Οδηγίες για το πώς να χρησιμοποιείτε ψηφιακές υπογραφές απλά και εύκολα

Αυτό το άρθρο είναι ένας ολοκληρωμένος οδηγός, που εμβαθύνει στη φύση, τον μηχανισμό λειτουργίας και τη νομική αξία των ψηφιακών υπογραφών, διακρίνοντάς τες με σαφήνεια από τις ηλεκτρονικές υπογραφές. Η έκθεση θα παρουσιάσει με επαγγελματισμό τους πιο δημοφιλείς τύπους ψηφιακών υπογραφών σήμερα, θα αναλύσει τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα και τους βέλτιστους χρήστες για κάθε τύπο. Το πιο σημαντικό, το άρθρο θα παρέχει λεπτομερείς οδηγίες από τη διαδικασία εγγραφής, την εγκατάσταση έως τις λειτουργίες ψηφιακών υπογραφών σε δημοφιλείς πλατφόρμες όπως έγγραφα γραφείου και πύλες ηλεκτρονικής φορολογίας. Τέλος, θα αναλύσουμε πιθανούς κινδύνους ασφαλείας και θα παρέχουμε συμβουλές ειδικών σχετικά με τον τρόπο ασφαλούς διαχείρισης των ψηφιακών υπογραφών και βασικά κριτήρια για την επιλογή ενός αξιόπιστου προμηθευτή, βοηθώντας τις επιχειρήσεις και τα άτομα να αισθάνονται απόλυτα ασφαλείς στις ηλεκτρονικές συναλλαγές.

I. Πλατφόρμα Ψηφιακών Υπογραφών – Κατανοήστε σωστά, κάντε σωστά

1.1. Τι είναι η ψηφιακή υπογραφή και γιατί είναι σημαντική;

Μια ψηφιακή υπογραφή είναι μια μορφή ηλεκτρονικής υπογραφής, που δημιουργείται χρησιμοποιώντας ένα ασύμμετρο κρυπτογραφικό σύστημα που αποτελείται από ένα ιδιωτικό κλειδί και ένα δημόσιο κλειδί. Βασικά, παίζει τον ίδιο ρόλο με την χειρόγραφη υπογραφή ενός ατόμου ή μια επαγγελματική σφραγίδα σε έντυπα έγγραφα, αλλά χρησιμοποιείται σε ένα ηλεκτρονικό περιβάλλον για την επιβεβαίωση των δικαιωμάτων και των ευθυνών του υπογράφοντος.

Η νομική αξία των ψηφιακών υπογραφών ορίζεται σαφώς στο Άρθρο 8 του Διατάγματος 130/2018/ND-CP. Συγκεκριμένα, όταν ο νόμος απαιτεί ένα έγγραφο να φέρει υπογραφή ή σφραγίδα, η απαίτηση αυτή θεωρείται ότι πληρούται εάν το έγγραφο είναι υπογεγραμμένο με ψηφιακή υπογραφή και η υπογραφή διασφαλίζει τους προβλεπόμενους όρους ασφαλείας. Αυτό επιβεβαιώνει τη νομιμότητα και τον απαραίτητο ρόλο των ψηφιακών υπογραφών στις εμπορικές συναλλαγές, τις φορολογικές δηλώσεις, τα τελωνεία και την ηλεκτρονική κοινωνική ασφάλιση.

Για να είναι νομικά έγκυρη, μια ψηφιακή υπογραφή πρέπει να πληροί τρεις κύριες προϋποθέσεις ασφαλείας:

• Δημιουργήθηκε κατά την περίοδο ισχύος του ψηφιακού πιστοποιητικού και επαληθεύσιμο με δημόσιο κλειδί

• Το ιδιωτικό κλειδί βρίσκεται υπό τον έλεγχο του υπογράφοντος μόνο κατά τη στιγμή της υπογραφής.

• Εκδίδεται από έναν από τους οργανισμούς που παρέχουν δημόσιες υπηρεσίες πιστοποίησης ψηφιακών υπογραφών και έχουν λάβει άδεια από το Υπουργείο Πληροφοριών και Επικοινωνιών.

1.2. Διάκριση μεταξύ Ψηφιακής Υπογραφής και Ηλεκτρονικής Υπογραφής

Αν και συχνά συγχέονται, οι ψηφιακές υπογραφές αποτελούν ένα υποσύνολο των ηλεκτρονικών υπογραφών και έχουν σημαντικές διαφορές όσον αφορά την ασφάλεια, τη νομική αξία και τον μηχανισμό λειτουργίας.

Παρακάτω παρατίθεται ένας αναλυτικός συγκριτικός πίνακας:

1.3. Μηχανισμός λειτουργίας: Ζεύγος δημόσιου και ιδιωτικού κλειδιού

Ο μηχανισμός της ψηφιακής υπογραφής βασίζεται σε ένα ασύμμετρο ζεύγος κλειδιών.

• Ιδιωτικό Κλειδί: Αυτό είναι ένα κλειδί που ελέγχεται μόνο από τον υπογράφοντα και χρησιμοποιείται για τη δημιουργία μιας ψηφιακής υπογραφής. Αυτό το κλειδί πρέπει να φυλάσσεται ασφαλές για να διασφαλίζεται η αυθεντικότητα της υπογραφής.

• Δημόσιο Κλειδί: Αυτό το κλειδί δημιουργείται από το αντίστοιχο ιδιωτικό κλειδί και χρησιμοποιείται για την επαλήθευση και επαλήθευση της εγκυρότητας της ψηφιακής υπογραφής. Το δημόσιο κλειδί επισυνάπτεται σε ένα Ψηφιακό Πιστοποιητικό για την αναγνώριση του υπογράφοντος.

Όταν υπογράφετε ένα έγγραφο, το σύστημα χρησιμοποιεί το ιδιωτικό κλειδί για να δημιουργήσει μια συμβολοσειρά ψηφιακής υπογραφής. Ο παραλήπτης χρησιμοποιεί στη συνέχεια το αντίστοιχο δημόσιο κλειδί για να επαληθεύσει την υπογραφή και να ελέγξει την ακεραιότητα του εγγράφου. Εάν υπάρξουν αλλαγές στο έγγραφο μετά την υπογραφή, το δημόσιο κλειδί δεν μπορεί να επαληθευτεί, διασφαλίζοντας τη μη αποποίηση της συναλλαγής.

II. Δημοφιλείς τύποι ψηφιακών υπογραφών και βέλτιστοι χρήστες

Στην αγορά σήμερα, υπάρχουν τέσσερις δημοφιλείς τύποι ψηφιακών υπογραφών που ταξινομούνται με βάση τη μέθοδο αποθήκευσης και την τεχνολογία ασφαλείας.

2.1. Ψηφιακή Υπογραφή USB Token

Αυτός είναι ο παραδοσιακός και πιο ευρέως χρησιμοποιούμενος τύπος ψηφιακής υπογραφής. Το μυστικό κλειδί αποθηκεύεται σε μια μικρή συσκευή υλικού τύπου USB, που ονομάζεται USB Token.

• Πλεονέκτημα:

  • Υψηλή ασφάλεια: Το μυστικό κλειδί προστατεύεται στη συσκευή υλικού, μόνο ο κάτοχος του USB Token και του κωδικού PIN μπορεί να το χρησιμοποιήσει

  • Εύκολο στη χρήση και λογική τιμή: Απλή λειτουργία, απλώς συνδέστε το στον υπολογιστή και μπορείτε να υπογράψετε ψηφιακά. Χαμηλό αρχικό κόστος επένδυσης, κατάλληλο για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις.

• Μειονεκτήματα:

  • Εξαρτάται από τη συσκευή: Απαιτείται ένα φυσικό USB Token για την εκτέλεση ψηφιακής υπογραφής.

  • Περιορισμός: Κάθε USB Token προορίζεται συνήθως μόνο για έναν χρήστη, δεν είναι δυνατή η ταυτόχρονη σύνδεση μεγάλου αριθμού χρηστών.

2.2. Ψηφιακή υπογραφή HSM (Μονάδα Ασφάλειας Υλικού)

Το HSM είναι μια ειδική συσκευή υλικού, ενσωματωμένη στον διακομιστή ή το σύστημα δικτύου της επιχείρησης.

• Πλεονέκτημα:

  • Υψηλή ταχύτητα και μαζική υπογραφή: Δυνατότητα υπογραφής έως και 1200 φορές/δευτερόλεπτο, ιδανική για συναλλαγές μεγάλου όγκου, όπως η έκδοση χιλιάδων ηλεκτρονικών τιμολογίων.

  • Απόλυτη ασφάλεια: Χρησιμοποιώντας συσκευές υλικού που πληρούν υψηλά πρότυπα ασφαλείας (FIPS 140-2), διασφαλίζοντας ότι τα δεδομένα δεν μπορούν να παραβιαστούν, να αντιγραφούν ή να πλαστογραφηθούν.

  • Ευέλικτη: Δυνατότητα ψηφιακής υπογραφής οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε μέσω του συστήματος δικτύου

• Μειονεκτήματα:

  • Υψηλό κόστος: Λόγω της χρήσης προηγμένης τεχνολογίας και εξειδικευμένου εξοπλισμού, το αρχικό κόστος επένδυσης είναι πολύ υψηλό, κατάλληλο μόνο για μεγάλες επιχειρήσεις και οργανισμούς με μεγάλο αριθμό αναγκών σε ψηφιακές υπογραφές και καλή υποδομή.

  • Περιορισμός πρόσβασης: Ορισμένοι πάροχοι ενδέχεται να περιορίζουν τον αριθμό των σημείων πρόσβασης ψηφιακής υπογραφής, κάτι που μπορεί να είναι άβολο σε ορισμένες περιπτώσεις.

2.3. Απομακρυσμένη Υπογραφή και Έξυπνη Κάρτα

Αυτή είναι η πιο σύγχρονη μορφή ψηφιακής υπογραφής, δεν απαιτείται φυσικό υλικό. Το μυστικό κλειδί αποθηκεύεται στην πλατφόρμα cloud του παρόχου υπηρεσιών. Για την SmartCard, η υπογραφή ενσωματώνεται απευθείας στην κάρτα SIM του τηλεφώνου.

• Πλεονέκτημα:

  • Ευέλικτη: Μπορείτε να υπογράψετε ψηφιακά οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε, σε πολλές συσκευές (τηλέφωνα, tablet) με μόνο έναν κωδικό OTP ή βιομετρική επαλήθευση ταυτότητας

  • Εξοικονόμηση κόστους: Χαμηλό κόστος χρήσης και καμία ανάγκη επένδυσης σε φυσικές συσκευές όπως USB Tokens

• Μειονεκτήματα (της SmartCard):

  • Χαμηλή ασφάλεια: Η εξάρτηση από κάρτες SIM και τηλεφωνικά σήματα μπορεί να οδηγήσει σε πιθανούς κινδύνους ασφαλείας

  • Περιορισμοί τοποθεσίας: Η SmartCard απαιτεί σήμα διαδικτύου ή τηλεφώνου για την υπογραφή, δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί στο εξωτερικό ή σε μέρη χωρίς σήμα.

III. Λεπτομερής οδηγός AZ: Από την εγκατάσταση έως την επαγγελματική ψηφιακή υπογραφή

3.1. Διαδικασία καταχώρισης και εγκατάστασης ψηφιακής υπογραφής

Για να ξεκινήσετε να το χρησιμοποιείτε, πρέπει να εκτελέσετε δύο σημαντικά βήματα: την εγγραφή στην υπηρεσία και την εγκατάσταση του λογισμικού.

• Έγγραφα και διαδικασίες εγγραφής:

  • Για επιχειρήσεις: Είναι απαραίτητο να προετοιμάσετε ένα συμβολαιογραφικό αντίγραφο της Άδειας Επιχείρησης, του Πιστοποιητικού Φορολογικού Μητρώου και της Ταυτότητας/Διαβατηρίου του νόμιμου εκπροσώπου. Εάν ο καταχωρίζων δεν είναι ο νόμιμος εκπρόσωπος, απαιτείται επιπλέον πληρεξούσιο.

  • Για φυσικά πρόσωπα: Χρειάζεται μόνο επικυρωμένο αντίγραφο ταυτότητας/CCCD/διαβατηρίου από συμβολαιογράφο

  • Αφού προετοιμάσετε τα έγγραφα, μπορείτε να τα υποβάλετε απευθείας στο γραφείο συναλλαγών ή να εγγραφείτε ηλεκτρονικά στον ιστότοπο του προμηθευτή.

• Οδηγίες εγκατάστασης USB Token:

  • Βήμα 1: Συνδέστε το USB Token στη θύρα USB του υπολογιστή

  • Βήμα 2: Ανοίξτε τον φάκελο "Ο Υπολογιστής μου" ή "Αυτός ο Υπολογιστής", βρείτε το εικονίδιο ψηφιακής υπογραφής (π.χ. FPT-CA) και κάντε διπλό κλικ για να το ανοίξετε.

  • Βήμα 3: Εκτελέστε το αρχείο εγκατάστασης, επιλέξτε γλώσσα και ακολουθήστε τις οδηγίες στην οθόνη

  • Βήμα 4: Κάντε κλικ στο "Τέλος" για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία εγκατάστασης. Αυτή η διαδικασία χρειάζεται να γίνει μόνο μία φορά.

3.2. Οδηγίες για ψηφιακή υπογραφή σε δημοφιλείς πλατφόρμες

Μόλις ολοκληρωθεί με επιτυχία η εγκατάσταση, μπορείτε να ξεκινήσετε την εγγραφή σε διάφορες πλατφόρμες.

• Ψηφιακή υπογραφή εγγράφων κειμένου και αρχείων PDF:

  • Βήμα 1: Συνδέστε το USB Token στον υπολογιστή

  • Βήμα 2: Ανοίξτε το έγγραφο ή το αρχείο PDF που χρειάζεται υπογραφή. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε υποστηρικτικό λογισμικό όπως το Foxit Reader.

  • Βήμα 3: Βρείτε και επιλέξτε τη λειτουργία ψηφιακής υπογραφής στην εφαρμογή

  • Βήμα 4: Εισαγάγετε το PIN USB Token για να επαληθεύσετε την ταυτότητα και να ολοκληρώσετε την ψηφιακή υπογραφή

• Ψηφιακή υπογραφή στην Ηλεκτρονική Φορολογική Πύλη της Γενικής Διεύθυνσης Φορολογίας:

  • Βήμα 1: Συνδέστε το USB Token στον υπολογιστή

  • Βήμα 2: Μεταβείτε στον ιστότοπο http://thuedientu.gdt.gov.vn/ και επιλέξτε «Επιχειρήσεις»

  • Βήμα 3: Εισαγάγετε τον κωδικό φόρου και τις απαραίτητες πληροφορίες, στη συνέχεια επιλέξτε "Ανάγνωση CKS" και κάντε κλικ στο "Συνέχεια"

  • Βήμα 4: Εισαγάγετε το PIN του USB Token, επιλέξτε "Αποδοχή" και "Συνέχεια"

  • Βήμα 5: Αφού το σύστημα εμφανίσει τη δήλωση, ελέγξτε ξανά τις πληροφορίες και επιλέξτε «Υπογραφή και αποστολή» για να ολοκληρώσετε.

IV. Διαχείριση και ασφάλεια ψηφιακών υπογραφών – Το κλειδί για την ασφάλεια

4.1. Κίνδυνοι ασφαλείας και «παγίδες» που πρέπει να αποφευχθούν

Η χρήση ψηφιακών υπογραφών προσφέρει ευκολία, αλλά ενέχει σοβαρούς κινδύνους ασφαλείας εάν οι χρήστες δεν είναι προσεκτικοί.

• Κίνδυνοι από τους χρήστες: Πολλοί άνθρωποι εξακολουθούν να είναι αμελείς στη διαχείριση των USB Tokens, δεν αλλάζουν τον προεπιλεγμένο κωδικό πρόσβασης ή δεν δίνουν τη συσκευή σε άλλους. Αυτό αποτελεί ένα παραθυράκι για τους εγκληματίες ώστε να εκμεταλλεύονται την πλαστοπροσωπία και να πραγματοποιούν παράνομες συναλλαγές.

• Κίνδυνος Παρόχου: Ορισμένοι λιγότερο αξιόπιστοι πάροχοι υπηρεσιών ενδέχεται να παραβιάζουν τους κανονισμούς επαλήθευσης ταυτότητας συνδρομητών, οδηγώντας σε απάτη ταυτότητας για τη διεξαγωγή συναλλαγών υψηλής αξίας.

• Τεχνικά σφάλματα: Οι χρήστες ενδέχεται να αντιμετωπίσουν σφάλματα όπως εγκατάσταση Java, μη συμβατό λογισμικό ή σφάλματα δομής αρχείων κατά την υποβολή φορολογικών δηλώσεων.

4.2. Οδηγίες για αποτελεσματική διαχείριση ψηφιακών υπογραφών

Για να προστατεύσετε την ψηφιακή σας υπογραφή, πρέπει να λάβετε αυστηρά και επαγγελματικά μέτρα διαχείρισης.

• Αλλαγή PIN και προστασία USB Token: Αμέσως μετά τη λήψη της ψηφιακής υπογραφής, αλλάξτε το προεπιλεγμένο PIN. Το νέο PIN θα πρέπει να διαφέρει από τα προσωπικά στοιχεία και θα πρέπει να αλλάζει περιοδικά. Μετά τη χρήση, το USB Token θα πρέπει να φυλάσσεται με ασφάλεια σε κλειδωμένο ντουλάπι.

• Έλεγχος και ανανέωση ψηφιακών πιστοποιητικών: Πρέπει να ελέγχετε περιοδικά την εγκυρότητα του ψηφιακού πιστοποιητικού για να το ανανεώνετε εγκαίρως, αποφεύγοντας τη διακοπή των ηλεκτρονικών συναλλαγών. Η ανανέωση μπορεί να γίνει επικοινωνώντας με το τηλεφωνικό κέντρο ή απευθείας στον αντιπρόσωπο του προμηθευτή.

V. Οδηγίες για την επιλογή αξιόπιστου παρόχου ψηφιακής υπογραφής

Η επιλογή ενός αξιόπιστου προμηθευτή είναι το κλειδί για τη διασφάλιση της ασφάλειας και της αποτελεσματικότητας κατά τη χρήση ψηφιακών υπογραφών.

5.1. Νομικά κριτήρια και επαγγελματική επάρκεια

• Νομικές προϋποθέσεις: Ο πάροχος πρέπει να είναι μια νόμιμα εγκατεστημένη επιχείρηση στο Βιετνάμ και να διαθέτει Άδεια παροχής υπηρεσιών δημόσιας ψηφιακής υπογραφής που έχει εκδοθεί από το Υπουργείο Πληροφοριών και Επικοινωνιών.

• Ικανότητα προσωπικού: Η εταιρεία πρέπει να διαθέτει τουλάχιστον δύο άτομα που κατέχουν Πιστοποιητικό Ελεγκτή ή Πιστοποιητικό Λογιστικής Άσκησης που εκδίδεται από το Υπουργείο Οικονομικών. Ο Διευθυντής πρέπει να έχει τουλάχιστον δύο χρόνια επαγγελματικής εμπειρίας.

• Εμπειρία και φήμη: Δώστε προτεραιότητα σε προμηθευτές με πολυετή εμπειρία, τους οποίους εμπιστεύονται πολλές μεγάλες επιχειρήσεις και έχουν λάβει βραβεία του κλάδου.

5.2. Υπηρεσίες υποστήριξης και κόστος

• Τεχνική υποστήριξη: Ένας επαγγελματίας πάροχος θα διαθέτει μια ειδική ομάδα τεχνικής υποστήριξης που μπορεί να απαντήσει σε ερωτήσεις και να αντιμετωπίσει προβλήματα 24/7.

• Τιμολογιακή πολιτική: Οι επιχειρήσεις δεν πρέπει να είναι άπληστες για υπηρεσίες που είναι πολύ φθηνές, επειδή μπορεί να συνοδεύονται από κακή ποιότητα, έλλειψη ασφάλειας και υποστήριξης. Επιλέξτε έναν προμηθευτή με σαφή τιμοκατάλογο και δεσμεύσεις παροχής υπηρεσιών που αναφέρονται στη σύμβαση.

Καταλήγω

Η χρήση ψηφιακών υπογραφών αποτελεί ένα σημαντικό βήμα στο ταξίδι του ψηφιακού μετασχηματισμού κάθε επιχείρησης και ατόμου. Ωστόσο, για τη βελτιστοποίηση των οφελών και την αποφυγή πιθανών κινδύνων, οι χρήστες πρέπει να εξοπλιστούν με στέρεες βασικές γνώσεις, να κατανοήσουν τους τύπους ψηφιακών υπογραφών και να εφαρμόσουν αυστηρά μέτρα ασφαλείας. Το πιο σημαντικό είναι ότι η επιλογή ενός αξιόπιστου παρόχου υπηρεσιών με πλήρη νομικά και επαγγελματικά κριτήρια θα είναι ο αποφασιστικός παράγοντας για να διασφαλιστεί ότι όλες οι ηλεκτρονικές συναλλαγές πραγματοποιούνται με ασφάλεια, αποτελεσματικότητα και σύμφωνα με το νόμο.