Φθηνή υπηρεσία ηλεκτρονικού τιμολογίου

Τι είναι ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο; Όλες οι πληροφορίες που πρέπει να γνωρίζουν οι επιχειρήσεις

Αυτό το περιεχόμενο παρέχει μια στέρεη βάση γνώσεων, βοηθώντας τους αναγνώστες να κατανοήσουν τη φύση, τα οφέλη και το νομικό πλαίσιο των ηλεκτρονικών τιμολογίων. Αυτή είναι μια σημαντική προϋπόθεση για την εξερεύνηση των διαδικασιών εγγραφής, χρήσης και επιλογής κατάλληλων προμηθευτών, διασφαλίζοντας ότι οι επιχειρήσεις λειτουργούν νόμιμα και αποτελεσματικά.

Ακριβής ορισμός και σχετικές έννοιες

Για να λειτουργήσει σωστά, είναι απαραίτητο πρώτα να κατανοηθεί σωστά. Σύμφωνα με τις διατάξεις του Διατάγματος 123/2020/ND-CP της Κυβέρνησης, ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο (E-invoice) είναι ένα τιμολόγιο με ή χωρίς κωδικό από την φορολογική αρχή, που εκφράζεται με τη μορφή ηλεκτρονικών δεδομένων. Δημιουργείται από οργανισμούς και άτομα που πωλούν αγαθά και παρέχουν υπηρεσίες για την καταγραφή πληροφοριών σχετικά με τις πωλήσεις και την παροχή υπηρεσιών και υπογράφεται με ψηφιακή υπογραφή ή ηλεκτρονική υπογραφή σύμφωνα με τους κανονισμούς.

Στην πραγματικότητα, πολλοί άνθρωποι συχνά συγχέουν τις έννοιες. Είναι απαραίτητο να γίνει σαφής διάκριση:

• Ηλεκτρονικό τιμολόγιο: Πρόκειται για μια μορφή τιμολογίου που αντικαθιστά την παραδοσιακή έντυπη μορφή.

• Τιμολόγιο προστιθέμενης αξίας (τιμολόγιο ΦΠΑ / κόκκινο τιμολόγιο): Αυτός ο τύπος τιμολογίου εφαρμόζεται σε οργανισμούς και επιχειρήσεις που δηλώνουν φόρο σύμφωνα με τη μέθοδο έκπτωσης. Αυτό το τιμολόγιο εμφανίζει με σαφήνεια τον συντελεστή ΦΠΑ.

• Τιμολόγιο πώλησης: Αυτός είναι ο τύπος τιμολογίου που εφαρμόζεται σε οργανισμούς και άτομα που δηλώνουν φόρους χρησιμοποιώντας την άμεση μέθοδο.

Συνεπώς, όροι όπως «ηλεκτρονικό κόκκινο τιμολόγιο» ή «ηλεκτρονικό τιμολόγιο ΦΠΑ» είναι στην πραγματικότητα κοινές ονομασίες για τα Τιμολόγια Φόρου Προστιθέμενης Αξίας που δημιουργούνται, δημιουργούνται και υποβάλλονται σε επεξεργασία στο σύστημα υπολογιστών ενός οργανισμού στον οποίο έχει χορηγηθεί φορολογικός κωδικός κατά την πώληση αγαθών και υπηρεσιών και αποθηκεύονται στους υπολογιστές των μερών σύμφωνα με τις διατάξεις του νόμου περί ηλεκτρονικών συναλλαγών.

Λεπτομερής σύγκριση μεταξύ ηλεκτρονικών τιμολογίων και παραδοσιακών έντυπων τιμολογίων

Η μετάβαση από την έντυπη στην ηλεκτρονική τιμολόγηση δεν είναι απλώς μια τεχνολογική τάση, είναι ένα επαναστατικό βήμα προς την επιχειρησιακή αποτελεσματικότητα. Μια άμεση σύγκριση των βασικών πτυχών θα δείξει γιατί αυτή είναι μια αναπόφευκτη αλλαγή. Ένας οπτικός συγκριτικός πίνακας θα αποτελέσει ένα ισχυρό εργαλείο πειθούς, βοηθώντας τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και τους λογιστές να δουν ξεκάθαρα τα οφέλη και τον επείγοντα χαρακτήρα της μετάβασης.

5 εξαιρετικά οφέλη όταν οι επιχειρήσεις μεταβαίνουν σε ηλεκτρονικά τιμολόγια

Η εφαρμογή των ηλεκτρονικών τιμολογίων αποφέρει αναμφισβήτητα οφέλη, επηρεάζοντας άμεσα την οικονομική υγεία και την επιχειρησιακή αποτελεσματικότητα των επιχειρήσεων.

1. Βελτιστοποίηση κόστους: Αυτό είναι το πιο προφανές όφελος. Οι επιχειρήσεις θα μειώσουν πλήρως το κόστος εκτύπωσης, αγοράς χαρτιού, μελανιού, κόστους ταχείας παράδοσης και κόστους κατασκευής και συντήρησης εγκαταστάσεων αποθήκευσης. Η ανάλυση δείχνει ότι το κόστος αποστολής για 200 έντυπα τιμολόγια μπορεί να φτάσει τα 800.000 VND, ενώ το κόστος αποστολής 200 ηλεκτρονικών τιμολογίων είναι σχεδόν αμελητέο.

2. Εξοικονομήστε χρόνο & Βελτιώστε την αποδοτικότητα: Η διαδικασία αυτοματοποιείται, από τη δημιουργία και την εξαγωγή έως την αποστολή τιμολογίων, βοηθώντας το λογιστήριο να απαλλαγεί από χρονοβόρες χειρωνακτικές εργασίες. Ο χρόνος συναλλαγών μειώνεται, βοηθώντας τις επιχειρήσεις να ανακτούν τα χρέη τους ταχύτερα, βελτιώνοντας τη ροή μετρητών.

3. Αυξημένη ασφάλεια και προστασία: Τα ηλεκτρονικά τιμολόγια εξαλείφουν πλήρως τους φυσικούς κινδύνους όπως πυρκαγιά, ζημιά ή απώλεια. Το πιο σημαντικό είναι ότι κάθε τιμολόγιο υπογράφεται ψηφιακά από την επιχείρηση, διασφαλίζοντας τη μοναδικότητα, την ακεραιότητα των δεδομένων και τη μη αποποίηση ευθυνών. Αυτό βοηθά στην ελαχιστοποίηση της πλαστογράφησης τιμολογίων, προστατεύοντας τόσο τις επιχειρήσεις όσο και τους πελάτες.

4. Έξυπνη και διαφανής διαχείριση: Όλα τα τιμολόγια εισόδου και εξόδου αποθηκεύονται κεντρικά σε ένα ενιαίο σύστημα. Αυτό επιτρέπει εξαιρετικά γρήγορη και ακριβή αναζήτηση, στατιστικά στοιχεία και φορολογική αναφορά. Η διαχείριση μπορεί εύκολα να παρακολουθεί την οικονομική κατάσταση οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.

5. Προώθηση ολοκληρωμένου ψηφιακού μετασχηματισμού: Η εφαρμογή ηλεκτρονικών τιμολογίων αποτελεί ένα θεμελιώδες βήμα, δημιουργώντας ώθηση στις επιχειρήσεις για την ανάπτυξη άλλων λύσεων ψηφιακής διαχείρισης, όπως οι ηλεκτρονικές συμβάσεις και οι πληρωμές χωρίς μετρητά. Αυτό όχι μόνο βελτιώνει την εσωτερική αποτελεσματικότητα, αλλά και χτίζει την εικόνα μιας σύγχρονης, επαγγελματικής επιχείρησης στα μάτια των συνεργατών και των πελατών.

Σημαντικό νομικό πλαίσιο για τα υποχρεωτικά ηλεκτρονικά τιμολόγια

Η μετάβαση στην ηλεκτρονική τιμολόγηση δεν αποτελεί επιλογή αλλά νομική απαίτηση. Οι επιχειρήσεις πρέπει να κατανοήσουν τα βασικά νομικά έγγραφα για να διασφαλίσουν τη συμμόρφωσή τους.

• Διάταγμα 123/2020/ND-CP: Πρόκειται για το σημαντικότερο νομικό έγγραφο, το οποίο περιγράφει λεπτομερώς τη διαχείριση και τη χρήση τιμολογίων και εγγράφων. Το παρόν διάταγμα ορίζει επίσημα τον οδικό χάρτη μετατροπής και τους κανονισμούς σχετικά με το περιεχόμενο, τη μορφή και το χρονοδιάγραμμα των ηλεκτρονικών τιμολογίων.

• Εγκύκλιος 78/2021/TT-BTC: Το παρόν έγγραφο παρέχει συγκεκριμένες οδηγίες σχετικά με την εφαρμογή ορισμένων άρθρων του Νόμου περί Φορολογικής Διοίκησης και του Διατάγματος 123. Η Εγκύκλιος 78 διευκρινίζει τους τύπους τιμολογίων, τις διαδικασίες καταχώρισης, τον χειρισμό σφαλμάτων και τις σχετικές φόρμες.

• Υποχρεωτικός οδικός χάρτης: Από την 1η Ιουλίου 2022, το 100% των επιχειρήσεων, των οικονομικών οργανισμών, των νοικοκυριών και των ατομικών επιχειρήσεων πρέπει να στραφούν στη χρήση ηλεκτρονικών τιμολογίων.

Ένα αδιαχώριστο νομικό σημείο είναι ο ρόλος των ψηφιακών υπογραφών. Σύμφωνα με το Διάταγμα 130/2018/ND-CP, οι ψηφιακές υπογραφές αποτελούν υποχρεωτικό στοιχείο για την επαλήθευση της νομιμότητας των ηλεκτρονικών τιμολογίων. Αυτά τα νομικά έγγραφα δεν υπάρχουν ανεξάρτητα, αλλά αποτελούν ένα πλήρες νομικό οικοσύστημα. Το Διάταγμα 123 και η Εγκύκλιος 78 ορίζουν το «τι» (ηλεκτρονικά τιμολόγια) και το «πότε» (οδικός χάρτης), ενώ το Διάταγμα 130 ορίζει το «πώς» (μηχανισμός επαλήθευσης ταυτότητας μέσω ψηφιακής υπογραφής). Αυτό σημαίνει ότι, για να αναπτύξουν ηλεκτρονικά τιμολόγια, οι επιχειρήσεις υποχρεούνται να μάθουν και να εγγραφούν για να χρησιμοποιούν ψηφιακές υπογραφές.

Οδηγίες για την καταχώριση και χρήση ηλεκτρονικών τιμολογίων από την AZ

Αυτή η ενότητα παρέχει έναν λεπτομερή, βήμα προς βήμα οδικό χάρτη, από την επιλογή ενός προμηθευτή έως την επιτυχή έκδοση του πρώτου τιμολογίου και την επεξεργασία των σχετικών συναλλαγών. Ο οδηγός έχει σχεδιαστεί ώστε να είναι εφαρμόσιμος τόσο σε επιχειρήσεις όσο και σε νοικοκυριά, καθιστώντας τη μετάβαση απλή και εύκολη.

Διαδικασία 4 βημάτων για εγγραφή στις φορολογικές αρχές για χρήση ηλεκτρονικών τιμολογίων

Για να τους επιτραπεί επίσημα να εκδίδουν ηλεκτρονικά τιμολόγια, οι επιχειρήσεις πρέπει να ολοκληρώσουν τη διαδικασία εγγραφής στις φορολογικές αρχές. Αυτή η διαδικασία αποτελείται από 4 βασικά βήματα.

• Βήμα 1: Προετοιμασία προαπαιτούμενων - Ψηφιακή υπογραφή: Αυτή είναι η πρώτη υποχρεωτική απαίτηση. Η ψηφιακή υπογραφή θα χρησιμοποιηθεί για την υπογραφή της φόρμας εγγραφής και αργότερα για την υπογραφή και έκδοση κάθε τιμολογίου. Οι επιχειρήσεις πρέπει να επικοινωνήσουν με δημόσιους παρόχους υπηρεσιών πιστοποίησης ψηφιακών υπογραφών (όπως Viettel-CA, VNPT-CA, FPT-CA...) για να εγγραφούν. Το προφίλ συνήθως περιλαμβάνει ένα συμβολαιογραφικό αντίγραφο της Άδειας Επιχείρησης και την ταυτότητα/διαβατήριο του νόμιμου εκπροσώπου.

• Βήμα 2: Επιλέξτε έναν πάροχο λογισμικού ηλεκτρονικών τιμολογίων: Οι επιχειρήσεις πρέπει να επιλέξουν έναν πάροχο λύσεων λογισμικού ηλεκτρονικών τιμολογίων που έχει αξιολογηθεί και αδειοδοτηθεί από το Γενικό Τμήμα Φορολογίας. Αυτός ο πάροχος θα υποστηρίζει τις επιχειρήσεις σε όλη τη διαδικασία, από την αρχικοποίηση έως τη χρήση.

• Βήμα 3: Προετοιμασία και υποβολή της φόρμας εγγραφής (Έντυπο 01/DKTĐ-HĐĐT): Αφού λάβει την ψηφιακή υπογραφή και επιλέξει έναν προμηθευτή, η επιχείρηση θα προχωρήσει στην προετοιμασία της Φόρμας Εγγραφής/Αλλαγής Πληροφοριών για τη χρήση ηλεκτρονικών τιμολογίων σύμφωνα με τη Φόρμα 01/DKTĐ-HĐĐT. Αυτή η φόρμα προετοιμάζεται ηλεκτρονικά στο λογισμικό του προμηθευτή και στη συνέχεια χρησιμοποιείται με ψηφιακή υπογραφή για ηλεκτρονική υπογραφή και υποβολή στην φορολογική αρχή.

• Βήμα 4: Περιμένετε την αποδοχή της δήλωσης από την φορολογική αρχή: Εντός 1 εργάσιμης ημέρας από την παραλαβή της δήλωσης, η φορολογική αρχή θα στείλει Ειδοποίηση αποδοχής ή μη αποδοχής της εγγραφής για τη χρήση ηλεκτρονικών τιμολογίων. Εάν γίνει δεκτή, η επιχείρηση μπορεί να αρχίσει να χρησιμοποιεί και να εκδίδει ηλεκτρονικά τιμολόγια.

Λεπτομερείς οδηγίες για τον τρόπο δημιουργίας και έκδοσης τυποποιημένων ηλεκτρονικών τιμολογίων

Μόλις εγκριθεί από την φορολογική αρχή, η δημιουργία και η έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων γίνεται πολύ γρήγορη και βολική μέσω λογισμικού.

Η γενική διαδικασία συνήθως περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα:

1. Σύνδεση: Αποκτήστε πρόσβαση στο λογισμικό ηλεκτρονικού τιμολογίου χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό που δημιούργησε ο προμηθευτής.

2. Δημιουργία νέου τιμολογίου: Επιλέξτε τη λειτουργία "Δημιουργία νέου τιμολογίου". Η διεπαφή θα εμφανίσει ένα πρότυπο τιμολογίου παρόμοιο με ένα έντυπο τιμολόγιο.

3. Εισαγωγή πληροφοριών: Συμπληρώστε τα στοιχεία του αγοραστή (επωνυμία εταιρείας, διεύθυνση, ΑΦΜ) και τα στοιχεία των αγαθών και των υπηρεσιών (επωνυμία, μονάδα, ποσότητα, τιμή μονάδας, συνολικό ποσό, συντελεστή ΦΠΑ). Πολλά έξυπνα λογισμικά επιτρέπουν την αποθήκευση πληροφοριών πελάτη, υπολογίζοντας αυτόματα το συνολικό ποσό και τον φόρο.

4. Έλεγχος και αποθήκευση: Ελέγξτε όλες τις πληροφορίες στο τιμολόγιο για να διασφαλίσετε την απόλυτη ακρίβεια πριν από την έκδοσή του.

5. Υπογραφή και έκδοση: Αυτό είναι το πιο σημαντικό βήμα. Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί "Έκδοση" ή "Υπογραφή και Αποστολή", το σύστημα θα ζητήσει από τον χρήστη να εισάγει το USB Token που περιέχει την ψηφιακή υπογραφή στον υπολογιστή και να εισάγει τον κωδικό PIN. Αυτή η ενέργεια ισοδυναμεί με την υπογραφή και σφράγιση ενός έντυπου τιμολογίου, διασφαλίζοντας τη νομιμότητα και τη μοναδικότητα του τιμολογίου. Μετά την επιτυχή υπογραφή, το τιμολόγιο θα αποσταλεί στο email του πελάτη και θα αποθηκευτεί ταυτόχρονα στο σύστημα.

Πώς να χειρίζεστε συνηθισμένα σφάλματα: προσαρμογή, αντικατάσταση και ακύρωση τιμολογίων

Τα σφάλματα στη διαδικασία έκδοσης τιμολογίων είναι αναπόφευκτα. Η εγκύκλιος 78/2021/TT-BTC ορίζει με σαφήνεια τον τρόπο χειρισμού κάθε περίπτωσης, βοηθώντας τις επιχειρήσεις να συμμορφώνονται με το νόμο.

• Περίπτωση 1: Ακύρωση τιμολογίου: Ισχύει όταν το τιμολόγιο έχει δημιουργηθεί και κωδικοποιηθεί αλλά δεν έχει ακόμη αποσταλεί στον αγοραστή. Εάν εντοπιστεί σφάλμα, ο πωλητής χρειάζεται μόνο να εκτελέσει την ενέργεια ακύρωσης στο λογισμικό και να δημιουργήσει ένα νέο τιμολόγιο.

• Περίπτωση 2: Αντικατάσταση τιμολογίου: Ισχύει όταν το τιμολόγιο έχει αποσταλεί στον αγοραστή, αλλά ο πωλητής και ο αγοραστής δεν έχουν δηλώσει φόρους. Όταν εντοπιστεί κάποιο σφάλμα (για παράδειγμα: λάθος όνομα προϊόντος, τιμή μονάδας), τα δύο μέρη πρέπει να συνάψουν γραπτή συμφωνία που να αναφέρει σαφώς το σφάλμα και, στη συνέχεια, ο πωλητής πρέπει να δημιουργήσει ένα νέο ηλεκτρονικό τιμολόγιο για να αντικαταστήσει το τιμολόγιο που έχει δημιουργηθεί. Το τιμολόγιο αντικατάστασης πρέπει να έχει τις λέξεις "Αντικατάσταση για τιμολόγιο Αρ.... σύμβολο... αριθμός... ημερομηνία... μήνας... έτος...".

• Περίπτωση 3: Προσαρμογή του τιμολογίου: Ισχύει όταν το τιμολόγιο έχει αποσταλεί στον αγοραστή και και τα δύο μέρη έχουν δηλώσει φόρους. Όταν ανακαλύπτουν σφάλμα στην αξία (λάθος ποσό, φορολογικός συντελεστής...), τα δύο μέρη συνάπτουν γραπτή συμφωνία και στη συνέχεια ο πωλητής δημιουργεί ένα προσαρμοσμένο ηλεκτρονικό τιμολόγιο. Το προσαρμοσμένο τιμολόγιο αναφέρει σαφώς "Προσαρμόστε (αύξηση/μείωση) την ποσότητα των αγαθών, την τιμή πώλησης, τον συντελεστή φόρου προστιθέμενης αξίας... για τον αριθμό φόρμας τιμολογίου... σύμβολο... αριθμός... ημερομηνία... μήνας... έτος...".

Διαχειριστείτε, αναζητήστε και αποθηκεύστε αποτελεσματικά τα ηλεκτρονικά τιμολόγια εισόδου και εξόδου

Το μεγάλο πλεονέκτημα των ηλεκτρονικών τιμολογίων είναι η δυνατότητα κεντρικής και έξυπνης διαχείρισης.

• Αναζήτηση και επαλήθευση: Όλα τα έγκυρα ηλεκτρονικά τιμολόγια μπορούν να αναζητηθούν δημόσια στην πύλη ηλεκτρονικών τιμολογίων της Γενικής Υπηρεσίας Φορολογίας. Οι επιχειρήσεις μπορούν εύκολα να ελέγξουν τη νομιμότητα των εισερχόμενων τιμολογίων που λαμβάνουν από τους προμηθευτές.

• Διαχείριση λογισμικού: Το τρέχον λογισμικό ηλεκτρονικών τιμολογίων παρέχει ισχυρά εργαλεία διαχείρισης. Το σύστημα συγκεντρώνει αυτόματα δεδομένα για τη δημιουργία αναφορών σχετικά με τη χρήση τιμολογίων και τις δηλώσεις ΦΠΑ. Πολλά λογισμικά διαθέτουν επίσης τη λειτουργία προειδοποίησης για τιμολόγια με νομικούς κινδύνους.

• Υποχρέωση αποθήκευσης: Σύμφωνα με τις διατάξεις του περί Λογιστικής Νόμου, οι επιχειρήσεις υποχρεούνται να αποθηκεύουν τα τιμολόγια (τόσο τα εισερχόμενα όσο και τα εκερχόμενα) για ελάχιστη περίοδο 10 ετών. Με τα ηλεκτρονικά τιμολόγια, η αποθήκευση γίνεται με ασφάλεια στην πλατφόρμα cloud του προμηθευτή, εξαλείφοντας πλήρως τον κίνδυνο απώλειας, ζημιάς και εξοικονομώντας κόστος αποθήκευσης.

Επιλέξτε το καταλληλότερο λογισμικό και προμηθευτή ηλεκτρονικής τιμολόγησης

Υπάρχουν δεκάδες πάροχοι υπηρεσιών ηλεκτρονικής τιμολόγησης στην αγορά σήμερα, γεγονός που καθιστά δύσκολη την επιλογή. Αυτή η ενότητα θα παρέχει αντικειμενικά κριτήρια και εις βάθος ανάλυση κόστους, βοηθώντας τις επιχειρήσεις να λάβουν τις πιο έξυπνες και αποτελεσματικές επενδυτικές αποφάσεις.

5 χρυσά κριτήρια για την επιλογή ενός φθηνού και αξιόπιστου παρόχου ηλεκτρονικών τιμολογίων

Το «φθηνό» είναι κάτι περισσότερο από την τιμή ανά τιμολόγιο. Μια έξυπνη επιλογή θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη τη συνολική αξία που προσφέρει ο προμηθευτής.

1. Νομιμότητα και φήμη: Αυτό είναι το πρώτο κριτήριο. Ο προμηθευτής πρέπει να περιλαμβάνεται στον κατάλογο των οργανισμών που έχουν αξιολογηθεί και έχουν λάβει άδεια λειτουργίας από τη Γενική Υπηρεσία Φορολογίας. Δίνεται προτεραιότητα σε μεγάλες μάρκες με πολυετή εμπειρία στον τομέα της τεχνολογίας των πληροφοριών και των δημόσιων υπηρεσιών, όπως οι Viettel, VNPT, FPT, MISA, BKAV.

2. Χαρακτηριστικά και οικοσύστημα λογισμικού: Το λογισμικό πρέπει να διαθέτει ένα φιλικό και εύχρηστο περιβάλλον εργασίας, που να καλύπτει πλήρως τις λογιστικές λειτουργίες (δημιουργία, προσαρμογή, αντικατάσταση, ακύρωση τιμολογίων). Ένα τεράστιο πλεονέκτημα είναι η δυνατότητα απρόσκοπτης ενσωμάτωσης με λογισμικό λογιστικής και πωλήσεων (ERP, CRM) που χρησιμοποιεί η επιχείρηση για την αυτοματοποίηση των διαδικασιών και την ελαχιστοποίηση της χειροκίνητης εισαγωγής δεδομένων.

3. Τεχνική υποδομή και ασφάλεια: Το σύστημα του προμηθευτή πρέπει να διασφαλίζει σταθερή λειτουργία 24/7, γρήγορη ταχύτητα επεξεργασίας και να διαθέτει ασφαλή μηχανισμό δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων. Τα δεδομένα τιμολογίων αποτελούν ευαίσθητες πληροφορίες, επομένως ο προμηθευτής πρέπει να διαθέτει αξιόπιστα πιστοποιητικά ασφαλείας.

4. Διαφανές κόστος: Η προσφορά πρέπει να είναι σαφής και λεπτομερής, συμπεριλαμβανομένης της αρχικής αμοιβής, της ετήσιας αμοιβής συντήρησης και της τιμής ανά πακέτο τιμολογίου. Να είστε σαφείς σχετικά με τυχόν κρυφά κόστη που ενδέχεται να προκύψουν, όπως τέλη σχεδιασμού προσαρμοσμένων τιμολογίων και τέλη ενσωμάτωσης συστήματος.

5. Ποιότητα υπηρεσιών υποστήριξης: Κατά τη χρήση, σίγουρα θα προκύψουν προβλήματα που χρειάζονται υποστήριξη. Ένας καλός προμηθευτής πρέπει να διαθέτει μια επαγγελματική, πολυκαναλική ομάδα υποστήριξης (γραμμή βοήθειας, email, συνομιλία) και να λειτουργεί 24/7. Οι αξιόπιστες γραμμές υποστήριξης, όπως η 1800 8000 της Viettel ή η 1800 1260 της VNPT, αποτελούν απόδειξη της δέσμευσής τους στην εξυπηρέτηση πελατών.

Ανάλυση ηλεκτρονικής προσφοράς τιμολογίου: ποιοι παράγοντες επηρεάζουν το κόστος;

Όταν αναζητούν «φθηνή ηλεκτρονική τιμολόγηση», πολλές επιχειρήσεις συχνά επικεντρώνονται μόνο στην τιμή μονάδας ανά τιμολόγιο. Ωστόσο, αυτή είναι μια ελλιπής εικόνα. Το πραγματικό κόστος θα πρέπει να αξιολογείται με βάση το «Συνολικό Κόστος Ιδιοκτησίας» (TCO), το οποίο περιλαμβάνει άυλους παράγοντες.

Τα κύρια στοιχεία που αποτελούν το κόστος περιλαμβάνουν:

• Τέλος Ρύθμισης: Ένα αρχικό εφάπαξ τέλος για τη δημιουργία ενός λογαριασμού, πρότυπο τιμολογίου.

• Τιμή πακέτου τιμολογίου: Οι προμηθευτές συχνά πωλούν σε πακέτα ποσοτήτων (για παράδειγμα: 300, 500, 1000, 5000 τιμολόγια...). Όσο μεγαλύτερο είναι το πακέτο, τόσο φθηνότερη είναι η τιμή ανά τιμολόγιο. Αυτά τα πακέτα συνήθως δεν έχουν χρονικό όριο.

• Ετήσια χρέωση συντήρησης (εάν ισχύει): Ορισμένοι πάροχοι ενδέχεται να χρεώνουν αυτήν την χρέωση για τη συντήρηση του συστήματος και την τεχνική υποστήριξη.

• Κόστος ενσωμάτωσης: Εάν μια επιχείρηση χρειάζεται να ενσωματώσει λογισμικό ηλεκτρονικής τιμολόγησης με το δικό της σύστημα ERP ή λογισμικό λογιστικής, ενδέχεται να υπάρχουν έξοδα για αυτήν την προσαρμογή.

Ένας προμηθευτής με χαμηλή τιμή αλλά κακή υπηρεσία υποστήριξης μπορεί να προκαλέσει διακοπές στην επιχείρηση όταν προκύψουν προβλήματα, προκαλώντας πολύ μεγαλύτερη ζημιά από την εξοικονόμηση κόστους. Ομοίως, ένα φθηνό λογισμικό που δεν ενσωματώνεται με το λογισμικό λογιστικής θα αυξήσει το βάρος της χειροκίνητης εισαγωγής δεδομένων για τους υπαλλήλους. Επομένως, η συμβουλή των ειδικών είναι να αξιολογείται η «αξία» αντί να εξετάζεται μόνο η «τιμή». Η επιλογή ενός προμηθευτή με ένα ισχυρό οικοσύστημα και αξιόπιστη υπηρεσία υποστήριξης, ακόμη και αν το αρχικό κόστος είναι λίγο υψηλότερο, θα είναι μια σοφή επένδυση για σταθερότητα και μακροπρόθεσμη ανάπτυξη.

Ανασκόπηση των 5 πιο δημοφιλών λογισμικών ηλεκτρονικής έκδοσης τιμολογίων σήμερα

Η αγορά ηλεκτρονικών τιμολογίων στο Βιετνάμ έχει τη συμμετοχή πολλών μονάδων, αλλά οι πιο εξέχουσες είναι οι "μεγάλοι" στον κλάδο της τεχνολογίας. Μια γενική σύγκριση θα βοηθήσει τις επιχειρήσεις να βρουν γρήγορα τη σωστή επιλογή.

Απαντήσεις σε συχνές ερωτήσεις σχετικά με τα ηλεκτρονικά τιμολόγια (FAQ)

Αυτή η ενότητα συνοψίζει και απαντά σύντομα και με ακρίβεια στα πιο συνηθισμένα προβλήματα που αντιμετωπίζουν συχνά οι επιχειρήσεις κατά τη διαδικασία εφαρμογής και χρήσης ηλεκτρονικών τιμολογίων, βοηθώντας σας να βρείτε γρήγορα λύσεις.

Ποιες προϋποθέσεις πρέπει να πληροί ένα έγκυρο ηλεκτρονικό τιμολόγιο;

Σύμφωνα με το Άρθρο 10 του Διατάγματος 123/2020/ND-CP, ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο θεωρείται έγκυρο και νόμιμο όταν πληροί ταυτόχρονα τις ακόλουθες προϋποθέσεις:

• Πλήρες απαιτούμενο περιεχόμενο: Συμπεριλαμβανομένου ονόματος, συμβόλου τιμολογίου, αριθμού τιμολογίου, πληροφοριών πωλητή και αγοραστή, στοιχείων προϊόντος/υπηρεσίας, συνολικού ποσού, φορολογικού συντελεστή, ψηφιακής υπογραφής πωλητή...

• Σωστή μορφή: Τα δεδομένα τιμολογίου πρέπει να συμμορφώνονται με την τυπική μορφή που ορίζεται από την φορολογική αρχή (συνήθως αρχείο XML).

• Να έχετε έγκυρη ψηφιακή υπογραφή: Το τιμολόγιο πρέπει να φέρει έγκυρη ψηφιακή υπογραφή του πωλητή. Αυτός είναι ο πιο σημαντικός παράγοντας για την επαλήθευση της νομιμότητας του τιμολογίου.

Πώς να δημιουργώ και να εκδίδω τιμολόγια σε κινητό;

Η δημιουργία και έκδοση τιμολογίων μέσω κινητών τηλεφώνων καθίσταται απαραίτητη, ειδικά για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων ή το προσωπικό πωλήσεων που βρίσκονται συχνά εν κινήσει. Οι περισσότεροι μεγάλοι προμηθευτές έχουν αναπτύξει εφαρμογές για κινητά (apps) που το επιτρέπουν αυτό.

Ωστόσο, για την υπογραφή και έκδοση τιμολογίων μέσω τηλεφώνου, οι επιχειρήσεις δεν μπορούν να χρησιμοποιήσουν τις παραδοσιακές ψηφιακές υπογραφές USB Token (επειδή δεν μπορούν να συνδεθούν στο τηλέφωνο). Αντίθετα, πρέπει να χρησιμοποιήσουν απομακρυσμένες ψηφιακές υπογραφές, γνωστές και ως ψηφιακές υπογραφές χωρίς Token ή ψηφιακές υπογραφές που βασίζονται στο cloud.

• Ψηφιακή Υπογραφή USB Token: Υψηλή ασφάλεια επειδή το μυστικό κλειδί αποθηκεύεται σε μια φυσική συσκευή που φυλάσσεται από τον χρήστη. Ωστόσο, το μειονέκτημα είναι ότι πρέπει πάντα να το έχετε μαζί σας και μπορεί να συνδεθεί μόνο σε υπολογιστή.

• Απομακρυσμένη ψηφιακή υπογραφή (π.χ.: VNPT SmartCA, MISA eSign...): Εξαιρετικά βολική, επιτρέποντας στους χρήστες να υπογράφουν ψηφιακά οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε, απλώς με ένα τηλέφωνο με σύνδεση στο διαδίκτυο μέσω ελέγχου ταυτότητας (δακτυλικό αποτύπωμα, FaceID, κωδικός OTP). Γρήγορη ταχύτητα υπογραφής, κατάλληλη για μαζική υπογραφή.

Απαιτείται η υπογραφή του αγοραστή για ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο;

Σύμφωνα με τους ισχύοντες κανονισμούς, η ηλεκτρονική υπογραφή του αγοραστή δεν απαιτείται σε ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο. Η ψηφιακή υπογραφή του πωλητή επαρκεί για τη διασφάλιση της νομιμότητας. Ωστόσο, εάν ο αγοραστής είναι μια λογιστική μονάδα ή μια επιχειρηματική εγκατάσταση και έχει έγγραφα ή συμβάσεις που συμφωνούν να απαιτείται η ψηφιακή υπογραφή του αγοραστή στο τιμολόγιο, τα δύο μέρη οφείλουν να συμμορφώνονται με την εν λόγω συμφωνία.

Προειδοποίηση για νομικούς κινδύνους κατά την αγορά και πώληση παράνομων κόκκινων τιμολογίων και τιμολογίων ΦΠΑ

Η εμφάνιση αναζητήσεων όπως «πώληση κόκκινων τιμολογίων», «πλαστά τιμολόγια», «πώληση τιμολογίων ΦΠΑ» δείχνει ότι ένα μέρος των χρηστών εξακολουθεί να έχει την δόλια νοοτροπία από την εποχή των έντυπων τιμολογίων. Ωστόσο, πρόκειται για μια εξαιρετικά επικίνδυνη συμπεριφορά στην ψηφιακή εποχή.

Πρέπει να τονιστεί ότι: Η αγοραπωλησία τιμολογίων αποτελεί σοβαρή παραβίαση του νόμου.

Με το κεντρικό σύστημα ηλεκτρονικών τιμολογίων της Γενικής Διεύθυνσης Φορολογίας, όλα τα εκδιδόμενα τιμολόγια καταγράφονται και παρακολουθούνται στο σύστημα της φορολογικής αρχής σχεδόν αμέσως. Η φορολογική αρχή χρησιμοποιεί εργαλεία ανάλυσης Μεγάλων Δεδομένων και Τεχνητής Νοημοσύνης (AI) για την ανίχνευση ασυνήθιστων συναλλαγών και επιχειρήσεων με ενδείξεις υψηλού κινδύνου σχετικά με τα τιμολόγια. Επομένως, η αγορά και πώληση πλαστών τιμολογίων για τη νομιμοποίηση του κόστους εισροών θα εντοπίζεται γρήγορα.

Οι κυρώσεις για αυτή τη συμπεριφορά είναι πολύ αυστηρές, όπως:

• Διοικητική ποινή: Πρόστιμο από 20.000.000 έως 50.000.000 VND για χρήση παράνομων τιμολογίων ή παράνομη χρήση τιμολογίων.

• Ποινική δίωξη: Εάν η πράξη αγοραπωλησίας τιμολογίων είναι μεγάλης κλίμακας, προκαλώντας ζημία στον κρατικό προϋπολογισμό, ο παραβάτης μπορεί να διωχθεί ποινικά για το έγκλημα της παράνομης εκτύπωσης, έκδοσης και αγοραπωλησίας τιμολογίων και εγγράφων με σκοπό την καταβολή στον κρατικό προϋπολογισμό σύμφωνα με τις διατάξεις του Ποινικού Κώδικα.

Συνεπώς, αντί να αναζητούν παράνομες και επικίνδυνες λύσεις, οι επιχειρήσεις πρέπει να επικεντρωθούν στη συμμόρφωση με το νόμο και στη βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών τους δραστηριοτήτων με διαφανή και βιώσιμο τρόπο.