0
In de context van de snel ontwikkelende digitale economie heeft de rol van accountants een aanzienlijke transformatie ondergaan. Van handmatige gegevensinvoer en -registratie zijn accountants nu experts in data-analyse geworden, die een compleet financieel beeld bieden ter ondersteuning van het management bij het nemen van strategische beslissingen. Het kiezen van de juiste boekhoudsoftware is daarom niet langer een puur technische beslissing, maar een strategische stap die de operationele efficiëntie en het concurrentievermogen van bedrijven in het digitale tijdperk bepaalt.
De markt voor boekhoudsoftware in Vietnam is echter zeer divers, van traditionele oplossingen zoals Excel tot complexe ERP-systemen voor bedrijven. Veel bedrijven, met name huishoudens en het midden- en kleinbedrijf (MKB), kiezen vaak voor vertrouwde kantoorsoftware zoals Excel. Hoewel dit voordelen biedt op het gebied van gebruiksgemak en kosten, brengt deze aanpak veel potentiële risico's en aanzienlijke beperkingen met zich mee op het gebied van functionaliteit, beveiliging en schaalbaarheid. Overstappen op gespecialiseerde boekhoudsoftware automatiseert processen, minimaliseert fouten, verbetert de gegevensbeveiliging en verbetert de werkefficiëntie.
Het doel van dit diepgaande rapport is om een uitgebreid en objectief overzicht te bieden van de populairste boekhoudsoftwareoplossingen die momenteel op de markt zijn. Het rapport somt niet alleen de functies op, maar analyseert ook de belangrijkste criteria voor het evalueren en vergelijken van de toonaangevende software in detail. Het benadrukt met name de onmisbare rol van bijbehorende digitale tools zoals digitale handtekeningen. Vervolgens biedt het rapport specifieke aanbevelingen die lezers, ondernemers, managers en accountants, helpen de slimste beslissingen te nemen op basis van hun werkelijke behoeften.
Om boekhoudsoftware te evalueren en te selecteren, is het essentieel om een uitgebreid analytisch kader te hanteren. De ideale software is niet de software met de meeste functies, maar de oplossing die het beste aansluit bij de kenmerken van het bedrijf.
Een van de meest voorkomende fouten bij het kiezen van boekhoudsoftware is de gedachte dat er een 'one size fits all'-oplossing bestaat. In werkelijkheid zijn de omvang en het type bedrijf de twee belangrijkste bepalende factoren voor welke software het beste bij u past. Grote systemen zoals SAP of Oracle zijn ontworpen voor multinationals met complexe financiële systemen en nauw verbonden processen. Bravo-software is een gespecialiseerde oplossing op maat, geschikt voor bedrijven met specifieke behoeften die bereid zijn een grote investering te doen.
Voor kleine en middelgrote ondernemingen (MKB) zijn geïntegreerde oplossingen met veel functionaliteiten en flexibele kosten, zoals MISA, FAST, Viindoo of QuickBooks, de meest populaire keuzes. Deze software biedt de benodigde modules om basisactiviteiten effectief te beheren.
Tot slot zijn voor kleine bedrijven of micro-ondernemingen eenvoudige, goedkope en zelfs gratis oplossingen het ideale startpunt. Excel is weliswaar geen gespecialiseerde boekhoudsoftware, maar wordt nog steeds gebruikt als een effectief hulpmiddel voor eenvoudige bewerkingen. Software zoals Safebooks, Vacom of ACMan zijn ook opties die het overwegen waard zijn voor deze groep.
Moderne boekhoudsoftware beperkt zich niet tot het ondersteunen van kernactiviteiten zoals algemene boekhouding, cashmanagement, debiteurenbeheer, verkoop, inkoop en vaste activa. Het moet een multi-platform geïntegreerde oplossing zijn die de automatisering van de volledige workflow van de accountant mogelijk maakt. Het grote verschil tussen oude software en software uit de 21e eeuw is de mogelijkheid om complexe processen te integreren en te automatiseren.
Een bedrijf dat actief is in de productie- of bouwsector heeft bijvoorbeeld software nodig die specifiek geschikt is voor het berekenen van product- of projectkosten. Voor handelsbedrijven daarentegen zijn het vermogen om gedetailleerde voorraden te beheren, import, export en voorraad te controleren en te integreren met verkoopsoftware van cruciaal belang.
Een belangrijk criterium dat niet genegeerd kan worden, is de mogelijkheid tot integratie met elektronische diensten van overheidsinstanties. Moderne, geavanceerde boekhoudsoftware integreert vaak elektronische facturen, maakt online belastingaangiften mogelijk en ondersteunt activiteiten met betrekking tot sociale verzekeringen. Deze integratie helpt handmatige stappen te elimineren, verkort de tijd en garandeert de nauwkeurigheid van rapportages aan het einde van de periode.
Kosten zijn altijd een belangrijke factor, maar moeten wel integraal worden overwogen. De kosten omvatten niet alleen de initiële aankoopprijs, maar ook de operationele kosten, onderhoudskosten en jaarlijkse verlengingskosten. Software zoals MISA en FAST wordt vaak geprijsd op basis van het aantal gebruikers en jaarlijks verlengd, wat bedrijven flexibiliteit biedt wanneer ze moeten opschalen. Sommige maatwerkoplossingen zoals Bravo daarentegen hebben zeer hoge initiële investeringskosten, die kunnen oplopen tot tienduizenden dollars, omdat ze specifiek worden ontwikkeld volgens de eisen van de klant.
Platformtechnologie speelt ook een belangrijke rol. Het verschil tussen lokale dataopslag (On-premise), zoals de MISA SME-versie, en cloudopslag (Cloud), zoals MISA AMIS en Fast Accounting Online, heeft een directe invloed op de flexibiliteit en beveiliging van de data. Cloudgebaseerde software geeft gebruikers altijd en overal toegang met slechts een internetverbinding, terwijl tegelijkertijd een hoge mate van beveiliging en de mogelijkheid om automatisch en periodiek een back-up van de data te maken, worden gegarandeerd.
Ten slotte is klantenondersteuning een essentiële factor in het operationele proces. Een gerenommeerde leverancier moet beschikken over een supportteam dat enthousiast en professioneel is en snel reageert om technische problemen op te lossen, zodat het systeem altijd soepel werkt.
Op basis van de bovenstaande analysecriteria vindt u hieronder een gedetailleerd overzicht van de populairste boekhoudsoftware op de Vietnamese markt van dit moment.
MISA is een van de toonaangevende en bekendste namen in de accountancywereld in Vietnam. MISA AMIS Accounting software is gebouwd op een cloudplatform, waardoor bedrijven altijd en overal eenvoudig toegang hebben en kunnen werken. Dit is niet zomaar een boekhoudsoftware, maar een uitgebreid ecosysteem voor bedrijfsbeheer.
MISA AMIS is geschikt voor een breed scala aan bedrijven, van handel, dienstverlening, productie tot bouw, en voldoet volledig aan de financiële en boekhoudkundige vereisten. Deze software is bijzonder sterk in automatiseringsmogelijkheden, van het verzamelen en verwerken van financiële informatie tot het opstellen van managementrapportages en belastingaangiften. MISA onderscheidt zich ook door zijn diepgaande integratiemogelijkheden, waarmee bedrijven elektronische facturen direct in de software kunnen aanmaken, beheren en opslaan, en documenten automatisch kunnen vergelijken met het grootboek om fouten op te sporen en te corrigeren. Om klanten de superieure functionaliteit te laten ervaren, biedt MISA een gratis proefperiode van 15 dagen aan met volledige modules zonder enige beperking.
FAST is een al lang bestaande boekhoudapplicatie, gelanceerd in 1997 en met meer dan 16.500 klanten. De grootste kracht van FAST Accounting is de mogelijkheid om management accounting problemen op te lossen en product- en projectkosten diepgaand te berekenen, wat met name geschikt is voor productie- en bouwbedrijven.
FAST Accounting biedt een snelle verwerkingssnelheid, een geoptimaliseerde interface voor gebruiksgemak en de mogelijkheid om het aan te passen aan de specifieke eisen van het bedrijf. Net als MISA heeft FAST ook een online versie genaamd Fast Accounting Online (FAO). Deze versie maakt gebruik van een cloudplatform, waardoor gebruikers niets hoeven te installeren en altijd en overal toegang hebben tot gegevens. Een groot pluspunt is dat FAST Accounting Online ook gratis elektronische facturen integreert, wat uitstekende voordelen biedt voor kleine en middelgrote bedrijven.
Terwijl MISA en FAST zich richten op de grote markt, richt BRAVO zich op het segment van grote ondernemingen en ondernemingen. Het concurrentievoordeel van BRAVO is de mogelijkheid om de software aan te passen aan de specifieke behoeften van elke onderneming. De functies van de software omvatten onder andere het verwerken van kasstromen, verkopen en aankopen, het verwerken van transacties aan het einde van de periode, het beheren van belastingaangiften, het maken en afdrukken van facturen en het automatisch verwerken van periodieke transacties.
Omdat de software echter specifiek voor elke klant wordt ontwikkeld, zijn de kosten voor het gebruik van BRAVO vaak erg hoog, variërend van enkele duizenden tot tienduizenden dollars. BRAVO is daarom geen geschikte keuze voor kleine en middelgrote bedrijven. BRAVO wordt beschouwd als een grote investering, die alleen effectief is wanneer het bedrijf complex is en een uitgebreide, flexibele beheeroplossing nodig heeft.
Bedrijven die op zoek zijn naar een eenvoudige, effectieve en voordelige oplossing om te migreren van Excel, kunnen software zoals Viindoo, QuickBooks, Safebooks, Vacom en ACMan overwegen. Viindoo Accounting biedt met name een levenslang gratis pakket (Viindoo ONE APP), waarmee startups eenvoudig toegang hebben tot de functies van professionele software en deze kunnen ervaren zonder zich zorgen te maken over de kosten.
Onderzoek toont aan dat Excel nog steeds een populaire tool is voor kleine bedrijven, omdat het vertrouwd, flexibel en gratis is. Je kunt er gemakkelijk lijsten mee maken en basisbewerkingen mee uitvoeren. Het gebruik van Excel heeft echter ernstige nadelen. Het is niet geschikt voor diepgaande automatisering, is foutgevoelig bij het invoeren en verwerken van grote hoeveelheden gegevens en biedt geen goede connectiviteit en beveiliging. Gezien deze beperkingen moet Excel slechts worden beschouwd als een tijdelijke oplossing, een startpunt voor bedrijven met eenvoudige boekhoudkundige bewerkingen. Naarmate het bedrijf groeit, is de overstap naar gespecialiseerde software een onvermijdelijke stap om de nauwkeurigheid, efficiëntie en veiligheid van het financiële systeem te waarborgen.
Moderne boekhoudsoftware is alleen optimaal effectief als deze geïntegreerd is met andere essentiële digitale tools. Digitale handtekeningen spelen daarbij de belangrijkste rol, omdat ze elektronische transacties legaal en veilig maken.
Volgens clausule 6, artikel 3 van Decreet 130/2018/ND-CP wordt een digitale handtekening gedefinieerd als een vorm van elektronische handtekening die is gecreëerd met behulp van een asymmetrisch cryptografisch systeem. Deze handtekening helpt de ontvanger de ondertekenaar nauwkeurig te identificeren en de integriteit van de documentinhoud te waarborgen vanaf het moment van ondertekening.
Wat de juridische waarde betreft, bepaalt artikel 8 van dit besluit duidelijk: wanneer de wet vereist dat een document een handtekening of zegel heeft, wordt aan deze vereiste voldaan als het databericht is ondertekend met een digitale handtekening en de veiligheid van de handtekening gegarandeerd is. Dit bevestigt dat digitale handtekeningen dezelfde juridische waarde hebben als handgeschreven handtekeningen en zegels in traditionele papieren documenten. Om te worden erkend, moet de digitale handtekening worden aangemaakt tijdens de geldigheidsduur van het digitale certificaat en mag de geheime sleutel alleen onder controle van de ondertekenaar zijn op het moment van ondertekening.
De integratie van digitale handtekeningen heeft de manier waarop de accountancysector werkt volledig veranderd. In plaats van documenten te moeten printen, ondertekenen, stempelen en bezorgen, kunnen accountants het hele proces online en papierloos uitvoeren. Dit bespaart niet alleen tijd en kosten, maar verhoogt ook de beveiliging en minimaliseert het risico op documentverlies.
Praktische toepassingen van digitale handtekeningen in de boekhouding zijn onder meer:
Elektronische belastingaangifte en -betaling: Dit is een van de populairste en meest verplichte applicaties voor bedrijven. Gebruikers kunnen digitale handtekeningen gebruiken om belastingaangiften te doen via het portaal van de Algemene Belastingdienst, aangiften te ondertekenen en in te dienen en snel en veilig bedrijfslicentiekosten te betalen.
Uitreiken van elektronische facturen: Digitale handtekeningen worden gebruikt om elektronische facturen te ondertekenen en uit te schrijven, waardoor de geldigheid ervan wordt gegarandeerd volgens de wettelijke bepalingen.
Sociale verzekeringsaangifte en douaneprocedures: digitale handtekeningen helpen bedrijven om openbare administratieve procedures eenvoudig en effectief uit te voeren, waar en wanneer dan ook.
Contractondertekening en banktransacties: Arbeidsovereenkomsten, economische contracten en online financiële transacties kunnen digitaal worden ondertekend, waardoor authenticiteit en onweerlegbaarheid worden gegarandeerd.
Ter illustratie: het aangifteproces op het portaal van de Algemene Belastingdienst verloopt in slechts enkele stappen: sluit de USB-token aan op de computer, ga naar de website http://thuedientu.gdt.gov.vn/, voer de belastingcode en -informatie in, selecteer 'CKS lezen', voer de pincode in en klik op 'Ondertekenen en verzenden' om te voltooien.
De markt voor digitale handtekeningen is divers, zowel qua technologie als qua leveranciers. Elk type digitale handtekening is ontworpen om aan een specifieke behoefte te voldoen:
Digitale handtekening met USB-token: dit is een traditioneel type handtekening, opgeslagen in een compact hardwareapparaat. Het wordt zeer gewaardeerd om zijn veiligheid, beveiliging en gebruiksgemak, en is geschikt voor particulieren en kleine en middelgrote bedrijven.
HSM digitale handtekening: opgeslagen op een speciaal hardwareapparaat en geïntegreerd in het serversysteem. Dit type handtekening maakt het mogelijk om een groot aantal documenten met hoge snelheid (1200 keer/seconde) te ondertekenen, geschikt voor grote ondernemingen, banken en financiële instellingen.
SmartCard digitale handtekening: direct geïntegreerd in de simkaart van de telefoon. Dit type is handig wanneer een mobiele digitale handtekening nodig is, maar heeft nadelen op het gebied van beveiliging en werkt alleen binnen het netwerkdekkingsgebied.
Handtekening op afstand: de nieuwste technologie, geen hardware nodig. De geheime sleutel wordt opgeslagen op het cloudplatform van de provider, waardoor gebruikers altijd en overal digitaal kunnen ondertekenen via web- of mobiele applicaties met een eenmalige code of biometrische authenticatie.
Aanbieders van digitale handtekeningen in Vietnam moeten een vergunning hebben van het Ministerie van Informatie en Communicatie volgens Decreet 130/2018/ND-CP, met strenge financiële, personele en technische vereisten. De toonaangevende gerenommeerde aanbieders zijn momenteel onder andere:
VNPT-CA: De eerste eenheid die een nieuwe vergunning kreeg onder Besluit 130/2018/ND-CP.
FPT-CA: Uitstekend vanwege het bereiken van het hoogste beveiligingsniveau in de FIPS 140-2-norm en ervaring met implementatie voor overheidsinstanties.
Viettel-CA: Heeft een grote infrastructuur, zeer gespecialiseerde ingenieurs en een groot marktaandeel.
FastCA: Biedt een verscheidenheid aan digitale handtekeningen van Token, HSM, SmartCard tot externe handtekeningen, en voldoet aan veel verschillende behoeften.
| Criteria | MISA AMIS | SNELLE Boekhouding | BRAVO | VIINDOO | Excel |
| Ideaal onderwerp | Multisectorale MKB's hebben een uitgebreid ecosysteem nodig | Bedrijven in de productie en de bouw hebben behoefte aan gespecialiseerd management. | Corporaties, algemene bedrijven en ondernemingen met complexe operaties | MKB, zakelijk huishouden, nieuw opgerichte onderneming | Bedrijfshuishoudens, micro-ondernemingen met eenvoudige bedrijfsvoering |
| Uitstekende kenmerken | Cloud-ecosysteem, uitgebreide integratie, bedrijfsautomatisering | Management accounting, kostprijsberekening, snelle verwerkingssnelheid | Aanpasbaar om aan complexe processen te voldoen | Gratis levenslang pakket, slimme interface | Vertrouwd, flexibel en aanpasbaar aan individuele behoeften |
| Voordeel | Moderne interface, eenvoudig te gebruiken, gratis proefversie beschikbaar | Gedetailleerde prijzen, gratis e-factuurintegratie | Maatwerkoplossingen voor specifieke behoeften | Lage kosten (gratis pakket beschikbaar), voldoet aan de Vietnamese boekhoudnormen | Gratis, geen installatie vereist, diverse tools |
| Nadelen | De kosten kunnen hoog zijn bij het uitbreiden van gebruikers | Kost meer dan andere populaire software | Zeer hoge investeringskosten (enkele duizenden tot tienduizenden USD) | Basisfuncties, niet gespecialiseerd voor grote ondernemingen | Foutgevoelig, beveiligingsrisico, gebrek aan samenhang |
Het kiezen van boekhoudsoftware is een strategische beslissing en moet gebaseerd zijn op een evenwicht tussen huidige behoeften, budget en toekomstige groeivisie. Hier zijn enkele specifieke aanbevelingen voor elk scenario:
Voor pas opgerichte bedrijven en ondernemingen: in dit stadium zijn de middelen beperkt, dus het gebruik van Excel is een verstandige start om vertrouwd te raken met de basishandelingen. Het is echter noodzakelijk om direct te investeren in een digitale handtekening om elektronisch belastingaangifte en andere openbare administratieve procedures te kunnen doen, zodat de rechtmatigheid vanaf het begin gewaarborgd is. Wanneer de omvang en het aantal transacties toenemen, is overstappen op professionele software zoals Viindoo met een gratis pakket of een goedkope online oplossing een noodzakelijke stap om de risico's van Excel te vermijden.
Voor groeiende kleine en middelgrote ondernemingen: dit is de ideale fase om over te stappen op een uitgebreide oplossing zoals MISA AMIS of FAST Accounting Online. Beide bieden krachtige functies en uitgebreide integratiemogelijkheden. De keuze tussen MISA en FAST moet gebaseerd zijn op het werkgebied: als de onderneming actief is in de productie- of bouwsector, zal FAST met zijn sterke punten in kostenberekening de hoogste prioriteit hebben; als het bedrijf actief is in de handel, dienstverlening of behoefte heeft aan een uitgebreid beheersysteem, is MISA de juiste keuze.
Voor bedrijven en groepen: met complexe bedrijfsprocessen en een hoge mate van maatwerk zijn standaardoplossingen mogelijk niet voldoende. BRAVO, met zijn uitgebreide maatwerkmogelijkheden, is de optimale keuze en zorgt ervoor dat het financiële systeem specifiek is ontworpen voor interne processen.
Kortom, in het digitale tijdperk is de keuze voor de juiste boekhoudsoftware en bijbehorende digitale tools zoals digitale handtekeningen een cruciale factor voor de duurzame ontwikkeling van een bedrijf. Boekhoudsoftware is niet langer alleen een tool voor gegevensinvoer, maar een platform voor financieel beheer, terwijl digitale handtekeningen elektronische zegels zijn die online transacties juridische waarde geven.
De uiteindelijke beslissing moet worden genomen na zorgvuldige afweging van drie belangrijke factoren: de omvang en het type bedrijf, de vereiste functies en processen, en het juiste budget. Of u nu start met Excel en een digitale handtekening, overstapt naar een uitgebreide oplossing zoals MISA of FAST, of investeert in een maatwerksysteem zoals BRAVO, elke beslissing is een belangrijke stap in de digitale transformatie van het bedrijf.
