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Questo articolo fornisce un'analisi approfondita della contabilità full-service, andando oltre le definizioni consuete. Esplorerà i vantaggi strategici, confronterà la contabilità interna e l'outsourcing sotto molti aspetti e identificherà i potenziali rischi, in particolare con i servizi a basso costo. Ancora più importante, il rapporto fornirà una guida dettagliata dalla A alla Z, che include le normative legali vigenti e i criteri chiave per la scelta di un partner contabile affidabile, garantendo la conformità delle operazioni aziendali alla legge e ottimizzando le performance finanziarie in modo sostenibile.
In sostanza, un servizio di contabilità completo è un modello aziendale in cui un'organizzazione o un individuo qualificato eseguirà tutto il lavoro contabile per conto dell'azienda, dalle operazioni quotidiane ai report periodici. Non si tratta semplicemente di assumere un singolo commercialista, ma di collaborare con un team di professionisti che disponga delle risorse e dell'esperienza necessarie per garantire che il lavoro venga svolto con accuratezza e tempestività. L'ambito di competenza di questo servizio è molto ampio e copre aspetti importanti delle attività finanziarie aziendali.
I compiti principali che solitamente un servizio di contabilità completo svolge includono la raccolta e la verifica della validità delle fatture e dei documenti originali, nonché la contabilizzazione delle transazioni economiche derivanti. Il fornitore sarà responsabile della preparazione e della presentazione di dichiarazioni e rendiconti fiscali periodici, quali l'imposta sul valore aggiunto (IVA), l'imposta sul reddito delle persone fisiche (IRPEF) e l'imposta sul reddito delle società (IRPEF).
Inoltre, svolgono anche la tenuta della contabilità, preparano rendiconti finanziari di fine anno e report statistici, se necessario. Alcuni servizi includono anche operazioni assicurative, come l'assicurazione sociale, l'assicurazione sanitaria, l'assicurazione contro la disoccupazione e la busta paga dei dipendenti. Uno dei ruoli più importanti è quello di rappresentare l'azienda sul posto di lavoro e spiegare direttamente alle autorità fiscali quando c'è una richiesta di ispezione o controllo.
Il ruolo della contabilità completa si è evoluto oltre la semplice tenuta dei registri contabili. Uno studio professionale non solo aiuta le aziende a rispettare la legge, ma fornisce anche report di analisi finanziaria approfonditi. Attraverso questi report, le aziende ottengono una visione dettagliata delle performance aziendali, consentendo così di elaborare previsioni e piani aziendali più strategici.
Ciò dimostra che i servizi di contabilità completi non sono solo un servizio obbligatorio, ma anche uno strumento di gestione ad alto valore aggiunto, trasformandolo da un onere amministrativo in una soluzione strategica che aiuta i manager a prendere decisioni basate su dati affidabili.
Le attività delle società di servizi contabili in Vietnam sono rigorosamente controllate da normative legali per garantire professionalità e trasparenza. Secondo la legge contabile del 2015, il decreto 129/2004/ND-CP e altri documenti guida, un'organizzazione che desidera fornire servizi di contabilità deve soddisfare condizioni specifiche.
Innanzitutto, l'azienda deve essere in possesso di un Certificato di Registrazione per l'Attività di Servizi Contabili. In secondo luogo, l'impresa deve avere almeno due persone in possesso di un certificato di revisore contabile o di un certificato di pratica contabile rilasciato dal Ministero delle Finanze. In particolare, la persona che ricopre la carica di amministratore deve avere almeno due anni di esperienza in contabilità o revisione contabile.
Tali condizioni mirano a garantire che il personale possieda competenze ed esperienza sufficienti per gestire operazioni contabili complesse. Queste società sono autorizzate a svolgere vari servizi ai sensi dell'articolo 55 della Legge sulla Contabilità, tra cui contabilità, contabilità generale, consulenza finanziaria e dichiarazione dei redditi.
Il rispetto di queste normative legali è un elemento fondamentale per costruire fiducia e autorevolezza nei fornitori di servizi. Un'azienda dovrebbe stipulare contratti solo con entità legalmente costituite e operative. Al contrario, se si assume un'unità non qualificata, l'azienda potrebbe incorrere in pesanti sanzioni amministrative, da 5 a 20 milioni di VND. Ciò dimostra che un controllo approfondito delle condizioni legali dei fornitori non è solo un passaggio necessario, ma anche una misura diretta ed efficace di prevenzione dei rischi legali per le aziende.
Per prendere la decisione giusta in materia di gestione contabile, le aziende possono scegliere tra tre modelli principali: contabilità interna, contabilità completa o modello ibrido. Ogni modello ha caratteristiche specifiche ed è adatto a diverse fasi di sviluppo e dimensioni aziendali.
Contabilità interna: si tratta del modello tradizionale, in cui un'azienda assume uno o più dipendenti che lavorano a tempo pieno in azienda. Il vantaggio di questo modello è che il contabile può monitorare da vicino la situazione aziendale quotidiana, essere presente in ufficio per gestire il lavoro in qualsiasi momento e può contemporaneamente svolgere altre attività amministrative. Tuttavia, i costi di manutenzione di questo apparato sono molto elevati, soprattutto se si considera l'assunzione di personale altamente qualificato. Inoltre, la stabilità del personale non è garantita e, se il personale non ha esperienza, può verificarsi il rischio di errori.
Servizio di contabilità completo: si tratta di un modello di delega di tutto il lavoro contabile a un'unità esterna. Questo modello è particolarmente adatto alle piccole e medie imprese o alle startup di recente costituzione che non dispongono di risorse finanziarie ed esperienza sufficienti per creare un reparto contabilità separato. I suoi vantaggi sono costi ottimali, elevata competenza e chiaro impegno di responsabilità.
Modello ibrido: si tratta di una combinazione flessibile dei due modelli precedenti. Le aziende possono avvalersi di un contabile interno per gestire le operazioni quotidiane, come l'emissione/importazione di fatture e il monitoraggio di entrate e uscite. Allo stesso tempo, si avvalgono di un servizio di contabilità esterno per gestire le attività più complesse legate alla fiscalità, alla finalizzazione e alla rendicontazione finanziaria di fine anno. Questo modello aiuta le aziende a controllare le operazioni interne, sfruttando al contempo l'elevata competenza di esperti contabili esterni.
Di seguito è riportata una tabella comparativa dettagliata dei fattori importanti tra i due modelli contabili, che aiuta le aziende a visualizzare facilmente e a prendere decisioni appropriate.
| Criteri di confronto | Contabilità interna | Servizio di contabilità completo (outsourcing) |
| Spese | Elevato (compresi stipendio, previdenza sociale, bonus, costi di reclutamento e formazione). | Significativamente inferiore (solitamente in base al pacchetto di servizi) |
| Competenza | A seconda della capacità individuale, le leggi potrebbero non essere aggiornate | Team multidisciplinare di esperti, sempre aggiornati sulla normativa |
| Responsabilità | Difficoltà nel richiedere un risarcimento per gli errori, rischio elevato | Nel contratto è chiaramente previsto l'impegno a risarcire i danni. |
| Continuità | Può essere interrotto quando i dipendenti si licenziano o vanno in maternità | Avere sempre personale sostitutivo, assicurandosi che il lavoro non venga interrotto |
| Presenza | Presente regolarmente in azienda, comodo per la comunicazione | Solo quando necessario, comunicare principalmente via e-mail |
| Adatto | Grande impresa, molte operazioni complesse | Piccole e medie imprese, startup, costi limitati |
È importante che la scelta del modello contabile non si basi esclusivamente sul costo. È necessario considerare anche altri fattori, come le dimensioni dell'azienda, le esigenze professionali e le capacità di gestione delle risorse umane. Una startup che ha bisogno di risparmiare sui costi e concentrarsi sullo sviluppo del prodotto troverà nell'outsourcing la scelta ottimale. D'altra parte, una grande azienda con operazioni complesse e la necessità di monitorare attentamente le finanze quotidiane potrebbe aver bisogno di un contabile interno. La decisione migliore è quella che si adatta alla fase e agli obiettivi dell'azienda.
L'outsourcing dei servizi contabili offre notevoli vantaggi finanziari, non solo in termini di riduzione dei costi diretti, ma anche di liberazione di risorse per le attività aziendali principali. Grazie all'outsourcing, le aziende possono ridurre i costi di reclutamento, formazione e gestione del personale contabile. Il costo per assumere il servizio varia solitamente da 500.000 a 3.000.000 di VND al mese, una cifra modesta rispetto allo stipendio mensile di un contabile esperto, che può arrivare fino a 10-15 milioni di VND.
Oltre ai costi del personale, le aziende non hanno bisogno di effettuare investimenti iniziali in attrezzature per ufficio come scrivanie, sedie, computer, stampanti o software di contabilità specializzati, per un valore che varia da diversi milioni a decine di milioni di dong. Ciò contribuisce a snellire l'organizzazione, riduce l'onere finanziario iniziale e consente all'azienda di allocare il capitale ad attività che generano ricavi diretti. I risparmi possono essere reinvestiti in marketing, ricerca e sviluppo di prodotti o espansione del mercato, creando così un vantaggio competitivo sostenibile per l'azienda.
Affidarsi a un servizio di contabilità completo consente alle aziende di accedere a un team di esperti altamente qualificati con una vasta esperienza in molti settori. Questo team è sempre aggiornato sulle ultime circolari, decreti e normative fiscali, fattore estremamente importante nel contesto di normative giuridiche in continua evoluzione. Il mancato rispetto di questi cambiamenti può comportare violazioni legali e pesanti multe, con conseguenti gravi perdite finanziarie.
Inoltre, una delle principali differenze tra la contabilità interna e quella esternalizzata è l'impegno alla responsabilità. Le società di servizi contabili affidabili spesso si impegnano ad assumersi la responsabilità e a risarcire tutti i danni in caso di errori imputabili a loro colpa. Questo impegno non solo dimostra fiducia nelle loro competenze e nei loro processi di lavoro, ma crea anche una solida copertura legale per l'azienda. Invece di affrontare i rischi da sole, le aziende possono avere la certezza di avere un partner professionale al loro fianco per tutelare i loro interessi.
Quando le attività contabili vengono esternalizzate, i titolari di aziende possono concentrare tutto il loro tempo e le loro risorse sulle attività aziendali principali, come lo sviluppo dei prodotti, le vendite e il marketing. Ciò è particolarmente importante per le piccole e medie imprese, dove le risorse sono spesso limitate.
Inoltre, le società di servizi di contabilità professionale forniscono anche report periodici di analisi finanziaria, aiutando le aziende a comprendere la propria situazione operativa in modo chiaro e tempestivo. Questi report non includono solo dati sui ricavi e sui costi, ma forniscono anche un'analisi approfondita del flusso di cassa e dei profitti, aiutando i manager a prendere decisioni aziendali consapevoli.
La presenza di un'unità di servizio garantisce inoltre la continuità del lavoro, in quanto dispone sempre di personale sostitutivo in caso di necessità, evitando interruzioni del lavoro dovute a dimissioni o maternità dei dipendenti.
Sebbene un servizio di contabilità completo offra numerosi vantaggi, scegliere un'agenzia in modo poco attento, soprattutto se si è attratti da prezzi estremamente bassi, può avere gravi conseguenze. Uno dei rischi maggiori è il rischio di incorrere in arretrati fiscali e sanzioni.
Unità non professionali possono creare cifre "false" per presentare i resoconti in tempo, creando una "bomba a orologeria" di cui le aziende dovranno sopportare le conseguenze dopo 3-5 anni, quando le autorità fiscali effettueranno le ispezioni. In quel periodo, le aziende potrebbero essere soggette a riscossione delle imposte e a multe che possono arrivare a decine o addirittura centinaia di milioni di dong.
Inoltre, anche la consegna non professionale di documenti e libri rappresenta un grosso problema. In molti casi, i fornitori di servizi non forniscono informazioni complete o non conservano i registri in modo scientifico, creando difficoltà alle aziende quando devono verificarli o spiegarli. I dati potrebbero essere mancanti o errati, costringendo i nuovi contabili a dedicare molto tempo a rifare o modificare i dati. Inoltre, il rischio di rivelare informazioni finanziarie sensibili rappresenta un problema anche per le unità prive di procedure di sicurezza professionali.
Una verità di cui bisogna rendersi conto è che "economico" spesso significa "scarsa qualità". I fornitori di servizi a basso costo spesso tagliano i costi utilizzando personale inesperto e non investendo in software e processi di controllo qualità. Pertanto, non possono garantire l'accuratezza e la conformità alle normative. I prezzi bassi possono essere un segnale d'allarme: l'unità è incompetente e non può assumersi la responsabilità legale in caso di errori.
Per evitare i rischi sopra menzionati, le aziende devono essere attente e riconoscere i segnali di un servizio di contabilità inaffidabile. Ecco alcuni segnali d'allarme:
Preventivo troppo basso: un prezzo molto più basso della media può essere segno di tagli o di un servizio scadente.
Informazioni aziendali vaghe: le aziende dovrebbero ricercare attentamente le informazioni sul fornitore di servizi, inclusi sito web, indirizzo, codice fiscale e recensioni dei clienti precedenti. Se le informazioni non sono chiare, mancano di trasparenza o non hanno interazioni sui canali mediatici, potrebbe trattarsi di una "azienda fantasma".
Mancanza di impegno verso la responsabilità: un'unità affidabile avrà sempre termini chiari nel contratto in merito alla responsabilità e al risarcimento dei danni. Se sono evasivi o non si impegnano, è un segnale d'allarme.
Omissioni nella documentazione: i segnali di frode possono includere modifiche insolite nei dati contabili oppure omissioni ed errori nella documentazione senza una spiegazione chiara.
Per tutelarsi, le aziende devono disporre di una checklist accurata e condurre una due diligence approfondita prima di prendere una decisione di partnership.
Un flusso di lavoro chiaro e professionale è il segno distintivo di uno studio contabile affidabile. Di seguito è riportata una descrizione dettagliata delle fasi di un processo standard, dall'inizio alla fine.
Fase 1: Ricevere e comprendere le esigenze: l'unità di servizio riceverà la domanda, apprenderà informazioni sul settore, sulle dimensioni e sulle esigenze specifiche dell'azienda. Da lì, sapranno consigliarti e consigliarti il pacchetto di servizi più adatto.
Fase 2: Firma del contratto di servizio: dopo aver concordato i termini, le due parti firmeranno il contratto. Il contratto deve specificare chiaramente l'ambito di lavoro, le responsabilità di ciascuna parte, il compenso per il servizio e gli impegni alla riservatezza delle informazioni.
Lavoro mensile/trimestrale:
L'unità di servizio riceverà documenti di input e output dall'azienda (solitamente via e-mail o di persona).
Verificare la validità dei documenti, rivedere i libri
Registrare le transazioni sul software di contabilità
Preparare e presentare dichiarazioni fiscali periodiche come IVA, PIT mensilmente o trimestralmente.
Alla fine di ogni trimestre calcoleranno provvisoriamente l'imposta sul reddito delle società e la presenteranno alle autorità fiscali.
Lavori di fine anno (Regolamento finanziario):
Alla fine dell'anno, l'unità verificherà e confronterà tutti i dati e i documenti dell'anno.
Sono responsabili della preparazione e della presentazione dei bilanci finanziari, della dichiarazione dei redditi delle società e della dichiarazione dei redditi delle persone fisiche.
Stampare e consegnare all'azienda tutti i libri contabili, compresi i libri mastri generali, i libri mastri dettagliati e i documenti correlati.
Spiegazione alle autorità fiscali: una parte importante del contratto di servizio è l'impegno che l'unità contabile rappresenterà l'azienda per collaborare direttamente con le autorità fiscali per spiegare i dati e le registrazioni in caso di ispezione.
Un processo di lavoro trasparente e chiaro non solo dimostra la professionalità del fornitore, ma aiuta anche le aziende a monitorare e controllare facilmente il lavoro, riducendo al minimo i rischi e creando fiducia.
Per garantire la sicurezza giuridica alle aziende, la scelta di uno studio contabile affidabile deve iniziare con la verifica dei criteri legali di base.
Licenza commerciale per servizi di contabilità: questo è il primo requisito obbligatorio. Le imprese devono chiedere al fornitore del servizio di presentare una licenza commerciale, che specifichi chiaramente il settore di attività dei servizi di contabilità.
Certificati professionali del team: un'unità professionale deve avere un team di personale, in particolare il direttore, in possesso di un Certificato di Pratica Contabile o di Revisione Contabile rilasciato dal Ministero delle Finanze. Questi certificati sono prova di competenza professionale e riconoscimento legale.
Oltre ai fattori legali, le aziende devono valutare attentamente la capacità effettiva del fornitore.
Esperienza e anzianità: un'azienda con molti anni di esperienza nel settore, che ha gestito con successo la contabilità e le liquidazioni fiscali per molte aziende nello stesso campo, sarà una scelta più affidabile.
Processo di lavoro trasparente: un'unità affidabile deve avere un processo di lavoro chiaro, dalla ricezione dei documenti alla contabilità, dalla redazione dei report alla consegna dei libri contabili. Questo processo aiuta le aziende a controllare e monitorare facilmente il lavoro.
Sistemi di controllo e sicurezza: le unità professionali spesso dispongono di un sistema di controllo incrociato dei dati per garantirne l'accuratezza. Devono inoltre avere un impegno scritto a proteggere le informazioni dei clienti, valido anche dopo la scadenza del contratto.
Servizi di supporto e consulenza: un buon partner contabile non solo lavora secondo il processo, ma è anche disposto a fornire consulenza e a rispondere tempestivamente alle domande sulle tasse e sulla contabilità per le aziende.
Scegliere uno studio di contabilità professionale a servizio completo è una decisione strategica. Concentrandosi su questi criteri, le aziende possono trasformare l'outsourcing in uno strumento efficace per ottimizzare i costi, minimizzare i rischi e concentrarsi sullo sviluppo delle attività aziendali principali.
I servizi di contabilità completa sono diventati una soluzione indispensabile per le piccole e medie imprese nel contesto economico moderno. Non si tratta solo di un servizio amministrativo, ma anche di uno strumento di gestione strategica, che aiuta le aziende a ottimizzare i costi, snellire gli apparati e ridurre al minimo i rischi legali.
Tuttavia, scegliere il partner giusto è una sfida. Le aziende devono stare attente alla tentazione di prezzi bassi, poiché spesso comportano gravi rischi di cifre errate, arretrati fiscali e mancanza di rendicontazione. Una decisione saggia dovrebbe invece basarsi su criteri professionali e legali e sulla trasparenza del processo lavorativo. Investendo tempo nella ricerca e nella scelta di un partner contabile affidabile, le aziende possono costruire solide basi finanziarie, concentrandosi così sullo sviluppo aziendale e raggiungendo un successo sostenibile.
