0
Artikel ini memberikan analisis mendalam tentang akuntansi layanan penuh, melampaui definisi yang umum. Artikel ini akan mengeksplorasi manfaat strategisnya, membandingkan akuntansi internal dan alih daya dalam berbagai aspek, serta mengidentifikasi potensi risiko, terutama dengan layanan berbiaya rendah. Lebih penting lagi, laporan ini akan memberikan panduan A-Z yang terperinci, termasuk peraturan hukum terkini dan kriteria utama untuk memilih mitra akuntansi yang bereputasi baik, memastikan operasional bisnis mematuhi hukum, dan mengoptimalkan kinerja keuangan secara berkelanjutan.
Pada hakikatnya, layanan akuntansi paket lengkap adalah model bisnis di mana organisasi atau individu yang berkualifikasi akan melakukan semua pekerjaan akuntansi atas nama bisnis, dari operasi harian hingga laporan berkala. Ini bukan hanya tentang mempekerjakan seorang akuntan, tetapi tentang bekerja sama dengan unit profesional yang memiliki sumber daya dan pengalaman untuk memastikan pekerjaan ditangani secara akurat dan cepat. Cakupan layanan ini sangat luas, mencakup aspek-aspek penting kegiatan keuangan bisnis.
Tugas inti yang biasanya dilakukan oleh layanan akuntansi penuh meliputi pengumpulan dan pemeriksaan keabsahan faktur dan dokumen asli, kemudian menghitung transaksi ekonomi yang timbul. Pemasok akan bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menyerahkan deklarasi dan laporan pajak berkala seperti pajak pertambahan nilai (PPN), pajak penghasilan pribadi (PPN), dan pajak penghasilan badan (CIT).
Selain itu, mereka juga melakukan pembukuan akuntansi, menyiapkan laporan keuangan akhir tahun dan laporan statistik sebagaimana diperlukan. Beberapa layanan juga mencakup operasi terkait asuransi seperti asuransi sosial, asuransi kesehatan, asuransi pengangguran, dan penggajian karyawan. Salah satu peran yang paling penting adalah mewakili bisnis untuk bekerja dan menjelaskan secara langsung kepada otoritas pajak ketika ada permintaan inspeksi atau pemeriksaan.
Peran akuntansi layanan penuh telah berkembang melampaui sekadar pencatatan. Sebuah firma profesional tidak hanya membantu bisnis mematuhi hukum, tetapi juga menyediakan laporan analisis keuangan yang mendalam. Melalui laporan ini, bisnis mendapatkan gambaran kinerja bisnis yang detail, sehingga dapat membuat prakiraan dan rencana bisnis yang lebih strategis.
Hal ini menunjukkan bahwa layanan akuntansi paket lengkap tidak hanya merupakan layanan wajib tetapi juga alat manajemen bernilai tambah tinggi, mengubahnya dari beban administratif menjadi solusi strategis yang membantu manajer membuat keputusan berdasarkan data yang dapat diandalkan.
Operasional perusahaan jasa akuntansi di Vietnam dikontrol secara ketat oleh peraturan hukum untuk memastikan profesionalisme dan transparansi. Menurut Undang-Undang Akuntansi 2015, Keputusan 129/2004/ND-CP dan dokumen panduan lainnya, suatu organisasi yang ingin menyediakan jasa akuntansi harus memenuhi persyaratan tertentu.
Pertama, perusahaan harus memiliki Surat Tanda Terdaftar Usaha Jasa Akuntansi. Kedua, perusahaan harus memiliki setidaknya dua orang yang memiliki Sertifikat Auditor atau Sertifikat Praktik Akuntansi yang dikeluarkan oleh Kementerian Keuangan. Secara khusus, orang yang memegang posisi direktur harus memiliki setidaknya dua tahun pengalaman di bidang akuntansi atau audit.
Persyaratan ini bertujuan untuk memastikan bahwa staf memiliki keahlian dan pengalaman yang memadai untuk menangani operasi akuntansi yang kompleks. Perusahaan-perusahaan ini diizinkan untuk melakukan berbagai jasa berdasarkan Pasal 55 Undang-Undang Akuntansi, termasuk jasa akuntansi, kepala akuntan, konsultan keuangan, dan pelaporan pajak.
Kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan ini merupakan elemen inti dalam membangun kepercayaan dan otoritas bagi penyedia layanan. Sebuah bisnis hanya boleh menandatangani kontrak dengan entitas yang berdiri dan beroperasi secara sah. Sebaliknya, jika mempekerjakan unit yang tidak memenuhi syarat, bisnis tersebut dapat menghadapi sanksi administratif berat, dari 5 juta hingga 20 juta VND. Hal ini menunjukkan bahwa pemeriksaan menyeluruh terhadap kondisi hukum pemasok tidak hanya merupakan langkah yang diperlukan tetapi juga tindakan pencegahan risiko hukum yang langsung dan efektif bagi bisnis.
Untuk membuat keputusan yang tepat terkait manajemen akuntansi, bisnis dapat memilih antara tiga model utama: akuntansi internal, akuntansi layanan penuh, atau model hibrida. Setiap model memiliki karakteristik uniknya sendiri dan cocok untuk berbagai tahap perkembangan dan skala bisnis.
Akuntansi Internal: Ini adalah model tradisional, di mana suatu bisnis mempekerjakan satu atau lebih karyawan untuk bekerja penuh waktu di perusahaan. Keuntungan dari model ini adalah akuntan dapat memantau situasi bisnis sehari-hari dengan cermat, hadir di kantor untuk menangani pekerjaan kapan saja dan dapat secara bersamaan melakukan tugas administratif lainnya. Akan tetapi, biaya pemeliharaan peralatan ini sangat tinggi, terutama jika menyangkut perekrutan personel yang berkualifikasi tinggi. Selain itu, stabilitas personel tidak terjamin dan risiko kesalahan dapat terjadi jika staf kurang berpengalaman.
Layanan akuntansi penuh: Ini adalah model pendelegasian semua pekerjaan akuntansi ke unit luar. Model ini sangat cocok untuk perusahaan kecil dan menengah, atau perusahaan rintisan yang baru berdiri yang tidak memiliki cukup sumber daya keuangan dan pengalaman untuk membangun departemen akuntansi terpisah. Keunggulannya adalah biaya optimal, keahlian tinggi, dan komitmen tanggung jawab yang jelas.
Model hibrida: Ini adalah kombinasi fleksibel dari kedua model di atas. Bisnis dapat memiliki akuntan internal untuk menangani operasional harian seperti menerbitkan/mengimpor faktur dan melacak pendapatan dan pengeluaran. Pada saat yang sama, mereka menyewa unit layanan akuntansi eksternal untuk menangani tugas-tugas yang lebih kompleks terkait pajak, finalisasi, dan pelaporan keuangan akhir tahun. Model ini membantu bisnis mengendalikan operasional internal sekaligus memanfaatkan keahlian tinggi para ahli akuntansi yang dialihdayakan.
Di bawah ini adalah tabel perbandingan terperinci mengenai faktor-faktor penting antara kedua model akuntansi, yang membantu bisnis dengan mudah memvisualisasikan dan membuat keputusan yang tepat.
| Kriteria perbandingan | Akuntansi Internal | Layanan akuntansi penuh (Outsourcing) |
| Pengeluaran | Tinggi (termasuk gaji, asuransi sosial, bonus, biaya rekrutmen dan pelatihan). | Jauh lebih rendah (biasanya berdasarkan paket layanan) |
| Keahlian | Tergantung pada kapasitas individu, undang-undang mungkin tidak diperbarui | Tim ahli multidisiplin, selalu mengikuti perkembangan hukum |
| Tanggung jawab | Kesulitan dalam menuntut kompensasi atas kesalahan, risiko tinggi | Ada komitmen yang jelas untuk mengganti kerugian dalam kontrak. |
| Kontinuitas | Dapat terganggu ketika karyawan berhenti atau mengambil cuti hamil | Selalu memiliki staf pengganti, memastikan pekerjaan tidak terganggu |
| Kehadiran | Hadir secara rutin di perusahaan, nyaman untuk berkomunikasi | Hanya bila diperlukan, komunikasikan terutama melalui email |
| Bugar | Perusahaan besar, banyak operasi yang kompleks | Usaha kecil dan menengah, startup, biaya terbatas |
Penting untuk diingat bahwa pemilihan model akuntansi tidak hanya didasarkan pada biaya. Faktor-faktor lain seperti ukuran perusahaan, kebutuhan profesional, dan kemampuan manajemen sumber daya manusia juga perlu dipertimbangkan. Startup yang perlu menghemat biaya dan berfokus pada pengembangan produk akan menganggap outsourcing sebagai pilihan terbaik. Di sisi lain, perusahaan besar dengan operasional yang kompleks dan kebutuhan untuk memantau keuangan harian secara ketat mungkin membutuhkan akuntan internal. Keputusan terbaik adalah yang sesuai dengan tahap dan tujuan bisnis.
Alih daya layanan akuntansi menawarkan manfaat finansial yang signifikan, tidak hanya dalam hal pemotongan biaya langsung tetapi juga dalam hal membebaskan sumber daya untuk kegiatan bisnis inti. Dengan alih daya, bisnis dapat mengurangi biaya perekrutan, pelatihan, dan pengelolaan staf akuntansi. Biaya untuk menyewa jasa ini biasanya berkisar antara 500.000 hingga 3.000.000 VND per bulan, suatu angka yang sederhana jika dibandingkan dengan gaji bulanan seorang akuntan berpengalaman, yang dapat mencapai 10 juta hingga 15 juta VND.
Selain biaya personel, bisnis juga tidak perlu melakukan investasi awal pada peralatan kantor seperti meja, kursi, komputer, printer, atau perangkat lunak akuntansi khusus yang nilainya beberapa juta hingga puluhan juta dong. Hal ini membantu merampingkan organisasi, mengurangi beban keuangan awal, dan memungkinkan bisnis mengalokasikan modal untuk aktivitas yang menghasilkan pendapatan langsung. Penghematan tersebut dapat diinvestasikan kembali dalam pemasaran, riset dan pengembangan produk, atau ekspansi pasar, sehingga menciptakan keunggulan kompetitif yang berkelanjutan bagi bisnis.
Mempekerjakan layanan akuntansi penuh membantu bisnis mengakses tim ahli berkualifikasi tinggi dengan pengalaman luas di banyak bidang. Tim ini selalu mengikuti perkembangan surat edaran, peraturan perundang-undangan perpajakan terkini, suatu faktor yang sangat penting dalam konteks peraturan perundang-undangan yang senantiasa berubah. Kegagalan mengikuti perubahan ini dapat mengakibatkan pelanggaran hukum dan denda besar, yang menyebabkan kerugian finansial serius.
Lebih lanjut, salah satu perbedaan terbesar antara akuntansi internal dan outsourcing adalah komitmen terhadap tanggung jawab. Perusahaan jasa akuntansi yang bereputasi baik sering kali berkomitmen untuk bertanggung jawab dan mengganti kerugian jika terjadi kesalahan akibat kesalahan mereka. Komitmen ini tidak hanya menunjukkan kepercayaan terhadap keahlian dan proses kerja mereka, tetapi juga menciptakan lapisan perlindungan hukum yang kokoh bagi bisnis. Alih-alih menghadapi risiko sendiri, bisnis dapat merasa yakin bahwa mereka memiliki mitra profesional yang siap melindungi kepentingan mereka.
Ketika tugas akuntansi dialihdayakan, pemilik bisnis dapat memfokuskan seluruh waktu dan sumber daya mereka pada aktivitas bisnis inti seperti pengembangan produk, penjualan, dan pemasaran. Hal ini terutama penting bagi bisnis kecil dan menengah, yang sumber dayanya seringkali terbatas.
Selain itu, perusahaan jasa akuntansi profesional juga menyediakan laporan analisis keuangan berkala, membantu bisnis memahami situasi operasional mereka dengan jelas dan segera. Laporan ini tidak hanya mencakup angka pendapatan dan biaya tetapi juga menyediakan analisis mendalam tentang arus kas dan laba, membantu manajer dalam membuat keputusan bisnis yang tepat.
Kehadiran unit pelayanan juga menjamin kelangsungan pekerjaan, karena selalu ada personel pengganti saat dibutuhkan, sehingga terhindar dari gangguan pekerjaan akibat karyawan yang mengundurkan diri atau mengambil cuti hamil.
Meskipun layanan akuntansi penuh menawarkan banyak manfaat, memilih agensi secara sembarangan, terutama ketika tergiur harga yang sangat rendah, dapat berakibat serius. Salah satu risiko terbesarnya adalah risiko tunggakan pajak dan denda.
Unit yang tidak profesional dapat membuat angka "palsu" untuk menyampaikan laporan tepat waktu, sehingga menciptakan "bom waktu" yang harus ditanggung perusahaan setelah 3 sampai 5 tahun ketika otoritas pajak melakukan pemeriksaan. Pada saat itu, bisnis dapat dikenakan pemungutan pajak dan denda hingga puluhan atau bahkan ratusan juta dong.
Selain itu, penyerahan dokumen dan buku secara tidak profesional juga menjadi masalah besar. Dalam banyak kasus, penyedia layanan tidak memberikan informasi lengkap atau menyimpan catatan secara ilmiah, sehingga menyulitkan bisnis ketika perlu memeriksa atau menjelaskan. Data mungkin hilang atau salah, sehingga akuntan baru menghabiskan banyak waktu untuk mengulang atau mengedit. Selain itu, risiko terungkapnya informasi keuangan sensitif juga menjadi perhatian bagi unit yang tidak memiliki prosedur keamanan profesional.
Satu kebenaran yang perlu disadari adalah bahwa "murah" sering kali disertai dengan "kualitas rendah". Penyedia layanan berbiaya rendah sering kali memangkas biaya dengan menggunakan staf yang tidak berpengalaman, gagal berinvestasi dalam perangkat lunak dan proses pengendalian mutu. Oleh karena itu, mereka tidak dapat menjamin keakuratan dan kepatuhan hukum. Harga yang rendah dapat menjadi tanda bahaya bahwa unit tersebut tidak kompeten dan tidak dapat memikul tanggung jawab hukum jika terjadi kesalahan.
Untuk menghindari risiko-risiko di atas, bisnis perlu waspada dan mengenali tanda-tanda layanan akuntansi yang tidak dapat diandalkan. Berikut beberapa tanda peringatannya:
Penawaran terlalu rendah: Harga yang jauh lebih murah daripada harga rata-rata dapat menjadi tanda adanya jalan pintas atau layanan yang ceroboh.
Informasi perusahaan yang tidak jelas: Perusahaan harus meneliti informasi tentang penyedia layanan dengan cermat, termasuk situs web, alamat, kode pajak, dan ulasan dari pelanggan sebelumnya. Jika informasinya tidak jelas, kurang transparan, atau tidak berinteraksi di media, perusahaan tersebut mungkin merupakan "perusahaan bayangan".
Kurangnya komitmen terhadap tanggung jawab: Unit yang memiliki reputasi baik akan selalu memiliki ketentuan yang jelas dalam kontrak mengenai akuntabilitas dan kompensasi atas kerusakan. Jika mereka mengelak atau tidak berkomitmen, itu pertanda bahaya.
Kelalaian dokumentasi: Tanda-tanda penipuan dapat mencakup perubahan yang tidak biasa pada angka akuntansi atau kelalaian dan kesalahan dalam dokumentasi tanpa penjelasan yang jelas.
Untuk melindungi diri, bisnis perlu memiliki daftar periksa yang cermat dan melakukan uji tuntas menyeluruh sebelum membuat keputusan kemitraan.
Alur kerja yang jelas dan profesional merupakan ciri khas firma akuntansi yang bereputasi baik. Berikut ini adalah penjelasan rinci langkah-langkah dalam proses standar, dari awal hingga akhir.
Langkah 1: Menerima dan memahami kebutuhan: Unit layanan akan menerima aplikasi, mempelajari tentang industri, skala, dan kebutuhan spesifik bisnis. Dari sana, mereka akan memberi saran dan merekomendasikan paket layanan yang paling sesuai.
Langkah 2: Menandatangani kontrak layanan: Setelah menyetujui persyaratan, kedua belah pihak akan menandatangani kontrak. Kontrak harus secara jelas menyatakan ruang lingkup pekerjaan, tanggung jawab masing-masing pihak, biaya layanan, dan komitmen terhadap kerahasiaan informasi.
Pekerjaan bulanan/triwulanan:
Unit layanan akan menerima dokumen masukan dan keluaran dari bisnis (biasanya melalui email atau secara langsung).
Periksa keabsahan dokumen, tinjau buku
Mencatat transaksi pada perangkat lunak akuntansi
Menyiapkan dan menyerahkan laporan pajak berkala seperti PPN, PPh, setiap bulan atau setiap triwulan.
Pada akhir setiap kuartal, mereka akan menghitung sementara pajak penghasilan badan dan menyerahkannya kepada otoritas pajak.
Pekerjaan akhir tahun (Penyelesaian keuangan):
Pada akhir tahun, unit akan memeriksa dan membandingkan semua data dan dokumen tahun tersebut.
Mereka bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menyerahkan Laporan Keuangan, Pajak Penghasilan Badan, dan Finalisasi Pajak Penghasilan Pribadi.
Cetak dan kirimkan semua buku akuntansi, termasuk buku besar, buku besar terperinci, dan dokumen terkait ke bisnis.
Menjelaskan kepada otoritas pajak: Bagian penting dari kontrak layanan adalah komitmen bahwa unit akuntansi akan mewakili bisnis untuk bekerja secara langsung dengan otoritas pajak untuk menjelaskan data dan catatan saat ada pemeriksaan.
Proses kerja yang transparan dan jelas tidak hanya menunjukkan profesionalisme pemasok tetapi juga membantu bisnis memantau dan mengendalikan pekerjaan dengan mudah, sehingga meminimalkan risiko dan membangun kepercayaan.
Untuk memastikan keamanan hukum bagi bisnis, memilih firma akuntansi yang bereputasi baik harus dimulai dengan memeriksa kriteria hukum dasar.
Izin usaha jasa akuntansi: Ini adalah persyaratan wajib pertama. Perusahaan perlu meminta penyedia jasa untuk menunjukkan izin usaha yang secara jelas menyatakan industri jasa akuntansi.
Sertifikat profesi tim: Unit profesional harus memiliki tim staf, terutama direktur, yang memiliki Sertifikat Praktik Akuntansi atau Audit yang dikeluarkan oleh Kementerian Keuangan. Sertifikat ini merupakan bukti kompetensi profesional dan pengakuan hukum.
Selain faktor hukum, bisnis perlu mengevaluasi dengan cermat kapasitas aktual pemasok.
Pengalaman dan senioritas: Perusahaan yang memiliki pengalaman bertahun-tahun dalam industri, telah berhasil menangani akuntansi dan penyelesaian pajak untuk banyak bisnis di bidang yang sama akan menjadi pilihan yang lebih dapat diandalkan.
Proses kerja yang transparan: Unit yang bereputasi baik perlu memiliki proses kerja yang jelas, mulai dari penerimaan dokumen, akuntansi, hingga pembuatan laporan dan serah terima buku. Proses ini membantu bisnis mengontrol dan memantau pekerjaan dengan mudah.
Sistem kontrol dan keamanan: Unit profesional seringkali memiliki sistem pemeriksaan silang data untuk memastikan keakuratannya. Mereka juga perlu memiliki komitmen tertulis untuk melindungi informasi pelanggan, yang berlaku bahkan setelah kontrak berakhir.
Layanan dukungan dan konsultasi: Mitra akuntansi yang baik tidak hanya bekerja sesuai proses tetapi juga bersedia memberi saran dan menjawab pertanyaan tentang pajak dan akuntansi untuk bisnis secara tepat waktu.
Memilih firma akuntansi profesional dengan layanan penuh merupakan keputusan strategis. Dengan berfokus pada kriteria ini, bisnis dapat menjadikan alih daya sebagai alat yang efektif untuk mengoptimalkan biaya, meminimalkan risiko, dan berfokus pada pengembangan aktivitas bisnis inti.
Layanan akuntansi yang komprehensif telah menjadi solusi penting bagi usaha kecil dan menengah dalam konteks ekonomi modern. Layanan ini bukan hanya layanan administratif, tetapi juga alat manajemen strategis yang membantu bisnis mengoptimalkan biaya, menyederhanakan perangkat, dan meminimalkan risiko hukum.
Namun, memilih mitra yang tepat merupakan tantangan tersendiri. Bisnis perlu mewaspadai godaan harga murah, karena seringkali disertai risiko serius berupa angka yang salah, tunggakan pajak, dan kurangnya akuntabilitas. Sebaliknya, keputusan yang bijak harus didasarkan pada kriteria profesional, hukum, dan transparansi dalam proses kerja. Dengan menginvestasikan waktu untuk meneliti dan memilih mitra akuntansi yang bereputasi baik, bisnis dapat membangun fondasi keuangan yang kokoh, sehingga berfokus pada pengembangan bisnis dan mencapai kesuksesan yang berkelanjutan.
