0
Bu makale, alışılmış tanımların ötesine geçerek tam hizmet muhasebesinin derinlemesine bir analizini sunmaktadır. Stratejik faydaları inceleyecek, iç muhasebe ve dış kaynak kullanımını birçok yönden karşılaştıracak ve özellikle düşük maliyetli hizmetlerdeki potansiyel riskleri belirleyecektir. Daha da önemlisi, rapor, mevcut yasal düzenlemeler ve saygın bir muhasebe ortağı seçmek, işletme faaliyetlerinin yasalara uygunluğunu sağlamak ve finansal performansı sürdürülebilir bir şekilde optimize etmek için temel kriterleri içeren ayrıntılı bir A'dan Z'ye rehber sunacaktır.
Tam paket muhasebe hizmeti, özünde, nitelikli bir kuruluş veya bireyin günlük operasyonlardan periyodik raporlara kadar işletme adına tüm muhasebe işlerini gerçekleştirdiği bir iş modelidir. Mesele sadece tek bir muhasebeci tutmak değil, işin doğru ve hızlı bir şekilde yürütülmesini sağlayacak kaynak ve deneyime sahip profesyonel bir birim ile çalışmaktır. Bu hizmetin çalışma kapsamı oldukça geniştir ve işletme finansal faaliyetlerinin önemli yönlerini kapsar.
Tam kapsamlı bir muhasebe hizmetinin genellikle üstlendiği temel görevler arasında faturaların ve orijinal belgelerin toplanması ve geçerliliğinin kontrol edilmesi, ardından ortaya çıkan ekonomik işlemlerin muhasebeleştirilmesi yer alır. Tedarikçi, katma değer vergisi (KDV), kişisel gelir vergisi (GV) ve kurumlar vergisi (KV) gibi periyodik vergi beyannamelerini ve raporlarını hazırlamak ve sunmaktan sorumlu olacaktır.
Ayrıca muhasebe defterlerini tutarlar, yıl sonu mali raporları ve gerektiğinde istatistiki raporları hazırlarlar. Bazı hizmetler arasında sosyal sigorta, sağlık sigortası, işsizlik sigortası ve çalışanlara yönelik bordrolama gibi sigortayla ilgili işlemler de yer almaktadır. En önemli rollerden biri de işletmeyi temsil etmek ve inceleme veya tetkik talebi olduğunda bunu doğrudan vergi makamlarına açıklamaktır.
Tam hizmet muhasebesinin rolü, basit kayıt tutmanın ötesine geçmiştir. Profesyonel bir firma, işletmelerin yasalara uymasına yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda derinlemesine finansal analiz raporları da sunar. Bu raporlar sayesinde işletmeler, iş performansları hakkında ayrıntılı bir görüş elde ederek daha stratejik tahminler ve iş planları oluşturabilirler.
Bu durum, tam paket muhasebe hizmetlerinin yalnızca zorunlu bir hizmet değil, aynı zamanda yüksek katma değerli bir yönetim aracı olduğunu, onu idari bir yük olmaktan çıkarıp yöneticilerin güvenilir verilere dayalı kararlar almasına yardımcı olan stratejik bir çözüme dönüştürdüğünü göstermektedir.
Vietnam'daki muhasebe hizmetleri şirketlerinin faaliyetleri, profesyonellik ve şeffaflığın sağlanması amacıyla yasal düzenlemelerle sıkı bir şekilde kontrol edilmektedir. 2015 Muhasebe Kanunu, 129/2004/ND-CP Kararnamesi ve diğer yönlendirici belgelere göre, muhasebe hizmetleri sunmak isteyen bir kuruluşun belirli koşulları karşılaması gerekmektedir.
Öncelikle şirketin Muhasebe Hizmetleri İşletme Kayıt Belgesi'ne sahip olması gerekmektedir. İkincisi, işletmede Maliye Bakanlığı'nca verilmiş Denetçi Belgesi veya Muhasebe Uygulama Belgesi sahibi en az iki kişinin bulunması gerekmektedir. Özellikle yönetim kurulu üyesi pozisyonunda görev alacak kişinin muhasebe veya denetim alanında en az iki yıllık deneyime sahip olması gerekiyor.
Bu koşullar, personelin karmaşık muhasebe işlemlerini yürütebilecek yeterli uzmanlık ve deneyime sahip olmasını sağlamak içindir. Bu şirketler, Muhasebe Kanunu'nun 55. maddesi uyarınca muhasebe, baş muhasebeci, mali müşavirlik ve vergi beyannamesi gibi çeşitli hizmetleri yerine getirebilirler.
Bu yasal düzenlemelere uyum, hizmet sağlayıcılar için güven ve otorite oluşturmanın temel bir unsurudur. Bir işletme, yalnızca yasal olarak kurulmuş ve faaliyet gösteren kuruluşlarla sözleşme imzalamalıdır. Aksine, niteliksiz bir birimin işe alınması durumunda işletme 5 milyon ile 20 milyon VND arasında ağır idari para cezasıyla karşı karşıya kalabiliyor. Bu durum, tedarikçilerin yasal koşullarının ayrıntılı bir şekilde kontrol edilmesinin sadece gerekli bir adım değil, aynı zamanda işletmeler için doğrudan ve etkili bir yasal risk önleme tedbiri olduğunu göstermektedir.
Muhasebe yönetimi konusunda doğru kararı vermek için işletmeler üç temel model arasından seçim yapabilir: iç muhasebe, tam hizmet muhasebesi veya karma model. Her modelin kendine özgü özellikleri vardır ve farklı gelişim aşamalarına ve işletme büyüklüklerine uygundur.
İç Muhasebe: Bu, bir işletmenin şirkette tam zamanlı çalışmak üzere bir veya daha fazla çalışanı işe aldığı geleneksel modeldir. Bu modelin avantajı, muhasebecinin günlük iş durumunu yakından takip edebilmesi, istediği zaman ofiste bulunup işlerini halledebilmesi ve aynı zamanda diğer idari görevleri de üstlenebilmesidir. Ancak bu cihazın bakım maliyeti, özellikle de nitelikli personel istihdamı söz konusu olduğunda, oldukça yüksektir. Ayrıca personelin istikrarı garanti altına alınamaz ve personelin deneyim eksikliği durumunda hata riski ortaya çıkabilir.
Tam muhasebe hizmeti: Bu, tüm muhasebe işlerinin dış bir birime devredilmesi modelidir. Bu model özellikle küçük ve orta ölçekli işletmeler veya ayrı bir muhasebe departmanı kurmak için yeterli finansal kaynağa ve deneyime sahip olmayan yeni kurulan girişimler için uygundur. Avantajları; optimum maliyet, yüksek uzmanlık ve sorumluluk bilincinin net olmasıdır.
Hibrit model: Bu, yukarıdaki iki modelin esnek bir birleşimidir. İşletmeler, fatura düzenleme/ithalat ve gelir-gider takibi gibi günlük operasyonları yönetmek için dahili bir muhasebeci bulundurabilir. Aynı zamanda, vergiler, kesinleştirme ve yıl sonu finansal raporlamasıyla ilgili daha karmaşık görevleri üstlenmek üzere harici bir muhasebe hizmet birimi kiralıyorlar. Bu model, işletmelerin iç operasyonlarını kontrol etmelerine ve aynı zamanda dış kaynaklı muhasebe uzmanlarının yüksek uzmanlığından yararlanmalarına yardımcı oluyor.
Aşağıda, işletmelerin uygun kararları kolayca görselleştirmelerine ve almalarına yardımcı olmak için iki muhasebe modeli arasındaki önemli faktörlerin ayrıntılı bir karşılaştırma tablosu yer almaktadır.
| Karşılaştırma kriterleri | İç Muhasebe | Tam muhasebe hizmeti (Dış Kaynak Kullanımı) |
| Gider | Yüksek (maaş, sosyal sigorta, ikramiye, işe alım ve eğitim maliyetleri dahil). | Önemli ölçüde daha düşük (genellikle hizmet paketine göre) |
| Uzmanlık | Bireysel kapasiteye bağlı olarak yasalar güncellenmeyebilir | Her zaman hukukla güncellenen, çok disiplinli uzman ekibi |
| Sorumluluk | Hatalardan dolayı tazminat talebinde bulunmanın zorluğu, yüksek risk | Sözleşmede zararın tazmini konusunda açık bir taahhüt yer almaktadır. |
| Süreklilik | Çalışanların işten ayrılması veya doğum iznine çıkması durumunda kesintiye uğrayabilir | Her zaman yedek personel bulundurun ve işin kesintiye uğramamasını sağlayın |
| Mevcudiyet | Şirkette düzenli olarak hazır bulunmak, iletişim için uygun olmak | Sadece gerekli olduğunda, çoğunlukla e-posta yoluyla iletişim kurun |
| Yerleştirmek | Büyük işletme, birçok karmaşık operasyon | Küçük ve orta ölçekli işletmeler, yeni kurulan şirketler, sınırlı maliyetler |
Muhasebe modelinin seçiminin yalnızca maliyete dayalı olmaması önemlidir. İşletmenin büyüklüğü, mesleki ihtiyaçları ve insan kaynakları yönetimi yetenekleri gibi diğer faktörler de dikkate alınmalıdır. Maliyet tasarrufu yapması ve ürün geliştirmeye odaklanması gereken bir girişim, dış kaynak kullanımını en uygun seçenek olarak görecektir. Öte yandan, karmaşık operasyonlara sahip ve günlük mali durumlarını yakından takip etmesi gereken büyük bir şirket, şirket içi bir muhasebeciye ihtiyaç duyabilir. En iyi karar, işletmenin aşamasına ve hedeflerine uygun olan karardır.
Muhasebe hizmetlerinin dış kaynak kullanımı, yalnızca doğrudan maliyetleri düşürmekle kalmayıp aynı zamanda temel işletme faaliyetleri için kaynakların serbest bırakılması açısından da önemli finansal faydalar sağlar. İşletmeler, dış kaynak kullanımı sayesinde muhasebe personeli işe alma, eğitme ve yönetme maliyetlerini azaltabilirler. Bu hizmeti kiralamanın maliyeti genellikle ayda 500.000 ila 3.000.000 VND arasında değişmektedir. Bu rakam, deneyimli bir muhasebecinin aylık maaşının 10 milyon ila 15 milyon VND'ye kadar çıkabilmesiyle karşılaştırıldığında oldukça mütevazı kalmaktadır.
İşletmelerin personel maliyetlerinin yanı sıra, masa, sandalye, bilgisayar, yazıcı veya özel muhasebe yazılımları gibi ofis ekipmanlarına birkaç milyon ila on milyonlarca dong değerinde ilk yatırım yapmasına da gerek kalmıyor. Bu, organizasyonun daha verimli hale getirilmesine, başlangıçtaki mali yükün azaltılmasına ve işletmenin sermayesini doğrudan gelir getiren faaliyetlere ayırmasına olanak tanır. Elde edilen tasarruflar pazarlama, ürün araştırma ve geliştirme veya pazar genişlemesine yeniden yatırılabilir ve böylece işletme için sürdürülebilir bir rekabet avantajı yaratılabilir.
Tam kapsamlı bir muhasebe hizmeti almak, işletmelerin birçok alanda kapsamlı deneyime sahip, yüksek nitelikli uzmanlardan oluşan bir ekibe erişmesini sağlar. Bu ekip, sürekli değişen yasal düzenlemeler bağlamında son genelgeler, kararnameler ve vergi kanunları konusunda sürekli güncel kalmaktadır. Bu değişikliklere ayak uyduramamak, yasal ihlallere ve ağır para cezalarına yol açarak ciddi maddi kayıplara neden olabilir.
Ayrıca, şirket içi muhasebe ile dış kaynak kullanımı arasındaki en büyük farklardan biri sorumluluk bilincidir. Saygın muhasebe hizmeti şirketleri, genellikle kendi hatalarından kaynaklanan hatalar durumunda sorumluluk almayı ve tüm zararları karşılamayı taahhüt ederler. Bu bağlılık, yalnızca uzmanlıklarına ve çalışma süreçlerine olan güveni göstermekle kalmaz, aynı zamanda işletme için sağlam bir hukuki güvence de oluşturur. İşletmeler, risklerle tek başlarına yüzleşmek yerine, çıkarlarını korumak için ayakta duran profesyonel bir ortağa sahip olduklarından emin olabilirler.
Muhasebe görevleri dış kaynaklı hale getirildiğinde, işletme sahipleri tüm zamanlarını ve kaynaklarını ürün geliştirme, satış ve pazarlama gibi temel işletme faaliyetlerine odaklayabilirler. Bu durum, kaynakların çoğunlukla sınırlı olduğu küçük ve orta ölçekli işletmeler için özellikle önemlidir.
Ayrıca profesyonel muhasebe hizmeti veren şirketler, periyodik mali analiz raporları da sunarak, işletmelerin faaliyet durumlarını net ve hızlı bir şekilde kavramalarına yardımcı olurlar. Bu raporlar yalnızca gelir ve maliyet rakamlarını içermekle kalmaz, aynı zamanda nakit akışı ve kârların derinlemesine analizini de sağlayarak yöneticilerin bilinçli iş kararları almalarına yardımcı olur.
Bir servis biriminin varlığı aynı zamanda işin devamlılığını da sağlar, çünkü ihtiyaç duyulduğunda her zaman yedek personel bulundururlar ve çalışanların işten ayrılması veya doğum iznine çıkması nedeniyle işlerin aksamasının önüne geçerler.
Tam hizmet muhasebe birçok avantaj sunsa da, özellikle aşırı düşük fiyatlar cazip geldiğinde, dikkatsizce bir acente seçmek ciddi sonuçlar doğurabilir. En büyük risklerden biri vergi gecikmesi ve ceza riskidir.
Uzman olmayan birimler, raporları zamanında sunmak için "sahte" rakamlar üretebiliyor ve bu da vergi dairelerinin 3 ila 5 yıl sonra yapacağı denetimlerde işletmelerin sonuçlarına katlanmak zorunda kalacağı bir "saatli bomba" oluşturuyor. O zaman işletmeler vergi tahsilatına ve onlarca hatta yüz milyonlarca dong'a kadar para cezasına tabi tutulabilir.
Ayrıca evrak ve defterlerin profesyonel olmayan bir şekilde teslim edilmesi de büyük bir sorundur. Çoğu durumda, hizmet sağlayıcılar eksiksiz bilgi vermez veya kayıtları bilimsel olarak saklamaz; bu da işletmelerin kontrol veya açıklama yapmaları gerektiğinde zorluklara yol açar. Veriler eksik veya hatalı olabilir ve bu da yeni muhasebecilerin yeniden düzenleme veya düzenleme için çok zaman harcamasına neden olabilir. Ayrıca profesyonel güvenlik prosedürleri olmayan birimler için hassas finansal bilgilerin ifşa olma riski de bir endişe kaynağıdır.
Farkına varılması gereken bir gerçek de şudur ki, "ucuz" çoğu zaman "düşük kalite"yi de beraberinde getirir. Düşük maliyetli hizmet sağlayıcıları genellikle deneyimsiz personel kullanarak maliyetleri kısmakta, yazılım ve kalite kontrol süreçlerine yatırım yapmamaktadır. Bu nedenle, doğruluğu ve yasal uyumluluğu garanti edemezler. Düşük fiyatlar, birimin yetersiz olduğunun ve hata oluşması durumunda yasal sorumluluk üstlenemeyeceğinin bir işareti olabilir.
Yukarıdaki risklerden kaçınmak için işletmelerin dikkatli olması ve güvenilir olmayan bir muhasebe hizmetinin işaretlerini fark etmesi gerekir. İşte bazı uyarı işaretleri:
Çok düşük fiyat teklifi: Ortalamanın çok altında bir fiyat, köşe kesmenin veya özensiz hizmetin bir işareti olabilir.
Belirsiz şirket bilgileri: İşletmeler, web sitesi, adres, vergi kodu ve önceki müşterilerin yorumları gibi hizmet sağlayıcısı hakkındaki bilgileri dikkatlice araştırmalıdır. Bilgiler belirsizse, şeffaflıktan yoksunsa veya medya kanallarında etkileşimi yoksa, "hayalet şirket" olabilir.
Sorumluluk taahhüdünün eksikliği: Saygın bir birim, hesap verebilirlik ve hasarların tazmini konusunda sözleşmede her zaman açık şartlara sahip olacaktır. Eğer kaçamak cevaplar veriyorlarsa veya kesin bir şey söylemiyorlarsa, bu bir kırmızı bayraktır.
Belgeleme eksiklikleri: Sahtekarlığın belirtileri arasında muhasebe rakamlarında olağandışı değişiklikler veya belgelerde açık bir açıklama olmaksızın yapılan eksiklikler ve hatalar yer alabilir.
İşletmelerin kendilerini koruyabilmeleri için ortaklık kararı almadan önce dikkatli bir kontrol listesine sahip olmaları ve kapsamlı bir durum tespiti yapmaları gerekir.
Net ve profesyonel bir iş akışı, saygın bir muhasebe firmasının ayırt edici özelliğidir. Aşağıda, standart bir sürecin başından sonuna kadar olan adımlarının ayrıntılı bir açıklaması bulunmaktadır.
Adım 1: İhtiyaçları alın ve anlayın: Hizmet birimi başvuruyu alacak, sektör, ölçek ve işletmenin özel ihtiyaçları hakkında bilgi edinecektir. Oradan size en uygun hizmet paketini tavsiye edip önerecekler.
2. Adım: Hizmet sözleşmesini imzalayın: Şartlar üzerinde anlaştıktan sonra, iki taraf sözleşmeyi imzalayacaktır. Sözleşmede, işin kapsamı, her iki tarafın sorumlulukları, hizmet bedeli ve bilgi gizliliği taahhütleri açıkça belirtilmelidir.
Aylık/üç aylık çalışma:
Hizmet birimi işletmeden girdi ve çıktı belgelerini alacaktır (genellikle e-posta yoluyla veya şahsen).
Belgelerin geçerliliğini kontrol edin, kitapları inceleyin
Muhasebe yazılımında işlemleri kaydedin
Aylık veya üç aylık dönemler halinde KDV, PIT gibi periyodik vergi beyannamelerini hazırlayıp sunmak.
Her çeyrek sonunda kurumlar vergisi geçici olarak hesaplanarak vergi dairesine sunulacaktır.
Yıl sonu çalışması (Mali uzlaşma):
Yıl sonunda birim, yıla ait tüm verileri ve belgeleri kontrol edip karşılaştıracak.
Mali Tabloların, Kurumlar Vergisi ve Gelir Vergisi Kesinleştirmelerinin hazırlanması ve sunulmasından sorumludurlar.
Genel muhasebe defterleri, detaylı muhasebe defterleri ve ilgili belgeler dahil olmak üzere tüm muhasebe defterlerini yazdırın ve işletmeye teslim edin.
Vergi dairesine açıklama: Hizmet sözleşmesinin önemli bir kısmı, muhasebe biriminin, bir inceleme sırasında verileri ve kayıtları açıklamak için doğrudan vergi dairesiyle birlikte çalışmak üzere işletmeyi temsil edeceği taahhüdüdür.
Şeffaf ve net bir çalışma süreci, tedarikçinin profesyonelliğini ortaya koymakla kalmaz, aynı zamanda işletmelerin işleri kolayca izlemesine ve kontrol etmesine yardımcı olur, böylece riskleri en aza indirir ve güven oluşturur.
İşletmeler için hukuki güvenliğin sağlanması adına, saygın bir muhasebe firması seçimi temel hukuki kriterlerin kontrol edilmesiyle başlamalıdır.
Muhasebe hizmeti işletme ruhsatı: Bu, ilk zorunlu gerekliliktir. İşletmelerin, hizmet sağlayıcısından muhasebe hizmeti sektörünü açıkça belirten bir işletme ruhsatı sunmasını istemeleri gerekir.
Ekibin Mesleki Belgeleri: Mesleki bir birimin, özellikle müdürün Maliye Bakanlığı tarafından verilmiş Muhasebe veya Denetim Uygulama Belgesi'ne sahip bir personel ekibine sahip olması zorunludur. Bu belgeler mesleki yeterliliğin ve hukuki tanınırlığın kanıtıdır.
İşletmelerin yasal faktörlerin yanı sıra tedarikçinin gerçek kapasitesini de dikkatli bir şekilde değerlendirmesi gerekiyor.
Deneyim ve kıdem: Sektörde uzun yıllar deneyimi olan, aynı alanda birden fazla işletmenin muhasebe ve vergi işlemlerini başarıyla yürütmüş bir firma daha güvenilir bir tercih olacaktır.
Şeffaf çalışma süreci: Saygın bir birimin, belge alımından muhasebeye, rapor hazırlamadan defter teslimine kadar net bir çalışma sürecine sahip olması gerekir. Bu süreç, işletmelerin işleri kolayca kontrol edip izlemesine yardımcı olur.
Kontrol ve güvenlik sistemleri: Profesyonel birimlerde, doğruluğu garanti altına almak için genellikle çapraz veri kontrol sistemi bulunur. Ayrıca, sözleşme sona erdikten sonra bile geçerli olacak, müşteri bilgilerini koruyacak yazılı bir taahhütte bulunmaları gerekir.
Destek ve danışmanlık hizmetleri: İyi bir muhasebe ortağı sadece sürece uygun şekilde çalışmakla kalmaz, aynı zamanda işletmelere vergi ve muhasebe konularında zamanında tavsiyelerde bulunmaya ve soruları yanıtlamaya isteklidir.
Profesyonel ve tam hizmet veren bir muhasebe firması seçmek stratejik bir karardır. Bu kriterlere odaklanarak, işletmeler dış kaynak kullanımını maliyetleri optimize etmek, riskleri en aza indirmek ve temel iş faaliyetlerini geliştirmeye odaklanmak için etkili bir araca dönüştürebilirler.
Modern ekonomik ortamda, eksiksiz muhasebe hizmetleri küçük ve orta ölçekli işletmeler için vazgeçilmez bir çözüm haline gelmiştir. Bu hizmetler yalnızca idari bir hizmet değil, aynı zamanda stratejik bir yönetim aracıdır ve işletmelerin maliyetlerini optimize etmelerine, muhasebe sistemlerini düzenlemelerine ve yasal riskleri en aza indirmelerine yardımcı olur.
Ancak doğru ortağı seçmek zorlu bir iştir. İşletmeler, genellikle hatalı rakamlar, vergi borçları ve hesap verebilirlik eksikliği gibi ciddi riskler taşıdıkları için ucuz fiyatların cazibesine karşı dikkatli olmalıdır. Bunun yerine, akıllıca bir karar, profesyonel ve yasal kriterlere ve çalışma sürecinde şeffaflığa dayanmalıdır. İşletmeler, saygın bir muhasebe ortağı araştırmak ve seçmek için zaman ayırarak sağlam bir finansal temel oluşturabilir, böylece iş geliştirmeye ve sürdürülebilir başarıya odaklanabilirler.
