0
Chuyên cung cấp đẩy đủ các loại hóa đơn điện tử của tất cả các nhà mạng tại Việt Nam với giá tốt nhất, kèm theo nhiều chế độ hổ trợ miễn phí khác tuỳ nhu cầu của khách hàng
# Đầy đủ các nhà mạng tại Việt Nam # Hóa đơn điện tử Viettel giá rẻ # Hóa đơn điện tử VNPT giá rẻ # Hóa đơn điện tử BKAV giá rẻ
Dịch vụ khắc dấu tên theo yêu cầu, khắc chính xác tên cá nhân hoặc tổ chức, thiết kế theo mẫu Hóa đơn điện tử là chứng từ hợp pháp được tạo, lập, ký số và gửi qua mạng, thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy. Từ Thông tư 78, doanh nghiệp, hộ kinh doanh đều phải sử dụng hóa đơn điện tử để đáp ứng quy định pháp luật và quản lý minh bạch.
Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tuân thủ luật, tiết kiệm chi phí in ấn, giảm rủi ro thất lạc và nâng cao tính chuyên nghiệp. Hãy đăng ký ngay hôm nay để không bị gián đoạn khi cơ quan thuế kiểm tra.
Hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm đến 80% chi phí so với hóa đơn giấy, loại bỏ rủi ro làm giả, thuận tiện trong phát hành, lưu trữ và tra cứu. Đây là giải pháp chuyển đổi số tối ưu cho mọi doanh nghiệp.
Khi chuyển sang hóa đơn điện tử, bạn có thể phát hành nhanh chỉ vài phút, gửi trực tiếp qua email cho khách hàng. Liên hệ ngay để được tư vấn giải pháp tối ưu, triển khai nhanh chóng, đảm bảo hợp lệ và an toàn.
Doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, hóa đơn trực tiếp, hóa đơn dịch vụ… Tất cả đều có phiên bản điện tử được pháp luật công nhận. Hệ thống còn hỗ trợ nhiều mẫu hóa đơn đẹp, tùy chỉnh theo nhu cầu.
Tùy đặc thù kinh doanh, bạn sẽ cần loại hóa đơn khác nhau. Chúng tôi cung cấp đầy đủ mẫu hóa đơn điện tử từ GTGT đến bán lẻ. Liên hệ ngay để được hướng dẫn chọn mẫu phù hợp và triển khai nhanh chóng.
Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử rất đơn giản: chỉ cần chữ ký số và giấy phép kinh doanh. Hệ thống sẽ hỗ trợ đăng ký phát hành lên cơ quan thuế và cài đặt phần mềm xuất hóa đơn chỉ trong vài bước.
Với dịch vụ trọn gói, chúng tôi thay bạn làm toàn bộ thủ tục, từ đăng ký đến phát hành. Bạn chỉ cần sử dụng, không lo phức tạp. Hãy liên hệ để được triển khai nhanh chóng, đảm bảo hợp pháp và an toàn dữ liệu.
Hộ kinh doanh cũng bắt buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử khi doanh thu trên ngưỡng quy định. Đây là bước quan trọng để quản lý minh bạch, tránh rủi ro và đáp ứng yêu cầu cơ quan thuế.
Nếu bạn là hộ kinh doanh đang bối rối về thủ tục, chúng tôi hỗ trợ đăng ký và triển khai hóa đơn điện tử chỉ trong thời gian ngắn. Đừng để kinh doanh bị gián đoạn, hãy liên hệ ngay để được hướng dẫn chi tiết.
Có nhiều phần mềm hóa đơn điện tử như Viettel, VNPT, MISA, BKAV… được Bộ Tài chính công nhận. Các giải pháp này đáp ứng từ doanh nghiệp nhỏ đến tập đoàn, đảm bảo an toàn và dễ sử dụng.
Chúng tôi là đối tác chính thức của nhiều nhà cung cấp hóa đơn điện tử hàng đầu. Liên hệ để được tư vấn giải pháp phù hợp, cài đặt nhanh chóng và hỗ trợ kỹ thuật 24/7.
Hóa đơn điện tử được lưu trữ trên hệ thống điện toán đám mây, có thể tra cứu dễ dàng qua website hoặc app. Người dùng thuận tiện trong kiểm tra, tìm kiếm và tải về bất kỳ lúc nào.
Đừng để mất hóa đơn gây ảnh hưởng công việc. Với hệ thống hóa đơn điện tử, bạn có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi. Liên hệ ngay để trải nghiệm tính năng tra cứu nhanh chóng và an toàn.
Nhiều ngành như xăng dầu, vận tải, viễn thông, dịch vụ công… đều áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định riêng. Việc triển khai đúng chuẩn là bắt buộc để tránh bị phạt và đảm bảo tính hợp lệ.
Chúng tôi cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử chuyên biệt cho từng lĩnh vực. Liên hệ ngay để được tư vấn và triển khai hệ thống phù hợp ngành nghề của bạn.
Hóa đơn điện tử sử dụng công nghệ mã hóa, chữ ký số và xác thực đa tầng. Điều này đảm bảo không bị chỉnh sửa, làm giả, và được pháp luật công nhận.
Chúng tôi cam kết cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử an toàn tuyệt đối, bảo mật thông tin doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay để nhận tư vấn và triển khai dịch vụ chính hãng.
Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ luôn cần hỗ trợ về đăng ký, phát hành, xử lý lỗi. Chúng tôi có đội ngũ kỹ thuật đồng hành 24/7, giúp bạn an tâm tuyệt đối.
Đăng ký dịch vụ ngay hôm nay để được hỗ trợ trọn gói từ A–Z. Đội ngũ chuyên gia luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp bạn trên hành trình chuyển đổi số.
Nội dung này cung cấp một nền tảng kiến thức vững chắc, giúp bạn đọc hiểu rõ bản chất, lợi ích và khung pháp lý của hoá đơn điện tử. Đây là tiền đề quan trọng để khám phá các quy trình đăng ký, sử dụng và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, đảm bảo doanh nghiệp vận hành đúng luật và hiệu quả.
Để vận hành đúng, trước hết cần hiểu đúng. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ, hoá đơn điện tử (HĐĐT) là hoá đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử. Nó do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập ra để ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ và được ký bằng chữ ký số, ký điện tử theo quy định.
Trong thực tế, nhiều người thường nhầm lẫn giữa các khái niệm. Cần phân biệt rõ:
Hoá đơn điện tử: Đây là hình thức thể hiện của hoá đơn, thay thế cho hình thức giấy truyền thống.
Hoá đơn giá trị gia tăng (Hoá đơn VAT / Hoá đơn đỏ): Đây là loại hoá đơn áp dụng cho các tổ chức, doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ. Trên hoá đơn này thể hiện rõ thuế suất GTGT.
Hoá đơn bán hàng: Đây là loại hoá đơn áp dụng cho các tổ chức, cá nhân kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp.
Vì vậy, các thuật ngữ như "hoá đơn đỏ điện tử" hay "hoá đơn VAT điện tử" thực chất là cách gọi thông thường của Hoá đơn Giá trị gia tăng được khởi tạo, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Sự chuyển dịch từ hoá đơn giấy sang hoá đơn điện tử không chỉ là một xu hướng công nghệ mà là một bước tiến mang tính cách mạng về hiệu quả vận hành. Việc so sánh trực tiếp các khía cạnh cốt lõi sẽ cho thấy lý do tại sao đây là một sự thay đổi tất yếu. Một bảng so sánh trực quan sẽ là công cụ thuyết phục mạnh mẽ, giúp các chủ doanh nghiệp và kế toán nhận thấy rõ ràng lợi ích và sự cấp thiết của việc chuyển đổi.
| Tiêu chí | Hoá đơn điện tử | Hoá đơn giấy |
| Chi phí | Gần như bằng không. Loại bỏ hoàn toàn chi phí in ấn, giấy, mực, chuyển phát nhanh, kho bãi lưu trữ. | Rất cao. Bao gồm chi phí đặt in, giấy, mực, chi phí gửi qua bưu điện, chi phí quản lý và không gian lưu trữ. |
| Thời gian | Tức thì. Lập, ký số và gửi cho khách hàng qua email, Zalo, SMS chỉ trong vài giây. | Mất nhiều ngày. Quy trình bao gồm viết tay/in, ký đóng dấu, cho vào phong bì, gửi bưu điện và chờ khách hàng nhận được. |
| Quy trình | Tự động hoá. Dữ liệu được nhập một lần, tự động tính toán, tích hợp với phần mềm kế toán, giảm thiểu sai sót. | Thủ công. Dễ xảy ra sai sót khi viết tay, nhập liệu nhiều lần, quy trình phức tạp, tốn nhân lực. |
| Bảo mật | Rất cao. Được ký bằng chữ ký số, đảm bảo tính toàn vẹn, chống chối bỏ. Khó làm giả, dễ dàng xác thực. | Thấp. Dễ bị làm giả, tẩy xoá. Khó xác thực nguồn gốc. Rủi ro cao trong các giao dịch lớn. |
| Lưu trữ & Tra cứu | An toàn, thông minh. Lưu trữ trên nền tảng đám mây, không lo mất, cháy, hỏng. Tra cứu mọi lúc, mọi nơi chỉ với vài cú nhấp chuột. | Rủi ro cao. Dễ bị thất lạc, mối mọt, ẩm mốc, cháy nổ. Việc tìm kiếm, tra cứu một hoá đơn cũ mất rất nhiều thời gian và công sức. |
| Quản lý | Hiệu quả. Dễ dàng tổng hợp dữ liệu, lập báo cáo thuế, đối soát công nợ tự động. Minh bạch hoá hoạt động tài chính. | Khó khăn. Phải tổng hợp thủ công, dễ sai sót. Khó kiểm soát và quản lý tập trung, đặc biệt với doanh nghiệp nhiều chi nhánh. |
Việc áp dụng hoá đơn điện tử mang lại những lợi ích không thể phủ nhận, tác động trực tiếp đến sức khỏe tài chính và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Tối ưu chi phí: Đây là lợi ích rõ ràng nhất. Doanh nghiệp sẽ cắt giảm hoàn toàn các khoản chi cho việc in ấn, mua giấy, mực in, chi phí chuyển phát nhanh và chi phí xây dựng, bảo quản kho lưu trữ. Phân tích cho thấy chi phí vận chuyển cho 200 hoá đơn giấy có thể lên tới 800.000 VNĐ, trong khi chi phí gửi 200 hoá đơn điện tử gần như không đáng kể.
Tiết kiệm thời gian & Nâng cao hiệu suất: Quy trình được tự động hóa từ khâu lập, xuất đến gửi hoá đơn, giúp bộ phận kế toán giải phóng khỏi các công việc thủ công tốn thời gian. Thời gian giao dịch được rút ngắn, giúp doanh nghiệp thu hồi công nợ nhanh hơn, cải thiện dòng tiền.
Tăng cường an toàn & bảo mật: Hoá đơn điện tử loại bỏ hoàn toàn rủi ro vật lý như cháy, hỏng, hay thất lạc. Quan trọng hơn, mỗi hoá đơn được gắn chữ ký số của doanh nghiệp, đảm bảo tính duy nhất, toàn vẹn của dữ liệu và không thể bị chối bỏ. Việc này giúp giảm thiểu tình trạng làm giả hoá đơn, bảo vệ cả doanh nghiệp và khách hàng.
Quản lý thông minh và minh bạch: Tất cả hoá đơn đầu vào và đầu ra được lưu trữ tập trung trên một hệ thống duy nhất. Điều này cho phép việc tra cứu, thống kê, lập báo cáo thuế trở nên cực kỳ nhanh chóng và chính xác. Ban lãnh đạo có thể dễ dàng theo dõi tình hình tài chính mọi lúc, mọi nơi.
Thúc đẩy chuyển đổi số toàn diện: Áp dụng hoá đơn điện tử là bước đi nền tảng, tạo đà cho doanh nghiệp triển khai các giải pháp quản trị số khác như hợp đồng điện tử, thanh toán không tiền mặt. Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả nội bộ mà còn xây dựng hình ảnh một doanh nghiệp hiện đại, chuyên nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng.
Việc chuyển đổi sang hoá đơn điện tử không phải là một lựa chọn mà là yêu cầu bắt buộc của pháp luật. Doanh nghiệp cần nắm vững các văn bản pháp lý cốt lõi để đảm bảo tuân thủ.
Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Đây là văn bản pháp lý quan trọng nhất, quy định chi tiết về việc quản lý, sử dụng hoá đơn, chứng từ. Nghị định này chính thức xác định lộ trình chuyển đổi và các quy định về nội dung, định dạng, thời điểm lập hoá đơn điện tử.
Thông tư 78/2021/TT-BTC: Văn bản này hướng dẫn cụ thể việc thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định 123. Thông tư 78 làm rõ về các loại hoá đơn, quy trình đăng ký, xử lý sai sót và các biểu mẫu liên quan.
Lộ trình bắt buộc: Kể từ ngày 01/07/2022, 100% các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải chuyển sang sử dụng hoá đơn điện tử.
Một điểm pháp lý không thể tách rời là vai trò của chữ ký số. Theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số là yếu tố bắt buộc để xác thực tính pháp lý của hoá đơn điện tử. Các văn bản pháp luật này không tồn tại độc lập mà tạo thành một hệ sinh thái pháp lý hoàn chỉnh. Nghị định 123 và Thông tư 78 định nghĩa "cái gì" (HĐĐT) và "khi nào" (lộ trình), trong khi Nghị định 130 quy định "làm thế nào" (cơ chế xác thực bằng chữ ký số). Điều này có nghĩa là, để triển khai hoá đơn điện tử, doanh nghiệp bắt buộc phải tìm hiểu và đăng ký sử dụng chữ ký số.
Phần này cung cấp một lộ trình chi tiết, từng bước một, từ việc lựa chọn nhà cung cấp đến khi phát hành thành công hoá đơn đầu tiên và xử lý các nghiệp vụ liên quan. Hướng dẫn được thiết kế để áp dụng cho cả doanh nghiệp và hộ kinh doanh, giúp quá trình chuyển đổi trở nên đơn giản và dễ dàng.
Để chính thức được phép phát hành hoá đơn điện tử, doanh nghiệp cần hoàn tất thủ tục đăng ký với cơ quan thuế. Quy trình này gồm 4 bước cơ bản.
Bước 1: Chuẩn bị điều kiện tiên quyết - Chữ ký số: Đây là yêu cầu bắt buộc đầu tiên. Chữ ký số sẽ được dùng để ký lên tờ khai đăng ký và sau này là ký phát hành từng hoá đơn. Doanh nghiệp cần liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng (như Viettel-CA, VNPT-CA, FPT-CA...) để đăng ký. Hồ sơ thường bao gồm bản sao công chứng Giấy phép kinh doanh và CCCD/Hộ chiếu của người đại diện pháp luật.
Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hoá đơn điện tử: Doanh nghiệp cần chọn một đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm HĐĐT đã được Tổng cục Thuế thẩm định và cấp phép. Nhà cung cấp này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong suốt quá trình từ khởi tạo đến sử dụng.
Bước 3: Lập và nộp tờ khai đăng ký (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT): Sau khi có chữ ký số và chọn được nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ tiến hành lập Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hoá đơn điện tử theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Tờ khai này được lập trực tuyến ngay trên phần mềm của nhà cung cấp, sau đó dùng chữ ký số để ký và nộp đến cơ quan thuế qua mạng.
Bước 4: Chờ cơ quan thuế chấp nhận: Trong vòng 1 ngày làm việc kể từ khi nhận được tờ khai, cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT. Nếu được chấp nhận, doanh nghiệp đã có thể bắt đầu sử dụng và phát hành hoá đơn điện tử.
Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, việc lập và phát hành hoá đơn điện tử trở nên rất nhanh chóng và thuận tiện thông qua phần mềm.
Quy trình chung thường bao gồm các bước sau:
Đăng nhập: Truy cập vào hệ thống phần mềm hoá đơn điện tử bằng tài khoản đã được nhà cung cấp khởi tạo.
Tạo mới hoá đơn: Chọn chức năng "Lập hoá đơn mới". Giao diện sẽ hiển thị một mẫu hoá đơn tương tự như hoá đơn giấy.
Nhập thông tin: Điền đầy đủ thông tin của người mua (tên công ty, địa chỉ, mã số thuế) và chi tiết hàng hoá, dịch vụ (tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất GTGT). Nhiều phần mềm thông minh cho phép lưu thông tin khách hàng, tự động tính toán tổng tiền và tiền thuế.
Kiểm tra và lưu: Rà soát lại toàn bộ thông tin trên hoá đơn để đảm bảo chính xác tuyệt đối trước khi phát hành.
Ký số và phát hành: Đây là bước quan trọng nhất. Khi nhấn nút "Phát hành" hoặc "Ký và Gửi", hệ thống sẽ yêu cầu người dùng cắm USB Token chứa chữ ký số vào máy tính và nhập mã PIN. Hành động này tương đương với việc ký tên và đóng dấu lên hoá đơn giấy, đảm bảo tính pháp lý và duy nhất cho hoá đơn. Sau khi ký thành công, hoá đơn sẽ được gửi đến email của khách hàng và đồng thời được lưu trữ trên hệ thống.
Sai sót trong quá trình lập hoá đơn là điều khó tránh khỏi. Thông tư 78/2021/TT-BTC đã quy định rõ ràng cách xử lý cho từng trường hợp, giúp doanh nghiệp thực hiện đúng luật.
Trường hợp 1: Huỷ bỏ hoá đơn: Áp dụng khi hoá đơn đã được lập và cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua . Nếu phát hiện sai sót, người bán chỉ cần thực hiện thao tác huỷ trên phần mềm và lập một hoá đơn mới.
Trường hợp 2: Thay thế hoá đơn: Áp dụng khi hoá đơn đã gửi cho người mua nhưng người bán và người mua chưa kê khai thuế . Khi phát hiện sai sót (ví dụ: sai tên hàng, đơn giá), hai bên lập văn bản thoả thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hoá đơn điện tử mới để thay thế cho hoá đơn đã lập. Hoá đơn thay thế phải có dòng chữ "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...".
Trường hợp 3: Điều chỉnh hoá đơn: Áp dụng khi hoá đơn đã gửi cho người mua và cả hai bên đã kê khai thuế . Khi phát hiện sai sót về giá trị (sai số tiền, thuế suất...), hai bên lập văn bản thoả thuận, sau đó người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh. Hoá đơn điều chỉnh ghi rõ "Điều chỉnh (tăng/giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất giá trị gia tăng… cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...".
Ưu điểm lớn của hoá đơn điện tử là khả năng quản lý tập trung và thông minh.
Tra cứu và xác thực: Mọi hoá đơn điện tử hợp lệ đều có thể được tra cứu công khai trên Cổng thông tin hoá đơn điện tử của Tổng cục Thuế. Doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm tra tính hợp pháp của hoá đơn đầu vào nhận từ nhà cung cấp.
Quản lý trên phần mềm: Các phần mềm HĐĐT hiện nay đều cung cấp các công cụ quản lý mạnh mẽ. Hệ thống tự động tổng hợp dữ liệu để lập báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn, tờ khai thuế GTGT. Nhiều phần mềm còn có tính năng cảnh báo các hoá đơn có rủi ro về mặt pháp lý.
Nghĩa vụ lưu trữ: Theo quy định của Luật Kế toán, doanh nghiệp có nghĩa vụ lưu trữ hoá đơn (cả đầu vào và đầu ra) trong thời hạn tối thiểu 10 năm. Với hoá đơn điện tử, việc lưu trữ được thực hiện an toàn trên nền tảng đám mây của nhà cung cấp, loại bỏ hoàn toàn rủi ro mất mát, hư hỏng và tiết kiệm chi phí kho bãi.
Thị trường hiện có hàng chục nhà cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử, khiến việc lựa chọn có thể trở nên khó khăn. Phần này sẽ cung cấp các tiêu chí khách quan và phân tích sâu về chi phí, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đầu tư thông minh và hiệu quả nhất.
"Giá rẻ" không chỉ nằm ở đơn giá mỗi hoá đơn. Một lựa chọn thông minh cần cân nhắc tổng thể giá trị mà nhà cung cấp mang lại.
Tính pháp lý và uy tín: Đây là tiêu chí tiên quyết. Nhà cung cấp phải nằm trong danh sách các tổ chức đã được Tổng cục Thuế thẩm định và cho phép hoạt động. Ưu tiên các thương hiệu lớn, có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực công nghệ thông tin và dịch vụ công như Viettel, VNPT, FPT, MISA, BKAV.
Tính năng và hệ sinh thái phần mềm: Phần mềm cần có giao diện thân thiện, dễ sử dụng, đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kế toán (lập, điều chỉnh, thay thế, huỷ hoá đơn). Một điểm cộng cực lớn là khả năng tích hợp liền mạch với các phần mềm kế toán, bán hàng (ERP, CRM) mà doanh nghiệp đang sử dụng để tự động hoá quy trình, giảm thiểu nhập liệu thủ công.
Hạ tầng kỹ thuật và bảo mật: Hệ thống của nhà cung cấp phải đảm bảo hoạt động ổn định 24/7, tốc độ xử lý nhanh và có cơ chế sao lưu dữ liệu an toàn. Dữ liệu hoá đơn là thông tin nhạy cảm, do đó nhà cung cấp phải có các chứng chỉ bảo mật uy tín.
Chi phí minh bạch: Báo giá cần rõ ràng, chi tiết, bao gồm phí khởi tạo, phí duy trì hàng năm, và giá cho mỗi gói số lượng hoá đơn. Cần làm rõ về các chi phí ẩn có thể phát sinh như phí thiết kế mẫu hoá đơn theo yêu cầu, phí tích hợp hệ thống.
Chất lượng dịch vụ hỗ trợ: Trong quá trình sử dụng, chắc chắn sẽ phát sinh các vấn đề cần hỗ trợ. Một nhà cung cấp tốt phải có đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp, đa kênh (hotline, email, chat) và hoạt động 24/7. Các tổng đài hỗ trợ uy tín như 1800 8000 của Viettel hay 1800 1260 của VNPT là một minh chứng cho cam kết dịch vụ khách hàng.
Khi tìm kiếm "hoá đơn điện tử giá rẻ", nhiều doanh nghiệp thường chỉ tập trung vào đơn giá trên mỗi hoá đơn. Tuy nhiên, đây là một cách nhìn chưa đầy đủ. Chi phí thực sự cần được đánh giá dựa trên "Tổng chi phí sở hữu" (Total Cost of Ownership - TCO), bao gồm cả những yếu tố vô hình.
Các yếu tố chính cấu thành chi phí bao gồm:
Phí khởi tạo: Khoản phí trả một lần ban đầu để thiết lập tài khoản, mẫu hoá đơn.
Giá gói hoá đơn: Các nhà cung cấp thường bán theo gói số lượng (ví dụ: 300, 500, 1000, 5000 hoá đơn...). Mua gói càng lớn, đơn giá mỗi hoá đơn càng rẻ. Các gói này thường không giới hạn thời gian sử dụng.
Phí duy trì hàng năm (nếu có): Một số nhà cung cấp có thể thu phí này để bảo trì hệ thống và hỗ trợ kỹ thuật.
Chi phí tích hợp: Nếu doanh nghiệp cần tích hợp phần mềm hoá đơn điện tử với hệ thống ERP hoặc phần mềm kế toán riêng, có thể phát sinh chi phí cho việc tùy chỉnh này.
Một nhà cung cấp có đơn giá rẻ nhưng dịch vụ hỗ trợ kém có thể khiến doanh nghiệp bị gián đoạn hoạt động khi gặp sự cố, gây thiệt hại lớn hơn nhiều so với chi phí tiết kiệm được. Tương tự, một phần mềm giá rẻ nhưng không tích hợp được với phần mềm kế toán sẽ làm tăng gánh nặng nhập liệu thủ công cho nhân viên. Do đó, lời khuyên chuyên gia là hãy đánh giá "giá trị" thay vì chỉ nhìn vào "giá". Lựa chọn một nhà cung cấp có hệ sinh thái mạnh mẽ và dịch vụ hỗ trợ uy tín, ngay cả khi chi phí ban đầu cao hơn một chút, sẽ là một khoản đầu tư khôn ngoan cho sự ổn định và phát triển lâu dài.
Thị trường hoá đơn điện tử tại Việt Nam có sự tham gia của nhiều đơn vị, nhưng nổi bật nhất là các "ông lớn" trong ngành công nghệ. Việc so sánh tổng quan sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng tìm ra lựa chọn phù hợp.
| Nhà cung cấp | Tên phần mềm | Ưu điểm nổi bật | Nhược điểm tiềm ẩn | Đối tượng phù hợp |
| MISA | MISA meInvoice | Giao diện thân thiện, dễ sử dụng nhất. Tích hợp sâu và liền mạch với hệ sinh thái phần mềm kế toán, quản trị của MISA. | Chi phí có thể cao hơn một chút so với mặt bằng chung. | Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), đặc biệt là các đơn vị đang sử dụng phần mềm kế toán MISA. |
| Viettel | S-Invoice | Thương hiệu uy tín của tập đoàn quân đội. Hạ tầng mạnh, ổn định. Mạng lưới hỗ trợ rộng khắp cả nước. | Giao diện có thể chưa hiện đại bằng các đối thủ. | Doanh nghiệp lớn, tổng công ty, các đơn vị yêu cầu tính ổn định và bảo mật cao. |
| VNPT | VNPT Invoice | Thương hiệu nhà nước uy tín. Giá cả cạnh tranh. Có nhiều gói cước linh hoạt, bao gồm cả các gói combo với chữ ký số, BHXH. | Tính năng có thể không đa dạng bằng các phần mềm chuyên dụng. | Hộ kinh doanh, doanh nghiệp nhỏ và các đơn vị ưu tiên giải pháp chi phí hợp lý từ nhà cung cấp uy tín. |
| FPT | FPT.eInvoice | Hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, nhanh chóng. Hệ thống được đầu tư bài bản, bảo mật tốt. | Quy trình đăng ký có thể cần nhiều bước hơn. | Các doanh nghiệp có yêu cầu cao về chất lượng dịch vụ và hỗ trợ sau bán hàng. |
| BKAV | Bkav eHoadon | Tiên phong trong lĩnh vực bảo mật. Thường có các chương trình khuyến mãi hấp dẫn, tặng kèm hoá đơn khi mua chữ ký số. | Mức độ phổ biến chưa bằng các đối thủ trên. | Doanh nghiệp ưu tiên các yếu tố về an ninh mạng và tìm kiếm các gói dịch vụ có chi phí tối ưu. |
Phần này tổng hợp và trả lời ngắn gọn, chính xác các vướng mắc phổ biến nhất mà doanh nghiệp thường gặp trong quá trình triển khai và sử dụng hoá đơn điện tử, giúp bạn nhanh chóng tìm ra giải pháp.
Theo quy định tại Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một hoá đơn điện tử được xem là hợp lệ, hợp pháp khi đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:
Đầy đủ nội dung bắt buộc: Bao gồm tên, ký hiệu hoá đơn, số hoá đơn, thông tin người bán, người mua, chi tiết hàng hoá/dịch vụ, tổng tiền, thuế suất, chữ ký số của người bán...
Đúng định dạng chuẩn: Dữ liệu hoá đơn phải tuân thủ định dạng chuẩn do cơ quan thuế quy định (thường là file XML).
Có chữ ký số hợp lệ: Hoá đơn phải được ký bằng chữ ký số còn hiệu lực của bên bán. Đây là yếu tố quan trọng nhất để xác thực tính pháp lý của hoá đơn.
Việc tạo và xuất hoá đơn trên điện thoại di động đang trở thành một nhu cầu thiết yếu, đặc biệt với các chủ doanh nghiệp hoặc nhân viên kinh doanh thường xuyên di chuyển. Hầu hết các nhà cung cấp lớn đều đã phát triển ứng dụng (app) di động cho phép thực hiện việc này.
Tuy nhiên, để ký phát hành hoá đơn trên điện thoại, doanh nghiệp không thể sử dụng chữ ký số dạng USB Token truyền thống (vì không thể cắm vào điện thoại). Thay vào đó, cần sử dụng chữ ký số từ xa (Remote Signature) , còn gọi là chữ ký số không dùng Token hay chữ ký số trên nền tảng đám mây (Cloud-based).
Chữ ký số USB Token: An toàn cao do khóa bí mật được lưu trong thiết bị vật lý do người dùng giữ. Tuy nhiên, bất tiện là phải luôn mang theo và chỉ cắm được vào máy tính.
Chữ ký số từ xa (ví dụ: VNPT SmartCA, MISA eSign...): Cực kỳ tiện lợi, cho phép người dùng ký số mọi lúc, mọi nơi chỉ với một chiếc điện thoại có kết nối internet thông qua xác thực (vân tay, FaceID, mã OTP). Tốc độ ký nhanh, phù hợp cho việc ký hàng loạt.
Theo quy định hiện hành, trên hoá đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký điện tử của người mua. Chỉ cần chữ ký số của người bán là đủ để đảm bảo tính pháp lý. Tuy nhiên, nếu người mua là đơn vị kế toán, cơ sở kinh doanh và có các văn bản, hợp đồng thoả thuận về việc yêu cầu có chữ ký số của người mua trên hoá đơn thì hai bên thực hiện theo thoả thuận đó.
Sự xuất hiện của các tìm kiếm như "bán hóa đơn đỏ", "làm giả hoá đơn", "bán hóa đơn VAT" cho thấy một bộ phận người dùng vẫn còn tư duy gian lận từ thời hoá đơn giấy. Tuy nhiên, đây là một hành vi cực kỳ rủi ro trong kỷ nguyên số.
Cần phải nhấn mạnh rằng: Mua bán hoá đơn là hành vi vi phạm pháp luật nghiêm trọng.
Với hệ thống hoá đơn điện tử tập trung của Tổng cục Thuế, mọi hoá đơn được phát hành đều được ghi nhận và lưu vết trên hệ thống của cơ quan thuế gần như ngay lập tức. Cơ quan thuế sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu lớn (Big Data) và trí tuệ nhân tạo (AI) để phát hiện các giao dịch bất thường, các doanh nghiệp có dấu hiệu rủi ro cao về hoá đơn. Do đó, việc mua bán hoá đơn khống để hợp thức hóa chi phí đầu vào sẽ bị phát hiện nhanh chóng.
Các chế tài xử phạt cho hành vi này là rất nặng, bao gồm:
Xử phạt hành chính: Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng hoá đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hoá đơn.
Truy cứu trách nhiệm hình sự: Nếu hành vi mua bán hoá đơn có quy mô lớn, gây thất thoát cho ngân sách nhà nước, người vi phạm có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự về Tội in, phát hành, mua bán trái phép hóa đơn, chứng từ thu nộp ngân sách nhà nước theo quy định của Bộ luật Hình sự.
Vì vậy, thay vì tìm đến các giải pháp bất hợp pháp và đầy rủi ro, doanh nghiệp cần tập trung vào việc tuân thủ pháp luật, tối ưu hóa hoạt động kinh doanh một cách minh bạch và bền vững.
