0
Artikel ini merupakan panduan komprehensif yang mengupas hakikat, mekanisme operasional, dan nilai hukum tanda tangan digital, serta membedakannya secara jelas dari tanda tangan elektronik. Laporan ini akan menyajikan secara profesional jenis-jenis tanda tangan digital terpopuler saat ini, menganalisis kelebihan dan kekurangannya, serta pengguna optimal untuk setiap jenis. Lebih penting lagi, artikel ini akan memberikan instruksi detail mulai dari proses registrasi, instalasi, hingga pengoperasian tanda tangan digital pada platform populer seperti dokumen perkantoran dan portal e-Tax. Terakhir, kami akan menganalisis potensi risiko keamanan dan memberikan saran ahli tentang cara mengelola tanda tangan digital dengan aman serta kriteria utama untuk memilih penyedia yang bereputasi baik, yang akan membantu bisnis dan individu merasa sepenuhnya aman dalam bertransaksi elektronik.
Tanda tangan digital adalah bentuk tanda tangan elektronik yang dibuat menggunakan sistem kriptografi asimetris yang terdiri dari kunci privat dan kunci publik. Pada dasarnya, tanda tangan digital berperan sama seperti tanda tangan perorangan atau stempel perusahaan pada dokumen kertas, tetapi digunakan dalam lingkungan elektronik untuk mengonfirmasi hak dan tanggung jawab penanda tangan.
Nilai hukum tanda tangan digital diatur secara jelas dalam Pasal 8, Keputusan 130/2018/ND-CP. Khususnya, ketika undang-undang mewajibkan suatu dokumen untuk memiliki tanda tangan atau stempel, persyaratan ini dianggap telah terpenuhi jika dokumen tersebut ditandatangani dengan tanda tangan digital dan tanda tangan tersebut memenuhi persyaratan keamanan yang ditentukan. Hal ini menegaskan legalitas dan peran penting tanda tangan digital dalam transaksi komersial, deklarasi pajak, bea cukai, dan asuransi sosial elektronik.
Agar sah secara hukum, tanda tangan digital harus memenuhi tiga kondisi keamanan utama:
Dibuat selama masa berlaku sertifikat digital dan dapat diverifikasi dengan kunci publik
Kunci pribadi hanya berada di bawah kendali penandatangan pada saat penandatanganan.
Dikeluarkan oleh salah satu organisasi penyedia layanan sertifikasi tanda tangan digital publik yang berlisensi dari Kementerian Informasi dan Komunikasi
Meskipun sering membingungkan, tanda tangan digital merupakan bagian dari tanda tangan elektronik dan memiliki perbedaan penting dalam hal keamanan, nilai hukum, dan mekanisme pengoperasian.
Berikut adalah tabel perbandingan terperinci:
| Kriteria | Tanda Tangan Digital | Tanda Tangan Elektronik |
| Alam | "Sidik jari" elektronik dan terenkripsi | Simbol atau gambar apa pun yang dilampirkan untuk menunjukkan persetujuan |
| Standar | Gunakan metode enkripsi kriptografi | Standar independen, tidak ada enkripsi yang digunakan |
| Nilai hukum | Memiliki nilai hukum yang sama dengan tanda tangan dan stempel tulisan tangan, yang diverifikasi oleh otoritas yang berwenang. | Tidak batal secara hukum, namun autentikasinya lebih rumit dan memiliki risiko pemalsuan yang tinggi |
| Mekanisme otentikasi | Menggunakan kriptografi kunci asimetris | Hampir tidak ada mekanisme otentikasi yang kuat, mudah dipalsukan |
| Cara membuat | Dokumentasi yang diperlukan dan pendaftaran dengan penyedia layanan | Dapat dengan mudah dibuat menggunakan perangkat lunak seperti Word, Excel, atau foto yang dipindai |
| Pengeluaran | Biaya lebih tinggi karena keamanan dan legalitas yang tinggi, sekitar 1.800.000 VND/tahun tergantung paket | Bisa gratis atau berbiaya rendah |
Mekanisme tanda tangan digital didasarkan pada pasangan kunci asimetris.
Kunci Pribadi: Ini adalah kunci yang hanya dikendalikan oleh penanda tangan dan digunakan untuk membuat tanda tangan digital. Kunci ini harus dijaga keamanannya untuk memastikan keaslian tanda tangan.
Kunci Publik: Kunci ini dihasilkan dari kunci privat terkait dan digunakan untuk memverifikasi dan memverifikasi validitas tanda tangan digital. Kunci publik dilampirkan pada Sertifikat Digital untuk mengidentifikasi penanda tangan.
Saat Anda menandatangani dokumen, sistem menggunakan kunci privat untuk menghasilkan string tanda tangan digital. Penerima kemudian menggunakan kunci publik yang sesuai untuk mengautentikasi tanda tangan dan memeriksa integritas dokumen. Jika ada perubahan pada dokumen setelah penandatanganan, kunci publik tidak dapat diautentikasi, sehingga memastikan transaksi tidak dapat disangkal.
Di pasaran saat ini, ada empat jenis tanda tangan digital populer yang diklasifikasikan berdasarkan metode penyimpanan dan teknologi keamanan.
Ini adalah jenis tanda tangan digital tradisional dan paling umum digunakan. Kunci rahasia disimpan dalam perangkat keras kecil seperti USB, yang disebut Token USB.
Keuntungan:
Keamanan tinggi: Kunci rahasia dilindungi di perangkat keras, hanya pemilik Token USB dan kode PIN yang dapat menggunakannya
Mudah digunakan dan harga terjangkau: Pengoperasian sederhana, cukup colokkan ke komputer dan Anda dapat menandatangani secara digital. Biaya investasi awal rendah, cocok untuk usaha kecil dan menengah.
Kekurangan:
Bergantung pada perangkat: Token USB fisik diperlukan untuk melakukan tanda tangan digital.
Keterbatasan: Setiap Token USB biasanya hanya untuk satu pengguna, tidak dapat masuk dalam jumlah besar pada saat yang bersamaan
HSM adalah perangkat keras khusus yang terintegrasi ke dalam server atau sistem jaringan perusahaan.
Keuntungan:
Kecepatan tinggi dan penandatanganan massal: Mampu menandatangani hingga 1200 kali/detik, ideal untuk transaksi volume tinggi seperti menerbitkan ribuan e-faktur
Keamanan mutlak: Menggunakan perangkat keras yang memenuhi standar keamanan tinggi (FIPS 140-2), memastikan data tidak dapat dibobol, disalin, atau dipalsukan
Fleksibel: Dapat menandatangani secara digital kapan saja, di mana saja melalui sistem jaringan
Kekurangan:
Biaya tinggi: Karena penggunaan teknologi canggih dan peralatan khusus, biaya investasi awal sangat tinggi, hanya cocok untuk bisnis dan organisasi besar dengan banyak kebutuhan tanda tangan digital dan infrastruktur yang baik.
Batasan Akses: Beberapa penyedia mungkin membatasi jumlah titik akses tanda tangan digital, yang dapat merepotkan dalam beberapa kasus.
Ini adalah bentuk tanda tangan digital paling modern, tidak memerlukan perangkat keras fisik. Kunci rahasia disimpan di platform cloud penyedia layanan. Untuk SmartCard, tanda tangan terintegrasi langsung ke dalam kartu SIM ponsel.
Keuntungan:
Fleksibel: Dapat menandatangani secara digital kapan saja, di mana saja, di beberapa perangkat (ponsel, tablet) hanya dengan satu kode OTP atau otentikasi biometrik
Penghematan biaya: Biaya penggunaan rendah dan tidak perlu berinvestasi pada perangkat fisik seperti Token USB
Kekurangan (SmartCard):
Keamanan rendah: Mengandalkan SIM dan sinyal telepon dapat menimbulkan potensi risiko keamanan
Pembatasan lokasi: SmartCard memerlukan sinyal internet atau telepon untuk masuk, tidak dapat digunakan saat berada di luar negeri atau di tempat tanpa sinyal.
Untuk mulai menggunakannya, Anda perlu melakukan dua langkah penting: mendaftar ke layanan dan menginstal perangkat lunak.
Dokumen dan prosedur pendaftaran:
Untuk badan usaha: Salinan Izin Usaha, Surat Tanda Registrasi Pajak, dan KTP/Paspor perwakilan hukum yang telah dilegalisasi oleh notaris wajib disiapkan. Jika pendaftar bukan perwakilan hukum, diperlukan Surat Kuasa tambahan.
Untuk perorangan: Hanya perlu fotokopi KTP/CCCD/Paspor yang dilegalisasi oleh notaris
Setelah menyiapkan dokumen, Anda dapat menyerahkannya langsung di konter transaksi atau mendaftar online di situs web pemasok.
Petunjuk Instalasi Token USB:
Langkah 1: Hubungkan Token USB ke port USB komputer
Langkah 2: Buka folder "Komputer Saya" atau "PC Ini", temukan ikon tanda tangan digital (misalnya FPT-CA) dan klik dua kali untuk membuka
Langkah 3: Jalankan file instalasi, pilih bahasa dan ikuti petunjuk di layar
Langkah 4: Klik "Selesai" untuk menyelesaikan proses instalasi. Proses ini hanya perlu dilakukan sekali.
Setelah berhasil diinstal, Anda dapat mulai masuk di berbagai platform.
Tanda tangani dokumen teks dan file PDF secara digital:
Langkah 1: Hubungkan Token USB ke komputer
Langkah 2: Buka dokumen atau berkas PDF yang perlu ditandatangani. Anda dapat menggunakan perangkat lunak pendukung seperti Foxit Reader.
Langkah 3: Temukan dan pilih fungsi tanda tangan digital pada aplikasi
Langkah 4: Masukkan PIN Token USB untuk mengautentikasi dan menyelesaikan tanda tangan digital
Tanda tangan digital pada Portal Pajak Elektronik Departemen Jenderal Pajak:
Langkah 1: Hubungkan Token USB ke komputer
Langkah 2: Akses situs web http://thuedientu.gdt.gov.vn/ dan pilih "Bisnis"
Langkah 3: Masukkan kode pajak dan informasi yang diperlukan, lalu pilih "Baca CKS" dan klik "Lanjutkan"
Langkah 4: Masukkan PIN Token USB, pilih "Terima" dan "Lanjutkan"
Langkah 5: Setelah sistem menampilkan deklarasi, periksa kembali informasinya dan pilih "Tanda tangani dan kirim" untuk menyelesaikan.
Penggunaan tanda tangan digital membawa kemudahan, tetapi disertai risiko keamanan serius jika pengguna tidak berhati-hati.
Risiko dari pengguna: Banyak orang masih lalai dalam mengelola Token USB, tidak mengganti kata sandi default, atau memberikan perangkat kepada orang lain. Hal ini menjadi celah bagi penjahat untuk memanfaatkan peniruan identitas dan melakukan transaksi ilegal.
Risiko Penyedia: Beberapa penyedia layanan yang kurang bereputasi baik mungkin melanggar peraturan autentikasi pelanggan, yang menyebabkan penipuan identitas untuk melakukan transaksi bernilai tinggi.
Kesalahan teknis: Pengguna mungkin mengalami kesalahan seperti instalasi Java, perangkat lunak yang tidak kompatibel, atau kesalahan struktur file saat mengajukan pajak.
Untuk melindungi tanda tangan digital Anda, Anda perlu mengambil langkah-langkah manajemen yang ketat dan profesional.
Ubah PIN dan lindungi Token USB: Segera setelah menerima tanda tangan digital, ubah PIN default. PIN baru harus berbeda dari informasi pribadi dan harus diubah secara berkala. Setelah digunakan, Token USB harus disimpan dengan aman di lemari terkunci.
Periksa dan perbarui sertifikat digital: Anda perlu memeriksa validitas sertifikat digital secara berkala agar dapat memperbaruinya tepat waktu, sehingga mencegah gangguan transaksi elektronik. Perpanjangan dapat dilakukan dengan menghubungi operator seluler atau langsung menghubungi agen penyedia.
Memilih pemasok yang memiliki reputasi baik adalah kunci untuk memastikan keamanan dan efisiensi saat menggunakan tanda tangan digital.
Kondisi hukum: Penyedia harus merupakan perusahaan yang didirikan secara sah di Vietnam dan memiliki Lisensi untuk menyediakan layanan tanda tangan digital publik yang dikeluarkan oleh Kementerian Informasi dan Komunikasi.
Kapasitas personel: Perusahaan harus memiliki setidaknya dua orang yang memegang Sertifikat Auditor atau Sertifikat Praktik Akuntansi yang dikeluarkan oleh Kementerian Keuangan. Direktur harus memiliki setidaknya dua tahun pengalaman profesional.
Pengalaman dan reputasi: Prioritaskan pemasok dengan pengalaman bertahun-tahun, dipercaya oleh banyak perusahaan besar dan menerima penghargaan industri.
Dukungan teknis: Penyedia profesional akan memiliki tim dukungan teknis khusus yang dapat menjawab pertanyaan dan memecahkan masalah 24/7.
Kebijakan harga: Bisnis tidak boleh tergiur dengan layanan yang terlalu murah karena dapat mengakibatkan kualitas buruk, keamanan, dan dukungan yang kurang. Pilihlah penyedia dengan daftar harga yang jelas dan komitmen layanan yang tercantum dalam kontrak.
Penggunaan tanda tangan digital merupakan langkah penting dalam perjalanan transformasi digital setiap bisnis dan individu. Namun, untuk mengoptimalkan manfaat dan menghindari potensi risiko, pengguna perlu membekali diri dengan pengetahuan dasar yang kuat, memahami jenis-jenis tanda tangan digital, dan menerapkan langkah-langkah keamanan secara ketat. Lebih penting lagi, memilih penyedia layanan yang bereputasi baik dengan kriteria hukum dan profesional yang lengkap akan menjadi faktor penentu untuk memastikan semua transaksi elektronik berlangsung dengan aman, efektif, dan sesuai dengan hukum.
