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No contexto da economia digital em rápido desenvolvimento, o papel dos contadores passou por uma transformação significativa. De entrada e registro manuais de dados, os contadores se tornaram especialistas em análise de dados, fornecendo um panorama financeiro abrangente para auxiliar a gestão na tomada de decisões estratégicas. Portanto, escolher o software de contabilidade certo deixou de ser uma decisão puramente técnica para se tornar uma etapa estratégica, determinante da eficiência operacional e da competitividade das empresas na era digital.
No entanto, o mercado de software de contabilidade no Vietnã é extremamente diversificado, desde soluções tradicionais como o Excel até sistemas ERP complexos para empresas. A primeira escolha de muitas empresas, especialmente famílias e pequenas e médias empresas (PMEs), costuma ser ferramentas de software de escritório familiares, como o Excel. Embora tenha vantagens em termos de conveniência e custo, essa abordagem apresenta muitos riscos potenciais e limitações significativas em termos de recursos, segurança e escalabilidade. Mudar para um software de contabilidade especializado automatizará processos, minimizará erros, aumentará a segurança dos dados e aumentará a eficiência do trabalho.
O objetivo deste relatório detalhado é fornecer uma visão abrangente e objetiva das soluções de software de contabilidade mais populares no mercado atualmente. O relatório não se limita a listar os recursos, mas também analisa detalhadamente os principais critérios para avaliar e comparar os principais softwares e, especialmente, destaca o papel indispensável das ferramentas digitais complementares, como as assinaturas digitais. A partir daí, o relatório fornecerá recomendações específicas, ajudando os leitores, sejam eles empresários, gestores e contadores, a tomar as decisões mais acertadas com base em suas reais necessidades.
Para avaliar e selecionar um software de contabilidade, é essencial aplicar uma estrutura analítica abrangente. O software ideal não é aquele com mais recursos, mas sim a solução que melhor se adapta às características do negócio.
Um dos erros mais comuns ao escolher um software de contabilidade é acreditar que existe uma solução única para todos. Na realidade, o tamanho e o tipo de negócio são os dois principais determinantes para escolher o software certo para você. Grandes sistemas como SAP ou Oracle são projetados para corporações multinacionais com sistemas financeiros complexos e processos fortemente acoplados. Da mesma forma, o software Bravo é uma solução personalizada e especializada, adequada para empresas com necessidades específicas e dispostas a fazer um grande investimento.
Para pequenas e médias empresas (PMEs), soluções integradas com diversos recursos e custos flexíveis, como MISA, FAST, Viindoo ou QuickBooks, são as escolhas mais populares. Esses softwares oferecem os módulos necessários para gerenciar operações básicas com eficácia.
Por fim, para pequenas empresas ou microempresas, soluções simples, baratas e até gratuitas são o ponto de partida ideal. O Excel, embora não seja um software de contabilidade especializado, ainda é usado como uma ferramenta eficaz para operações simples. Softwares como Safebooks, Vacom ou ACMan também são opções que valem a pena considerar para esse grupo.
Um software de contabilidade moderno não se limita a oferecer suporte a operações essenciais, como contabilidade geral, gestão de caixa, contas a receber, vendas, compras e ativos fixos. Ele deve ser uma solução integrada multiplataforma que permita a automação de todo o fluxo de trabalho do contador. A grande diferença entre um software antigo e um software do século XXI é a capacidade de integrar e automatizar operações complexas.
Por exemplo, uma empresa que atua no setor de manufatura ou construção precisará de um software com foco especial no cálculo de custos de produtos ou projetos. Já para empresas comerciais, a capacidade de gerenciar estoques detalhados, controlar importação e exportação de estoque e integrar-se com softwares de vendas serão fatores-chave.
Um critério importante que não pode ser ignorado é a capacidade de integração com os serviços eletrônicos dos órgãos estaduais. Os softwares de contabilidade avançados atuais frequentemente integram faturas eletrônicas, permitem a declaração de impostos online e oferecem suporte a operações relacionadas à previdência social. Essa integração ajuda a eliminar etapas manuais, reduz o tempo e garante a precisão dos relatórios de fim de período.
O custo é sempre um fator importante, mas precisa ser considerado de forma abrangente. O custo não se refere apenas ao preço inicial de compra, mas também inclui custos operacionais, de manutenção e taxas de renovação anual. Softwares como MISA e FAST geralmente têm o preço definido com base no número de usuários e são renovados anualmente, proporcionando flexibilidade para as empresas quando precisam escalar. Em contrapartida, algumas soluções personalizadas, como o Bravo, têm um custo de investimento inicial muito alto, que pode chegar a dezenas de milhares de dólares, pois são desenvolvidas especificamente de acordo com as necessidades do cliente.
A tecnologia da plataforma também é um fator fundamental. A diferença entre o armazenamento local de dados (on-premise), como a versão MISA SME, e o armazenamento em nuvem (Cloud), como o MISA AMIS e o Fast Accounting Online, afeta diretamente a flexibilidade e a segurança dos dados. Softwares baseados em nuvem permitem que os usuários acessem os dados a qualquer hora e em qualquer lugar com apenas uma conexão à internet, garantindo alta segurança e a capacidade de fazer backups automáticos e periódicos dos dados.
Por fim, o suporte ao cliente é um fator vital no processo operacional. Um fornecedor respeitável deve ter uma equipe de suporte entusiasmada, profissional e que responda rapidamente para resolver problemas técnicos, garantindo que o sistema sempre opere sem problemas.
Com base nos critérios de análise acima, abaixo está uma análise detalhada do software de contabilidade mais popular no mercado vietnamita atualmente.
A MISA é um dos nomes líderes e mais conhecidos na comunidade contábil do Vietnã. O software de contabilidade MISA AMIS é desenvolvido em uma plataforma em nuvem, permitindo que as empresas acessem e trabalhem facilmente a qualquer hora e em qualquer lugar. Este não é apenas um software de contabilidade, mas um ecossistema abrangente de gestão empresarial.
O MISA AMIS é adequado para uma variedade de negócios, desde comércio, serviços, manufatura até construção, atendendo integralmente às operações financeiras e contábeis. Este software é especialmente robusto em recursos de automação, desde a coleta e processamento de informações financeiras até a criação de relatórios gerenciais e fiscais. O MISA também se destaca por seus profundos recursos de integração, ajudando as empresas a criar, gerenciar e armazenar faturas eletrônicas diretamente no software e a comparar documentos automaticamente com o razão para detectar e corrigir erros. Para ajudar os clientes a experimentar os recursos superiores, o MISA oferece um programa de teste gratuito de 15 dias com módulos completos, sem quaisquer limitações.
O FAST é um aplicativo de contabilidade de longa data, lançado em 1997 e com mais de 16.500 clientes. O ponto forte do FAST Accounting é a capacidade de solucionar problemas de contabilidade gerencial e calcular custos de produtos e projetos em profundidade, sendo especialmente adequado para empresas de manufatura e construção.
O FAST Accounting possui alta velocidade de processamento, uma interface otimizada para facilitar o uso e a possibilidade de personalização de acordo com as necessidades específicas do negócio. Semelhante ao MISA, o FAST também possui uma versão online chamada Fast Accounting Online (FAO), que utiliza uma plataforma em nuvem, permitindo que os usuários não precisem instalar nada e acessem os dados a qualquer hora e em qualquer lugar. Uma grande vantagem é que o FAST Accounting Online também integra faturas eletrônicas gratuitas, trazendo benefícios excepcionais para pequenas e médias empresas.
Enquanto o MISA e o FAST visam o grande mercado, o BRAVO concentra-se no segmento corporativo e de grandes corporações. A vantagem competitiva do BRAVO reside na sua capacidade de personalização de acordo com as necessidades específicas de cada empresa. As funções do software incluem contabilização de caixa, vendas, compras, processamento de transações de fim de período, gestão de relatórios fiscais, criação e impressão de faturas e contabilização automática de transações periódicas.
No entanto, como o software é desenvolvido especificamente para cada cliente, o custo de utilização do BRAVO costuma ser muito alto, variando de alguns milhares a dezenas de milhares de dólares, o que o torna inadequado para pequenas e médias empresas. O BRAVO é considerado um grande investimento, sendo realmente eficaz apenas quando o negócio é complexo e precisa de uma solução de gestão abrangente e flexível.
Para empresas que buscam uma solução simples, eficaz e de baixo custo para migrar do Excel, vale a pena considerar softwares como Viindoo, QuickBooks, Safebooks, Vacom e ACMan. Em particular, a Viindoo Accounting oferece um pacote vitalício gratuito (Viindoo ONE APP), ajudando startups a acessar e experimentar facilmente os recursos de um software profissional sem se preocupar com custos.
Pesquisas mostram que o Excel ainda é uma ferramenta popular para pequenas empresas por ser familiar, flexível e gratuito. Ele permite criar listas e realizar operações básicas com facilidade. No entanto, o uso do Excel apresenta sérias desvantagens. Ele não permite automação profunda, é propenso a erros ao inserir e processar grandes quantidades de dados e carece de alta conectividade e segurança. Com essas limitações, o Excel deve ser considerado apenas uma solução temporária, um ponto de partida para empresas com operações contábeis simples. À medida que a empresa cresce, a mudança para um software especializado é um passo inevitável para garantir a precisão, a eficiência e a segurança do sistema financeiro.
Um software de contabilidade moderno só se torna mais eficaz quando integrado a outras ferramentas digitais essenciais. Nesse contexto, a assinatura digital desempenha o papel mais importante, tornando as transações eletrônicas legais e seguras.
De acordo com a Cláusula 6, Artigo 3º, do Decreto 130/2018/ND-CP, uma assinatura digital é definida como uma forma de assinatura eletrônica criada utilizando um sistema criptográfico assimétrico. Essa assinatura auxilia o destinatário a identificar com precisão o signatário e a garantir a integridade do conteúdo do documento desde o momento em que é assinado.
Em relação ao valor jurídico, o Artigo 8º deste Decreto estipula claramente: quando a lei exigir que um documento tenha assinatura ou selo, este requisito será considerado cumprido se a mensagem de dados for assinada com assinatura digital e a assinatura tiver garantia de segurança. Isso afirma que as assinaturas digitais têm o mesmo valor jurídico que as assinaturas manuscritas e os selos em documentos tradicionais em papel. Para ser reconhecida, a assinatura digital deve ser criada durante a validade do certificado digital, e a chave secreta deve estar sob o controle do signatário apenas no momento da assinatura.
A integração de assinaturas digitais mudou completamente a forma como o setor contábil opera. Em vez de imprimir, assinar, carimbar e entregar documentos, os contadores podem realizar todo o processo online, sem papel. Isso não só economiza tempo e custos, como também aumenta a segurança, minimizando o risco de perda de documentos.
Aplicações práticas de assinaturas digitais na contabilidade incluem:
Declaração e pagamento eletrônico de impostos: Este é um dos aplicativos mais populares e obrigatórios para empresas. Os usuários podem usar assinaturas digitais para declarar impostos no Portal da Secretaria Geral de Tributação, assinar e enviar declarações e taxas de licença comercial com rapidez e segurança.
Emissão de notas fiscais eletrônicas: As assinaturas digitais são utilizadas para assinar e emitir notas fiscais eletrônicas, garantindo sua validade conforme as disposições legais.
Declaração de seguridade social e procedimentos alfandegários: a assinatura digital ajuda as empresas a realizar procedimentos administrativos públicos de forma fácil e eficaz em qualquer lugar e a qualquer hora.
Assinatura de contratos e transações bancárias: Contratos de trabalho, contratos econômicos e transações financeiras online podem ser assinados digitalmente, garantindo autenticidade e não repúdio.
Para ilustrar, o processo de declaração de impostos no Portal do Departamento Geral de Tributação ocorre em apenas algumas etapas: conecte o token USB no computador, acesse o site http://thuedentu.gdt.gov.vn/, insira o código e as informações do imposto, selecione "Ler CKS", insira o PIN e clique em "Assinar e enviar" para concluir.
O mercado de assinaturas digitais é diversificado, tanto em tecnologia quanto em fornecedores. Cada tipo de assinatura digital é projetado para atender a uma necessidade específica:
Assinatura Digital com Token USB: Este é um tipo tradicional de assinatura, armazenado em um dispositivo de hardware compacto. É altamente valorizada por sua segurança e facilidade de uso, sendo adequada para pessoas físicas e pequenas e médias empresas.
Assinatura digital HSM: armazenada em um dispositivo de hardware dedicado e integrada ao sistema do servidor. Este tipo de assinatura permite assinar um grande número de documentos em alta velocidade (1200 vezes por segundo), sendo adequada para grandes empresas, bancos e instituições financeiras.
Assinatura digital SmartCard: Integrada diretamente no SIM do telefone. Este tipo é conveniente quando se precisa de assinatura digital móvel, mas apresenta desvantagens em termos de segurança e funciona apenas dentro da área de cobertura da rede.
Assinatura Remota: Tecnologia de ponta, sem necessidade de hardware. A chave secreta é armazenada na plataforma de nuvem do provedor, permitindo que os usuários assinem digitalmente a qualquer hora e em qualquer lugar, via web ou aplicativos móveis, com código OTP ou autenticação biométrica.
Os provedores de assinaturas digitais no Vietnã devem ser licenciados pelo Ministério da Informação e Comunicações, conforme o Decreto 130/2018/ND-CP, com rigorosos requisitos financeiros, de recursos humanos e técnicos. Os principais provedores de renome atualmente incluem:
VNPT-CA: A primeira unidade a ser relicenciada pelo Decreto 130/2018/ND-CP.
FPT-CA: Excelente por atingir o mais alto nível de segurança no padrão FIPS 140-2 e experiência em implantação para agências governamentais.
Viettel-CA: Possui grande infraestrutura, engenheiros altamente especializados e grande participação de mercado.
FastCA: Fornece uma variedade de assinaturas digitais, desde Token, HSM, SmartCard até remotas, atendendo a muitas necessidades diferentes.
| Critérios | MISA AMIS | Contabilidade RÁPIDA | BRAVO | VIINDOO | Excel |
| Assunto ideal | As PME multissectoriais precisam de um ecossistema abrangente | Empresas de manufatura e construção precisam de gestão especializada. | Corporações, empresas gerais e empresas com operações complexas | PME, família empresarial, empresa recém-criada | Famílias empresariais, microempresas com operações simples |
| Características notáveis | Ecossistema de nuvem, integração abrangente, automação de negócios | Contabilidade gerencial, custos, alta velocidade de processamento | Personalizável para atender a processos complexos | Pacote vitalício gratuito, interface inteligente | Familiar, flexível e personalizável às necessidades individuais |
| Vantagem | Interface moderna, fácil de usar, teste gratuito disponível | Preços detalhados, integração gratuita de fatura eletrônica | Soluções personalizadas para atender necessidades específicas | Baixo custo (pacote gratuito disponível), em conformidade com os padrões contábeis vietnamitas | Grátis, sem necessidade de instalação, diversas ferramentas |
| Desvantagens | Os custos podem ser altos ao expandir usuários | Custa mais do que outros softwares populares | Custo de investimento muito alto (vários milhares a dezenas de milhares de dólares americanos) | Funcionalidades básicas, não especializadas para grandes empresas | Propenso a erros, risco de segurança, falta de coerência |
A escolha de um software de contabilidade é uma decisão estratégica e deve ser baseada no equilíbrio entre as necessidades atuais, o orçamento e a visão de crescimento futuro. Aqui estão algumas recomendações específicas para cada cenário:
Para empresas e empreendimentos recém-criados: Nesta fase, os recursos são limitados, portanto, usar o Excel é um começo razoável para se familiarizar com as operações básicas. No entanto, é necessário investir imediatamente em uma assinatura digital para poder declarar impostos eletronicamente e outros procedimentos administrativos públicos, garantindo a legalidade desde o início. Quando a escala e o número de transações aumentam, migrar para um software profissional como o Viindoo, com um pacote gratuito, ou uma solução online barata, é um passo necessário para evitar os riscos do Excel.
Para pequenas e médias empresas em crescimento: este é o momento ideal para migrar para uma solução abrangente como o MISA AMIS ou o FAST Accounting Online. Ambos oferecem recursos poderosos e alta capacidade de integração. A escolha entre MISA e FAST deve ser baseada na área de atuação: se a empresa atua na indústria ou construção, o FAST, com sua expertise em cálculo de custos, será a principal prioridade; se atua no comércio, serviços ou precisa de um ecossistema de gestão abrangente, o MISA será a escolha certa.
Para empresas e grupos: Com processos de negócios complexos e altas necessidades de personalização, soluções "embaladas" podem não ser suficientes. O BRAVO, com seus profundos recursos de personalização, será a escolha ideal, garantindo que o sistema financeiro seja projetado especificamente para atender aos processos internos.
Em suma, na era digital, escolher o software de contabilidade certo e as ferramentas digitais que o acompanham, como assinaturas digitais, é um fator-chave para garantir o desenvolvimento sustentável de um negócio. O software de contabilidade não é mais apenas uma ferramenta de entrada de dados, mas uma plataforma de gestão financeira, enquanto as assinaturas digitais são selos eletrônicos que conferem valor legal às transações online.
A decisão final deve ser tomada após considerar cuidadosamente três fatores-chave: o tamanho e o tipo de negócio, os recursos e operações necessários e o orçamento adequado. Seja começando com o Excel e uma assinatura digital, migrando para uma solução abrangente como o MISA ou o FAST, ou investindo em um sistema personalizado como o BRAVO, cada decisão é um passo importante na jornada de transformação digital da empresa.
