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La signature numérique est un outil juridique électronique reconnu par l'État, qui permet aux entreprises de signer des documents, de payer leurs impôts, de déclarer leurs douanes et d'émettre des factures rapidement. Il s'agit d'une alternative légale, sûre et pratique aux signatures manuscrites.
L'utilisation des signatures numériques permet aux entreprises de gagner du temps, d'éviter les erreurs et d'améliorer leur réputation dans toutes leurs transactions électroniques. Si vous avez besoin d'une inscription rapide pour travailler, contactez-nous immédiatement pour une assistance complète à la mise en œuvre.
Le service de gravure de tampons nominatifs sur demande, gravé avec précision au nom d'une personne ou d'une organisation, selon le modèle de signature numérique, répond non seulement aux exigences légales, mais réduit également la paperasserie, optimise le processus de signature et garantit la sécurité des données. Il s'agit d'un outil essentiel pour accompagner efficacement les entreprises dans leur transformation numérique.
Grâce à la signature numérique, signez et envoyez facilement des documents en ligne sans vous déplacer. Votre entreprise gagnera en professionnalisme et réduira vos coûts d'exploitation. Contactez-nous dès maintenant pour obtenir rapidement une signature numérique valide, avec une assistance à l'installation sur site.
Le marché compte actuellement de nombreux fournisseurs de signature numérique tels que Viettel-CA, VNPT-CA, FPT-CA, NewCA, BKAV-CA... Tous sont agréés par le ministère de l'Information et des Communications, garantissant la légalité des transactions.
Chaque type de signature numérique présente ses propres avantages, selon les besoins. Nous vous conseillerons la solution optimale pour votre entreprise, de l'enregistrement au renouvellement, en garantissant la rapidité et la validité de toutes les procédures. Appelez-nous dès maintenant pour une consultation gratuite.
Les entreprises ont besoin de signatures numériques pour déclarer électroniquement leurs impôts, leurs taxes douanières, soumissionner en ligne, signer des contrats électroniques, effectuer des transactions avec les organismes de sécurité sociale et émettre des factures électroniques. Il s'agit d'une exigence obligatoire dans la gestion actuelle.
Si vous vous demandez encore si la signature numérique est obligatoire ou non, la réponse est oui, pour la plupart des activités juridiques des entreprises. Ne laissez pas votre entreprise se retrouver en difficulté à cause de l'absence de signature numérique. Contactez-nous dès maintenant pour l'obtenir rapidement.
Les signatures numériques sont valables de 1 à 3 ans, après quoi elles doivent être renouvelées pour une utilisation continue. Un renouvellement à temps garantit que le paiement des impôts et la signature des contrats ne seront pas interrompus.
Nous prenons en charge le renouvellement rapide des signatures numériques de tous nos fournisseurs, grâce à des procédures simples et rapides. Recevez un rappel avant l'expiration de votre signature numérique pour éviter toute perte de temps. Inscrivez-vous dès maintenant pour renouveler votre signature à temps.
Les signatures numériques personnelles sont souvent utilisées pour signer des documents ou effectuer des procédures privées, tandis que les signatures numériques professionnelles sont requises pour les déclarations fiscales, la signature de factures et le paiement des cotisations sociales. Chaque type de signature a un champ d'application précis.
Si vous êtes propriétaire d'entreprise ou entrepreneur individuel, une signature numérique professionnelle est indispensable. Nous proposons une offre complète de services, un accompagnement sur site et une assistance 24h/24 et 7j/7. Contactez-nous dès maintenant pour obtenir le type de signature numérique adapté.
Les enchères en ligne et les factures électroniques nécessitent toutes deux des signatures numériques valides. Il s'agit d'un outil d'authentification qui garantit la transparence et la légalité des transactions et évite les litiges futurs.
Si votre entreprise participe à des appels d'offres ou émet des factures, la signature numérique est obligatoire. Nous vous accompagnons de l'enregistrement à l'installation du logiciel de signature numérique, en passant par son renouvellement. Contactez-nous pour une assistance complète et rapide.
L'enregistrement d'une signature numérique est très simple : il vous suffit de présenter une licence commerciale et une carte d'identité/CCCD du représentant. Nous effectuerons la procédure pour vous, émettrons les jetons et vous fournirons les instructions nécessaires sur place.
Avec notre service complet, vous n'avez plus à vous soucier des formalités administratives complexes. Nous prenons en charge la mise en œuvre des signatures numériques en quelques heures pour une utilisation immédiate. Appelez la hotline dès maintenant pour une inscription rapide.
Les signatures numériques sont sécurisées par une technologie de chiffrement avancée, garantissant qu'elles ne peuvent être ni falsifiées ni modifiées. Toutes les transactions sont reconnues et protégées par la loi.
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Dans le contexte de forte transformation numérique au Vietnam, la signature numérique est devenue un outil indispensable, véritable « sceau électronique » pour authentifier l'identité et garantir la légalité de toutes les transactions sur Internet. De la déclaration fiscale aux formalités douanières, en passant par les assurances sociales, la signature de contrats électroniques et la participation aux appels d'offres en ligne, posséder une signature numérique valide et sécurisée est une exigence obligatoire pour toutes les entreprises.
Ce rapport approfondi offre une vue d'ensemble complète et actualisée du marché de la signature numérique au Vietnam en 2025. Il comprend une analyse détaillée des technologies, des mises à jour sur les dernières réglementations légales conformément au décret 23/2025/ND-CP, des comparaisons de prix détaillées avec les principaux fournisseurs, des instructions d'enregistrement et d'utilisation étape par étape, ainsi que des réponses aux questions techniques courantes. Ce document essentiel aide les chefs d'entreprise, les chefs comptables et les dirigeants à choisir le service de signature numérique le plus adapté, à optimiser leurs coûts et à garantir leur conformité juridique.
Cette section présentera les concepts de base des signatures numériques, clarifiera son rôle essentiel dans les opérations commerciales et analysera les deux technologies de signature numérique les plus populaires aujourd'hui pour aider les entreprises à choisir la solution optimale.
Une signature numérique est une forme de signature électronique créée par la transformation d'un message de données à l'aide d'un système cryptographique asymétrique. Ainsi, une personne disposant du message de données original et de la clé publique du signataire peut déterminer avec précision : si la transformation susmentionnée a été créée avec la clé secrète correcte correspondant à la clé publique de la même paire de clés ; et si le contenu du message de données a été conservé depuis la transformation susmentionnée.
En termes simples, une signature numérique a la même valeur juridique qu'une signature manuscrite ou le sceau d'une organisation ou d'une entreprise lors de transactions électroniques. C'est un outil indispensable aux entreprises pour accomplir des tâches importantes telles que :
Déclaration et paiement électronique des impôts.
Effectuer des procédures douanières électroniques.
Déclaration électronique d'assurance sociale.
Participez aux enchères en ligne sur le système national d’enchères.
Signez des contrats électroniques, des factures électroniques, des courriels et d’autres documents électroniques.
Effectuez des transactions bancaires et boursières en ligne.
S'équiper de signatures numériques n'est pas seulement une exigence de conformité légale, mais aussi une étape stratégique pour aider les entreprises à optimiser leurs processus opérationnels, à économiser les coûts d'impression, de stockage et de livraison et à raccourcir les délais de transaction, améliorant ainsi la compétitivité dans l'économie numérique.
Actuellement, le marché propose deux principaux types de signatures numériques, chacun présentant des avantages et des inconvénients distincts. Le choix de la technologie n'est pas seulement une question technique, il affecte également directement l'efficacité et la flexibilité de l'entreprise.
Signature numérique du jeton USB
Il s'agit de la forme de signature numérique la plus traditionnelle et la plus répandue. La clé privée de l'utilisateur est stockée en toute sécurité dans un périphérique USB, appelé jeton USB. Pour signer, l'utilisateur doit brancher le jeton USB sur l'ordinateur et saisir un code PIN pour s'authentifier.
Avantages : Niveau de sécurité élevé car la clé secrète est entièrement sous le contrôle physique de l'utilisateur.
Inconvénients : Manque de flexibilité, nécessite un ordinateur et un jeton USB. La vitesse de signature est relativement lente, environ 4 à 5 signatures par minute seulement, et il existe un risque de perte, d'endommagement ou d'oubli de l'appareil, ce qui peut entraîner des interruptions de travail.
Signature à distance (Signature à distance/SmartCA/basée sur le cloud)
Il s'agit d'une solution de signature numérique de nouvelle génération, fonctionnant grâce au cloud computing. La clé secrète est stockée en toute sécurité sur le système du prestataire de services de certification (AC), conformément aux normes de sécurité européennes strictes (eIDAS). Les utilisateurs peuvent signer numériquement à tout moment, où qu'ils soient et sur n'importe quel appareil (smartphone, tablette, PC), avec une simple connexion Internet, via une application et une authentification multifacteur.
Avantages : Extrêmement flexible et pratique, indépendant du matériel. Vitesse de signature très élevée, jusqu'à 2 000 signatures par seconde, adaptée aux besoins de signature de volumes importants. Élimine totalement les risques liés à la gestion des périphériques physiques.
Inconvénient : Nécessite une connexion Internet stable pour effectuer la signature numérique.
Pour aider les entreprises à faire le choix le plus approprié, vous trouverez ci-dessous un tableau comparatif détaillé des deux types de signatures numériques.
Tableau 1 : Comparaison complète de la signature numérique par jeton USB et de la signature numérique à distance
| Critères | Signature numérique du jeton USB | Signature à distance |
| Appareil | Jeton USB physique requis | Aucun matériel requis, signez via l'application/le cloud |
| Flexibilité | Cela dépend de l'ordinateur avec USB branché | Signez à tout moment, n'importe où sur votre téléphone, tablette, PC |
| Vitesse de signature | Lent (environ 4 à 5 signatures/minute) | Très rapide (jusqu'à 2000 signatures/seconde) |
| Sécurité | Sûr lorsque les utilisateurs conservent soigneusement leurs jetons | Haute sécurité selon les normes européennes (eIDAS), authentification multifacteur |
| Risque | Un jeton USB perdu, endommagé ou oublié entraîne une interruption de travail | Connexion Internet stable requise |
| Coût initial | Frais de service + frais d'achat de jeton USB (environ 500 000 VND) | Frais de service uniquement, pas de frais d'équipement |
| Objet approprié | Les entreprises travaillent dans des bureaux fixes, moins de déplacements | Les entreprises dont les dirigeants voyagent fréquemment, les équipes de vente, ont besoin de signer de grandes quantités rapidement |
Le choix entre ces deux technologies reflète la phase de transition du marché. Les jetons USB restent une option fiable pour les entreprises ayant des modèles de travail traditionnels au bureau. Cependant, les signatures numériques à distance représentent clairement l'avenir des transactions électroniques, offrant une commodité, une rapidité et une évolutivité supérieures. Les entreprises doivent analyser attentivement leurs flux de travail internes pour prendre des décisions d'investissement judicieuses. Par exemple, un cabinet de conseil dont les experts sont fréquemment en déplacement bénéficiera grandement des signatures numériques à distance, tandis qu'une petite usine avec un seul comptable pourrait trouver les jetons USB suffisants.
La compréhension des réglementations juridiques est essentielle pour garantir la validité de toutes les transactions électroniques des entreprises. Cette section analyse les principales modifications apportées au décret 23/2025/ND-CP, aidant ainsi les entreprises à se préparer et à se conformer à la réglementation.
Le 21 février 2025, le gouvernement a publié le décret 23/2025/ND-CP réglementant les signatures électroniques et les services de confiance. Ce décret entrera officiellement en vigueur le 10 avril 2025 et remplacera le précédent décret 130/2018/ND-CP. Parallèlement, la nouvelle circulaire relative aux frais de service pour la maintenance du système de vérification de l'état des certificats de signature numérique entrera également en vigueur le 10 avril 2025.
Le nouveau décret introduit de nombreux changements importants pour normaliser et améliorer la sécurité et la fiabilité des transactions électroniques, affectant directement la manière dont les signatures numériques sont gérées et utilisées par les organisations, les particuliers et les entreprises au Vietnam.
L'une des mises à jour les plus importantes que les entreprises doivent prendre en compte est la modification de la durée de validité des certificats numériques, prévue à l'article 7 du décret 23/2025/ND-CP. Plus précisément :
Certificat de signature numérique d'un fournisseur national de services de certification électronique : valable jusqu'à 25 ans.
Certificat de signature numérique pour le service d'horodatage et d'authentification des messages de données : valable jusqu'à 5 ans.
Certificat de signature numérique public (le type le plus courant utilisé par les entreprises) : a une durée de validité maximale de 3 ans.
Ce changement officialise la durée de 3 ans comme cycle d'utilisation standard des offres de services de signature numérique d'entreprise. Cela offre plus de stabilité et de fiabilité aux entreprises lors du choix de leurs offres à long terme. Au lieu de considérer la durée de 3 ans comme une simple solution économique, les entreprises peuvent désormais être assurées qu'elle est entièrement garantie par la loi, ce qui facilite la planification budgétaire et la continuité des activités.
Le décret 23/2025/ND-CP fournit également des réglementations plus détaillées sur les responsabilités des utilisateurs de signature numérique et les normes techniques pour les logiciels de signature numérique.
Obligations du signataire avant d'effectuer la signature numérique :
Avant de signer, l'utilisateur est tenu de vérifier la validité de son certificat de signature numérique et de celui du destinataire du message de données via les systèmes d'information du fournisseur de services. Si le certificat est invalide, le signataire n'est pas autorisé à signer numériquement. Pour les certificats numériques étrangers, cette vérification doit être effectuée sur les systèmes nationaux et internationaux.
Exigences relatives aux logiciels de signature numérique :
Les logiciels utilisés pour signer et vérifier les signatures numériques doivent être conformes aux nouvelles normes techniques, y compris les fonctions de base suivantes :
Vérifiez les signatures numériques et vérifiez la validité du certificat.
Stockez et détruisez les informations accompagnant les messages de données signés.
Informez clairement le signataire du statut de réussite ou d’échec de la signature.
Ces réglementations visent à garantir un environnement de négociation électronique plus sûr, plus transparent et juridiquement contraignant.
Cette section principale fournit des données détaillées permettant aux entreprises de comparer et de choisir le prestataire de services de signature numérique (AC) le mieux adapté à leurs besoins et à leur budget. La liste de prix est compilée à partir de nombreuses sources et mise à jour pour garantir transparence et exactitude.
Pour un aperçu rapide du marché, les deux tableaux ci-dessous résument les coûts d'un forfait de services de 3 ans - la durée la plus populaire et optimale selon la nouvelle réglementation - pour les entreprises.
Tableau 2 : Comparaison des nouveaux coûts d’enregistrement des signatures numériques pour les entreprises (forfait de 3 ans)
| Fournisseur | Prix de référence (forfait 3 ans) | Promotions en vedette | Note |
| Viettel-CA | ~1 850 000 VND | Prix fortement réduit par rapport au prix affiché | Réputation, vaste réseau |
| VNPT-CA | ~3 112 000 VND | Jeton USB gratuit | Écosystème de services diversifié (Assurance sociale, Facture électronique) |
| FPT-CA | ~1 650 000 VND | Logiciel gratuit d'assurance sociale, facture électronique | Grande marque technologique, nombreuses offres combinées |
| NewCA | ~1 800 000 VND | Mois d'utilisation supplémentaire gratuit, facture électronique gratuite | Politique de prix compétitive et attractive pour les nouvelles entreprises |
| BKAV-CA | ~2 100 000 VND | Remise en espèces, facture électronique gratuite | Pionnier en cybersécurité |
| Vina-CA | ~1 790 000 VND | Bon prix réduit, jeton USB gratuit | Procédure rapide |
| CA2 | ~2 200 000 VND | Jeton USB gratuit | Fournisseur à long terme |
Tableau 3 : Comparaison des coûts de renouvellement de signature numérique pour les entreprises (forfait de 3 ans)
| Fournisseur | Prix de référence (forfait 3 ans) | Politique en vedette | Note |
| Viettel-CA | ~1 690 000 VND - 2 090 000 VND | Prix compétitif | Bon réseau de soutien |
| VNPT-CA | ~2 912 000 VND | Écosystème stable et intégré | Convient aux entreprises utilisant d'autres services VNPT |
| FPT-CA | ~1 650 000 VND | Échangez gratuitement votre ancien jeton USB et offrez un logiciel | Bonne politique de fidélisation de la clientèle |
| NewCA | ~1 650 000 VND | Bénéficiez de 6 mois d'utilisation supplémentaires | Très bonne offre de renouvellement |
| BKAV-CA | ~2 100 000 VND | Offrez ou offrez 1000 factures électroniques | De nombreuses options promotionnelles |
| Vina-CA | ~1 790 000 VND | Ancien terme cumulatif | Procédure simple |
| CA2 | ~2 000 000 VND | Ancien terme cumulatif | Écurie |
L'analyse du marché révèle une concurrence féroce sur les prix. Cependant, le prix affiché initialement ne reflète souvent pas la valeur réelle. Les programmes promotionnels, tels que l'offre de mois d'utilisation supplémentaires (par exemple, NewCA offre 6 mois lors du renouvellement) ou les logiciels associés (FPT-CA, BKAV-CA, logiciels d'assurance sociale, factures électroniques) peuvent générer d'importants avantages économiques, notamment pour les entreprises nouvellement créées. Par conséquent, les entreprises doivent calculer leurs coûts.
Valeur totale de propriété, y compris ces incitations, plutôt que de simplement comparer le prix de vente pur.
Un autre point important à noter est la différence de stratégie tarifaire entre attirer de nouveaux clients et fidéliser les clients existants. Certains fournisseurs, comme NewCA, proposent des politiques très attractives pour les entreprises qui changent de fournisseur. Ceci nous amène à un conseil important :
Lorsqu'une signature numérique est sur le point d'expirer, les entreprises ne doivent pas se précipiter pour la renouveler immédiatement, mais doivent prendre le temps de comparer les offres de « nouvel enregistrement » ou de « changement » d'autres fournisseurs pour obtenir le meilleur prix et les meilleurs avantages.
Pour les informations les plus détaillées et précises, vous trouverez ci-dessous une liste de prix détaillée pour chaque fournisseur majeur, classée par sujet et durée d'utilisation.
Viettel est l’un des fournisseurs de services de signature numérique les plus importants et les plus prestigieux au Vietnam.
| Forfait de services (Entreprise) | un an | 2 ans | 3 ans | |
| Nouvelle immatriculation (collection actuelle) | 1 500 000 VND | 1 700 000 VND | 1 850 000 VND | |
| Étendre | 950 000 VND | 1 420 000 VND | 1 690 000 VND | |
Le prix comprend la TVA et le jeton USB. |
| Forfait de services (ménage professionnel) | un an | 2 ans | 3 ans | |
| Nouvelle inscription | 1 004 400 VND | 1 453 500 VND | 1 566 000 VND | |
Le prix comprend la TVA et le jeton USB. |
| Forfait de services (individuel) | un an | 2 ans | 3 ans | |
| Nouvelle inscription | 1 026 000 VND | 1 366 200 VND | 1 544 400 VND | |
| Étendre | 898 364 VND | 1 238 564 VND | 1 416 764 VND | |
Le prix comprend la TVA et le jeton USB. |
VNPT fournit un écosystème complet de services numériques, notamment la signature numérique par jeton USB (VNPT-CA) et la signature numérique à distance (VNPT SmartCA).
| Forfait de services (Entreprise) | un an | 2 ans | 3 ans | |
| Nouvelles immatriculations (total) | 1 823 000 VND | 2 740 000 VND | 3 112 000 VND | |
| Étendre | 1 273 000 VND | 2 191 000 VND | 2 912 000 VND | |
Source : . 10 Le prix inclut la TVA. Le nouveau forfait d'enregistrement comprend des frais de jeton USB de 550 000 VND. |
| Forfait de services (individuel) | un an | 2 ans | 3 ans | |
| Nouvelles immatriculations (total) | 385 000 VND | 550 000 VND | 715 000 VND | |
| Étendre | 220 000 VND | 385 000 VND | 550 000 VND | |
Le prix inclut la TVA. Le nouveau forfait d'enregistrement inclut des frais de jeton USB de 165 000 VND. |
VNPT propose également des packages combinés de signature numérique avec un logiciel d'assurance sociale à des prix préférentiels.
FPT est une grande marque technologique avec de nombreuses promotions attractives.
| Forfait de services (Entreprise) | un an | 2 ans | 3 ans | |
| Nouvelle inscription | 1 100 000 VND | 1 430 000 VND | 1 650 000 VND | |
| Étendre | 880 000 VND | 1 320 000 VND | 1 650 000 VND | |
Le prix comprend la TVA et le jeton USB. Les forfaits de 3 ans bénéficient souvent de promotions importantes. |
| Forfait de services (particulier/entreprise) | un an | 3 ans | |
| Nouvelle inscription | 1 094 000 VND | 1 622 000 VND | |
| Étendre | 544 000 VND | 1 292 000 VND | |
Le prix comprend la TVA. |
NewCA se distingue par des politiques de prix compétitives et de nombreuses incitations supplémentaires.
| Forfait de services (Entreprise) | un an | 2 ans | 3 ans | |
| Nouvelle inscription | 1 300 000 VND | 1 700 000 VND | 1 800 000 VND | |
| Étendre | 1 150 000 VND | 1 550 000 VND | 1 650 000 VND | |
| Conversion des fournisseurs | 1 300 000 VND | 1 700 000 VND | 1 800 000 VND | |
Le prix inclut la TVA. Les forfaits incluent généralement 3 à 6 mois d'utilisation supplémentaires et des factures électroniques. |
BKAV est un fournisseur pionnier de sécurité réseau au Vietnam.
| Forfait de services (Entreprise) | un an | 2 ans | 3 ans | |
| Nouvelle inscription | 1 600 000 VND | 2 400 000 VND | 2 100 000 VND | |
| Étendre | 1 100 000 VND | 1 800 000 VND | 2 100 000 VND | |
Le prix comprend la TVA et le jeton USB. Le forfait de 3 ans offre de nombreuses options promotionnelles intéressantes. |
Vina-CA est connu pour son processus d'inscription rapide et ses prix compétitifs.
| Forfait de services (Entreprise) | un an | 2 ans | 3 ans | |
| Nouvelle inscription | 1 290 000 VND | 1 590 000 VND | 1 790 000 VND | |
| Étendre | 990 000 VND | 1 490 000 VND | 1 790 000 VND | |
Le prix comprend la TVA et un jeton USB gratuit. |
CA2 est l’un des premiers fournisseurs de services de certification de signature numérique publique au Vietnam.
| Forfait de services (Entreprise) | un an | 2 ans | 3 ans | |
| Nouvelle inscription | 1 500 000 VND | 1 980 000 VND | 2 200 000 VND | |
| Étendre | 990 000 VND | 1 760 000 VND | 2 000 000 VND | |
Le prix de paiement inclut la TVA. |
Une fois le fournisseur et le forfait de services adaptés sélectionnés, le processus d'enregistrement de signature numérique est désormais standardisé et simplifié. Cette section fournit une feuille de route claire aux entreprises pour accélérer la procédure.
Préparer tous les documents nécessaires dès le départ facilitera et accélérera le processus d'inscription. Vous trouverez ci-dessous la liste des documents requis pour chaque catégorie.
Pour les entreprises/organisations :
Copie notariée du certificat d'enregistrement d'entreprise (ou de la décision d'établissement).
Copie notariée de la carte d'identité du citoyen (CCCD) ou du passeport du représentant légal.
Procuration (si la personne effectuant la procédure n'est pas le représentant légal)
Pour les ménages professionnels individuels :
Le profil est similaire à celui des entreprises.
Pour les particuliers :
Copie notariée de la carte d'identité de citoyen (CCCD) ou du passeport
Le processus d’enregistrement d’une signature numérique auprès de la plupart des fournisseurs suit les 4 étapes de base suivantes :
Étape 1 : Choisissez un fournisseur et un forfait de services
Sur la base des tableaux comparatifs détaillés de la section 3, les entreprises choisissent le fournisseur et le forfait (durée de 1, 2 ou 3 ans) qui correspondent le mieux à leurs besoins et à leur budget.
Étape 2 : Préparer et soumettre la demande
Les entreprises préparent des documents complets selon la liste de contrôle ci-dessus. Il existe actuellement deux principaux modes de soumission :
Soumettre directement : Apportez les documents aux points de transaction du fournisseur.
Soumettre en ligne : numérisez ou prenez une photo des documents et téléchargez-les via le site Web du fournisseur ou envoyez-les par e-mail.
Étape 3 : Vérifier et signer le contrat
Le fournisseur vérifiera la validité des documents. Après vérification, les deux parties signeront un contrat de prestation de services. L'entreprise paiera les frais de service selon la formule choisie.
Étape 4 : Livraison et activation
Le fournisseur remettra au client le périphérique (jeton USB) ou les informations de compte (pour la signature numérique à distance). Le personnel technique prendra en charge l'installation des logiciels nécessaires, le manuel d'utilisation et l'activation du certificat numérique. Après cette étape, la signature numérique de l'entreprise sera prête à être utilisée.
Le processus d'enregistrement est devenu hautement standardisé, faisant de l'expérience client un facteur concurrentiel clé. Des fournisseurs comme VNPT font activement la promotion de leur plateforme d'enregistrement en ligne oneSME, qui permet aux entreprises d'effectuer toutes les démarches sans se déplacer. Pour les entrepreneurs très occupés, choisir un fournisseur proposant un processus d'enregistrement rapide et entièrement en ligne constitue un avantage considérable.
La signature numérique n'est qu'une première étape. Sa maîtrise sur les portails de services gouvernementaux est essentielle. Cette section fournit des instructions détaillées pour les trois applications les plus importantes : la fiscalité, les douanes et les achats.
Il s’agit d’une application populaire et obligatoire pour la plupart des entreprises.
Étape 1 : Préparer le fichier de déclaration : Utiliser le Logiciel d'Aide à la Déclaration (HTKK) de la Direction Générale des Impôts pour préparer la déclaration fiscale (par exemple : déclaration de TVA, déclaration d'IS...). Une fois terminée, exporter la déclaration vers un fichier .xml.
Étape 2 : Connectez-vous au système : Accédez à la page de taxe électronique http://thuedientu.gdt.gov.vn, sélectionnez le sous-système « Entreprise » et connectez-vous avec le compte de code fiscal de l'entreprise.
Étape 3 : Soumettre la déclaration : Allez dans « Déclaration fiscale », sélectionnez « Soumettre la déclaration XML » et cliquez sur « Sélectionner le fichier de déclaration » pour télécharger le fichier .xml préparé à l'étape 1.
Étape 4 : Signature numérique et soumission : branchez la clé USB sur l'ordinateur. Une fenêtre s'affichera pour vous demander de confirmer la signature numérique. Saisissez le code PIN correct de la clé USB et cliquez sur « Accepter » ou « Signer ».
Étape 5 : Terminé : Après avoir signé, cliquez sur le bouton « Soumettre la déclaration ». Le système vous informera que la déclaration a été soumise avec succès.
Remarque importante : Lors du renouvellement ou de la réémission d'une signature numérique, l'entreprise recevra un nouveau numéro de série. Il est obligatoire de mettre à jour ce numéro de série dans la section « Compte » de la page e-Tax avant de soumettre la déclaration afin d'éviter l'erreur « Certificat numérique invalide ».
Pour les entreprises d’import-export, l’enregistrement et l’utilisation de signatures numériques auprès des autorités douanières sont obligatoires.
Étape 1 : Préparez l’environnement :
Navigateur : Le système douanier nécessite généralement l'utilisation du navigateur Internet Explorer (IE).
Logiciel Java : Installez la version Java compatible requise par la Direction générale des douanes. En règle générale, il est nécessaire de supprimer les autres versions Java et d'installer la version spécialisée fournie par les douanes pour éviter tout conflit.
Installation du pilote : Branchez le jeton USB et installez le logiciel de gestion du fournisseur (pilote)
Étape 2 : Enregistrer la signature numérique auprès des douanes :
Visitez le site Web du Département général des douanes (https://www.customs.gov.vn) et recherchez la section « Enregistrement des entreprises à l'aide de signatures numériques ».
Remplissez les informations du code fiscal, du numéro de carte d'identité/CCCD du représentant légal.
Le système lira les informations du jeton USB. L'entreprise devra confirmer et saisir les dates d'entrée en vigueur et d'expiration du certificat numérique, puis cliquer sur « Enregistrer les informations ».
Étape 3 : Configurer sur le logiciel de déclaration : Ouvrez un logiciel de déclaration douanière spécialisé (par exemple : ECUS, CDS Live+), accédez aux paramètres système et sélectionnez le bon fournisseur de signature numérique (par exemple : VIETTEL-CA) et activez la fonctionnalité « Appliquer la signature numérique lors de la déclaration ».
Étape 4 : Signature et transmission de la déclaration : Après avoir créé la déclaration dans le logiciel, sélectionnez la fonction « Déclarer ». Le logiciel vous demandera de saisir le code PIN du jeton USB pour signer électroniquement la déclaration avant de l'envoyer au système douanier.
La mise en place de l'environnement technique du système douanier est souvent plus complexe que celle du système fiscal. Les entreprises doivent respecter scrupuleusement les exigences de version du logiciel pour garantir la réussite de l'enregistrement et de la déclaration.
Pour participer aux enchères en ligne, les entreprises doivent enregistrer des certificats numériques sur le système national d'enchères.
Étape 1 : Préparation :
Installez complètement le pilote de jeton USB.
Installez et démarrez le logiciel de support (Agent) du système de réseau national d'enchères (il comporte généralement une icône de grue)
Étape 2 : Connexion et accès : connectez-vous à votre compte d'entrepreneur sur la page https://muasamcong.mpi.gov.vn. Accédez ensuite à votre espace personnel.
Étape 3 : Démarrer l'inscription : Sélectionnez « Informations du compte et certificat numérique », puis sélectionnez l'onglet « S'inscrire pour le certificat numérique ».
Étape 4 : Sélectionner un certificat numérique : Le système identifiera automatiquement les certificats numériques contenus dans la clé USB connectée à l'ordinateur. Sélectionnez le certificat numérique correspondant à l'organisation/entreprise.
Remarque importante : Le système accepte uniquement les certificats numériques délivrés à des organisations, et non les certificats numériques personnels. Si le certificat numérique n'est pas affiché, veuillez vérifier le type de certificat que vous avez enregistré.
Étape 5 : Vérifier et enregistrer : saisissez le code PIN du jeton USB pour le vérifier. Vérifiez à nouveau les informations et cliquez sur « Enregistrer ».
Étape 6 : Authentification à deux facteurs : Le système vous demandera de saisir le code d'authentification envoyé par e-mail ou depuis l'application Google Authenticator (selon les paramètres de votre compte). Saisissez le code et cliquez sur « Soumettre » pour terminer.
Chaque système de service public a ses propres exigences et procédures techniques. Connaître quelques astuces, comme la version Java pour les douanes ou le logiciel Agent pour les appels d'offres, permettra aux entreprises de gagner un temps précieux et d'éviter des erreurs techniques inutiles.
L'utilisation des signatures numériques ne peut éviter les problèmes techniques. Cette section résume les erreurs les plus courantes, les questions fréquemment posées et les contacts d'assistance d'urgence pour aider les entreprises à résoudre rapidement leurs problèmes.
Vous trouverez ci-dessous un résumé des problèmes courants et des instructions de dépannage étape par étape.
1. Erreur de signature numérique introuvable / Signature numérique non valide
Raison :
J'ai inséré un mauvais jeton USB d'une autre société.
Le pilote du jeton USB (logiciel de gestion) est défectueux ou non installé.
Code PIN incorrect saisi (attention à vérifier le clavier vietnamien ou la touche Verr Maj)
Le nouveau numéro de série du certificat numérique n'a pas été mis à jour sur le système (Impôt, Assurance Sociale...) après renouvellement.
Comment résoudre ce problème :
Vérifiez que le jeton USB est correct pour l'entreprise.
Désinstallez l'ancien pilote et réinstallez la dernière version à partir du site Web du fournisseur.
Saisissez à nouveau votre code PIN avec précaution.
Connectez-vous à votre compte sur le portail des services publics et mettez à jour les informations de votre certificat numérique.
2. Erreur informatique : ne reconnaît pas le jeton USB
Raison :
Le port USB de l'ordinateur est défectueux.
Pilote de jeton USB non installé
Manque de logiciels de support nécessaires tels que Java, IE Tab (pour certains anciens sites Web)
Comment résoudre ce problème :
Essayez de brancher le jeton USB sur un autre port USB.
Installez le pilote conformément aux instructions du fabricant.
Vérifiez et installez des logiciels supplémentaires selon les besoins de chaque page de service public.
3. L'erreur de signature numérique est verrouillée
Cause : Vous avez saisi un code PIN erroné plus de fois que prévu (généralement 5 à 10). Le système verrouille automatiquement le token pour protéger les données.
Solution : Contactez immédiatement le support technique du fournisseur pour obtenir des instructions sur la procédure de déverrouillage. N'essayez jamais de saisir des codes PIN supplémentaires.
4. Erreur « Le certificat numérique n'a pas été enregistré auprès de l'administration fiscale »
Cause : Il s'agit d'une erreur fréquente après le renouvellement ou la réémission d'une signature numérique. L'entreprise dispose d'un nouveau certificat numérique, mais n'a pas encore mis à jour ces informations auprès de l'administration fiscale.
Solution : connectez-vous à thuedientu.gdt.gov.vn, accédez à « Gestion du compte » -> « Modifier les informations de service » et mettez à jour le numéro de série du nouveau certificat numérique.
Existe-t-il une pénalité pour une signature numérique expirée ?
L'expiration de la signature numérique n'entraîne aucune pénalité. Toutefois, si elle entraîne des retards dans le dépôt des déclarations fiscales, douanières, etc., l'entreprise sera sanctionnée conformément aux dispositions légales en vigueur.
Lors du renouvellement, le temps d'utilisation restant de l'ancienne signature numérique sera-t-il cumulé ?
Oui. La plupart des fournisseurs ont pour politique d'ajouter la durée restante de l'ancien certificat numérique à la durée du nouveau renouvellement.
Comment récupérer le code PIN en cas d'oubli ?
Les entreprises doivent contacter directement le fournisseur de services de signature numérique. Ce dernier effectuera la procédure de vérification du propriétaire et émettra un nouveau code PIN.
Une signature numérique peut-elle être utilisée pour plusieurs services (impôts, douanes, assurances sociales) ?
Oui. Les entreprises doivent simplement enregistrer une signature numérique, puis l'enregistrer auprès de chaque organisme de service public concerné pour pouvoir l'utiliser à tous.
Lorsque vous rencontrez des problèmes techniques, notamment à des moments critiques comme la date limite de déclaration des impôts, disposer rapidement des coordonnées d'assistance est indispensable. Vous trouverez ci-dessous la liste des lignes d'assistance technique officielles des principaux fournisseurs.
Tableau 4 : Liste de contacts du support technique authentique 24 h/24 et 7 j/7
| Fournisseur | Hotline d'assistance technique | Note |
| Viettel-CA | 1800 8000 (poste 1) | Gratuit, 24h/24 et 7j/7 |
| VNPT-CA | 1800 1260 | Gratuit, 24h/24 et 7j/7 |
| FPT-CA | 1900 6600 | Assistance pendant les heures ouvrables et les week-ends |
| Vina-CA | 1900 6676 | Payant (1 000 VND/minute) |
| NewCA | 1900 2066 | Assistance 24h/24 et 7j/7 |
| BKAV-CA | 1900 1854 | Assistance 24h/24 et 7j/7 |
| CA2 | 1900 545407 | Assistance 24h/24 et 7j/7 |
Fournir un répertoire d’assistance officiel et facilement accessible est une démonstration de confiance et d’engagement à accompagner les clients, aidant les entreprises à se sentir plus en sécurité dans le processus d’utilisation du service.
