0
W kontekście dynamicznie rozwijającej się gospodarki cyfrowej, rola księgowych uległa znaczącej transformacji. Z ręcznego wprowadzania i rejestrowania danych, księgowi stali się obecnie ekspertami w dziedzinie analizy danych, dostarczając kompleksowy obraz finansowy i wspierając kierownictwo w podejmowaniu strategicznych decyzji. Dlatego wybór odpowiedniego oprogramowania księgowego nie jest już decyzją czysto techniczną, lecz krokiem strategicznym, decydującym o efektywności operacyjnej i konkurencyjności przedsiębiorstw w erze cyfrowej.
Rynek oprogramowania księgowego w Wietnamie jest jednak niezwykle zróżnicowany, od tradycyjnych rozwiązań, takich jak Excel, po złożone systemy ERP dla korporacji. Wiele firm, zwłaszcza gospodarstw domowych oraz małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP), często wybiera znane narzędzia biurowe, takie jak Excel. Chociaż ma ono zalety pod względem wygody i kosztów, takie podejście wiąże się z wieloma potencjalnymi ryzykami i istotnymi ograniczeniami pod względem funkcjonalności, bezpieczeństwa i skalowalności. Przejście na specjalistyczne oprogramowanie księgowe pozwoli zautomatyzować procesy, zminimalizować błędy, zwiększyć bezpieczeństwo danych i poprawić wydajność pracy.
Celem tego dogłębnego raportu jest przedstawienie kompleksowego i obiektywnego spojrzenia na najpopularniejsze obecnie na rynku oprogramowanie księgowe. Raport nie tylko wymienia funkcje, ale także szczegółowo analizuje kluczowe kryteria oceny i porównania wiodących programów, a w szczególności podkreśla nieodzowną rolę towarzyszących narzędzi cyfrowych, takich jak podpisy elektroniczne. Na tej podstawie raport przedstawia konkretne rekomendacje, pomagając czytelnikom – właścicielom firm, menedżerom i księgowym – podejmować najtrafniejsze decyzje w oparciu o ich rzeczywiste potrzeby.
Aby ocenić i wybrać oprogramowanie księgowe, niezbędne jest zastosowanie kompleksowych ram analitycznych. Idealne oprogramowanie to nie to, które oferuje najwięcej funkcji, ale rozwiązanie, które najlepiej odpowiada charakterowi firmy.
Jednym z najczęstszych błędów przy wyborze oprogramowania księgowego jest przekonanie, że istnieje rozwiązanie „uniwersalne”. W rzeczywistości wielkość i rodzaj firmy to dwa najważniejsze czynniki decydujące o tym, które oprogramowanie jest dla Ciebie odpowiednie. Duże systemy, takie jak SAP czy Oracle, są przeznaczone dla międzynarodowych korporacji ze złożonymi systemami finansowymi i ściśle powiązanymi procesami. Podobnie oprogramowanie Bravo to specjalistyczne rozwiązanie szyte na miarę, odpowiednie dla firm o specyficznych potrzebach i gotowych na dużą inwestycję.
Dla małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) najpopularniejszym wyborem są zintegrowane rozwiązania o wielu funkcjach i elastycznych kosztach, takie jak MISA, FAST, Viindoo czy QuickBooks. Oprogramowanie to oferuje niezbędne moduły do efektywnego zarządzania podstawowymi operacjami.
Wreszcie, dla małych firm i mikroprzedsiębiorstw, proste, tanie, a nawet darmowe rozwiązania stanowią idealny punkt wyjścia. Excel, choć nie jest specjalistycznym oprogramowaniem księgowym, nadal jest skutecznym narzędziem do prostych operacji. Oprogramowanie takie jak Safebooks, Vacom czy ACMan to również opcje warte rozważenia dla tej grupy.
Nowoczesne oprogramowanie księgowe nie ogranicza się do obsługi podstawowych operacji, takich jak księgowość ogólna, zarządzanie gotówką, należnościami, sprzedażą, zakupami i aktywami trwałymi. Musi to być wieloplatformowe, zintegrowane rozwiązanie, które umożliwia automatyzację całego procesu pracy księgowego. Główną różnicą między starym oprogramowaniem a oprogramowaniem XXI wieku jest możliwość integracji i automatyzacji złożonych operacji.
Na przykład firma działająca w sektorze produkcyjnym lub budowlanym będzie potrzebowała oprogramowania, które będzie szczególnie przydatne w kalkulacji kosztów produktów lub projektów. Z kolei dla firm handlowych kluczowe będą możliwości zarządzania szczegółowymi zapasami, kontroli importu i eksportu oraz integracji z oprogramowaniem sprzedażowym.
Ważnym kryterium, którego nie można pominąć, jest możliwość integracji z usługami elektronicznymi urzędów państwowych. Dzisiejsze zaawansowane oprogramowanie księgowe często integruje faktury elektroniczne, umożliwia rozliczanie podatków online i wspiera operacje związane z ubezpieczeniami społecznymi. Integracja ta pozwala wyeliminować czynności manualne, skraca czas i zapewnia dokładność raportów okresowych.
Koszt jest zawsze ważnym czynnikiem, ale należy go rozpatrywać kompleksowo. Koszt to nie tylko początkowa cena zakupu, ale także koszty operacyjne, koszty utrzymania i roczne opłaty za odnowienie. Oprogramowanie takie jak MISA i FAST jest często wyceniane na podstawie liczby użytkowników i odnawiane corocznie, co zapewnia firmom elastyczność w przypadku konieczności skalowania. Z kolei niektóre rozwiązania niestandardowe, takie jak Bravo, charakteryzują się bardzo wysokim początkowym kosztem inwestycyjnym, który może sięgać nawet dziesiątek tysięcy dolarów, ponieważ są tworzone specjalnie pod kątem wymagań klienta.
Kluczowym czynnikiem jest również technologia platformy. Różnica między lokalnym przechowywaniem danych (On-premise), takim jak wersja MISA SME, a przechowywaniem danych w chmurze (Cloud), takim jak MISA AMIS i Fast Accounting Online, bezpośrednio wpływa na elastyczność i bezpieczeństwo danych. Oprogramowanie w chmurze umożliwia użytkownikom dostęp do danych w dowolnym czasie i miejscu, wystarczy połączenie internetowe, zapewniając jednocześnie wysoki poziom bezpieczeństwa i możliwość automatycznego, okresowego tworzenia kopii zapasowych danych.
Wreszcie, obsługa klienta jest kluczowym czynnikiem w procesie operacyjnym. Renomowany dostawca musi dysponować zespołem wsparcia, który jest entuzjastyczny, profesjonalny i szybko reaguje na problemy techniczne, zapewniając płynne działanie systemu.
Poniżej przedstawiamy szczegółowy przegląd najpopularniejszego obecnie oprogramowania księgowego na rynku wietnamskim, bazując na powyższych kryteriach analizy.
MISA to jedna z wiodących i najbardziej rozpoznawalnych marek w branży księgowej w Wietnamie. Oprogramowanie księgowe MISA AMIS jest oparte na platformie chmurowej, umożliwiając firmom łatwy dostęp i pracę w dowolnym miejscu i czasie. To nie tylko oprogramowanie księgowe, ale kompleksowy ekosystem do zarządzania firmą.
MISA AMIS jest odpowiedni dla szerokiej gamy firm, od handlu, usług, produkcji po budownictwo, w pełni realizując operacje finansowe i księgowe. Oprogramowanie to charakteryzuje się szczególnie dużymi możliwościami automatyzacji, od gromadzenia i przetwarzania informacji finansowych po tworzenie raportów zarządczych i podatkowych. MISA wyróżnia się również szerokimi możliwościami integracji, pomagając firmom tworzyć, zarządzać i przechowywać faktury elektroniczne bezpośrednio w oprogramowaniu oraz automatycznie porównywać dokumenty z księgą główną w celu wykrywania i korygowania błędów. Aby umożliwić klientom korzystanie z zaawansowanych funkcji, MISA oferuje 15-dniowy bezpłatny okres próbny z pełnymi modułami bez żadnych ograniczeń.
FAST to aplikacja księgowa o ugruntowanej pozycji, wprowadzona na rynek w 1997 roku i mająca ponad 16 500 klientów. Największą zaletą FAST Accounting jest możliwość rozwiązywania problemów z zakresu rachunkowości zarządczej oraz dogłębnego kalkulowania kosztów produktów i projektów, co jest szczególnie przydatne w przedsiębiorstwach produkcyjnych i budowlanych.
FAST Accounting charakteryzuje się dużą szybkością przetwarzania, zoptymalizowanym interfejsem ułatwiającym obsługę oraz możliwością dostosowania do specyficznych potrzeb firmy. Podobnie jak MISA, FAST oferuje również wersję online o nazwie Fast Accounting Online (FAO), działającą w chmurze, dzięki czemu użytkownicy nie muszą instalować oprogramowania i mają dostęp do danych w dowolnym miejscu i czasie. Dużym plusem jest to, że FAST Accounting Online integruje również bezpłatne faktury elektroniczne, co przynosi ogromne korzyści małym i średnim przedsiębiorstwom.
Podczas gdy MISA i FAST koncentrują się na dużym rynku, BRAVO koncentruje się na segmencie przedsiębiorstw i dużych korporacji. Przewagą konkurencyjną BRAVO jest możliwość dostosowania do specyficznych potrzeb każdego przedsiębiorstwa. Funkcje oprogramowania obejmują księgowanie gotówki, sprzedaży i zakupów, przetwarzanie transakcji na koniec okresu, zarządzanie raportami podatkowymi, tworzenie i drukowanie faktur oraz automatyczne rozliczanie transakcji okresowych.
Ponieważ jednak oprogramowanie jest tworzone specjalnie dla każdego klienta, koszt korzystania z BRAVO jest często bardzo wysoki i waha się od kilku tysięcy do kilkudziesięciu tysięcy dolarów, co sprawia, że nie jest to odpowiedni wybór dla małych i średnich firm. BRAVO jest uważane za dużą inwestycję, która sprawdza się naprawdę tylko wtedy, gdy firma jest złożona i potrzebuje kompleksowego, elastycznego rozwiązania do zarządzania.
Firmy poszukujące prostego, skutecznego i niedrogiego rozwiązania do migracji z Excela, powinny rozważyć takie programy jak Viindoo, QuickBooks, Safebooks, Vacom i ACMan. W szczególności Viindoo Accounting oferuje dożywotni, darmowy pakiet (Viindoo ONE APP), który umożliwia startupom łatwy dostęp i korzystanie z funkcji profesjonalnego oprogramowania bez obaw o koszty.
Badania pokazują, że Excel jest nadal popularnym narzędziem dla małych firm, ponieważ jest znany, elastyczny i darmowy. Pozwala na łatwe tworzenie list i wykonywanie podstawowych operacji. Korzystanie z Excela ma jednak poważne wady. Nie umożliwia głębokiej automatyzacji, jest podatny na błędy podczas wprowadzania i przetwarzania dużych ilości danych oraz nie zapewnia wysokiej łączności i bezpieczeństwa. Ze względu na te ograniczenia Excel powinien być traktowany jedynie jako rozwiązanie tymczasowe, punkt wyjścia dla firm z prostymi operacjami księgowymi. Wraz z rozwojem firmy, przejście na specjalistyczne oprogramowanie jest nieuniknionym krokiem w celu zapewnienia dokładności, wydajności i bezpieczeństwa systemu finansowego.
Nowoczesne oprogramowanie księgowe może być najskuteczniejsze tylko wtedy, gdy jest zintegrowane z innymi niezbędnymi narzędziami cyfrowymi. W tym przypadku podpis cyfrowy odgrywa kluczową rolę, zapewniając legalność i bezpieczeństwo transakcji elektronicznych.
Zgodnie z klauzulą 6 artykułu 3 Dekretu 130/2018/ND-CP, podpis cyfrowy definiuje się jako formę podpisu elektronicznego utworzoną za pomocą asymetrycznego systemu kryptograficznego. Podpis ten pomaga odbiorcy precyzyjnie zidentyfikować podpisującego i zapewnić integralność treści dokumentu od momentu jego podpisania.
W odniesieniu do wartości prawnej, artykuł 8 tego Dekretu wyraźnie stanowi: jeżeli prawo wymaga, aby dokument był opatrzony podpisem lub pieczęcią, wymóg ten uznaje się za spełniony, jeżeli przekaz danych jest podpisany podpisem cyfrowym, a podpis ten jest gwarantowany pod względem bezpieczeństwa. Potwierdza to, że podpisy cyfrowe mają taką samą wartość prawną, jak podpisy i pieczęcie odręczne w tradycyjnych dokumentach papierowych. Aby podpis cyfrowy był rozpoznawalny, musi zostać złożony w okresie ważności certyfikatu cyfrowego, a klucz tajny musi znajdować się pod kontrolą podpisującego wyłącznie w momencie składania podpisu.
Integracja podpisów cyfrowych całkowicie odmieniła sposób funkcjonowania branży księgowej. Zamiast drukować, podpisywać, stemplować i dostarczać dokumenty, księgowi mogą przeprowadzić cały proces online, bez użycia papieru. To nie tylko oszczędza czas i pieniądze, ale także zwiększa bezpieczeństwo, minimalizując ryzyko utraty dokumentów.
Praktyczne zastosowania podpisów cyfrowych w księgowości obejmują:
Elektroniczne deklaracje i płatności podatkowe: To jedna z najpopularniejszych i najbardziej obowiązkowych aplikacji dla firm. Użytkownicy mogą korzystać z podpisów cyfrowych do deklarowania podatków na Portalu Generalnego Departamentu Podatków, podpisywać i przesyłać deklaracje oraz opłaty za licencje biznesowe szybko i bezpiecznie.
Wystawianie faktur elektronicznych: Do podpisywania i wystawiania faktur elektronicznych stosuje się podpisy cyfrowe, które zapewniają ich ważność zgodnie z przepisami prawa.
Deklaracja ubezpieczenia społecznego i procedury celne: Podpis cyfrowy pomaga przedsiębiorstwom łatwo i skutecznie realizować procedury administracyjne w dowolnym miejscu i czasie.
Podpisywanie umów i transakcje bankowe: Umowy o pracę, umowy gospodarcze i internetowe transakcje finansowe można podpisywać cyfrowo, co gwarantuje ich autentyczność i niezaprzeczalność.
Dla przykładu, proces składania zeznania podatkowego w portalu Generalnego Departamentu Podatków składa się zaledwie z kilku kroków: podłącz token USB do komputera, wejdź na stronę http://thuedientu.gdt.gov.vn/, wpisz kod podatkowy i informacje, wybierz opcję „Odczytaj CKS”, wpisz PIN i kliknij „Podpisz i wyślij”, aby zakończyć.
Rynek podpisów cyfrowych jest zróżnicowany pod względem technologii i dostawców. Każdy rodzaj podpisu cyfrowego ma na celu zaspokojenie konkretnych potrzeb:
Podpis cyfrowy USB Token: To tradycyjny rodzaj podpisu, przechowywany na kompaktowym urządzeniu. Jest wysoko ceniony za bezpieczeństwo i łatwość obsługi, odpowiedni dla osób prywatnych oraz małych i średnich firm.
Podpis cyfrowy HSM: Przechowywany na dedykowanym urządzeniu sprzętowym i zintegrowany z systemem serwerowym. Ten rodzaj podpisu umożliwia podpisywanie dużej liczby dokumentów z dużą prędkością (1200 razy na sekundę), co jest przydatne w dużych przedsiębiorstwach, bankach i instytucjach finansowych.
Podpis cyfrowy na karcie SmartCard: zintegrowany bezpośrednio z kartą SIM telefonu. Ten typ jest wygodny, gdy potrzebny jest mobilny podpis cyfrowy, ale ma wady pod względem bezpieczeństwa i działa tylko w zasięgu sieci.
Zdalny podpis: najnowsza technologia, bez konieczności użycia sprzętu. Klucz tajny jest przechowywany na platformie chmurowej dostawcy, co pozwala użytkownikom na składanie podpisów cyfrowych w dowolnym czasie i miejscu za pośrednictwem aplikacji internetowych lub mobilnych z użyciem kodu jednorazowego (OTP) lub uwierzytelnienia biometrycznego.
Dostawcy podpisu cyfrowego w Wietnamie muszą posiadać licencję Ministerstwa Informacji i Komunikacji na mocy dekretu 130/2018/ND-CP, która nakłada surowe wymogi finansowe, kadrowe i techniczne. Do wiodących, renomowanych dostawców należą obecnie:
VNPT-CA: Pierwsza jednostka, której udzielono ponownej licencji na mocy Dekretu 130/2018/ND-CP.
FPT-CA: Wyróżnienie za osiągnięcie najwyższego poziomu bezpieczeństwa w standardzie FIPS 140-2 i doświadczenie we wdrażaniu w agencjach rządowych.
Viettel-CA: Posiada dużą infrastrukturę, wysoko wyspecjalizowanych inżynierów i duży udział w rynku.
FastCA: Oferuje szeroką gamę podpisów cyfrowych, od tokenów, HSM i kart inteligentnych po podpisy zdalne, spełniając wiele różnych potrzeb.
| Kryteria | MISA AMIS | FAST Accounting | BRAWO | VIINDOO | Przewyższać |
| Idealny temat | MŚP działające w wielu sektorach potrzebują kompleksowego ekosystemu | Przedsiębiorstwa produkcyjne i budowlane wymagają specjalistycznego zarządzania. | Korporacje, spółki jawne i przedsiębiorstwa o złożonej działalności | MŚP, gospodarstwo domowe, nowo utworzone przedsiębiorstwo | Gospodarstwa domowe, mikroprzedsiębiorstwa o prostej działalności |
| Wybitne cechy | Ekosystem chmurowy, kompleksowa integracja, automatyzacja biznesu | Rachunkowość zarządcza, kalkulacja kosztów, szybka prędkość przetwarzania | Możliwość dostosowania do złożonych procesów | Bezpłatny pakiet dożywotni, inteligentny interfejs | Znajomy, elastyczny, dostosowywany do indywidualnych potrzeb |
| Korzyść | Nowoczesny interfejs, łatwy w obsłudze, dostępna bezpłatna wersja próbna | Szczegółowy cennik, bezpłatna integracja z fakturą elektroniczną | Rozwiązania szyte na miarę, spełniające konkretne potrzeby | Niski koszt (dostępny bezpłatny pakiet), zgodność z wietnamskimi standardami księgowymi | Bezpłatne, nie wymagające instalacji, różnorodne narzędzia |
| Wady | Koszty mogą być wysokie w przypadku rozszerzania liczby użytkowników | Kosztuje więcej niż inne popularne oprogramowanie | Bardzo wysokie koszty inwestycji (kilka tysięcy do kilkudziesięciu tysięcy dolarów) | Podstawowe funkcje, niespecjalistyczne dla dużych przedsiębiorstw | Podatne na błędy, ryzyko bezpieczeństwa, brak spójności |
Wybór oprogramowania księgowego to decyzja strategiczna, która powinna opierać się na równowadze między bieżącymi potrzebami, budżetem i wizją przyszłego rozwoju. Oto kilka konkretnych rekomendacji dla każdego scenariusza:
Dla nowo powstałych firm i przedsiębiorstw: Na tym etapie zasoby są ograniczone, dlatego korzystanie z Excela to rozsądny początek, aby zapoznać się z podstawowymi operacjami. Konieczne jest jednak natychmiastowe zainwestowanie w podpis cyfrowy, aby móc elektronicznie deklarować podatki i korzystać z innych procedur administracji publicznej, zapewniając legalność od samego początku. Wraz ze wzrostem skali i liczby transakcji, przejście na profesjonalne oprogramowanie, takie jak Viindoo z darmowym pakietem lub niedrogim rozwiązaniem online, jest niezbędnym krokiem, aby uniknąć ryzyka związanego z Excelem.
Dla rozwijających się małych i średnich przedsiębiorstw: To idealny etap, aby przejść na kompleksowe rozwiązanie, takie jak MISA AMIS lub FAST Accounting Online. Oba oferują zaawansowane funkcje i wysokie możliwości integracji. Wybór między MISA a FAST powinien zależeć od branży: jeśli przedsiębiorstwo działa w sektorze produkcyjnym lub budowlanym, FAST, ze względu na swoją siłę w kalkulacji kosztów, będzie priorytetem; jeśli działa w handlu, usługach lub potrzebuje kompleksowego ekosystemu zarządzania, MISA będzie właściwym wyborem.
Dla korporacji i grup: Przy złożonych procesach biznesowych i wysokich wymaganiach w zakresie personalizacji, gotowe rozwiązania mogą nie wystarczyć. BRAVO, dzięki swoim rozbudowanym możliwościom personalizacji, będzie optymalnym wyborem, gwarantując, że system finansowy będzie zaprojektowany specjalnie z myślą o wewnętrznych procesach.
Krótko mówiąc, w erze cyfrowej wybór odpowiedniego oprogramowania księgowego i towarzyszących mu narzędzi cyfrowych, takich jak podpisy cyfrowe, jest kluczowym czynnikiem zapewniającym zrównoważony rozwój firmy. Oprogramowanie księgowe nie jest już tylko narzędziem do wprowadzania danych, ale platformą do zarządzania finansami, a podpisy cyfrowe to elektroniczne pieczęcie, które nadają transakcjom online moc prawną.
Ostateczną decyzję należy podjąć po dokładnym rozważeniu trzech kluczowych czynników: wielkości i rodzaju firmy, wymaganych funkcji i operacji oraz odpowiedniego budżetu. Niezależnie od tego, czy zaczynasz od Excela i podpisu cyfrowego, przechodzisz na kompleksowe rozwiązanie, takie jak MISA lub FAST, czy inwestujesz w spersonalizowany system, taki jak BRAVO, każda decyzja jest ważnym krokiem w cyfrowej transformacji firmy.
