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Cet article propose une analyse approfondie de la comptabilité à service complet, allant au-delà des définitions habituelles. Il explore les avantages stratégiques, compare la comptabilité interne et l'externalisation sous de nombreux aspects et identifie les risques potentiels, notamment avec les services à bas prix. Plus important encore, le rapport fournit un guide détaillé de A à Z, incluant les réglementations légales en vigueur et les critères clés pour choisir un partenaire comptable réputé, garantir la conformité des opérations commerciales à la loi et optimiser durablement la performance financière.
Essentiellement, un service de comptabilité complet est un modèle commercial dans lequel une organisation ou un individu qualifié effectuera tous les travaux de comptabilité au nom de l'entreprise, des opérations quotidiennes aux rapports périodiques. Il ne s'agit pas simplement d'embaucher un seul comptable, mais de collaborer avec une équipe professionnelle disposant des ressources et de l'expérience nécessaires pour garantir un travail précis et rapide. Le champ d'intervention de ce service est très large et couvre des aspects importants des activités financières des entreprises.
Les tâches principales qu'un service de comptabilité complet entreprend généralement comprennent la collecte et la vérification de la validité des factures et des documents originaux, puis la comptabilisation des transactions économiques qui en découlent. Le fournisseur sera responsable de la préparation et de la soumission des déclarations et rapports fiscaux périodiques tels que la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), l'impôt sur le revenu des personnes physiques (IRP) et l'impôt sur les sociétés (IS).
De plus, ils effectuent également la tenue de livres comptables, préparent les rapports financiers de fin d'année et les rapports statistiques, selon les besoins. Certains services comprennent également des opérations liées à l’assurance telles que l’assurance sociale, l’assurance maladie, l’assurance chômage et la paie des employés. L’un des rôles les plus importants est de représenter l’entreprise au travail et d’expliquer directement aux autorités fiscales lorsqu’il y a une demande d’inspection ou d’examen.
Le rôle de la comptabilité à service complet a évolué au-delà de la simple tenue de livres comptables. Un cabinet professionnel aide non seulement les entreprises à se conformer à la loi, mais fournit également des rapports d'analyse financière approfondis. Grâce à ces rapports, les entreprises obtiennent une vue détaillée de leurs performances, ce qui leur permet d'établir des prévisions et des plans d'affaires plus stratégiques.
Cela démontre que les services comptables complets ne sont pas seulement un service obligatoire mais aussi un outil de gestion à forte valeur ajoutée, le transformant d'une charge administrative en une solution stratégique qui aide les gestionnaires à prendre des décisions basées sur des données fiables.
Les opérations des sociétés de services comptables au Vietnam sont strictement contrôlées par des réglementations légales pour garantir le professionnalisme et la transparence. Conformément à la loi comptable de 2015, au décret 129/2004/ND-CP et à d'autres documents d'orientation, une organisation souhaitant fournir des services comptables doit remplir des conditions spécifiques.
Tout d’abord, l’entreprise doit posséder un certificat d’enregistrement pour une entreprise de services comptables. Deuxièmement, l’entreprise doit compter au moins deux personnes possédant un certificat d’auditeur ou un certificat de pratique comptable délivré par le ministère des Finances. En particulier, la personne occupant le poste d’administrateur doit avoir au moins deux années d’expérience en comptabilité ou en audit.
Ces conditions visent à garantir que le personnel possède l'expertise et l'expérience nécessaires pour gérer des opérations comptables complexes. Ces sociétés sont autorisées à fournir divers services en vertu de l'article 55 de la loi comptable, notamment la comptabilité, le service de chef comptable, le conseil financier et la déclaration fiscale.
Le respect de ces réglementations légales est essentiel pour instaurer la confiance et l'autorité des prestataires de services. Une entreprise ne doit signer de contrats qu'avec des entités légalement constituées et en activité. Au contraire, si l’entreprise embauche une personne non qualifiée, elle risque de lourdes sanctions administratives, allant de 5 à 20 millions de VND. Cela montre que la vérification approfondie des conditions juridiques des fournisseurs n’est pas seulement une étape nécessaire mais également une mesure directe et efficace de prévention des risques juridiques pour les entreprises.
Pour prendre la bonne décision en matière de gestion comptable, les entreprises peuvent choisir entre trois principaux modèles : la comptabilité interne, la comptabilité complète ou un modèle hybride. Chaque modèle possède ses propres caractéristiques et est adapté à différents stades de développement et à différentes tailles d'entreprise.
Comptabilité interne : Il s’agit du modèle traditionnel, dans lequel une entreprise embauche un ou plusieurs employés pour travailler à temps plein dans l’entreprise. L’avantage de ce modèle est que le comptable peut suivre de près la situation quotidienne de l’entreprise, être présent au bureau pour gérer le travail à tout moment et peut simultanément assumer d’autres tâches administratives. Cependant, le coût d’entretien de cet appareil est très élevé, surtout lorsqu’il s’agit d’embaucher du personnel hautement qualifié. De plus, la stabilité du personnel n’est pas garantie et des risques d’erreurs peuvent survenir si le personnel manque d’expérience.
Service de comptabilité complet : Il s’agit d’un modèle de délégation de tous les travaux de comptabilité à une unité externe. Ce modèle est particulièrement adapté aux petites et moyennes entreprises ou aux startups nouvellement créées qui ne disposent pas de suffisamment de ressources financières et d'expérience pour créer un service de comptabilité distinct. Ses avantages sont un coût optimal, une expertise élevée et un engagement clair en matière de responsabilité.
Modèle hybride : Il s'agit d'une combinaison flexible des deux modèles précédents. Les entreprises peuvent faire appel à un comptable interne pour gérer les opérations quotidiennes telles que l'émission et l'importation de factures et le suivi des recettes et des dépenses. Parallèlement, elles font appel à un service comptable externe pour gérer les tâches plus complexes liées aux impôts, à la finalisation et aux rapports financiers de fin d'année. Ce modèle permet aux entreprises de contrôler leurs opérations internes tout en bénéficiant de l'expertise pointue d'experts comptables externalisés.
Vous trouverez ci-dessous un tableau comparatif détaillé des facteurs importants entre les deux modèles comptables, aidant les entreprises à visualiser facilement et à prendre des décisions appropriées.
| Critères de comparaison | Comptabilité interne | Service de comptabilité complet (externalisation) |
| Frais | Élevé (y compris salaire, assurance sociale, prime, frais de recrutement et de formation). | Significativement inférieur (généralement par forfait de services) |
| Compétence | Selon les capacités individuelles, les lois peuvent ne pas être mises à jour | Équipe multidisciplinaire d'experts, toujours au courant de la loi |
| Responsabilité | Difficulté à réclamer une indemnisation pour les erreurs, risque élevé | Le contrat prévoit un engagement clair d’indemnisation des dommages. |
| Continuité | Peut être interrompu lorsque les employés démissionnent ou partent en congé de maternité | Ayez toujours du personnel de remplacement, garantissant que le travail ne soit pas interrompu |
| Présence | Régulièrement présent dans l'entreprise, pratique pour la communication | Uniquement lorsque cela est nécessaire, communiquez principalement par courrier électronique |
| Ajuster | Grande entreprise, nombreuses opérations complexes | Petites et moyennes entreprises, startups, coûts limités |
Il est important que le choix du modèle comptable ne soit pas uniquement basé sur le coût. Il convient de prendre en compte d'autres facteurs tels que la taille de l'entreprise, les besoins professionnels et les capacités de gestion des ressources humaines. Une start-up souhaitant réduire ses coûts et se concentrer sur le développement de produits trouvera l'externalisation la solution idéale. À l'inverse, une grande entreprise aux opérations complexes et devant suivre ses finances au quotidien avec précision pourrait avoir besoin d'un comptable interne. La meilleure décision est celle qui correspond au stade d'avancement et aux objectifs de l'entreprise.
L'externalisation des services comptables offre des avantages financiers considérables, non seulement en termes de réduction des coûts directs, mais aussi en termes de libération de ressources pour les activités principales de l'entreprise. Grâce à l'externalisation, les entreprises peuvent réduire leurs coûts de recrutement, de formation et de gestion du personnel comptable. Le coût de location du service varie généralement entre 500 000 et 3 000 000 VND par mois, un chiffre modeste par rapport au salaire mensuel d'un comptable expérimenté, qui peut atteindre 10 à 15 millions de VND.
Outre les coûts de personnel, les entreprises n’ont pas non plus besoin de faire des investissements initiaux dans des équipements de bureau tels que des bureaux, des chaises, des ordinateurs, des imprimantes ou des logiciels de comptabilité spécialisés d’une valeur de plusieurs millions à des dizaines de millions de dongs. Cela contribue à rationaliser l'organisation, à réduire la charge financière initiale et à permettre à l'entreprise d'allouer des capitaux à des activités génératrices de revenus directs. Les économies réalisées peuvent être réinvesties dans le marketing, la recherche et le développement de produits ou l'expansion des marchés, créant ainsi un avantage concurrentiel durable pour l'entreprise.
L’embauche d’un service de comptabilité complet aide les entreprises à accéder à une équipe d’experts hautement qualifiés possédant une vaste expérience dans de nombreux domaines. Cette équipe est toujours au courant des dernières circulaires, décrets et lois fiscales, un facteur extrêmement important dans le contexte d'une réglementation juridique en constante évolution. Le non-respect de ces changements peut entraîner des violations de la loi et de lourdes amendes, entraînant de graves pertes financières.
De plus, l'une des principales différences entre la comptabilité interne et l'externalisation réside dans l'engagement de responsabilité. Les cabinets comptables réputés s'engagent souvent à assumer la responsabilité et à indemniser tous les dommages en cas d'erreurs imputables à leur faute. Cet engagement témoigne non seulement de la confiance dans leur expertise et leurs méthodes de travail, mais constitue également une solide protection juridique pour l'entreprise. Au lieu d'affronter seules les risques, les entreprises peuvent être assurées de pouvoir compter sur un partenaire professionnel pour défendre leurs intérêts.
Lorsque les tâches comptables sont externalisées, les propriétaires d’entreprise peuvent concentrer tout leur temps et leurs ressources sur les activités commerciales principales telles que le développement de produits, les ventes et le marketing. Ceci est particulièrement important pour les petites et moyennes entreprises, où les ressources sont souvent limitées.
En outre, les sociétés de services comptables professionnels fournissent également des rapports d’analyse financière périodiques, aidant les entreprises à appréhender clairement et rapidement leur situation opérationnelle. Ces rapports incluent non seulement les chiffres des revenus et des coûts, mais fournissent également une analyse approfondie des flux de trésorerie et des bénéfices, aidant les gestionnaires à prendre des décisions commerciales éclairées.
La présence d'une unité de service assure également la continuité du travail, car elle dispose toujours de personnel de remplacement en cas de besoin, évitant ainsi les interruptions de travail dues aux départs ou aux congés de maternité des employés.
Bien que la comptabilité à service complet offre de nombreux avantages, choisir une agence sans discernement, surtout si l'on est attiré par des prix extrêmement bas, peut avoir de graves conséquences. L'un des principaux risques est le risque d'arriérés d'impôts et de pénalités.
Des unités non professionnelles peuvent créer des chiffres « faux » pour soumettre les rapports à temps, créant ainsi une « bombe à retardement » dont les entreprises devront supporter les conséquences après 3 à 5 ans lorsque les autorités fiscales effectueront des inspections. À ce moment-là, les entreprises peuvent être soumises à des impôts et à des amendes pouvant atteindre des dizaines, voire des centaines de millions de dongs.
En outre, la remise non professionnelle de documents et de livres constitue également un gros problème. Dans de nombreux cas, les prestataires de services ne transmettent pas des informations complètes ou ne conservent pas les dossiers de manière scientifique, ce qui complique la tâche des entreprises lorsqu'elles doivent les vérifier ou les expliquer. Des données peuvent être manquantes ou incorrectes, obligeant les nouveaux comptables à passer beaucoup de temps à les retravailler ou à les corriger. En outre, le risque de révéler des informations financières sensibles constitue également une préoccupation pour les unités dépourvues de procédures de sécurité professionnelles.
Une vérité qu’il faut comprendre est que « bon marché » est souvent synonyme de « mauvaise qualité ». Les prestataires de services à bas prix réduisent souvent leurs coûts en utilisant du personnel inexpérimenté et en omettant d’investir dans des logiciels et des processus de contrôle qualité. Par conséquent, ils ne peuvent garantir l'exactitude et la conformité légale. Des prix bas peuvent être un signal d'alarme indiquant que l'unité est incompétente et ne peut assumer aucune responsabilité légale en cas d'erreur.
Pour éviter les risques mentionnés ci-dessus, les entreprises doivent être vigilantes et reconnaître les signes d'un service comptable peu fiable. Voici quelques signes avant-coureurs :
Un devis trop bas : Un prix bien inférieur à la moyenne peut être le signe d'une réduction des coûts ou d'un service bâclé.
Informations floues sur l'entreprise : Les entreprises doivent se renseigner soigneusement sur le prestataire de services, notamment son site web, son adresse, son code fiscal et les avis de ses anciens clients. Si les informations manquent de clarté, de transparence ou ne sont pas relayées sur les médias, il peut s'agir d'une « entreprise fantôme ».
Manque d’engagement en matière de responsabilité : Une unité réputée aura toujours des termes clairs dans le contrat concernant la responsabilité et l’indemnisation des dommages. S’ils sont évasifs ou évasifs, c’est un signal d’alarme.
Omissions de documentation : Les signes de fraude peuvent inclure des changements inhabituels dans les chiffres comptables ou des omissions et des erreurs dans la documentation sans explication claire.
Pour se protéger, les entreprises doivent disposer d’une liste de contrôle minutieuse et procéder à une vérification diligente approfondie avant de prendre une décision de partenariat.
Un processus clair et professionnel est la marque d'un cabinet comptable réputé. Vous trouverez ci-dessous une description détaillée des étapes d'un processus standard, du début à la fin.
Étape 1 : Recevoir et comprendre les besoins : L'unité de service recevra la demande, se renseignera sur le secteur d'activité, l'échelle et les besoins spécifiques de l'entreprise. À partir de là, ils vous conseilleront et vous recommanderont le forfait de services le plus adapté.
Étape 2 : Signature du contrat de service : Après s'être mis d'accord sur les termes, les deux parties signent le contrat. Ce dernier doit clairement énoncer l'étendue des travaux, les responsabilités de chaque partie, les honoraires et les engagements en matière de confidentialité des informations.
Travaux mensuels/trimestriels :
L'unité de service recevra les documents d'entrée et de sortie de l'entreprise (généralement par courrier électronique ou en personne).
Vérifier la validité des documents, consulter les livres
Enregistrer les transactions sur un logiciel de comptabilité
Préparer et soumettre des déclarations fiscales périodiques telles que la TVA, l'IRPP mensuellement ou trimestriellement.
À la fin de chaque trimestre, ils calculeront provisoirement l’impôt sur les sociétés et le soumettront aux autorités fiscales.
Travaux de fin d'année (Règlement financier) :
À la fin de l’année, l’unité vérifiera et comparera toutes les données et tous les documents de l’année.
Ils sont responsables de la préparation et de la soumission des états financiers, de la finalisation de l'impôt sur le revenu des sociétés et de l'impôt sur le revenu des particuliers.
Imprimez et livrez tous les livres comptables, y compris les grands livres généraux, les grands livres détaillés et les documents connexes à l'entreprise.
Explication aux autorités fiscales : Une partie importante du contrat de service est l'engagement selon lequel l'unité comptable représentera l'entreprise pour travailler directement avec les autorités fiscales afin d'expliquer les données et les enregistrements en cas d'inspection.
Un processus de travail transparent et clair démontre non seulement le professionnalisme du fournisseur, mais aide également les entreprises à surveiller et à contrôler facilement le travail, minimisant ainsi les risques et instaurant la confiance.
Pour garantir la sécurité juridique des entreprises, le choix d’un cabinet comptable réputé doit commencer par vérifier les critères juridiques de base.
Licence d'exploitation de services comptables : Il s'agit de la première exigence obligatoire. Les entreprises doivent demander au prestataire de services de présenter une licence d'exploitation précisant clairement le secteur d'activité des services comptables.
Certificats professionnels de l'équipe : Une unité professionnelle doit disposer d'une équipe de personnel, notamment le directeur, possédant un Certificat de Pratique de la Comptabilité ou de l'Audit délivré par le Ministère des Finances. Ces certificats constituent une preuve de compétence professionnelle et de reconnaissance légale.
Outre les facteurs juridiques, les entreprises doivent évaluer soigneusement la capacité réelle du fournisseur.
Expérience et ancienneté : Une entreprise avec de nombreuses années d’expérience dans le secteur, ayant géré avec succès les règlements comptables et fiscaux de nombreuses entreprises du même domaine sera un choix plus fiable.
Processus de travail transparent : Une unité de bonne réputation doit disposer d'un processus de travail clair, de la réception des documents à la comptabilité, en passant par l'établissement des rapports et la remise des livres. Ce processus facilite le contrôle et le suivi du travail des entreprises.
Systèmes de contrôle et de sécurité : Les unités professionnelles disposent souvent d'un système de recoupement des données pour garantir leur exactitude. Elles doivent également s'engager par écrit à protéger les informations clients, même après la fin du contrat.
Services de soutien et de conseil : Un bon partenaire comptable travaille non seulement selon le processus, mais est également disposé à conseiller et à répondre aux questions sur les impôts et la comptabilité des entreprises en temps opportun.
Choisir un cabinet comptable professionnel à service complet est une décision stratégique. En se concentrant sur ces critères, les entreprises peuvent faire de l'externalisation un outil efficace pour optimiser leurs coûts, minimiser les risques et se concentrer sur leur cœur de métier.
Dans le contexte économique actuel, les services comptables complets sont devenus une solution indispensable pour les PME. Il s'agit non seulement d'un service administratif, mais aussi d'un outil de gestion stratégique, aidant les entreprises à optimiser leurs coûts, à rationaliser leurs processus et à minimiser les risques juridiques.
Cependant, choisir le bon partenaire représente un défi. Les entreprises doivent se méfier des prix bas, souvent associés à des risques importants d'erreurs de chiffres, d'arriérés d'impôts et de manque de responsabilité. Une décision judicieuse doit plutôt reposer sur des critères professionnels et juridiques, ainsi que sur la transparence des processus de travail. En consacrant du temps à la recherche et au choix d'un partenaire comptable réputé, les entreprises peuvent bâtir une base financière solide, se concentrant ainsi sur le développement de leurs activités et la pérennité de leur réussite.
