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Dieser Artikel bietet eine detaillierte Analyse des Full-Service-Accountings und geht über die üblichen Definitionen hinaus. Er beleuchtet die strategischen Vorteile, vergleicht internes Accounting und Outsourcing in vielerlei Hinsicht und identifiziert potenzielle Risiken, insbesondere bei kostengünstigen Dienstleistungen. Darüber hinaus bietet der Bericht einen detaillierten Leitfaden von A bis Z, einschließlich der aktuellen gesetzlichen Bestimmungen und der wichtigsten Kriterien für die Auswahl eines seriösen Accounting-Partners, die Gewährleistung gesetzeskonformer Geschäftsabläufe und die nachhaltige Optimierung der finanziellen Performance.
Im Wesentlichen handelt es sich bei einem Buchhaltungs-Komplettpaket um ein Geschäftsmodell, bei dem eine qualifizierte Organisation oder Einzelperson alle Buchhaltungsarbeiten im Auftrag des Unternehmens durchführt, vom Tagesgeschäft bis hin zu regelmäßigen Berichten. Es geht nicht nur darum, einen einzelnen Buchhalter zu engagieren, sondern mit einer professionellen Einheit zusammenzuarbeiten, die über die Ressourcen und die Erfahrung verfügt, um eine präzise und zeitnahe Ausführung der Arbeit zu gewährleisten. Der Aufgabenbereich dieses Dienstes ist sehr breit gefächert und deckt wichtige Aspekte der finanziellen Geschäftstätigkeit ab.
Zu den Kernaufgaben eines umfassenden Buchhaltungsservices zählen in der Regel das Sammeln und Prüfen der Gültigkeit von Rechnungen und Originaldokumenten sowie die anschließende Verbuchung der anfallenden wirtschaftlichen Transaktionen. Der Lieferant ist für die Erstellung und Einreichung regelmäßiger Steuererklärungen und -berichte wie Mehrwertsteuer (MwSt.), Einkommensteuer (PIT) und Körperschaftsteuer (CIT) verantwortlich.
Darüber hinaus führen sie auch die Buchhaltung durch und erstellen bei Bedarf Jahresabschlussberichte und statistische Berichte. Zu einigen Dienstleistungen gehören auch versicherungsbezogene Vorgänge wie Sozialversicherung, Krankenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Lohnabrechnung für Arbeitnehmer. Eine der wichtigsten Aufgaben besteht darin, das Unternehmen bei der Arbeit zu vertreten und den Steuerbehörden direkt Auskunft zu geben, wenn eine Inspektion oder Prüfung beantragt wird.
Die Rolle der Full-Service-Buchhaltung geht heute über die reine Buchführung hinaus. Ein professionelles Unternehmen unterstützt Unternehmen nicht nur bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern erstellt auch ausführliche Finanzanalysen. Diese Berichte ermöglichen Unternehmen einen detaillierten Überblick über die Geschäftsentwicklung und ermöglichen so die Erstellung strategischer Prognosen und Geschäftspläne.
Dies zeigt, dass umfassende Buchhaltungsdienstleistungen nicht nur eine obligatorische Dienstleistung sind, sondern auch ein Management-Tool mit hohem Mehrwert. Sie verwandeln sich von einer administrativen Belastung in eine strategische Lösung, die Managern hilft, Entscheidungen auf der Grundlage zuverlässiger Daten zu treffen.
Die Geschäftstätigkeit von Buchhaltungsdienstleistern in Vietnam wird durch gesetzliche Bestimmungen streng kontrolliert, um Professionalität und Transparenz zu gewährleisten. Gemäß dem Rechnungslegungsgesetz von 2015, Erlass 129/2004/ND-CP und anderen Leitdokumenten muss eine Organisation, die Rechnungslegungsdienste anbieten möchte, bestimmte Bedingungen erfüllen.
Zunächst muss das Unternehmen über eine Registrierungsbescheinigung für Buchhaltungsdienstleistungen verfügen. Zweitens muss das Unternehmen über mindestens zwei Personen verfügen, die über ein vom Finanzministerium ausgestelltes Wirtschaftsprüferzertifikat oder ein Zertifikat für die Buchführungspraxis verfügen. Insbesondere muss die Person, die die Position des Direktors innehat, über mindestens zwei Jahre Erfahrung im Rechnungswesen oder in der Wirtschaftsprüfung verfügen.
Diese Bedingungen sollen sicherstellen, dass das Personal über ausreichend Fachwissen und Erfahrung verfügt, um komplexe Buchhaltungsvorgänge durchzuführen. Diese Unternehmen dürfen gemäß Artikel 55 des Rechnungslegungsgesetzes verschiedene Dienstleistungen erbringen, darunter Buchhaltung, Hauptbuchhaltung, Finanzberatung und Steuererklärung.
Die Einhaltung dieser gesetzlichen Bestimmungen ist ein zentrales Element für den Aufbau von Vertrauen und Autorität gegenüber Dienstleistern. Ein Unternehmen sollte Verträge nur mit Unternehmen abschließen, die rechtmäßig gegründet wurden und tätig sind. Im Gegenteil, wenn ein Unternehmen eine nicht qualifizierte Einheit anheuert, drohen dem Unternehmen möglicherweise hohe Verwaltungsstrafen in Höhe von 5 bis 20 Millionen VND. Dies zeigt, dass eine gründliche Prüfung der rechtlichen Bedingungen von Lieferanten nicht nur ein notwendiger Schritt ist, sondern auch eine direkte und wirksame Maßnahme zur Vorbeugung rechtlicher Risiken für Unternehmen darstellt.
Um die richtige Entscheidung für das Rechnungswesen zu treffen, können Unternehmen zwischen drei Hauptmodellen wählen: internes Rechnungswesen, Full-Service-Rechnungswesen oder ein Hybridmodell. Jedes Modell hat seine eigenen Besonderheiten und eignet sich für unterschiedliche Entwicklungsstufen und Unternehmensgrößen.
Interne Buchhaltung: Dies ist das traditionelle Modell, bei dem ein Unternehmen einen oder mehrere Mitarbeiter anstellt, die in Vollzeit im Unternehmen arbeiten. Der Vorteil dieses Modells besteht darin, dass der Buchhalter die tägliche Geschäftslage genau im Blick hat, jederzeit im Büro anwesend sein kann, um die Arbeit zu erledigen und gleichzeitig andere Verwaltungsaufgaben übernehmen kann. Allerdings sind die Kosten für die Wartung dieser Geräte sehr hoch, insbesondere wenn es um die Einstellung hochqualifizierten Personals geht. Zudem ist die personelle Stabilität nicht gewährleistet und es besteht die Gefahr von Fehlern, wenn die Mitarbeiter nicht über die nötige Erfahrung verfügen.
Vollständiger Buchhaltungsservice: Hierbei handelt es sich um ein Modell, bei dem die gesamte Buchhaltungsarbeit an eine externe Einheit delegiert wird. Dieses Modell eignet sich insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen oder neu gegründete Startups, die nicht über ausreichend finanzielle Mittel und Erfahrung verfügen, um eine separate Buchhaltungsabteilung aufzubauen. Seine Vorteile sind optimale Kosten, hohe Fachkompetenz und klares Verantwortungsbewusstsein.
Hybridmodell: Dies ist eine flexible Kombination der beiden oben genannten Modelle. Unternehmen können einen internen Buchhalter beschäftigen, der sich um die täglichen Aufgaben wie das Ausstellen/Importieren von Rechnungen und die Nachverfolgung von Einnahmen und Ausgaben kümmert. Gleichzeitig beauftragen sie eine externe Buchhaltungseinheit mit der Übernahme komplexerer Aufgaben im Zusammenhang mit Steuern, Abschlussarbeiten und Jahresabschlussberichten. Dieses Modell hilft Unternehmen, interne Abläufe zu kontrollieren und gleichzeitig von der hohen Expertise externer Buchhaltungsexperten zu profitieren.
Nachfolgend finden Sie eine detaillierte Vergleichstabelle wichtiger Faktoren zwischen den beiden Buchhaltungsmodellen, die Unternehmen dabei hilft, die entsprechenden Entscheidungen leicht zu visualisieren und zu treffen.
| Vergleichskriterien | Internes Rechnungswesen | Kompletter Buchhaltungsservice (Outsourcing) |
| Kosten | Hoch (einschließlich Gehalt, Sozialversicherung, Bonus, Rekrutierungs- und Schulungskosten). | Deutlich günstiger (meist durch Leistungspaket) |
| Sachverstand | Je nach individueller Kapazität können Gesetze nicht aktualisiert werden | Multidisziplinäres Expertenteam, immer auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung |
| Verantwortung | Schwierigkeiten bei der Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen für Fehler, hohes Risiko | Im Vertrag ist eine klare Verpflichtung zum Schadensersatz enthalten. |
| Kontinuität | Kann unterbrochen werden, wenn Mitarbeiter kündigen oder in Mutterschaftsurlaub gehen | Ständig Ersatzpersonal vorhalten, um eine Unterbrechung der Arbeit zu gewährleisten |
| Gegenwart | Regelmäßige Anwesenheit im Unternehmen, gute Kommunikation | Nur wenn nötig, hauptsächlich per E-Mail kommunizieren |
| Fit | Großes Unternehmen, viele komplexe Vorgänge | Kleine und mittlere Unternehmen, Startups, begrenzte Kosten |
Wichtig ist, dass die Wahl des Buchhaltungsmodells nicht ausschließlich auf den Kosten basiert. Auch andere Faktoren wie Größe, berufliche Anforderungen und Personalmanagementfähigkeiten sollten berücksichtigt werden. Für ein Startup, das Kosten sparen und sich auf die Produktentwicklung konzentrieren möchte, ist Outsourcing die optimale Lösung. Ein großes Unternehmen hingegen mit komplexen Abläufen und der Notwendigkeit, die täglichen Finanzen genau zu überwachen, benötigt möglicherweise einen internen Buchhalter. Die beste Entscheidung ist die, die zur Unternehmensphase und den Zielen passt.
Das Outsourcing von Buchhaltungsdienstleistungen bietet erhebliche finanzielle Vorteile, nicht nur durch die Senkung der direkten Kosten, sondern auch durch die Freisetzung von Ressourcen für das Kerngeschäft. Durch Outsourcing können Unternehmen die Kosten für die Rekrutierung, Schulung und Verwaltung von Buchhaltungspersonal senken. Die Kosten für die Beauftragung dieses Dienstes liegen normalerweise zwischen 500.000 und 3.000.000 VND pro Monat, ein bescheidener Betrag im Vergleich zum Monatsgehalt eines erfahrenen Buchhalters, das bis zu 10 bis 15 Millionen VND betragen kann.
Neben den Personalkosten entfallen für Unternehmen auch die Anfangsinvestitionen in Büroausstattung wie Schreibtische, Stühle, Computer, Drucker oder spezielle Buchhaltungssoftware im Wert von mehreren bis mehreren zehn Millionen Dong. Dies trägt zur Rationalisierung der Organisation bei, reduziert die anfängliche finanzielle Belastung und ermöglicht es dem Unternehmen, Kapital für Aktivitäten bereitzustellen, die direkte Einnahmen generieren. Die Einsparungen können in Marketing, Produktforschung und -entwicklung oder Marktexpansion reinvestiert werden und schaffen so einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil für das Unternehmen.
Durch die Beauftragung eines umfassenden Buchhaltungsdienstes erhalten Unternehmen Zugriff auf ein Team hochqualifizierter Experten mit umfassender Erfahrung in vielen Bereichen. Dieses Team ist stets über die neuesten Rundschreiben, Erlasse und Steuergesetze informiert, was angesichts der sich ständig ändernden gesetzlichen Regelungen ein äußerst wichtiger Faktor ist. Wenn Sie mit diesen Änderungen nicht Schritt halten, kann dies zu Gesetzesverstößen und hohen Geldstrafen führen und erhebliche finanzielle Verluste verursachen.
Einer der größten Unterschiede zwischen der internen Buchhaltung und dem Outsourcing ist die Verpflichtung zur Verantwortung. Seriöse Buchhaltungsdienstleister verpflichten sich oft, Verantwortung zu übernehmen und alle Schäden zu ersetzen, wenn aufgrund ihres Verschuldens Fehler auftreten. Dieses Engagement zeugt nicht nur von Vertrauen in die Expertise und Arbeitsweise des Unternehmens, sondern schafft auch eine solide rechtliche Absicherung für das Unternehmen. Unternehmen müssen die Risiken nicht allein tragen, sondern haben die Gewissheit, einen professionellen Partner an ihrer Seite zu haben, der ihre Interessen wahrt.
Wenn Buchhaltungsaufgaben ausgelagert werden, können Geschäftsinhaber ihre gesamte Zeit und Ressourcen auf Kerngeschäftsaktivitäten wie Produktentwicklung, Vertrieb und Marketing konzentrieren. Dies ist besonders wichtig für kleine und mittlere Unternehmen, deren Ressourcen oft begrenzt sind.
Darüber hinaus erstellen professionelle Buchhaltungsdienstleister auch regelmäßige Finanzanalyseberichte, die Unternehmen dabei helfen, ihre Betriebslage klar und zeitnah zu erfassen. Diese Berichte enthalten nicht nur Umsatz- und Kostenzahlen, sondern bieten auch eine detaillierte Analyse des Cashflows und der Gewinne und unterstützen Manager dabei, fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.
Durch die Präsenz einer Serviceeinheit wird zudem die Kontinuität der Arbeit gewährleistet, da bei Bedarf immer Ersatzpersonal zur Verfügung steht und Arbeitsunterbrechungen aufgrund von Kündigungen oder Mutterschaftsurlaub vermieden werden.
Obwohl ein Full-Service-Buchhaltungsservice viele Vorteile bietet, kann die unüberlegte Wahl einer Agentur, insbesondere wenn sie durch extrem niedrige Preise angelockt wird, schwerwiegende Folgen haben. Eines der größten Risiken ist das Risiko von Steuerrückständen und Strafen.
Unprofessionelle Einheiten können „falsche“ Zahlen erstellen, um ihre Berichte rechtzeitig einreichen zu können. Dadurch entsteht eine „Zeitbombe“, deren Konsequenzen die Unternehmen nach drei bis fünf Jahren zu spüren bekommen, wenn die Steuerbehörden Prüfungen durchführen. Zu diesem Zeitpunkt drohen den Unternehmen möglicherweise Steuereinziehungen und Geldstrafen in Höhe von mehreren zehn oder sogar hundert Millionen Dong.
Darüber hinaus ist auch die unprofessionelle Übergabe von Dokumenten und Büchern ein großes Problem. In vielen Fällen übergeben Dienstleister keine vollständigen Informationen oder bewahren die Aufzeichnungen nicht wissenschaftlich auf, was Unternehmen bei der Überprüfung oder Erklärung Schwierigkeiten bereitet. Daten können fehlen oder falsch sein, was dazu führt, dass neue Buchhalter viel Zeit mit der Neubearbeitung oder Bearbeitung verbringen. Darüber hinaus besteht für Einheiten ohne professionelle Sicherheitsmaßnahmen auch das Risiko, vertrauliche Finanzinformationen preiszugeben.
Man muss sich darüber im Klaren sein, dass „billig“ oft mit „minderer Qualität“ einhergeht. Billiganbieter sparen oft Kosten, indem sie unerfahrenes Personal einsetzen und nicht in Software und Qualitätskontrollprozesse investieren. Daher können sie weder Genauigkeit noch Rechtskonformität garantieren. Niedrige Preise können ein Warnsignal dafür sein, dass die Einheit inkompetent ist und im Falle von Fehlern keine rechtliche Verantwortung übernehmen kann.
Um die oben genannten Risiken zu vermeiden, müssen Unternehmen wachsam sein und die Anzeichen eines unzuverlässigen Buchhaltungsdienstes erkennen. Hier sind einige Warnsignale:
Zu niedriges Angebot: Ein Preis, der deutlich unter dem Durchschnitt liegt, kann ein Zeichen für geschlampte Arbeit oder schlampigen Service sein.
Unklare Unternehmensinformationen: Unternehmen sollten Informationen über den Dienstleister sorgfältig recherchieren, darunter Website, Adresse, Steuernummer und Bewertungen früherer Kunden. Sind die Informationen unklar, intransparent oder findet keine Interaktion in den Medien statt, handelt es sich möglicherweise um ein „Geisterunternehmen“.
Mangelndes Engagement für die Verantwortung: Ein seriöses Unternehmen wird im Vertrag immer klare Bedingungen bezüglich der Verantwortung und des Schadensersatzes haben. Wenn sie ausweichend oder unverbindlich sind, ist das ein Warnzeichen.
Auslassungen in der Dokumentation: Anzeichen für Betrug können ungewöhnliche Änderungen bei den Buchhaltungszahlen oder Auslassungen und Fehler in der Dokumentation ohne klare Erklärung sein.
Um sich zu schützen, müssen Unternehmen eine sorgfältige Checkliste erstellen und eine sorgfältige Due-Diligence-Prüfung durchführen, bevor sie eine Entscheidung über eine Partnerschaft treffen.
Ein klarer, professioneller Workflow ist das Markenzeichen einer seriösen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Nachfolgend finden Sie eine detaillierte Beschreibung der Schritte eines Standardprozesses von Anfang bis Ende.
Schritt 1: Anforderungen erhalten und verstehen: Die Serviceeinheit erhält die Bewerbung und informiert sich über die Branche, den Umfang und die spezifischen Anforderungen des Unternehmens. Anschließend beraten sie Sie und empfehlen Ihnen das am besten geeignete Servicepaket.
Schritt 2: Unterzeichnung des Dienstleistungsvertrags: Nachdem die Bedingungen vereinbart wurden, unterzeichnen beide Parteien den Vertrag. Der Vertrag muss den Arbeitsumfang, die Verantwortlichkeiten der einzelnen Parteien, die Servicegebühr und die Verpflichtung zur Vertraulichkeit der Informationen klar regeln.
Monatliche/vierteljährliche Arbeit:
Die Serviceeinheit erhält Eingabe- und Ausgabedokumente vom Unternehmen (normalerweise per E-Mail oder persönlich).
Gültigkeit von Dokumenten prüfen, Bücher überprüfen
Erfassen Sie Transaktionen in der Buchhaltungssoftware
Erstellen und übermitteln Sie monatlich oder vierteljährlich periodische Steuererklärungen wie Mehrwertsteuer, Einkommensteuer.
Am Ende jedes Quartals berechnen sie die vorläufige Körperschaftsteuer und reichen diese beim Finanzamt ein.
Jahresabschlussarbeiten (Finanzielle Abrechnung):
Am Jahresende prüft und vergleicht die Einheit alle Daten und Dokumente des Jahres.
Sie sind für die Erstellung und Einreichung von Jahresabschlüssen sowie für die Körperschaftssteuer- und Einkommensteuerabrechnung verantwortlich.
Drucken und liefern Sie alle Buchhaltungsbücher, einschließlich Hauptbücher, detaillierte Hauptbücher und zugehörige Dokumente an das Unternehmen.
Erklärungen gegenüber der Steuerbehörde: Ein wichtiger Bestandteil des Dienstleistungsvertrags ist die Verpflichtung, dass die Buchhaltungseinheit das Unternehmen vertritt und im Falle einer Prüfung direkt mit der Steuerbehörde zusammenarbeitet, um Daten und Aufzeichnungen zu erklären.
Ein transparenter und klarer Arbeitsprozess zeugt nicht nur von der Professionalität des Lieferanten, sondern hilft Unternehmen auch dabei, die Arbeit einfach zu überwachen und zu kontrollieren, wodurch Risiken minimiert und Vertrauen aufgebaut werden.
Um die Rechtssicherheit für Unternehmen zu gewährleisten, muss die Auswahl einer seriösen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit der Überprüfung grundlegender rechtlicher Kriterien beginnen.
Gewerbeschein für Buchhaltungsdienstleistungen: Dies ist die erste zwingende Voraussetzung. Unternehmen müssen vom Dienstleister die Vorlage eines Gewerbescheins verlangen, aus dem die Branche der Buchhaltungsdienstleistungen eindeutig hervorgeht.
Berufszertifikate des Teams: Eine professionelle Einheit muss über ein Team von Mitarbeitern verfügen, insbesondere über den Direktor, der über ein vom Finanzministerium ausgestelltes Zertifikat zur Berufsausübung in Buchhaltung oder Wirtschaftsprüfung verfügt. Diese Zertifikate sind ein Nachweis der fachlichen Kompetenz und der rechtlichen Anerkennung.
Neben rechtlichen Faktoren müssen Unternehmen die tatsächliche Kapazität des Lieferanten sorgfältig prüfen.
Erfahrung und Seniorität: Ein Unternehmen mit langjähriger Branchenerfahrung, das bereits erfolgreich die Buchhaltung und Steuerabwicklung für viele Unternehmen im gleichen Bereich durchgeführt hat, ist die zuverlässigere Wahl.
Transparente Arbeitsprozesse: Eine seriöse Einheit benötigt einen klaren Arbeitsablauf, vom Dokumenteneingang über die Buchhaltung bis hin zur Berichterstellung und Buchübergabe. Dieser Prozess erleichtert Unternehmen die Kontrolle und Überwachung der Arbeit.
Kontroll- und Sicherheitssysteme: Professionelle Einheiten verfügen häufig über ein System zur Datenüberprüfung, um die Richtigkeit sicherzustellen. Sie benötigen außerdem eine schriftliche Verpflichtung zum Schutz der Kundendaten, die auch nach Vertragsende gültig ist.
Unterstützung und Beratung: Ein guter Buchhaltungspartner arbeitet nicht nur prozessorientiert, sondern berät und beantwortet auch zeitnah Fragen rund um Steuern und Buchhaltung für Unternehmen.
Die Wahl eines professionellen Full-Service-Buchhaltungsunternehmens ist eine strategische Entscheidung. Durch die Berücksichtigung dieser Kriterien können Unternehmen Outsourcing zu einem effektiven Instrument zur Kostenoptimierung, Risikominimierung und Konzentration auf die Entwicklung ihrer Kerngeschäftsaktivitäten machen.
Umfassende Buchhaltungsdienstleistungen sind im modernen Wirtschaftskontext zu einer unverzichtbaren Lösung für kleine und mittlere Unternehmen geworden. Sie sind nicht nur eine Verwaltungsdienstleistung, sondern auch ein strategisches Managementinstrument, das Unternehmen hilft, Kosten zu optimieren, den Betrieb zu rationalisieren und rechtliche Risiken zu minimieren.
Die Wahl des richtigen Partners ist jedoch eine Herausforderung. Unternehmen müssen sich vor der Versuchung billiger Preise hüten, da diese oft mit dem Risiko falscher Zahlen, Steuerrückständen und mangelnder Rechenschaftspflicht verbunden sind. Eine kluge Entscheidung sollte stattdessen auf professionellen, rechtlichen Kriterien und Transparenz im Arbeitsprozess basieren. Indem Unternehmen Zeit in die Recherche und Auswahl eines seriösen Buchhaltungspartners investieren, können sie eine solide finanzielle Grundlage schaffen und sich so auf die Geschäftsentwicklung und den nachhaltigen Erfolg konzentrieren.
