0
Bài viết này cung cấp một phân tích chuyên sâu về hai mô hình kinh doanh phổ biến tại Việt Nam: Hộ kinh doanh cá thể và Công ty. Bài viết sẽ so sánh chi tiết hai mô hình này dựa trên các tiêu chí quan trọng nhất, từ nền tảng pháp lý, chế độ trách nhiệm, thuế, kế toán đến khả năng mở rộng và các công cụ hỗ trợ hiện đại. Mục đích là giúp các cá nhân, doanh nghiệp có được cái nhìn toàn diện, nắm vững các ưu và nhược điểm, từ đó đưa ra quyết định chiến lược phù hợp nhất với tầm nhìn và nguồn lực của mình. Sau khi đọc xong, người đọc sẽ không chỉ hiểu rõ bản chất của mỗi mô hình mà còn biết cách thức để vận hành hiệu quả và chuyển đổi linh hoạt khi cần thiết.
Hộ kinh doanh cá thể (HKD) được định nghĩa là một mô hình kinh doanh do một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập, và chủ hộ chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh.Kể từ khi Nghị định 01/2021/NĐ-CP có hiệu lực, đối tượng được phép thành lập HKD bao gồm cá nhân là công dân Việt Nam đủ 18 tuổi, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, hoặc một hộ gia đình. Điều đáng chú ý là quy định này đã loại bỏ "nhóm cá nhân" khỏi danh sách các đối tượng được phép thành lập HKD
Về quy mô, HKD được phép hoạt động tại nhiều địa điểm khác nhau, nhưng cần phải thông báo đầy đủ cho cơ quan thuế và cơ quan quản lý thị trường tại nơi hoạt động. Tuy nhiên, HKD bị giới hạn nghiêm ngặt khi không được phép mở thêm chi nhánh hay văn phòng đại diện.Một thay đổi quan trọng khác trong Nghị định 01/2021/NĐ-CP là việc bãi bỏ giới hạn số lượng lao động tối đa trước đây (dưới 10 người), cho phép HKD có thể sử dụng nhiều hơn 10 lao động mà không bắt buộc phải chuyển đổi lên doanh nghiệp. Chế độ trách nhiệm của HKD là vô hạn, nghĩa là chủ hộ phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản cá nhân của mình cho mọi khoản nợ và nghĩa vụ phát sinh từ hoạt động kinh doanh.
Doanh nghiệp (Công ty) là một tổ chức có tên riêng, tài sản độc lập và được thành lập hợp pháp để thực hiện các hoạt động kinh doanh.Các loại hình công ty phổ biến tại Việt Nam bao gồm Công ty Trách nhiệm hữu hạn (một thành viên hoặc hai thành viên trở lên), Công ty Cổ phần, Doanh nghiệp tư nhân và Công ty Hợp danh. Một đặc điểm nổi bật của công ty là có tư cách pháp nhân (ngoại trừ doanh nghiệp tư nhân) và có con dấu hợp pháp.
Công ty cũng có quyền mở rộng quy mô bằng cách thành lập các chi nhánh, văn phòng đại diện tại các địa điểm khác nhau và không bị giới hạn về số lượng lao động. Chế độ trách nhiệm của công ty tùy thuộc vào loại hình, nhưng các mô hình phổ biến như công ty TNHH và công ty cổ phần đều có trách nhiệm hữu hạn, tức là các thành viên chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi số vốn đã góp vào công ty
Việc lựa chọn và vận hành một trong hai mô hình kinh doanh này chịu sự chi phối chặt chẽ của một hệ thống văn bản pháp luật cụ thể. Các văn bản này không chỉ định hình cách thức hoạt động mà còn là căn cứ để giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong quá trình kinh doanh.
Luật Doanh nghiệp 2020 (số 59/2020/QH14) là nền tảng pháp lý cốt lõi, quy định chi tiết về các loại hình doanh nghiệp, điều kiện thành lập, cơ cấu quản trị, và quyền, nghĩa vụ của các thành viên.
Nghị định 01/2021/NĐ-CP đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn chi tiết về quy trình đăng ký doanh nghiệp và hộ kinh doanh, thay thế Nghị định 78/2015/NĐ-CP trước đây. Văn bản này đã thay đổi nhiều quy định quan trọng về HKD, đặc biệt là về đối tượng thành lập và giới hạn lao động
Luật Quản lý thuế 2019 và các thông tư hướng dẫn như Thông tư 40/2021/TT-BTC quy định về nghĩa vụ thuế và các phương pháp tính thuế áp dụng cho cả hai mô hình, trong đó có việc phân biệt giữa phương pháp thuế khoán và phương pháp kê khai.
Nghị định 130/2018/NĐ-CP là cơ sở pháp lý cho các giao dịch điện tử, quy định về giá trị pháp lý, điều kiện an toàn và việc sử dụng chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số
Để có cái nhìn tổng quan và dễ dàng so sánh, dưới đây là bảng tổng hợp các điểm khác biệt chính giữa Hộ kinh doanh cá thể và Công ty.
| Tiêu chí | Hộ kinh doanh cá thể (HKD) | Công ty (ví dụ: TNHH, Cổ phần) |
| Tư cách pháp lý | Không có tư cách pháp nhân, không có con dấu pháp nhân | Có tư cách pháp nhân (trừ DNTN), có con dấu hợp pháp |
| Trách nhiệm pháp lý | Chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản | Chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn góp |
| Quy mô lao động | Không giới hạn số lượng lao động theo quy định mới | Không giới hạn số lượng lao động |
| Khả năng mở rộng | Không được mở chi nhánh, văn phòng đại diện | Được mở chi nhánh, văn phòng đại diện |
| Chế độ kế toán | Có thể không cần lập sổ sách (thuế khoán) hoặc cần lập sổ cơ bản (thuế kê khai) | Bắt buộc phải tổ chức bộ máy kế toán, lập sổ sách và báo cáo tài chính |
| Nghĩa vụ thuế | Nộp lệ phí môn bài, thuế GTGT, TNCN. Có thể áp dụng phương pháp khoán hoặc kê khai | Nộp lệ phí môn bài, thuế GTGT, TNCN, và Thuế TNDN |
| Huy động vốn | Rất hạn chế, chủ yếu từ vốn tự có hoặc vay mượn cá nhân | Có thể tăng vốn góp hoặc phát hành trái phiếu (TNHH, Cổ phần) |
Điểm khác biệt cơ bản nhất giữa hai mô hình kinh doanh này chính là chế độ trách nhiệm pháp lý. Đây là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến mức độ rủi ro mà chủ sở hữu phải đối mặt.
Trách nhiệm vô hạn của Hộ kinh doanh là một đặc trưng quan trọng. Chủ HKD phải sử dụng toàn bộ tài sản của mình, bao gồm cả tài sản cá nhân không trực tiếp sử dụng vào mục đích kinh doanh, để thanh toán các khoản nợ và nghĩa vụ tài chính của hộ. Điều này tạo ra một rủi ro tài chính rất lớn. Nếu hoạt động kinh doanh thất bại hoặc vỡ nợ, chủ hộ có nguy cơ mất tất cả tài sản, gây ảnh hưởng trực tiếp và nghiêm trọng đến cuộc sống của cá nhân và gia đình.
Ngược lại, trách nhiệm hữu hạn của Công ty là một lợi thế lớn, đặc biệt đối với các loại hình Công ty TNHH và Công ty Cổ phần.Các thành viên góp vốn chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ của công ty trong phạm vi số vốn đã góp.Điều này tạo ra một lớp bảo vệ tài sản cá nhân của chủ sở hữu và các thành viên. Chế độ này giúp giảm thiểu rủi ro cho các nhà đầu tư, từ đó tạo ra một môi trường thuận lợi hơn để thu hút vốn từ bên ngoài, là tiền đề để công ty có thể mở rộng quy mô một cách an toàn và bền vững.
Nghĩa vụ thuế và chế độ kế toán là hai yếu tố khác biệt đáng kể giữa HKD và công ty, nhưng đang có xu hướng hội nhập mạnh mẽ.
Nghĩa vụ thuế: Hiện nay, HKD có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên phải nộp 3 loại thuế chính: lệ phí môn bài, thuế GTGT và thuế TNCN.HKD có thể nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc kê khai. Thuế GTGT và TNCN được tính dựa trên doanh thu tính thuế nhân với tỷ lệ thuế suất tương ứng với từng ngành nghề kinh doanh.
Đối với công ty, ngoài các loại thuế tương tự, phải nộp thêm Thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) với mức thuế suất chung là 20%
Sự thay đổi chính sách từ 2025-2026 cho thấy một xu hướng đáng chú ý. Từ ngày 01/06/2025, các HKD có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên không còn được áp dụng phương pháp thuế khoán và phải chuyển sang phương pháp kê khai thuế điện tử và sử dụng hóa đơn điện tử.
Tiếp theo, theo Nghị quyết 198/2025/QH15, từ ngày 01/01/2026, chế độ thuế khoán sẽ bị bãi bỏ hoàn toàn đối với HKD. Điều này có nghĩa là tất cả HKD, không phân biệt doanh thu, đều bắt buộc phải kê khai và nộp thuế theo phương pháp kê khai.
Sự thay đổi này làm tăng gánh nặng hành chính và yêu cầu về chuyên môn kế toán cho chủ hộ, vốn là những ưu điểm chính của mô hình HKD. Khi ranh giới về thủ tục thuế giữa HKD và công ty siêu nhỏ mờ đi, việc chuyển đổi sang công ty sẽ trở thành một quyết định hợp lý hơn, không chỉ để đáp ứng các quy định mới mà còn để bảo vệ tài sản cá nhân thông qua chế độ trách nhiệm hữu hạn.
Chế độ kế toán và sổ sách: Trước đây, HKD nộp thuế khoán không bắt buộc phải lập sổ sách. Tuy nhiên, theo quy định mới nhất, các HKD nộp thuế theo phương pháp kê khai phải mở và duy trì các loại sổ kế toán cơ bản như sổ chi tiết doanh thu, sổ chi phí, sổ quỹ tiền mặt, v.v..
Trong khi đó, các công ty bắt buộc phải tổ chức một bộ máy kế toán chuyên nghiệp, lập sổ sách chi tiết và nộp báo cáo tài chính định kỳ hàng quý và hàng năm theo Luật Kế toán 2015.
Hạn chế của HKD: HKD chỉ được đăng ký kinh doanh tại một địa điểm duy nhất và không được phép mở chi nhánh hay văn phòng đại diện.Điều này tạo ra rào cản lớn cho việc mở rộng thị trường và quy mô kinh doanh. Khả năng huy động vốn của HKD cũng rất hạn chế, chủ yếu dựa vào vốn tự có hoặc vay mượn từ các cá nhân, tổ chức tín dụng.
Lợi thế của Công ty: Ngược lại, mô hình công ty cho phép doanh nghiệp mở rộng hoạt động một cách linh hoạt bằng cách thành lập các chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh ở nhiều địa phương khác nhau.
Hơn nữa, các loại hình công ty như TNHH và Cổ phần có thể huy động vốn dễ dàng hơn thông qua việc tăng vốn góp của các thành viên hoặc phát hành trái phiếu, cổ phiếu (đối với công ty cổ phần). Điều này mang lại lợi thế chiến lược cho sự tăng trưởng và phát triển dài hạn.
Chữ ký số là một công cụ không thể thiếu trong môi trường kinh doanh hiện đại, đặc biệt là khi các giao dịch điện tử ngày càng phổ biến.
Khái niệm và giá trị pháp lý: Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng hệ thống mật mã không đối xứng. Nó đóng vai trò như chữ ký tay hoặc con dấu của doanh nghiệp, có giá trị pháp lý tương đương.
Để được công nhận là hợp pháp, chữ ký số phải đáp ứng các điều kiện an toàn tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, bao gồm việc được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
Các loại chữ ký số phổ biến: Hiện nay, có nhiều loại chữ ký số được sử dụng, mỗi loại có ưu nhược điểm riêng, phù hợp với nhu cầu của từng đối tượng:
USB Token: Là loại chữ ký số truyền thống và phổ biến nhất, được lưu trữ trên một thiết bị USB nhỏ gọn. Nó có tính bảo mật cao và dễ sử dụng, nhưng yêu cầu phải cắm vào máy tính để thực hiện ký số.
HSM: Là loại chữ ký số lưu trữ trên thiết bị phần cứng chuyên dụng, có khả năng ký số tốc độ cao và số lượng lớn, thường được dùng cho các doanh nghiệp lớn, ngân hàng và tổ chức tài chính.
SmartCard: Tích hợp vào SIM điện thoại, cho phép ký số linh hoạt trên thiết bị di động. Tuy nhiên, nó có hạn chế về tính bảo mật và phụ thuộc vào vùng phủ sóng của nhà mạng.
Chữ ký số từ xa (Remote Signing): Là công nghệ mới, cho phép lưu trữ khóa bí mật trên máy chủ của nhà cung cấp, giúp người dùng ký số mọi lúc, mọi nơi mà không cần thiết bị vật lý.
Chữ ký số là công cụ bắt buộc đối với doanh nghiệp để thực hiện các thủ tục hành chính công và giao dịch điện tử như kê khai và nộp thuế, đăng ký doanh nghiệp, kê khai bảo hiểm xã hội, và ký hợp đồng điện tử.
Đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc thuê ngoài dịch vụ kế toán là một giải pháp chiến lược thông minh, giúp tối ưu hóa nguồn lực và giảm thiểu rủi ro.
Ưu điểm vượt trội:
Tối ưu chi phí: Chi phí thuê dịch vụ kế toán thường thấp hơn nhiều so với việc tuyển dụng và duy trì một bộ phận kế toán nội bộ, đặc biệt là các kế toán viên có kinh nghiệm.Doanh nghiệp không phải trả lương cao, không cần đầu tư trang thiết bị, phần mềm kế toán, hay chi phí phúc lợi cho nhân viên.
Chuyên môn cao và cập nhật luật: Các công ty dịch vụ kế toán sở hữu đội ngũ chuyên gia có trình độ cao, thường xuyên được cập nhật các thông tư, luật thuế mới nhất, giúp đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật.
Giảm thiểu rủi ro: Các đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín thường có cam kết rõ ràng trong hợp đồng về việc chịu trách nhiệm và bồi thường thiệt hại nếu có sai sót xảy ra do lỗi của họ
Rủi ro tiềm ẩn và cách phòng tránh:
Mặc dù có nhiều lợi ích, việc sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài vẫn tồn tại rủi ro. Một số đơn vị kém chuyên nghiệp có thể làm số liệu khống, không bàn giao đầy đủ chứng từ hoặc không cập nhật kịp thời các thay đổi pháp lý, dẫn đến rủi ro về thuế và các khoản phạt nặng cho doanh nghiệp.36 Để phòng tránh những rủi ro này, doanh nghiệp không nên chỉ quan tâm đến giá rẻ mà cần lựa chọn các đơn vị có uy tín, kinh nghiệm lâu năm, quy trình làm việc rõ ràng, và đội ngũ nhân sự có chứng chỉ hành nghề do Bộ Tài chính cấp
Mô hình Hộ kinh doanh phù hợp cho những cá nhân mới khởi sự kinh doanh với nguồn lực hạn chế và mục tiêu rõ ràng. Mô hình này thích hợp khi bạn muốn kinh doanh với quy mô nhỏ, tại một địa điểm duy nhất và không có ý định mở rộng thành chuỗi.
Nó cũng lý tưởng cho các ngành nghề kinh doanh đơn giản, không yêu cầu nhiều quy định phức tạp hay chứng chỉ chuyên môn cao. Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn phải chấp nhận rủi ro tài chính cao do chế độ trách nhiệm vô hạn, tức là toàn bộ tài sản cá nhân có thể bị sử dụng để thanh toán nợ.
Ngược lại, mô hình công ty là lựa chọn chiến lược cho những ai có tầm nhìn phát triển dài hạn. Mô hình này cho phép bạn mở rộng quy mô, thị trường bằng cách thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện.
Chế độ trách nhiệm hữu hạn là một điểm cộng lớn, giúp bảo vệ tài sản cá nhân khỏi rủi ro kinh doanh.Hơn nữa, việc thành lập công ty giúp xây dựng uy tín và tạo điều kiện thuận lợi để huy động vốn, hợp tác với các đối tác lớn. Đối với các nhóm cá nhân cùng góp vốn và quản lý, công ty cung cấp một cơ cấu pháp lý rõ ràng và chặt chẽ.
Với những thay đổi chính sách thuế đang diễn ra, việc chuyển đổi từ HKD lên công ty không còn là một lựa chọn tùy ý mà trở thành một bước đi chiến lược cần được cân nhắc nghiêm túc. Khi một HKD phát triển đến một ngưỡng nhất định, các thủ tục về thuế và kế toán sẽ trở nên phức tạp, làm giảm đi lợi thế ban đầu của mô hình này.
Trong khi đó, các rủi ro về trách nhiệm vô hạn vẫn tồn tại. Việc chuyển đổi sang công ty sẽ giúp mô hình kinh doanh được chính thức hóa, bảo vệ tài sản cá nhân và mở ra nhiều cơ hội phát triển hơn.
Quy trình chuyển đổi bao gồm các bước sau:
Bước 1: Hoàn tất nghĩa vụ tài chính. Trước khi đăng ký thành lập doanh nghiệp mới, chủ hộ cần thanh toán toàn bộ các khoản nợ, lương nhân viên và các loại thuế phát sinh đến thời điểm hiện tại.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ quan trọng như Giấy chứng nhận đăng ký HKD bản gốc, giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty và danh sách thành viên/cổ đông (tùy thuộc vào loại hình công ty dự kiến).
Bước 3: Nộp hồ sơ. Nộp bộ hồ sơ đã chuẩn bị tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư (KH&ĐT) của tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp mới
Bước 4: Giải thể HKD. Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, chủ sở hữu cần tiến hành thủ tục giải thể HKD cũ để chấm dứt hoạt động
Lựa chọn giữa thành lập Công ty và đăng ký Hộ kinh doanh cá thể không chỉ là vấn đề thủ tục pháp lý, mà là một quyết định chiến lược định hình tương lai của hoạt động kinh doanh. Phân tích chi tiết cho thấy mỗi mô hình có những ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với từng giai đoạn và mục tiêu khác nhau.
Khuyến nghị cuối cùng:
Nên bắt đầu với mô hình Hộ kinh doanh nếu bạn chỉ muốn thử nghiệm ý tưởng kinh doanh ở quy mô nhỏ, với nguồn lực hạn chế và chấp nhận rủi ro tài chính cao.
Nên chọn thành lập Công ty ngay từ đầu nếu bạn có tầm nhìn dài hạn, muốn mở rộng quy mô, xây dựng thương hiệu chuyên nghiệp và quan trọng nhất là muốn bảo vệ tài sản cá nhân trước rủi ro kinh doanh.
Dù lựa chọn mô hình nào, điều cần thiết là phải luôn cập nhật các thay đổi pháp lý, đặc biệt là các chính sách thuế sắp có hiệu lực vào năm 2026. Hơn nữa, việc đầu tư vào các công cụ và dịch vụ chuyên nghiệp ngay từ đầu, chẳng hạn như chữ ký số và dịch vụ kế toán thuê ngoài, sẽ đảm bảo việc vận hành hiệu quả, tuân thủ pháp luật và giảm thiểu rủi ro một cách tối đa.
