0
Dit artikel biedt een diepgaande analyse van full-service accounting, waarbij we verder gaan dan de gebruikelijke definities. Het onderzoekt de strategische voordelen, vergelijkt interne accounting en outsourcing op diverse manieren en identificeert potentiële risico's, met name bij low-cost services. Belangrijker nog, het rapport biedt een gedetailleerde handleiding van A tot Z, inclusief de huidige wettelijke voorschriften en belangrijke criteria voor het kiezen van een gerenommeerde accountingpartner, het garanderen van naleving van de wet en het op duurzame wijze optimaliseren van de financiële prestaties.
Kort gezegd is een compleet boekhoudpakket een bedrijfsmodel waarbij een gekwalificeerde organisatie of persoon alle boekhoudkundige werkzaamheden namens het bedrijf uitvoert, van dagelijkse werkzaamheden tot periodieke rapporten. Het gaat niet alleen om het inhuren van één accountant, maar om het samenwerken met een professionele afdeling die over de middelen en ervaring beschikt om ervoor te zorgen dat het werk nauwkeurig en snel wordt afgehandeld. De reikwijdte van deze dienst is zeer breed en omvat belangrijke aspecten van de financiële activiteiten van bedrijven.
Tot de kerntaken die een volledige boekhoudservice doorgaans uitvoert, behoren het verzamelen en controleren van facturen en originele documenten op juistheid en het vervolgens verantwoorden van de daaruit voortvloeiende economische transacties. De leverancier is verantwoordelijk voor het opstellen en indienen van periodieke belastingaangiften en -rapporten, zoals voor de belasting over de toegevoegde waarde (btw), de inkomstenbelasting (inkomstenbelasting) en de vennootschapsbelasting (vennootschapsbelasting).
Daarnaast voeren zij ook de boekhouding uit en stellen zij de jaarrekening en de benodigde statistische rapporten op. Sommige diensten omvatten ook verzekeringsgerelateerde activiteiten, zoals sociale verzekeringen, ziektekostenverzekeringen, werkloosheidsverzekeringen en salarisadministratie voor werknemers. Eén van de belangrijkste taken is om het bedrijf te vertegenwoordigen en direct aan de Belastingdienst uitleg te geven wanneer er een verzoek tot inspectie of onderzoek is.
De rol van een fullservice accountantskantoor is geëvolueerd van louter administratie. Een professioneel kantoor helpt bedrijven niet alleen om aan de wet te voldoen, maar levert ook diepgaande financiële analyses. Dankzij deze rapporten krijgen bedrijven een gedetailleerd beeld van de bedrijfsprestaties, waardoor ze strategischere prognoses en bedrijfsplannen kunnen maken.
Dit toont aan dat complete boekhoudkundige diensten niet alleen een verplichte dienst zijn, maar ook een managementtool met een hoge toegevoegde waarde. Hierdoor verandert boekhouden niet langer in een administratieve last, maar in een strategische oplossing waarmee managers beslissingen kunnen nemen op basis van betrouwbare gegevens.
De activiteiten van boekhoudkundige dienstverleners in Vietnam worden strikt gecontroleerd door wettelijke voorschriften om professionaliteit en transparantie te garanderen. Volgens de Wet op de boekhouding van 2015, Besluit 129/2004/ND-CP en andere richtlijnen, moet een organisatie die boekhouddiensten wil verlenen, aan specifieke voorwaarden voldoen.
Ten eerste moet het bedrijf een registratiecertificaat voor boekhoudkundige diensten hebben. Ten tweede moeten er in de onderneming minimaal twee personen werkzaam zijn die over een accountantscertificaat of een certificaat voor boekhoudkundige praktijken beschikken, afgegeven door het Ministerie van Financiën. De bestuurder moet met name minimaal twee jaar ervaring hebben in de accountancy of audit.
Deze voorwaarden moeten ervoor zorgen dat het personeel over voldoende expertise en ervaring beschikt om complexe boekhoudkundige handelingen uit te voeren. Deze bedrijven mogen diverse diensten verlenen op grond van artikel 55 van de Accountancywet, waaronder boekhouding, hoofdaccountant, financieel advies en belastingaangifte.
Naleving van deze wettelijke voorschriften is een essentieel onderdeel van het opbouwen van vertrouwen en autoriteit bij dienstverleners. Een bedrijf zou alleen contracten moeten sluiten met entiteiten die wettelijk gevestigd en operationeel zijn. Als een bedrijf daarentegen een ongekwalificeerde werknemer inhuurt, kan het te maken krijgen met zware administratieve boetes, variërend van 5 tot 20 miljoen VND. Hieruit blijkt dat een grondige controle van de juridische voorwaarden van leveranciers niet alleen een noodzakelijke stap is, maar ook een directe en effectieve maatregel ter voorkoming van juridische risico's voor bedrijven.
Om de juiste beslissing te nemen over accounting management, kunnen bedrijven kiezen uit drie hoofdmodellen: interne accounting, full-service accounting of een hybride model. Elk model heeft zijn eigen unieke kenmerken en is geschikt voor verschillende ontwikkelingsfasen en bedrijfsgroottes.
Interne boekhouding: Dit is het traditionele model, waarbij een bedrijf één of meer werknemers inhuurt die fulltime bij het bedrijf werken. Het voordeel van dit model is dat de accountant de dagelijkse bedrijfssituatie nauwlettend in de gaten kan houden, op elk gewenst moment op kantoor aanwezig is om de werkzaamheden af te handelen en tegelijkertijd andere administratieve taken kan uitvoeren. De onderhoudskosten voor deze apparatuur zijn echter zeer hoog, vooral als u hooggekwalificeerd personeel moet inhuren. Bovendien is de stabiliteit van het personeel niet gegarandeerd en kan er een risico op fouten ontstaan als het personeel niet voldoende ervaring heeft.
Volledige boekhoudservice: Dit is een model waarbij alle boekhoudkundige werkzaamheden worden gedelegeerd aan een externe afdeling. Dit model is vooral geschikt voor kleine en middelgrote ondernemingen of voor pas opgerichte startups die niet over voldoende financiële middelen en ervaring beschikken om een aparte boekhoudafdeling op te zetten. De voordelen ervan zijn optimale kosten, een hoge mate van expertise en een duidelijke verantwoordelijkheidszin.
Hybride model: Dit is een flexibele combinatie van de twee bovenstaande modellen. Bedrijven kunnen een interne accountant aanstellen voor de dagelijkse werkzaamheden, zoals het versturen/importeren van facturen en het bijhouden van inkomsten en uitgaven. Tegelijkertijd huren ze een externe boekhoudafdeling in voor complexere taken met betrekking tot belastingen, afronding en financiële rapportages aan het einde van het jaar. Dit model helpt bedrijven de interne bedrijfsvoering te beheersen en tegelijkertijd te profiteren van de uitgebreide expertise van externe boekhoudexperts.
Hieronder vindt u een gedetailleerde vergelijkingstabel met belangrijke factoren tussen de twee boekhoudmodellen, zodat bedrijven eenvoudig kunnen visualiseren en de juiste beslissingen kunnen nemen.
| Vergelijkingscriteria | Interne boekhouding | Volledige boekhoudservice (Outsourcing) |
| Kosten | Hoog (inclusief salaris, sociale verzekeringen, bonus, wervings- en opleidingskosten). | Aanzienlijk lager (meestal per servicepakket) |
| Expertise | Afhankelijk van de individuele capaciteit kunnen wetten niet worden bijgewerkt | Multidisciplinair team van experts, altijd op de hoogte van de wetgeving |
| Verantwoordelijkheid | Moeilijkheid om compensatie voor fouten te claimen, hoog risico | In het contract is een duidelijke toezegging opgenomen om de schade te vergoeden. |
| Continuïteit | Kan worden onderbroken wanneer werknemers ontslag nemen of met zwangerschapsverlof gaan | Zorg altijd voor vervangend personeel, zodat het werk niet wordt onderbroken |
| Aanwezigheid | Regelmatig aanwezig op het bedrijf, handig voor communicatie | Communiceer alleen indien nodig vooral via e-mail |
| Fit | Grote onderneming, veel complexe operaties | Kleine en middelgrote ondernemingen, startups, beperkte kosten |
Het is belangrijk dat de keuze van het boekhoudmodel niet uitsluitend op kosten gebaseerd is. Er moet ook rekening worden gehouden met andere factoren, zoals omvang, professionele behoeften en de capaciteiten van humanresourcemanagement. Een startup die kosten wil besparen en zich wil richten op productontwikkeling, zal outsourcing als de optimale keuze beschouwen. Aan de andere kant kan een groot bedrijf met complexe activiteiten en de noodzaak om de dagelijkse financiën nauwlettend te volgen, een interne accountant nodig hebben. De beste beslissing is die welke past bij de fase en de doelstellingen van het bedrijf.
Het uitbesteden van boekhoudkundige diensten biedt aanzienlijke financiële voordelen, niet alleen in termen van verlaging van de directe kosten, maar ook in termen van het vrijmaken van middelen voor kernactiviteiten. Door uitbesteding kunnen bedrijven de kosten voor het werven, opleiden en managen van boekhoudkundig personeel verlagen. De kosten voor het inhuren van deze dienst liggen doorgaans tussen de 500.000 en 3.000.000 VND per maand. Dit is een bescheiden bedrag vergeleken met het maandsalaris van een ervaren accountant, dat kan oplopen tot 10 tot 15 miljoen VND.
Naast personeelskosten hoeven bedrijven ook geen initiële investeringen te doen in kantoorapparatuur zoals bureaus, stoelen, computers, printers of gespecialiseerde boekhoudsoftware ter waarde van enkele miljoenen tot tientallen miljoenen dong. Dit helpt de organisatie te stroomlijnen, vermindert de initiële financiële last en stelt het bedrijf in staat kapitaal toe te wijzen aan activiteiten die directe inkomsten genereren. De besparingen kunnen worden geherinvesteerd in marketing, productonderzoek en -ontwikkeling of marktuitbreiding, waardoor een duurzaam concurrentievoordeel voor het bedrijf ontstaat.
Wanneer u een volledige boekhoudservice inhuurt, krijgen bedrijven toegang tot een team van hooggekwalificeerde experts met ruime ervaring in vele vakgebieden. Dit team is altijd op de hoogte van de laatste circulaires, besluiten en belastingwetten. Dat is van groot belang gezien de voortdurend veranderende wettelijke regelgeving. Als u niet op de hoogte blijft van deze veranderingen, kan dat leiden tot overtredingen van de wet en hoge boetes. Dit kan ernstige financiële verliezen tot gevolg hebben.
Een van de grootste verschillen tussen interne boekhouding en outsourcing is bovendien de toewijding aan verantwoordelijkheid. Gerenommeerde accountantskantoren nemen vaak de verantwoordelijkheid en vergoeden alle schade als er door hun schuld fouten worden gemaakt. Deze betrokkenheid toont niet alleen vertrouwen in hun expertise en werkprocessen, maar creëert ook een solide juridische zekerheid voor het bedrijf. In plaats van zelf risico's te lopen, kunnen bedrijven erop vertrouwen dat ze een professionele partner hebben die hun belangen behartigt.
Wanneer boekhoudkundige taken worden uitbesteed, kunnen ondernemers zich volledig richten op hun kernactiviteiten, zoals productontwikkeling, verkoop en marketing. Dit is vooral belangrijk voor kleine en middelgrote bedrijven, waar de middelen vaak beperkt zijn.
Bovendien bieden professionele boekhoudkundige dienstverleners periodieke financiële analyserapporten aan, zodat bedrijven snel en duidelijk inzicht hebben in hun operationele situatie. Deze rapporten bevatten niet alleen cijfers over opbrengsten en kosten, maar bieden ook een diepgaande analyse van de cashflow en winst, zodat managers weloverwogen zakelijke beslissingen kunnen nemen.
De aanwezigheid van een service-eenheid waarborgt bovendien de continuïteit van de werkzaamheden, omdat er altijd vervangend personeel beschikbaar is wanneer dat nodig is. Zo worden werkonderbrekingen door ontslag of zwangerschapsverlof van werknemers voorkomen.
Hoewel fullservice boekhouding veel voordelen biedt, kan een onzorgvuldige keuze voor een accountantskantoor, vooral wanneer het wordt verleid door extreem lage tarieven, ernstige gevolgen hebben. Een van de grootste risico's is het risico op belastingachterstanden en boetes.
Onprofessionele eenheden kunnen 'nepcijfers' creëren om rapporten op tijd in te dienen. Zo ontstaat er een 'tijdbom' waar bedrijven na 3 tot 5 jaar de gevolgen van moeten dragen, wanneer de belastingdienst controles uitvoert. Bedrijven kunnen dan te maken krijgen met belastingheffingen en boetes die kunnen oplopen tot tientallen of zelfs honderden miljoenen dong.
Daarnaast is de onprofessionele overdracht van documenten en boeken een groot probleem. In veel gevallen leveren dienstverleners geen volledige informatie aan en slaan ze gegevens niet wetenschappelijk op, wat voor bedrijven problemen oplevert bij het controleren of toelichten van gegevens. Gegevens kunnen ontbreken of onjuist zijn, waardoor nieuwe accountants veel tijd moeten besteden aan het opnieuw doen of bewerken van gegevens. Bovendien vormen de risico's van het onthullen van gevoelige financiële informatie ook een zorg voor eenheden zonder professionele beveiligingsprocedures.
Eén waarheid die we moeten beseffen is dat 'goedkoop' vaak gepaard gaat met 'lage kwaliteit'. Goedkope dienstverleners besparen vaak op de kosten door onervaren personeel in te zetten en niet te investeren in software en kwaliteitscontroleprocessen. Daarom kunnen ze geen garantie bieden voor nauwkeurigheid en naleving van de wet. Lage prijzen kunnen een waarschuwingssignaal zijn dat de eenheid incompetent is en geen juridische verantwoordelijkheid kan dragen als er fouten optreden.
Om bovenstaande risico's te vermijden, moeten bedrijven alert zijn en de signalen van een onbetrouwbare accountantsdienst herkennen. Hier zijn enkele waarschuwingssignalen:
Te lage offerte: Een prijs die veel lager ligt dan gemiddeld, kan een teken zijn dat er op de kosten is bezuinigd of dat de service slecht is.
Vage bedrijfsinformatie: Bedrijven moeten zorgvuldig onderzoek doen naar de informatie over de dienstverlener, inclusief website, adres, belastingcode en beoordelingen van eerdere klanten. Als de informatie onduidelijk is, niet transparant is of geen interactie heeft via mediakanalen, kan het om een "spookbedrijf" gaan.
Gebrek aan verantwoordelijkheidsbesef: Een betrouwbare eenheid zal altijd duidelijke contractvoorwaarden hebben met betrekking tot aansprakelijkheid en compensatie voor schade. Als ze ontwijkend of niet-bindend zijn, is dat een waarschuwingssignaal.
Omissies in de documentatie: Tekenen van fraude kunnen zijn: ongebruikelijke wijzigingen in de boekhoudkundige cijfers of omissies en fouten in de documentatie zonder duidelijke verklaring.
Om zichzelf te beschermen, moeten bedrijven een zorgvuldige checklist opstellen en grondig onderzoek doen voordat ze een besluit nemen over een partnerschap.
Een heldere, professionele workflow is het kenmerk van een gerenommeerd accountantskantoor. Hieronder vindt u een gedetailleerde beschrijving van de stappen in een standaardproces, van begin tot eind.
Stap 1: Ontvang en begrijp de behoeften: De service-eenheid ontvangt de applicatie en leert over de sector, de omvang en de specifieke behoeften van het bedrijf. Vervolgens adviseren en adviseren zij u over het meest geschikte servicepakket.
Stap 2: Onderteken het servicecontract: Nadat beide partijen akkoord zijn gegaan met de voorwaarden, ondertekenen ze het contract. Het contract moet duidelijk de omvang van de werkzaamheden, de verantwoordelijkheden van elke partij, de servicekosten en de vertrouwelijkheid van de informatie vermelden.
Maandelijks/driemaandelijks werk:
De service-eenheid ontvangt invoer- en uitvoerdocumenten van het bedrijf (meestal via e-mail of persoonlijk).
Controleer de geldigheid van documenten, bekijk boeken
Transacties registreren op boekhoudsoftware
Periodieke belastingaangiften, zoals BTW- en PIT-aangiften, maandelijks of per kwartaal voorbereiden en indienen.
Aan het einde van elk kwartaal maken zij een voorlopige berekening van de vennootschapsbelasting en dienen deze in bij de belastingdienst.
Jaarafsluiting (Financiële afwikkeling):
Aan het einde van het jaar controleert en vergelijkt de eenheid alle gegevens en documenten van het jaar.
Zij zijn verantwoordelijk voor het opstellen en indienen van jaarrekeningen en de definitieve aangiften vennootschapsbelasting en inkomstenbelasting.
Alle boekhoudboeken, inclusief grootboeken, gedetailleerde grootboeken en gerelateerde documenten, afdrukken en aan het bedrijf leveren.
Uitleg geven aan de belastingdienst: Een belangrijk onderdeel van het dienstverleningscontract is de toezegging dat de boekhoudeenheid het bedrijf vertegenwoordigt en rechtstreeks met de belastingdienst samenwerkt om gegevens en registraties toe te lichten bij een inspectie.
Een transparant en helder werkproces toont niet alleen de professionaliteit van de leverancier aan, maar zorgt er ook voor dat bedrijven de werkzaamheden eenvoudig kunnen monitoren en controleren. Zo worden risico's geminimaliseerd en ontstaat er vertrouwen.
Om de juridische veiligheid van bedrijven te garanderen, moet u bij het kiezen van een gerenommeerd accountantskantoor eerst de basisjuridische criteria controleren.
Vergunning voor boekhoudkundige dienstverlening: Dit is de eerste verplichte vereiste. Bedrijven moeten de dienstverlener vragen om een bedrijfsvergunning te tonen waarin de boekhoudkundige dienstverlening duidelijk wordt vermeld.
Beroepscertificaten van het team: Een professionele eenheid moet over een team van medewerkers beschikken, met name de directeur, die in het bezit zijn van een praktijkcertificaat voor boekhouden of auditing, afgegeven door het Ministerie van Financiën. Deze certificaten vormen het bewijs van vakbekwaamheid en zijn wettelijk erkend.
Naast juridische factoren moeten bedrijven ook de daadwerkelijke capaciteit van de leverancier zorgvuldig evalueren.
Ervaring en anciënniteit: Een bedrijf met jarenlange ervaring in de sector, dat succesvol de boekhouding en belastingafhandeling voor meerdere bedrijven in dezelfde sector heeft verzorgd, is een betrouwbare keuze.
Transparant werkproces: Een betrouwbare eenheid heeft een duidelijk werkproces nodig, van het ontvangen van documenten en het bijhouden van de boekhouding tot het opstellen van rapporten en het overhandigen van boeken. Dit proces helpt bedrijven om hun werk eenvoudig te controleren en te monitoren.
Controle- en beveiligingssystemen: Professionele eenheden beschikken vaak over een systeem om gegevens te controleren om de nauwkeurigheid te garanderen. Ze moeten ook een schriftelijke toezegging hebben om klantgegevens te beschermen, die ook na afloop van het contract van kracht blijft.
Ondersteunende en adviserende diensten: Een goede accountantspartner werkt niet alleen procesmatig, maar is ook bereid om tijdig advies te geven en vragen over belastingen en boekhouding voor bedrijven te beantwoorden.
De keuze voor een professioneel full-service accountantskantoor is een strategische beslissing. Door te focussen op deze criteria kunnen bedrijven outsourcing omzetten in een effectief instrument om kosten te optimaliseren, risico's te minimaliseren en zich te concentreren op de ontwikkeling van hun kernactiviteiten.
Volledige boekhoudkundige diensten zijn in de moderne economische context een onmisbare oplossing geworden voor kleine en middelgrote ondernemingen. Het is niet alleen een administratieve dienst, maar ook een strategisch managementinstrument dat bedrijven helpt kosten te optimaliseren, hun apparatuur te stroomlijnen en juridische risico's te minimaliseren.
Het kiezen van de juiste partner is echter een uitdaging. Bedrijven moeten alert zijn op de verleiding van lage prijzen, omdat deze vaak gepaard gaan met ernstige risico's op onjuiste cijfers, belastingachterstanden en gebrek aan verantwoording. Een verstandige beslissing moet daarentegen gebaseerd zijn op professionele, juridische criteria en transparantie in het werkproces. Door tijd te investeren in het onderzoeken en kiezen van een gerenommeerde accountantspartner, kunnen bedrijven een solide financiële basis opbouwen en zich zo richten op bedrijfsontwikkeling en het behalen van duurzaam succes.
