm bảo tính minh bạch và chính xác.

Bảng So Sánh Nhanh Giá Đăng Ký Mới & Gia Hạn (Gói Doanh Nghiệp Phổ Biến)

Để có cái nhìn tổng quan nhanh chóng về thị trường, hai bảng dưới đây tổng hợp chi phí cho gói dịch vụ 3 năm - kỳ hạn phổ biến và tối ưu nhất theo quy định mới - dành cho đối tượng doanh nghiệp.

Bảng 2: So Sánh Chi Phí Đăng Ký Mới Chữ Ký Số Cho Doanh Nghiệp (Gói 3 Năm)

Bảng 3: So Sánh Chi Phí Gia Hạn Chữ Ký Số Cho Doanh Nghiệp (Gói 3 Năm)

Phân tích thị trường cho thấy sự cạnh tranh gay gắt về giá, tuy nhiên, giá niêm yết ban đầu thường không phản ánh hết giá trị thực sự. Các chương trình khuyến mãi như tặng thêm tháng sử dụng (ví dụ: NewCA tặng 6 tháng khi gia hạn ) hoặc các gói phần mềm đi kèm (FPT-CA, BKAV-CA tặng phần mềm BHXH, hóa đơn điện tử   ) có thể mang lại lợi ích kinh tế lớn, đặc biệt cho các doanh nghiệp mới thành lập. Do đó, doanh nghiệp cần tính toán

Tổng giá trị sở hữu (Total Value of Ownership) , bao gồm cả các ưu đãi này, thay vì chỉ so sánh giá bán thuần túy.

Một điểm đáng chú ý khác là sự khác biệt trong chiến lược giá giữa việc thu hút khách hàng mới và giữ chân khách hàng cũ. Một số nhà cung cấp như NewCA có chính sách rất hấp dẫn cho các doanh nghiệp chuyển đổi từ nhà cung cấp khác.  Điều này mang đến một lời khuyên quan trọng:

 Khi chữ ký số sắp hết hạn, doanh nghiệp không nên vội vàng gia hạn ngay lập tức mà nên dành thời gian so sánh các ưu đãi "đăng ký mới" hoặc "chuyển đổi" từ các nhà cung cấp khác để có được mức giá và quyền lợi tốt nhất.

Báo Giá Chi Tiết Từng Nhà Cung Cấp

Để có thông tin chi tiết và chính xác nhất, dưới đây là bảng giá chi tiết cho từng nhà cung cấp lớn, được phân loại theo đối tượng và thời hạn sử dụng.

Bảng giá chữ ký số Viettel-CA

Viettel là một trong những nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số lớn và uy tín nhất tại Việt Nam.

Bảng giá chữ ký số VNPT-CA

VNPT cung cấp một hệ sinh thái dịch vụ số toàn diện, bao gồm cả chữ ký số USB Token (VNPT-CA) và chữ ký số từ xa (VNPT SmartCA).

VNPT cũng cung cấp các gói combo chữ ký số kèm phần mềm BHXH với mức giá ưu đãi  

Bảng giá chữ ký số FPT-CA

FPT là một thương hiệu công nghệ lớn với nhiều chương trình khuyến mãi hấp dẫn.

Bảng giá chữ ký số NewCA

NewCA nổi bật với các chính sách giá cạnh tranh và nhiều ưu đãi cộng thêm.

Bảng giá chữ ký số BKAV-CA

BKAV là nhà cung cấp tiên phong về an ninh mạng tại Việt Nam.

Bảng giá chữ ký số Vina-CA (SmartSign)

Vina-CA được biết đến với thủ tục đăng ký nhanh chóng và giá cả cạnh tranh.

Bảng giá chữ ký số CA2 (Nacencomm)

CA2 là một trong những nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng đầu tiên tại Việt Nam.

Hướng Dẫn Đăng Ký Chữ Ký Số Từ A-Z: Nhanh Chóng, Đơn Giản

Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp và gói dịch vụ phù hợp, quy trình đăng ký chữ ký số hiện nay đã được chuẩn hóa và khá đơn giản. Phần này sẽ cung cấp một lộ trình rõ ràng để doanh nghiệp hoàn tất thủ tục một cách nhanh chóng.

Checklist Hồ Sơ Cần Chuẩn Bị

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ ngay từ đầu sẽ giúp quá trình đăng ký diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng. Dưới đây là danh sách các giấy tờ cần thiết cho từng đối tượng.

Đối với Doanh nghiệp/Tổ chức:

• Bản sao có công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (hoặc Quyết định thành lập).

• Bản sao có công chứng Căn cước công dân (CCCD) hoặc Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật.

• Giấy ủy quyền (nếu người làm thủ tục không phải là người đại diện theo pháp luật) 

Đối với Hộ kinh doanh cá thể:

• Hồ sơ tương tự như đối với doanh nghiệp.

Đối với Cá nhân:

• Bản sao có công chứng Căn cước công dân (CCCD) hoặc Hộ chiếu 

Quy Trình 4 Bước Đăng Ký Dịch Vụ

Quy trình đăng ký chữ ký số tại hầu hết các nhà cung cấp đều tuân theo 4 bước cơ bản sau:

Bước 1: Chọn Nhà Cung Cấp và Gói Dịch Vụ

Dựa trên các bảng so sánh chi tiết ở Mục 3, doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp và gói cước (thời hạn 1, 2, hoặc 3 năm) phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách.

Bước 2: Chuẩn Bị và Nộp Hồ Sơ

Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo checklist ở trên. Hiện nay, có hai hình thức nộp hồ sơ chính:

• Nộp trực tiếp : Mang hồ sơ đến các điểm giao dịch của nhà cung cấp 

• Nộp trực tuyến : Quét (scan) hoặc chụp ảnh hồ sơ và tải lên qua website của nhà cung cấp hoặc gửi qua email 

Bước 3: Xác Minh và Ký Hợp Đồng

Nhà cung cấp sẽ tiến hành xác minh tính hợp lệ của hồ sơ. Sau khi xác minh thành công, hai bên sẽ ký hợp đồng cung cấp dịch vụ. Doanh nghiệp thực hiện thanh toán phí dịch vụ theo gói cước đã chọn.

Bước 4: Bàn Giao và Kích Hoạt

Nhà cung cấp sẽ bàn giao thiết bị (USB Token) hoặc thông tin tài khoản (đối với chữ ký số từ xa) cho khách hàng. Nhân viên kỹ thuật sẽ hỗ trợ cài đặt phần mềm cần thiết, hướng dẫn sử dụng và kích hoạt chứng thư số. Sau bước này, chữ ký số của doanh nghiệp đã sẵn sàng để sử dụng

Quá trình đăng ký đã được tiêu chuẩn hóa cao, do đó, trải nghiệm khách hàng trở thành yếu tố cạnh tranh chính. Các nhà cung cấp như VNPT đang tích cực quảng bá nền tảng đăng ký trực tuyến oneSME  , cho phép doanh nghiệp hoàn tất mọi thủ tục mà không cần đến quầy giao dịch. Đối với các chủ doanh nghiệp bận rộn, việc lựa chọn một nhà cung cấp có quy trình đăng ký trực tuyến hoàn toàn, nhanh gọn là một lợi thế đáng kể.

Hướng Dẫn Sử Dụng Chữ Ký Số Trong Các Giao Dịch Điện Tử Trọng Yếu

Sở hữu chữ ký số chỉ là bước đầu. Việc sử dụng thành thạo nó trên các cổng dịch vụ công của chính phủ mới thực sự phát huy hiệu quả. Phần này cung cấp hướng dẫn chi tiết cho ba ứng dụng quan trọng nhất: Thuế, Hải quan và Đấu thầu.

Kê Khai và Nộp Thuế Điện Tử (thuedientu.gdt.gov.vn)

Đây là ứng dụng phổ biến và bắt buộc đối với hầu hết các doanh nghiệp.

• Bước 1: Chuẩn bị tệp tờ khai : Sử dụng phần mềm Hỗ trợ Kê khai (HTKK) của Tổng cục Thuế để lập tờ khai thuế (ví dụ: tờ khai GTGT, TNDN...). Sau khi hoàn tất, kết xuất tờ khai ra tệp định dạng .xml .

• Bước 2: Đăng nhập hệ thống : Truy cập trang Thuế điện tử http://thuedientu.gdt.gov.vn , chọn phân hệ "Doanh nghiệp" và đăng nhập bằng tài khoản MST của doanh nghiệp.

• Bước 3: Nộp tờ khai : Vào mục "Khai thuế", chọn "Nộp tờ khai XML" và nhấn "Chọn tệp tờ khai" để tải lên tệp .xml đã chuẩn bị ở Bước 1.

• Bước 4: Ký điện tử và nộp : Cắm USB Token vào máy tính. Hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ yêu cầu xác nhận chữ ký số. Nhập chính xác mã PIN của USB Token và nhấn "Chấp nhận" hoặc "Ký".

• Bước 5: Hoàn tất : Sau khi ký thành công, nhấn nút "Nộp tờ khai". Hệ thống sẽ trả về thông báo đã nộp tờ khai thành công.

Lưu ý quan trọng : Khi gia hạn hoặc cấp mới chữ ký số, doanh nghiệp sẽ có một số serial mới. Bắt buộc phải cập nhật số serial này trong mục "Tài khoản" trên trang Thuế điện tử trước khi nộp tờ khai để tránh lỗi "Chứng thư số không hợp lệ".  

Khai Báo Hải Quan Điện Tử (VNACCS/VCIS)

Đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, việc đăng ký và sử dụng chữ ký số với cơ quan Hải quan là bắt buộc.

• Bước 1: Chuẩn bị môi trường :

  • Trình duyệt : Hệ thống Hải quan thường yêu cầu sử dụng trình duyệt Internet Explorer (IE) 

  • Phần mềm Java : Cài đặt phiên bản Java tương thích theo yêu cầu của Tổng cục Hải quan. Thông thường, cần gỡ bỏ các phiên bản Java khác và cài đặt bản chuyên dụng do Hải quan cung cấp để tránh xung đột.

  • Cài đặt Driver : Cắm USB Token và cài đặt phần mềm quản lý (driver) của nhà cung cấp 

• Bước 2: Đăng ký chữ ký số với Hải quan :

  • Truy cập website của Tổng cục Hải quan ( https://www.customs.gov.vn ) và tìm đến mục "Đăng ký Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số". 

  • Điền thông tin Mã số thuế, số CMND/CCCD của người đại diện pháp luật.

  • Hệ thống sẽ đọc thông tin từ USB Token. Doanh nghiệp cần xác nhận và nhập ngày hiệu lực, ngày hết hạn của chứng thư số, sau đó nhấn "Đăng ký thông tin" 

• Bước 3: Cấu hình trên phần mềm khai báo : Mở phần mềm khai báo Hải quan chuyên dụng (ví dụ: ECUS, CDS Live+), vào phần thiết lập hệ thống và chọn đúng nhà cung cấp chữ ký số (ví dụ: VIETTEL-CA) và kích hoạt tính năng "Áp dụng chữ ký số khi khai báo". 

• Bước 4: Ký và truyền tờ khai : Sau khi tạo xong tờ khai trên phần mềm, chọn chức năng "Khai báo". Phần mềm sẽ yêu cầu nhập mã PIN của USB Token để ký điện tử lên tờ khai trước khi gửi đến hệ thống của Hải quan.

Việc thiết lập môi trường kỹ thuật cho hệ thống Hải quan thường phức tạp hơn so với hệ thống Thuế. Doanh nghiệp cần tuân thủ chặt chẽ các yêu cầu về phiên bản phần mềm để đảm bảo quá trình đăng ký và khai báo diễn ra thành công.

Đấu Thầu Qua Mạng (muasamcong.mpi.gov.vn)

Tham gia đấu thầu qua mạng đòi hỏi doanh nghiệp phải đăng ký chứng thư số trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

• Bước 1: Chuẩn bị :

  • Cài đặt đầy đủ driver của USB Token.

  • Cài đặt và khởi động phần mềm hỗ trợ (Agent) của Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia (thường có biểu tượng con chim hạc) 

• Bước 2: Đăng nhập và truy cập : Đăng nhập vào tài khoản của nhà thầu trên trang https://muasamcong.mpi.gov.vn . Sau đó, vào "Trang cá nhân" 

• Bước 3: Bắt đầu đăng ký : Chọn mục "Thông tin tài khoản và chứng thư số", sau đó chọn tab "Đăng ký chứng thư số".

• Bước 4: Chọn chứng thư số : Hệ thống sẽ tự động nhận diện các chứng thư số có trong USB Token đang cắm vào máy. Chọn đúng chứng thư số của tổ chức/doanh nghiệp 

  • Lưu ý quan trọng : Hệ thống chỉ chấp nhận chứng thư số cấp cho tổ chức , không chấp nhận chứng thư số cá nhân. Nếu không thấy chứng thư số hiển thị, hãy kiểm tra lại loại chứng thư bạn đã đăng ký 

• Bước 5: Xác thực và lưu : Nhập mã PIN của USB Token để xác thực. Sau đó, kiểm tra lại thông tin và nhấn "Lưu" 

• Bước 6: Xác thực hai yếu tố : Hệ thống sẽ yêu cầu nhập mã xác thực được gửi qua email hoặc từ ứng dụng Google Authenticator (tùy theo thiết lập tài khoản). Nhập mã và nhấn "Gửi" để hoàn tất.

Mỗi hệ thống dịch vụ công có những yêu cầu kỹ thuật và quy trình riêng. Việc nắm rõ những "mẹo" nhỏ như phiên bản Java cho Hải quan hay phần mềm Agent cho Đấu thầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian và tránh được các lỗi kỹ thuật không đáng có.

Giải Đáp Thắc Mắc (FAQ) và Hỗ Trợ Kỹ Thuật 24/7

Quá trình sử dụng chữ ký số không thể tránh khỏi các vấn đề kỹ thuật. Phần này tổng hợp các lỗi phổ biến nhất, các câu hỏi thường gặp và danh bạ hỗ trợ khẩn cấp để giúp doanh nghiệp xử lý sự cố một cách nhanh chóng.

Các Lỗi Thường Gặp Khi Sử Dụng Chữ Ký Số và Cách Khắc Phục

Dưới đây là tổng hợp các sự cố phổ biến và hướng dẫn xử lý từng bước.

1. Lỗi không tìm thấy chữ ký số / Chữ ký số không hợp lệ

• Nguyên nhân :

  • Cắm sai USB Token của công ty khác. 

  • Driver (phần mềm quản lý) của USB Token bị lỗi hoặc chưa được cài đặt. 

  • Nhập sai mã PIN (lưu ý kiểm tra bộ gõ tiếng Việt hoặc phím Caps Lock) 

  • Chưa cập nhật số serial mới của chứng thư số trên hệ thống (Thuế, BHXH...) sau khi gia hạn 

• Cách khắc phục :

  • Kiểm tra lại đúng USB Token của công ty.

  • Gỡ bỏ driver cũ và cài đặt lại phiên bản mới nhất từ trang chủ của nhà cung cấp.

  • Nhập lại cẩn thận mã PIN.

  • Đăng nhập vào tài khoản trên các cổng dịch vụ công và cập nhật lại thông tin chứng thư số.

2. Lỗi máy tính không nhận USB Token

• Nguyên nhân :

  • Cổng USB của máy tính bị lỗi.

  • Chưa cài đặt driver cho USB Token 

  • Thiếu các phần mềm hỗ trợ cần thiết như Java, IE Tab (đối với một số trang web cũ) 

• Cách khắc phục :

  • Thử cắm USB Token sang một cổng USB khác.

  • Thực hiện cài đặt driver theo hướng dẫn của nhà cung cấp.

  • Kiểm tra và cài đặt các phần mềm bổ trợ theo yêu cầu của từng trang dịch vụ công.

3. Lỗi chữ ký số bị khóa

• Nguyên nhân : Nhập sai mã PIN quá số lần quy định (thường là 5-10 lần). Hệ thống sẽ tự động khóa Token để bảo vệ dữ liệu 

• Cách khắc phục : Liên hệ ngay lập tức với tổng đài hỗ trợ kỹ thuật của nhà cung cấp để được hướng dẫn thủ tục mở khóa. Tuyệt đối không cố gắng thử nhập mã PIN thêm.

4. Lỗi "Chứng thư số chưa được đăng ký với cơ quan thuế"

• Nguyên nhân : Đây là lỗi phổ biến sau khi gia hạn hoặc cấp mới chữ ký số. Doanh nghiệp đã có chứng thư số mới nhưng chưa thực hiện bước cập nhật thông tin này với cơ quan Thuế 

• Cách khắc phục : Đăng nhập vào trang thuedientu.gdt.gov.vn , vào mục "Quản lý tài khoản" -> "Thay đổi thông tin dịch vụ" và thực hiện cập nhật lại số serial của chứng thư số mới.

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

• Chữ ký số hết hạn có bị phạt không?

  Bản thân việc chữ ký số hết hạn không bị phạt. Tuy nhiên, nếu việc này dẫn đến chậm trễ trong việc nộp tờ khai thuế, báo cáo hải quan... thì doanh nghiệp sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật về lĩnh vực đó.

• Khi gia hạn, thời gian sử dụng còn lại của chữ ký số cũ có được cộng dồn không?

  Có. Hầu hết các nhà cung cấp đều có chính sách cộng dồn thời hạn còn lại của chứng thư số cũ vào thời hạn của gói gia hạn mới

• Làm thế nào để lấy lại mã PIN khi bị quên?

  Doanh nghiệp cần liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số. Nhà cung cấp sẽ thực hiện thủ tục xác minh chủ sở hữu và cấp lại mã PIN mới

• Một chữ ký số có thể sử dụng cho nhiều dịch vụ (Thuế, Hải quan, BHXH) được không?

  Có. Doanh nghiệp chỉ cần đăng ký một chữ ký số và sau đó đăng ký chữ ký số đó với từng cơ quan dịch vụ công tương ứng là có thể sử dụng chung cho tất cả

Danh Bạ Hỗ Trợ Khẩn Cấp: Tổng Đài Các Nhà Cung Cấp

Khi gặp sự cố kỹ thuật, đặc biệt là vào những thời điểm quan trọng như ngày cuối cùng của kỳ hạn nộp thuế, việc có được thông tin liên hệ hỗ trợ nhanh chóng là vô cùng quý giá. Dưới đây là danh bạ tổng đài hỗ trợ kỹ thuật chính thức của các nhà cung cấp lớn.

Bảng 4: Danh Bạ Hỗ Trợ Kỹ Thuật Chính Hãng 24/7

Việc cung cấp một danh bạ hỗ trợ chính thức và dễ dàng truy cập là một minh chứng cho sự tin cậy và cam kết đồng hành cùng khách hàng, giúp doanh nghiệp yên tâm hơn trong quá trình sử dụng dịch vụ.