0
Niniejszy artykuł oferuje dogłębną analizę pełnej obsługi księgowej, wykraczającą poza standardowe definicje. Omówione zostaną korzyści strategiczne, przeprowadzone zostanie wielopłaszczyznowe porównanie księgowości wewnętrznej i outsourcingu oraz zidentyfikowane zostaną potencjalne zagrożenia, zwłaszcza w przypadku usług niskokosztowych. Co ważniejsze, raport będzie zawierał szczegółowy przewodnik od A do Z, obejmujący aktualne przepisy prawne i kluczowe kryteria wyboru renomowanego partnera księgowego, zapewniającego zgodność działalności biznesowej z prawem i optymalizującego wyniki finansowe w sposób zrównoważony.
W istocie, kompleksowa usługa księgowa to model biznesowy, w którym wykwalifikowana organizacja lub osoba wykonuje wszelkie prace księgowe w imieniu przedsiębiorstwa, od codziennych operacji po okresowe raporty. Nie chodzi tylko o zatrudnienie jednego księgowego, ale o współpracę z profesjonalną jednostką, która dysponuje zasobami i doświadczeniem, aby zapewnić dokładne i szybkie wykonanie prac. Zakres prac tej usługi jest bardzo szeroki i obejmuje ważne aspekty działalności finansowej przedsiębiorstw.
Do podstawowych zadań, jakie zazwyczaj realizuje firma świadcząca usługi pełnej księgowości, należy gromadzenie i sprawdzanie ważności faktur oraz dokumentów oryginalnych, a następnie rozliczanie powstałych transakcji gospodarczych. Dostawca będzie odpowiedzialny za przygotowywanie i składanie okresowych deklaracji i sprawozdań podatkowych, w tym podatku od towarów i usług (VAT), podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) i podatku dochodowego od osób prawnych (CIT).
Ponadto zajmują się również prowadzeniem księgowości, przygotowywaniem sprawozdań finansowych na koniec roku oraz sprawozdań statystycznych, jeśli zajdzie taka potrzeba. Niektóre usługi obejmują również operacje związane z ubezpieczeniami, takie jak ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenia zdrowotne, ubezpieczenia od bezrobocia i wypłaty wynagrodzeń dla pracowników. Jedną z najważniejszych ról jest reprezentowanie przedsiębiorstwa w pracy i bezpośrednie składanie wyjaśnień organom podatkowym w przypadku żądania kontroli lub badania.
Rola pełnej obsługi księgowej wykroczyła poza proste prowadzenie dokumentacji. Profesjonalna firma nie tylko pomaga firmom przestrzegać prawa, ale także dostarcza dogłębne raporty z analiz finansowych. Dzięki nim firmy zyskują szczegółowy wgląd w wyniki działalności, co pozwala im na tworzenie bardziej strategicznych prognoz i planów biznesowych.
Pokazuje to, że pełen pakiet usług księgowych to nie tylko obowiązkowa usługa, ale także narzędzie zarządzania o wysokiej wartości dodanej, które przekształca się z obciążenia administracyjnego w rozwiązanie strategiczne, pomagające menedżerom podejmować decyzje w oparciu o wiarygodne dane.
Działalność firm świadczących usługi księgowe w Wietnamie podlega ścisłym regulacjom prawnym w celu zagwarantowania profesjonalizmu i przejrzystości. Zgodnie z Ustawą o rachunkowości z 2015 r., Dekretem 129/2004/ND-CP i innymi dokumentami przewodnimi, organizacja chcąca świadczyć usługi księgowe musi spełniać określone warunki.
Po pierwsze, firma musi posiadać Certyfikat Rejestracji Działalności Gospodarczej w zakresie Usług Księgowych. Po drugie, w przedsiębiorstwie muszą pracować co najmniej dwie osoby posiadające Certyfikat Biegłego Rewidenta lub Certyfikat Praktyka Księgowa wydany przez Ministerstwo Finansów. W szczególności osoba zajmująca stanowisko dyrektora musi posiadać co najmniej dwuletnie doświadczenie w rachunkowości lub audycie.
Warunki te mają na celu zapewnienie, że personel posiada odpowiednią wiedzę i doświadczenie niezbędne do obsługi złożonych operacji księgowych. Firmy te mogą świadczyć różnorodne usługi na podstawie art. 55 ustawy o rachunkowości, w tym usługi księgowe, usługi głównego księgowego, doradztwo finansowe oraz usługi związane z rozliczeniami podatkowymi.
Przestrzeganie tych przepisów prawnych jest kluczowym elementem budowania zaufania i autorytetu dostawców usług. Firma powinna podpisywać umowy wyłącznie z podmiotami, które są legalnie zarejestrowane i działają. Z drugiej strony, w przypadku zatrudnienia niekwalifikowanej jednostki, firmie mogą grozić surowe kary administracyjne, wynoszące od 5 do 20 milionów VND. Pokazuje to, że dokładne sprawdzenie warunków prawnych dostawców jest nie tylko koniecznym krokiem, ale także bezpośrednim i skutecznym środkiem zapobiegania ryzyku prawnemu dla przedsiębiorstw.
Aby podjąć właściwą decyzję dotyczącą zarządzania księgowością, firmy mogą wybierać pomiędzy trzema głównymi modelami: księgowością wewnętrzną, księgowością pełną lub modelem hybrydowym. Każdy model ma swoją unikalną charakterystykę i jest odpowiedni dla różnych etapów rozwoju i wielkości firmy.
Rachunkowość wewnętrzna: Jest to tradycyjny model, w którym firma zatrudnia jednego lub więcej pracowników do pracy w pełnym wymiarze godzin. Zaletą tego modelu jest to, że księgowy może ściśle monitorować codzienną sytuację firmy, być w biurze w celu wykonania pracy o każdej porze i równocześnie zajmować się innymi zadaniami administracyjnymi. Jednakże koszty utrzymania tego sprzętu są bardzo wysokie, zwłaszcza jeśli chodzi o zatrudnienie wysoko wykwalifikowanego personelu. Ponadto stabilność kadry nie jest gwarantowana, a jeśli personelowi brakuje doświadczenia, może pojawić się ryzyko popełnienia błędów.
Pełna obsługa księgowa: model ten polega na delegowaniu wszystkich prac księgowych do zewnętrznej jednostki. Model ten sprawdza się szczególnie w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw lub nowo powstałych startupów, które nie dysponują wystarczającymi środkami finansowymi i doświadczeniem, aby utworzyć odrębny dział księgowości. Jego zaletami są optymalne koszty, wysokie kompetencje i jasne zobowiązanie do odpowiedzialności.
Model hybrydowy: To elastyczne połączenie dwóch powyższych modeli. Firmy mogą utrzymywać wewnętrznego księgowego do obsługi codziennych operacji, takich jak wystawianie/importowanie faktur oraz śledzenie przychodów i wydatków. Jednocześnie zatrudniają zewnętrzną jednostkę księgową do obsługi bardziej złożonych zadań związanych z podatkami, finalizacją i sprawozdawczością finansową na koniec roku. Model ten pomaga firmom kontrolować operacje wewnętrzne, jednocześnie korzystając z bogatej wiedzy ekspertów księgowych z outsourcingu.
Poniżej zamieszczono szczegółową tabelę porównawczą ważnych czynników pomiędzy dwoma modelami księgowymi, dzięki której przedsiębiorstwa mogą łatwo zwizualizować i podjąć właściwe decyzje.
| Kryteria porównania | Księgowość wewnętrzna | Pełna obsługa księgowa (Outsourcing) |
| Koszt | Wysokie (wliczając wynagrodzenie, ubezpieczenia społeczne, premie, koszty rekrutacji i szkoleń). | Znacznie niższe (zwykle według pakietu usług) |
| Ekspertyza | W zależności od indywidualnych możliwości, przepisy mogą nie zostać zaktualizowane | Wielodyscyplinarny zespół ekspertów, zawsze na bieżąco z prawem |
| Odpowiedzialność | Trudności w ubieganiu się o odszkodowanie za błędy, wysokie ryzyko | W umowie zawarto wyraźny zapis o obowiązku rekompensaty szkód. |
| Ciągłość | Może zostać przerwany, gdy pracownice rezygnują z pracy lub przechodzą na urlop macierzyński | Zawsze zapewnij zastępstwo, aby praca nie była przerywana |
| Obecność | Regularnie obecny w firmie, wygodny w komunikacji | Tylko w razie konieczności komunikuj się głównie za pośrednictwem poczty elektronicznej |
| Pasować | Duże przedsiębiorstwo, wiele skomplikowanych operacji | Małe i średnie przedsiębiorstwa, startupy, ograniczone koszty |
Ważne jest, aby wybór modelu księgowego nie opierał się wyłącznie na kosztach. Należy wziąć pod uwagę również inne czynniki, takie jak wielkość firmy, potrzeby zawodowe i możliwości zarządzania zasobami ludzkimi. Startup, który chce oszczędzać koszty i skupić się na rozwoju produktu, uzna outsourcing za optymalny wybór. Z drugiej strony, duża firma o złożonej działalności i potrzebie ścisłego monitorowania codziennych finansów może potrzebować wewnętrznego księgowego. Najlepszą decyzją jest ta, która odpowiada etapowi rozwoju i celom firmy.
Outsourcing usług księgowych oferuje znaczące korzyści finansowe, nie tylko w postaci redukcji kosztów bezpośrednich, ale także uwolnienia zasobów na podstawową działalność firmy. Dzięki outsourcingowi firmy mogą obniżyć koszty rekrutacji, szkolenia i zarządzania kadrami księgowymi. Koszt wynajęcia tej usługi zwykle mieści się w przedziale od 500 000 do 3 000 000 VND miesięcznie, co jest skromną kwotą w porównaniu z miesięczną pensją doświadczonego księgowego, która może wynieść od 10 do 15 milionów VND.
Oprócz kosztów osobowych przedsiębiorstwa nie muszą również ponosić początkowych nakładów inwestycyjnych na wyposażenie biura, takie jak biurka, krzesła, komputery, drukarki czy specjalistyczne oprogramowanie księgowe, których wartość waha się od kilku do dziesiątek milionów dongów. Pomaga to usprawnić organizację, zmniejszyć początkowe obciążenie finansowe i umożliwić firmie alokację kapitału w działania generujące bezpośrednie przychody. Oszczędności można reinwestować w marketing, badania i rozwój produktów lub ekspansję rynkową, tworząc w ten sposób trwałą przewagę konkurencyjną dla firmy.
Zatrudniając kompleksową usługę księgową, przedsiębiorstwo zyskuje dostęp do zespołu wysoko wykwalifikowanych ekspertów, którzy mają bogate doświadczenie w wielu dziedzinach. Zespół ten jest na bieżąco informowany o najnowszych okólnikach, rozporządzeniach i przepisach podatkowych, co jest niezwykle istotne w kontekście ciągłych zmian przepisów prawnych. Niedostosowanie się do tych zmian może skutkować naruszeniami prawa i wysokimi grzywnami, powodującymi poważne straty finansowe.
Co więcej, jedną z największych różnic między księgowością wewnętrzną a outsourcingiem jest zobowiązanie do ponoszenia odpowiedzialności. Renomowane firmy księgowe często zobowiązują się do wzięcia odpowiedzialności i rekompensaty wszelkich szkód, jeśli błędy wystąpią z ich winy. To zaangażowanie nie tylko świadczy o zaufaniu do ich wiedzy i procesów pracy, ale także tworzy solidną ochronę prawną dla firmy. Zamiast narażać się na ryzyko w pojedynkę, firmy mogą mieć pewność, że mają profesjonalnego partnera, który stanie w obronie ich interesów.
Zlecając zadania księgowe na zewnątrz, właściciele firm mogą poświęcić cały swój czas i zasoby na podstawową działalność firmy, taką jak rozwój produktu, sprzedaż i marketing. Jest to szczególnie ważne dla małych i średnich przedsiębiorstw, w których zasoby są często ograniczone.
Ponadto profesjonalne firmy oferujące usługi księgowe dostarczają także okresowe raporty z analizy finansowej, pomagając przedsiębiorstwom w jasny i szybki sposób zorientować się w swojej sytuacji operacyjnej. Raporty te obejmują nie tylko dane dotyczące przychodów i kosztów, ale także zapewniają dogłębną analizę przepływów pieniężnych i zysków, pomagając menedżerom podejmować świadome decyzje biznesowe.
Obecność jednostki serwisowej zapewnia również ciągłość pracy, ponieważ w razie potrzeby dostępny jest personel zastępczy, co pozwala uniknąć przerw w pracy spowodowanych odejściem pracownicy lub skorzystaniem z urlopu macierzyńskiego.
Chociaż pełna obsługa księgowa oferuje wiele korzyści, nieprzemyślany wybór agencji, zwłaszcza skuszony wyjątkowo niskimi cenami, może mieć poważne konsekwencje. Jednym z największych zagrożeń jest ryzyko zaległości podatkowych i kar.
Nieprofesjonalne jednostki mogą tworzyć „fałszywe” dane, aby terminowo składać sprawozdania, tworząc w ten sposób „bombę z opóźnionym zapłonem”, której konsekwencje przedsiębiorstwa będą musiały ponieść po 3–5 latach, gdy organy podatkowe przeprowadzą kontrole. W tym czasie przedsiębiorstwa mogą podlegać ściąganiu podatków i karom pieniężnym w wysokości do dziesiątek, a nawet setek milionów dongów.
Ponadto dużym problemem jest nieprofesjonalne przekazywanie dokumentów i książek. W wielu przypadkach dostawcy usług nie przekazują kompletnych informacji ani nie przechowują dokumentacji w sposób naukowy, co utrudnia firmom ich sprawdzenie lub wyjaśnienie. Dane mogą być brakujące lub nieprawidłowe, co zmusza nowych księgowych do poświęcenia dużej ilości czasu na ich ponowne wprowadzenie lub edycję. Ponadto ryzyko ujawnienia poufnych informacji finansowych jest również problemem dla jednostek nieposiadających profesjonalnych procedur bezpieczeństwa.
Jedną prawdą, którą należy sobie uświadomić, jest to, że „taniość” często idzie w parze z „niską jakością”. Dostawcy tanich usług często ograniczają koszty, zatrudniając niedoświadczony personel i nie inwestując w oprogramowanie ani procesy kontroli jakości. W związku z tym nie mogą zagwarantować dokładności i zgodności z prawem. Niskie ceny mogą być sygnałem ostrzegawczym, że jednostka jest niekompetentna i nie może ponosić odpowiedzialności prawnej w przypadku wystąpienia błędów.
Aby uniknąć powyższych zagrożeń, firmy muszą zachować czujność i rozpoznawać oznaki nierzetelności usług księgowych. Oto kilka sygnałów ostrzegawczych:
Zbyt niska wycena: Cena znacznie niższa od średniej może być oznaką oszczędzania na usługach lub niedbałej obsługi.
Niejasne informacje o firmie: Firmy powinny dokładnie sprawdzić informacje o dostawcy usług, w tym stronę internetową, adres, kod podatkowy i opinie poprzednich klientów. Jeśli informacje są niejasne, niejasne lub nie są dostępne w mediach, może to oznaczać, że firma jest „firmą widmo”.
Brak zaangażowania w wzięcie odpowiedzialności: Renomowana jednostka zawsze będzie miała w umowie jasne postanowienia dotyczące odpowiedzialności i rekompensaty za szkody. Jeśli są wymijający lub nie chcą niczego powiedzieć, to jest to sygnał ostrzegawczy.
Braki w dokumentacji: Oznakami oszustwa mogą być nietypowe zmiany w danych księgowych lub braki i błędy w dokumentacji, które nie mają jasnego wyjaśnienia.
Aby się chronić, firmy powinny mieć szczegółową listę kontrolną i przeprowadzić szczegółową analizę due diligence przed podjęciem decyzji o partnerstwie.
Przejrzysty i profesjonalny obieg dokumentów to znak rozpoznawczy renomowanej firmy księgowej. Poniżej znajduje się szczegółowy opis kroków standardowego procesu, od początku do końca.
Krok 1: Odbiór i zrozumienie potrzeb: Jednostka serwisowa otrzyma wniosek, zapozna się z branżą, skalą i konkretnymi potrzebami firmy. Na tej podstawie doradzą i zalecą najbardziej odpowiedni pakiet usług.
Krok 2: Podpisanie umowy o świadczenie usług: Po uzgodnieniu warunków, obie strony podpiszą umowę. Umowa musi jasno określać zakres prac, obowiązki każdej ze stron, wysokość wynagrodzenia za usługę oraz zobowiązania do zachowania poufności informacji.
Praca miesięczna/kwartalna:
Jednostka usługowa będzie otrzymywać dokumenty wejściowe i wyjściowe z przedsiębiorstwa (zazwyczaj pocztą elektroniczną lub osobiście).
Sprawdź ważność dokumentów, przejrzyj książki
Rejestrowanie transakcji w oprogramowaniu księgowym
Przygotowywanie i składanie okresowych deklaracji podatkowych, np. VAT, PIT, w okresach miesięcznych lub kwartalnych.
Pod koniec każdego kwartału będą oni dokonywać wstępnego obliczenia podatku dochodowego od osób prawnych i przesyłać go do urzędu skarbowego.
Prace na koniec roku (Rozliczenie finansowe):
Pod koniec roku jednostka sprawdzi i porówna wszystkie dane i dokumenty z danego roku.
Odpowiadają za przygotowywanie i składanie sprawozdań finansowych, rozliczeń podatku dochodowego od osób prawnych oraz rozliczeń podatku dochodowego od osób fizycznych.
Drukowanie i dostarczanie wszystkich ksiąg rachunkowych, w tym ksiąg głównych, ksiąg szczegółowych i powiązanych dokumentów do firmy.
Wyjaśnianie organom podatkowym: Istotną częścią umowy o świadczenie usług jest zobowiązanie, że jednostka księgowa będzie reprezentować przedsiębiorstwo i współpracować bezpośrednio z organami podatkowymi w celu wyjaśnienia danych i zapisów w przypadku kontroli.
Przejrzysty i jasny proces pracy nie tylko świadczy o profesjonalizmie dostawcy, ale także pomaga przedsiębiorstwom w łatwym monitorowaniu i kontrolowaniu pracy, co minimalizuje ryzyko i buduje zaufanie.
Aby zapewnić przedsiębiorstwu bezpieczeństwo prawne, wybierając renomowaną firmę księgową, należy zacząć od sprawdzenia podstawowych kryteriów prawnych.
Licencja na prowadzenie działalności w zakresie usług księgowych: To pierwszy obowiązkowy wymóg. Przedsiębiorstwa muszą poprosić usługodawcę o przedstawienie licencji, która jasno określa branżę usług księgowych.
Certyfikaty zawodowe zespołu: Jednostka zawodowa musi dysponować zespołem pracowników, w szczególności kierownikiem, posiadającym Świadectwo Praktyki Księgowej lub Audytorskiej wydane przez Ministerstwo Finansów. Certyfikaty te są potwierdzeniem kompetencji zawodowych i uznania prawnego.
Oprócz czynników prawnych, firmy muszą dokładnie ocenić rzeczywistą zdolność dostawcy.
Doświadczenie i staż: Bardziej pewnym wyborem będzie firma z wieloletnim doświadczeniem w branży, która z powodzeniem zajmowała się rozliczeniami księgowymi i podatkowymi wielu podmiotów gospodarczych z tej samej branży.
Przejrzysty proces pracy: Renomowana jednostka musi mieć przejrzysty proces pracy, od przyjmowania dokumentów, przez księgowanie, po sporządzanie raportów i przekazywanie ksiąg. Proces ten pomaga firmom w łatwym kontrolowaniu i monitorowaniu pracy.
Systemy kontroli i bezpieczeństwa: Jednostki profesjonalne często posiadają system weryfikacji danych w celu zapewnienia ich dokładności. Muszą również posiadać pisemne zobowiązanie do ochrony danych klientów, obowiązujące nawet po zakończeniu umowy.
Usługi wsparcia i doradztwa: Dobry partner księgowy nie tylko pracuje zgodnie z procesem, ale także chętnie doradza i terminowo odpowiada na pytania dotyczące podatków i księgowości firmy.
Wybór profesjonalnej firmy księgowej oferującej pełen zakres usług to decyzja strategiczna. Koncentrując się na tych kryteriach, firmy mogą przekształcić outsourcing w skuteczne narzędzie optymalizacji kosztów, minimalizacji ryzyka i skupienia się na rozwijaniu podstawowej działalności firmy.
Pełna księgowość stała się niezbędnym rozwiązaniem dla małych i średnich przedsiębiorstw w nowoczesnym kontekście gospodarczym. To nie tylko usługa administracyjna, ale także narzędzie zarządzania strategicznego, pomagające firmom optymalizować koszty, usprawniać aparat księgowy i minimalizować ryzyko prawne.
Wybór odpowiedniego partnera księgowego to jednak wyzwanie. Firmy muszą być wyczulone na pokusę niskich cen, ponieważ często wiążą się one z poważnym ryzykiem błędnych danych, zaległości podatkowych i braku rozliczeń. Zamiast tego, mądra decyzja powinna opierać się na profesjonalnych, prawnych kryteriach i transparentności procesu. Inwestując czas w analizę i wybór renomowanego partnera księgowego, firmy mogą zbudować solidne podstawy finansowe, koncentrując się tym samym na rozwoju firmy i osiąganiu trwałego sukcesu.
