0
Hızla gelişen dijital ekonomi bağlamında, muhasebecilerin rolü önemli bir dönüşüm geçirmiştir. Muhasebeciler, manuel veri girişi ve kaydından, yönetimin stratejik kararlar almasına yardımcı olacak kapsamlı bir finansal tablo sunan veri analizi uzmanları haline gelmiştir. Dolayısıyla, doğru muhasebe yazılımını seçmek artık salt teknik bir karar değil, dijital çağda işletmelerin operasyonel verimliliğini ve rekabet gücünü belirleyen stratejik bir adım haline gelmiştir.
Ancak Vietnam'daki muhasebe yazılımı pazarı, Excel gibi geleneksel çözümlerden şirketler için karmaşık ERP sistemlerine kadar son derece çeşitlidir. Birçok işletmenin, özellikle de hanelerin ve küçük ve orta ölçekli işletmelerin (KOBİ'ler) ilk tercihi genellikle Excel gibi bilindik ofis yazılım araçlarıdır. Kolaylık ve maliyet açısından avantajları olmasına rağmen, bu yaklaşımın birçok potansiyel riski ve özellikler, güvenlik ve ölçeklenebilirlik açısından önemli sınırlamaları vardır. Özel bir muhasebe yazılımına geçiş, süreçleri otomatikleştirecek, hataları en aza indirecek, veri güvenliğini artıracak ve iş verimliliğini artıracaktır.
Bu kapsamlı raporun amacı, günümüz pazarındaki en popüler muhasebe yazılım çözümlerine kapsamlı ve objektif bir bakış sunmaktır. Rapor, yalnızca özellikleri listelemekle kalmayıp, aynı zamanda önde gelen yazılımları değerlendirmek ve karşılaştırmak için temel kriterleri ayrıntılı olarak analiz ediyor ve özellikle dijital imzalar gibi dijital araçların vazgeçilmez rolünü vurguluyor. Rapor, bu noktadan hareketle, işletme sahipleri, yöneticiler ve muhasebeciler olan okuyucuların gerçek ihtiyaçlarına göre en akıllıca kararları almalarına yardımcı olacak özel öneriler sunacaktır.
Muhasebe yazılımını değerlendirmek ve seçmek için kapsamlı bir analitik çerçeve uygulamak esastır. İdeal yazılım, en fazla özelliğe sahip olan değil, işletmenin özelliklerine en uygun çözümdür.
Muhasebe yazılımı seçerken en sık yapılan hatalardan biri, "herkese uygun tek bir çözüm" olduğuna inanmaktır. Gerçekte, işletmenin büyüklüğü ve türü, hangi yazılımın sizin için doğru olduğunu belirleyen en önemli iki faktördür. SAP veya Oracle gibi büyük sistemler, karmaşık finansal sistemlere ve sıkı sıkıya bağlı süreçlere sahip çok uluslu şirketler için tasarlanmıştır. Benzer şekilde, Bravo yazılımı, özel ihtiyaçları olan ve büyük yatırımlar yapmaya istekli işletmeler için uygun, özelleştirilmiş bir çözümdür.
Küçük ve orta ölçekli işletmeler (KOBİ'ler) için MISA, FAST, Viindoo veya QuickBooks gibi birçok özelliğe ve esnek maliyetlere sahip entegre çözümler en popüler seçeneklerdir. Bu yazılımlar, temel operasyonları etkili bir şekilde yönetmek için gerekli modülleri sağlar.
Son olarak, küçük veya mikro işletmeler için basit, ucuz ve hatta ücretsiz çözümler ideal bir başlangıç noktasıdır. Excel, özel bir muhasebe yazılımı olmasa da, basit işlemler için etkili bir araç olarak kullanılmaya devam etmektedir. Safebooks, Vacom veya ACMan gibi yazılımlar da bu grup için değerlendirilmeye değer seçeneklerdir.
Modern bir muhasebe yazılımı, genel muhasebe, nakit yönetimi, alacak hesapları, satışlar, satın almalar ve sabit kıymetler gibi temel operasyonları desteklemekle sınırlı değildir. Muhasebecinin tüm iş akışının otomasyonunu sağlayan, çok platformlu, entegre bir çözüm olmalıdır. Eski bir yazılım ile 21. yüzyıl yazılımı arasındaki en büyük fark, karmaşık operasyonları entegre etme ve otomatikleştirme yeteneğidir.
Örneğin, imalat veya inşaat sektöründe faaliyet gösteren bir işletmenin, ürün veya proje maliyetlerini hesaplamada özel bir güce sahip bir yazılıma ihtiyacı olacaktır. Öte yandan, ticari işletmeler için, detaylı envanter yönetimi, ithalat-ihracat envanter kontrolü ve satış yazılımlarıyla entegrasyon yeteneği önemli faktörler olacaktır.
Göz ardı edilemeyecek önemli bir kriter, devlet kurumlarının elektronik hizmetleriyle entegrasyon yeteneğidir. Günümüzün gelişmiş muhasebe yazılımları genellikle elektronik faturaları entegre eder, çevrimiçi vergi beyannamesi sağlar ve sosyal sigortayla ilgili işlemleri destekler. Bu entegrasyon, manuel adımları ortadan kaldırmaya, süreyi kısaltmaya ve dönem sonu raporlarının doğruluğunu sağlamaya yardımcı olur.
Maliyet her zaman önemli bir faktördür, ancak kapsamlı bir şekilde değerlendirilmesi gerekir. Maliyet yalnızca ilk satın alma fiyatını değil, aynı zamanda işletme maliyetlerini, bakım maliyetlerini ve yıllık yenileme ücretlerini de içerir. MISA ve FAST gibi yazılımlar genellikle kullanıcı sayısına göre fiyatlandırılır ve yıllık olarak yenilenir, bu da işletmelere ölçeklendirmeleri gerektiğinde esneklik sağlar. Buna karşılık, Bravo gibi bazı özel çözümler, müşteri ihtiyaçlarına göre özel olarak geliştirildikleri için on binlerce ABD dolarına kadar çıkabilen çok yüksek bir ilk yatırım maliyetine sahiptir.
Platform teknolojisi de önemli bir faktördür. MISA KOBİ sürümü gibi yerel veri depolama (Kurum İçi) ile MISA AMIS ve Fast Accounting Online gibi bulut depolama (Bulut) arasındaki fark, veri esnekliğini ve güvenliğini doğrudan etkiler. Bulut tabanlı yazılımlar, kullanıcıların yalnızca internet bağlantısıyla istedikleri zaman, istedikleri yerden erişebilmelerini sağlarken, yüksek güvenlik ve verileri düzenli aralıklarla otomatik olarak yedekleme olanağı sunar.
Son olarak, müşteri desteği operasyon sürecinde "hayat memat meselesi" niteliğindedir. Saygın bir tedarikçinin, teknik sorunları çözmek için istekli, profesyonel ve hızlı yanıt veren bir destek ekibi olmalı ve sistemin her zaman sorunsuz çalışmasını sağlamalıdır.
Yukarıdaki analiz kriterlerine dayanarak, aşağıda günümüz Vietnam pazarındaki en popüler muhasebe yazılımlarının detaylı bir incelemesi yer almaktadır.
MISA, Vietnam muhasebe camiasının önde gelen ve en tanınmış isimlerinden biridir. MISA AMIS Muhasebe yazılımı, işletmelerin her zaman, her yerden kolayca erişip çalışabilmelerini sağlayan bir bulut platformu üzerine kurulmuştur. Bu, sadece bir muhasebe yazılımı değil, aynı zamanda kapsamlı bir işletme yönetimi ekosistemidir.
MISA AMIS, ticaretten hizmete, imalattan inşaata kadar çeşitli işletmeler için finansal ve muhasebe işlemlerini eksiksiz bir şekilde karşılayarak uygundur. Bu yazılım, finansal bilgilerin toplanması ve işlenmesinden yönetim raporları ve vergi raporları oluşturmaya kadar otomasyon yetenekleri açısından özellikle güçlüdür. MISA ayrıca, işletmelerin elektronik faturaları doğrudan yazılım üzerinde oluşturmasına, yönetmesine ve depolamasına ve hataları tespit edip düzeltmek için belgeleri muhasebe defteriyle otomatik olarak karşılaştırmasına yardımcı olan derin entegrasyon yetenekleriyle de öne çıkar. Müşterilerin üstün özelliklerini deneyimlemelerine yardımcı olmak için MISA, herhangi bir sınırlama olmaksızın tüm modülleri içeren 15 günlük ücretsiz deneme programı sunar.
FAST, 1997 yılında piyasaya sürülen ve 16.500'den fazla müşterisi bulunan köklü bir muhasebe uygulamasıdır. FAST Muhasebe'nin en önemli gücü, özellikle üretim ve inşaat işletmeleri için uygun olan, yönetim muhasebesi sorunlarını çözme ve ürün ve proje maliyetlerini derinlemesine hesaplama yeteneğidir.
FAST Accounting, hızlı işlem hızı, kullanım kolaylığı için optimize edilmiş bir arayüz ve işletmenin özel ihtiyaçlarına göre özelleştirme olanağı sunar. MISA'ya benzer şekilde, FAST'ın da bulut platformu kullanan Fast Accounting Online (FAO) adlı çevrimiçi bir sürümü vardır. Bu sürüm, kullanıcıların kurulum yapmasına gerek kalmadan istedikleri zaman, istedikleri yerden verilere erişebilmelerini sağlar. FAST Accounting Online'ın büyük bir avantajı da, küçük ve orta ölçekli işletmelere olağanüstü avantajlar sağlayan ücretsiz elektronik faturaları da entegre etmesidir.
MISA ve FAST büyük pazara odaklanırken, BRAVO kurumsal ve büyük şirket segmentine odaklanmaktadır. BRAVO'nun rekabet avantajı, her işletmenin özel ihtiyaçlarına göre özelleştirilebilmesidir. Yazılımın işlevleri arasında nakit, satış ve satın alma muhasebesi, dönem sonu işlemlerinin işlenmesi, vergi raporlarının yönetilmesi, faturaların oluşturulması ve yazdırılması ve dönemsel işlemlerin otomatik muhasebeleştirilmesi yer almaktadır.
Ancak yazılım her müşteri için özel olarak geliştirildiğinden, BRAVO kullanım maliyeti genellikle çok yüksektir ve birkaç bin ila on binlerce ABD doları arasında değişebilmektedir; bu da onu küçük ve orta ölçekli işletmeler için uygun bir tercih haline getirmez. BRAVO, yalnızca işletme karmaşık olduğunda ve kapsamlı, esnek bir yönetim çözümüne ihtiyaç duyduğunda gerçekten etkili olan büyük bir yatırım olarak kabul edilir.
Excel'den geçiş yapmak için basit, etkili ve düşük maliyetli bir çözüm arayan işletmeler için Viindoo, QuickBooks, Safebooks, Vacom ve ACMan gibi yazılımlar dikkate değerdir. Özellikle Viindoo Accounting, ömür boyu ücretsiz bir paket (Viindoo ONE APP) sunarak, yeni kurulan şirketlerin maliyet endişesi yaşamadan profesyonel yazılımların özelliklerine kolayca erişip deneyimlemelerine yardımcı olur.
Araştırmalar, Excel'in küçük işletmeler için hâlâ popüler bir araç olduğunu gösteriyor çünkü tanıdık, esnek ve ücretsiz. Listeler oluşturmanıza ve temel işlemleri kolayca gerçekleştirmenize olanak tanıyor. Ancak Excel kullanmanın ciddi dezavantajları da var. Derinlemesine otomasyona sahip değil, büyük miktarda veri girerken ve işlerken hatalara açık ve yüksek bağlantı ve güvenlikten yoksun. Bu sınırlamalarla, Excel yalnızca geçici bir çözüm, basit muhasebe işlemlerine sahip işletmeler için bir başlangıç noktası olarak düşünülmelidir. İşletme büyüdükçe, finansal sistemin doğruluğunu, verimliliğini ve güvenliğini sağlamak için özel bir yazılıma geçiş kaçınılmaz bir adımdır.
Modern bir muhasebe yazılımı, ancak diğer temel dijital araçlarla entegre edildiğinde en etkili hale gelebilir. Bu entegrasyonda dijital imza, elektronik işlemleri yasal ve güvenli hale getirerek en önemli rolü oynar.
130/2018/ND-CP sayılı Kararname'nin 3. maddesinin 6. fıkrasına göre, dijital imza, asimetrik bir şifreleme sistemi kullanılarak oluşturulan bir elektronik imza biçimi olarak tanımlanmaktadır. Bu imza, alıcının imzalayanı doğru bir şekilde tanımlamasına ve imzalandığı andan itibaren belge içeriğinin bütünlüğünü korumasına yardımcı olur.
Hukuki değer açısından, bu Kararnamenin 8. Maddesi açıkça şöyle hükmeder: Kanun bir belgenin imza veya mühür içermesini zorunlu kıldığında, veri mesajı dijital imza ile imzalanmış ve imzanın güvenli olduğu garanti edilmişse bu gereklilik yerine getirilmiş sayılır. Bu, dijital imzaların, geleneksel kağıt belgelerdeki el yazısıyla atılan imzalar ve mühürlerle aynı hukuki değere sahip olduğunu teyit eder. Dijital imzanın tanınması için, dijital sertifikanın geçerlilik süresi boyunca oluşturulması ve gizli anahtarın yalnızca imzalama sırasında imzalayanın kontrolünde olması gerekir.
Dijital imzaların entegrasyonu, muhasebe sektörünün çalışma şeklini tamamen değiştirdi. Muhasebeciler, belgeleri yazdırmak, imzalamak, damgalamak ve teslim etmek yerine, tüm süreci çevrimiçi ve kağıtsız olarak gerçekleştirebiliyor. Bu, yalnızca zamandan ve maliyetten tasarruf sağlamakla kalmıyor, aynı zamanda güvenliği artırarak belge kaybı riskini de en aza indiriyor.
Dijital imzaların muhasebedeki pratik uygulamaları şunlardır:
Elektronik vergi beyannamesi ve ödemesi: İşletmeler için en popüler ve zorunlu uygulamalardan biridir. Kullanıcılar, Genel Vergi Dairesi Portalı üzerinden vergi beyannamelerini vermek, beyannameleri ve işletme ruhsatı ücretlerini hızlı ve güvenli bir şekilde imzalamak ve göndermek için dijital imzaları kullanabilirler.
Elektronik fatura düzenlenmesi: Elektronik faturaların imzalanması ve düzenlenmesinde dijital imzalar kullanılmakta olup, kanun hükümlerine göre geçerliliği sağlanmaktadır.
Sosyal Güvenlik Beyannamesi ve Gümrük İşlemleri: Dijital imza, işletmelerin kamu idari işlemlerini her yerde, her zaman kolay ve etkili bir şekilde gerçekleştirmesine yardımcı olur.
Sözleşme imzalama ve bankacılık işlemleri: İş sözleşmeleri, ekonomik sözleşmeler ve çevrimiçi finansal işlemler dijital olarak imzalanabilir, böylece doğruluğu ve inkar edilemezliği garanti altına alınabilir.
Örneğin, Vergi Dairesi Başkanlığı Portalı'nda vergi beyanı süreci yalnızca birkaç adımda gerçekleşir: USB Token'ı bilgisayara takın, http://thuedientu.gdt.gov.vn/ web sitesine erişin, vergi kodunu ve bilgilerini girin, "CKS'yi Oku" seçeneğini seçin, PIN'i girin ve tamamlamak için "İmzala ve gönder"e tıklayın.
Dijital imza pazarı hem teknoloji hem de tedarikçiler açısından çeşitlilik göstermektedir. Her dijital imza türü belirli bir ihtiyaca hizmet edecek şekilde tasarlanmıştır:
USB Token Dijital İmza: Kompakt bir donanım cihazında saklanan geleneksel bir imza türüdür. Güvenliği, emniyeti ve kullanım kolaylığı nedeniyle oldukça beğenilir ve bireyler, küçük ve orta ölçekli işletmeler için uygundur.
HSM dijital imza: Özel bir donanım aygıtında saklanır ve sunucu sistemine entegre edilir. Bu imza türü, çok sayıda belgenin yüksek hızda (saniyede 1200 kez) imzalanmasını sağlar ve büyük işletmeler, bankalar ve finans kuruluşları için uygundur.
Akıllı Kart dijital imzası: Doğrudan telefon SIM kartına entegre edilir. Bu tür, mobil dijital imzaya ihtiyaç duyulduğunda kullanışlıdır, ancak güvenlik açısından dezavantajları vardır ve yalnızca şebeke kapsama alanı içinde çalışır.
Uzaktan İmza: En son teknoloji, donanım gerektirmez. Gizli anahtar, sağlayıcının bulut platformunda saklanır ve kullanıcıların web veya mobil uygulamalar üzerinden OTP kodu veya biyometrik kimlik doğrulama ile istedikleri zaman, istedikleri yerde dijital olarak imza atmalarına olanak tanır.
Vietnam'daki dijital imza sağlayıcıları, 130/2018/ND-CP sayılı Kararname uyarınca Bilgi ve İletişim Bakanlığı tarafından lisanslandırılmalı ve sıkı mali, insan kaynakları ve teknik gerekliliklere tabi tutulmalıdır. Günümüzde önde gelen saygın sağlayıcılar şunlardır:
VNPT-CA: 130/2018/ND-CP Kararnamesi kapsamında yeniden lisanslanan ilk ünite.
FPT-CA: FIPS 140-2 standardında en yüksek güvenlik seviyesine ulaşma ve devlet kurumlarına dağıtım konusunda deneyim sahibi olması nedeniyle üstün başarı.
Viettel-CA: Geniş bir altyapıya, son derece uzmanlaşmış mühendislere ve büyük bir pazar payına sahiptir.
FastCA: Token, HSM, SmartCard'dan uzaktan erişime kadar çeşitli dijital imzalar sağlayarak birçok farklı ihtiyaca cevap verir.
| Kriterler | MISA AMIS | HIZLI Muhasebe | BRAVO | VIINDOO | Excel |
| İdeal konu | Çok sektörlü KOBİ'lerin kapsamlı bir ekosisteme ihtiyacı var | Üretim ve inşaat sektöründe faaliyet gösteren işletmelerin uzmanlaşmış yönetime ihtiyacı vardır. | Şirketler, genel şirketler ve karmaşık operasyonlara sahip işletmeler | KOBİ, işletme hanesi, yeni kurulan işletme | İşletmeler, haneler, basit operasyonlara sahip mikro işletmeler |
| Üstün özellikler | Bulut ekosistemi, kapsamlı entegrasyon, iş otomasyonu | Yönetim muhasebesi, maliyetlendirme, hızlı işlem hızı | Karmaşık süreçleri karşılamak için özelleştirilebilir | Ücretsiz ömür boyu paket, akıllı arayüz | Tanıdık, esnek, bireysel ihtiyaçlara göre özelleştirilebilir |
| Avantaj | Modern arayüz, kullanımı kolay, ücretsiz deneme mevcut | Ayrıntılı fiyatlandırma, ücretsiz e-fatura entegrasyonu | Belirli ihtiyaçları karşılamak için özel olarak tasarlanmış çözümler | Düşük maliyetli (ücretsiz paket mevcuttur), Vietnam muhasebe standartlarına uygundur | Ücretsiz, kurulum gerektirmez, çeşitli araçlar |
| Dezavantajları | Kullanıcıları genişletirken maliyetler yüksek olabilir | Diğer popüler yazılımlardan daha pahalıdır | Çok yüksek yatırım maliyeti (birkaç bin ila on binlerce ABD Doları) | Temel özellikler, büyük işletmelere özel değil | Hata eğilimli, güvenlik riski, tutarsızlık |
Muhasebe yazılımı seçimi stratejik bir karardır ve mevcut ihtiyaçlar, bütçe ve gelecekteki büyüme vizyonu arasında bir dengeye dayanmalıdır. Her senaryo için bazı özel öneriler şunlardır:
Yeni kurulan işletmeler ve girişimler için: Bu aşamada kaynaklar sınırlıdır, bu nedenle temel işlemlere aşina olmak için Excel kullanmak mantıklı bir başlangıçtır. Ancak, vergileri ve diğer kamu idari işlemlerini elektronik olarak beyan edebilmek ve yasallığı baştan garanti altına almak için dijital imzaya hemen yatırım yapmak gerekir. İşlemlerin ölçeği ve sayısı arttığında, ücretsiz bir paket veya uygun fiyatlı bir çevrimiçi çözüm sunan Viindoo gibi profesyonel bir yazılıma geçmek, Excel'in risklerinden kaçınmak için gerekli bir adımdır.
Büyüyen küçük ve orta ölçekli işletmeler için: MISA AMIS veya FAST Accounting Online gibi kapsamlı bir çözüme geçiş yapmak için ideal aşama budur. Her ikisi de güçlü özellikler ve yüksek entegrasyon yetenekleri sunar. MISA ve FAST arasındaki seçim, faaliyet alanına göre yapılmalıdır: İşletme imalat veya inşaat sektöründe faaliyet gösteriyorsa, maliyet hesaplamadaki gücüyle FAST öncelikli olacaktır; ticaret, hizmet veya kapsamlı bir yönetim ekosistemine ihtiyaç duyuyorsa, MISA doğru seçim olacaktır.
Şirketler ve gruplar için: Karmaşık iş süreçleri ve yüksek özelleştirme ihtiyaçları söz konusu olduğunda, "paket" çözümler yeterli olmayabilir. Derin özelleştirme yetenekleriyle BRAVO, finansal sistemin iç süreçlere özel olarak tasarlanmasını sağlayarak en uygun seçim olacaktır.
Kısacası, dijital çağda, doğru muhasebe yazılımını ve dijital imzalar gibi dijital araçları seçmek, bir işletmenin sürdürülebilir gelişimini sağlamak için kilit bir faktördür. Muhasebe yazılımları artık yalnızca bir veri girişi aracı değil, aynı zamanda bir finansal yönetim platformudur; dijital imzalar ise çevrimiçi işlemlere yasal değer katan elektronik mühürlerdir.
Nihai karar, üç temel faktörü dikkatlice değerlendirdikten sonra verilmelidir: işletmenin büyüklüğü ve türü, gereken özellikler ve operasyonlar ve uygun bütçe. İster Excel ve dijital imza ile başlayın, ister MISA veya FAST gibi kapsamlı bir çözüme yükseltin, ister BRAVO gibi özelleştirilmiş bir sisteme yatırım yapın, her karar işletmenin dijital dönüşüm yolculuğunda önemli bir adımdır.
