Service de facturation électronique bon marché

Qu'est-ce qu'une facture électronique ? Toutes les informations utiles aux entreprises

Ce contenu offre une base de connaissances solide, permettant aux lecteurs de comprendre la nature, les avantages et le cadre juridique des factures électroniques. Il constitue un point de départ important pour explorer les processus d'enregistrement, d'utilisation et de sélection des fournisseurs appropriés, garantissant ainsi aux entreprises un fonctionnement légal et efficace.

Définition exacte et concepts associés

Pour fonctionner correctement, il est essentiel de bien comprendre le fonctionnement de la facture électronique. Selon les dispositions du décret gouvernemental n° 123/2020/ND-CP, une facture électronique est une facture, avec ou sans code fiscal, exprimée sous forme de données électroniques. Elle est créée par les organisations et les particuliers vendant des biens et fournissant des services afin d'enregistrer des informations sur les ventes et les prestations de services. Elle est signée numériquement ou électroniquement, conformément à la réglementation.

En fait, beaucoup de gens confondent souvent ces concepts. Il est donc nécessaire de bien les distinguer :

• Facture électronique : Il s’agit d’une forme de facture, remplaçant le formulaire papier traditionnel.

• Facture avec TVA (facture rouge) : Ce type de facture s'applique aux organisations et entreprises qui déclarent leurs impôts selon la méthode de la déduction. Cette facture indique clairement le taux de TVA.

• Facture de vente : Il s’agit du type de facture appliqué aux organisations et aux particuliers qui déclarent leurs impôts selon la méthode directe.

Par conséquent, des termes tels que « facture rouge électronique » ou « facture électronique de TVA » sont en fait des noms courants pour les factures de taxe sur la valeur ajoutée qui sont créées, créées et traitées sur le système informatique d'une organisation à laquelle un code fiscal a été accordé lors de la vente de biens et de services et sont stockées sur les ordinateurs des parties conformément aux dispositions de la loi sur les transactions électroniques.

Comparaison détaillée entre les factures électroniques et les factures papier traditionnelles

Le passage de la facturation papier à la facturation électronique n'est pas seulement une tendance technologique, c'est une avancée révolutionnaire en matière d'efficacité opérationnelle. Une comparaison directe des aspects fondamentaux démontrera l'inévitable évolution. Un tableau comparatif visuel constituera un puissant outil de persuasion, aidant les chefs d'entreprise et les comptables à clairement comprendre les avantages et l'urgence de la transition.

5 avantages remarquables lorsque les entreprises passent aux factures électroniques

L’application des factures électroniques apporte des avantages indéniables, affectant directement la santé financière et l’efficacité opérationnelle des entreprises.

1. Optimisation des coûts : C'est l'avantage le plus évident. Les entreprises réduiront considérablement leurs coûts d'impression, d'achat de papier, d'encre, de livraison express, ainsi que les coûts de construction et d'entretien des entrepôts. Une analyse montre que les frais d'expédition de 200 factures papier peuvent atteindre 800 000 VND, tandis que ceux d'envoi de 200 factures électroniques sont quasiment négligeables.

2. Gagnez du temps et améliorez votre efficacité : le processus est automatisé, de la création à l'envoi des factures, en passant par leur exportation. Le service comptabilité se libère ainsi de tâches manuelles chronophages. Les délais de transaction sont raccourcis, ce qui permet aux entreprises de recouvrer leurs créances plus rapidement et d'améliorer leur trésorerie.

3. Sécurité renforcée : les factures électroniques éliminent totalement les risques physiques tels que l'incendie, les dommages ou la perte. Plus important encore, chaque facture est signée numériquement par l'entreprise, garantissant son unicité, l'intégrité des données et la non-répudiation. Cela contribue à réduire la contrefaçon des factures, protégeant ainsi les entreprises et les clients.

4. Gestion intelligente et transparente : toutes les factures d'entrée et de sortie sont centralisées sur un système unique. Cela permet des recherches, des statistiques et des déclarations fiscales extrêmement rapides et précises. La direction peut facilement suivre la situation financière à tout moment et en tout lieu.

5. Promouvoir une transformation numérique complète : l'adoption de la facturation électronique est une étape fondamentale qui incite les entreprises à déployer d'autres solutions de gestion numérique, telles que les contrats électroniques et les paiements dématérialisés. Cela améliore non seulement l'efficacité interne, mais renforce également l'image d'une entreprise moderne et professionnelle auprès de ses partenaires et clients.

Cadre juridique important sur les factures électroniques obligatoires

Passer à la facturation électronique n'est pas une option, mais une obligation légale. Les entreprises doivent maîtriser les principaux documents juridiques pour garantir leur conformité.

• Décret 123/2020/ND-CP : Il s'agit du document juridique le plus important, qui détaille la gestion et l'utilisation des factures et documents. Ce décret définit officiellement la feuille de route de conversion et les réglementations relatives au contenu, au format et au calendrier des factures électroniques.

• Circulaire 78/2021/TT-BTC : Ce document fournit des orientations spécifiques sur la mise en œuvre d'un certain nombre d'articles de la loi sur l'administration fiscale et du décret 123. La circulaire 78 clarifie les types de factures, les procédures d'enregistrement, la gestion des erreurs et les formulaires associés.

• Feuille de route obligatoire : À compter du 1er juillet 2022, 100 % des entreprises, des organisations économiques, des ménages professionnels et des entreprises individuelles doivent passer à l'utilisation de factures électroniques.

Un point juridique indissociable est le rôle des signatures numériques. Selon le décret 130/2018/ND-CP, les signatures numériques sont un élément obligatoire pour authentifier la légalité des factures électroniques. Ces documents juridiques n'existent pas indépendamment, mais forment un écosystème juridique complet. Le décret 123 et la circulaire 78 définissent le « quoi » (factures électroniques) et le « quand » (feuille de route), tandis que le décret 130 précise le « comment » (mécanisme d'authentification par signature numérique). Cela signifie que, pour déployer des factures électroniques, les entreprises doivent se renseigner sur les signatures numériques et s'enregistrer pour les utiliser.

Instructions pour l'enregistrement et l'utilisation des factures électroniques d'AZ

Cette section fournit une feuille de route détaillée, étape par étape, depuis la sélection d'un fournisseur jusqu'à l'émission de la première facture et le traitement des transactions associées. Ce guide est conçu pour s'adapter aussi bien aux entreprises qu'aux particuliers, simplifiant ainsi la transition.

Processus en 4 étapes pour s'inscrire afin d'utiliser les factures électroniques auprès des autorités fiscales

Pour être officiellement autorisées à émettre des factures électroniques, les entreprises doivent effectuer la procédure d'enregistrement auprès des autorités fiscales. Ce processus comprend quatre étapes principales.

• Étape 1 : Prérequis – Signature numérique : Il s'agit de la première exigence obligatoire. La signature numérique sera utilisée pour signer le formulaire d'inscription, puis pour signer et émettre chaque facture. Les entreprises doivent contacter des prestataires de services publics de certification de signature numérique (tels que Viettel-CA, VNPT-CA, FPT-CA…) pour s'inscrire. Le profil comprend généralement une copie notariée de la licence commerciale et de la carte d'identité/passeport du représentant légal.

• Étape 2 : Choisir un fournisseur de logiciel de facturation électronique : Les entreprises doivent choisir un fournisseur de logiciel de facturation électronique agréé par la Direction générale des impôts. Ce fournisseur les accompagnera tout au long du processus, de l'initialisation à l'utilisation.

• Étape 3 : Préparation et soumission du formulaire d'inscription (formulaire 01/DKTĐ-HĐĐT) : Après avoir apposé une signature numérique et sélectionné un fournisseur, l'entreprise procède à la préparation du formulaire d'inscription/de modification des informations pour l'utilisation des factures électroniques conformément au formulaire 01/DKTĐ-HĐĐT. Ce formulaire est préparé en ligne sur le logiciel du fournisseur, puis utilisé avec une signature numérique pour signer et soumettre en ligne à l'administration fiscale.

• Étape 4 : Attendre l'acceptation de l'administration fiscale : Dans un délai d'un jour ouvrable après réception de la déclaration, l'administration fiscale enverra un avis d'acceptation ou de refus de l'inscription à l'utilisation des factures électroniques. Si la demande est acceptée, l'entreprise pourra commencer à utiliser et à émettre des factures électroniques.

Instructions détaillées sur la façon de créer et d'émettre des factures électroniques standard

Une fois approuvée par l'administration fiscale, la création et l'émission de factures électroniques deviennent très rapides et pratiques grâce à un logiciel.

Le processus général comprend généralement les étapes suivantes :

1. Connexion : Accédez au système logiciel de facturation électronique en utilisant le compte créé par le fournisseur.

2. Créer une facture : sélectionnez la fonction « Créer une facture ». L'interface affichera un modèle de facture similaire à une facture papier.

3. Saisir les informations : Renseignez les informations de l'acheteur (nom de l'entreprise, adresse, code fiscal) et les détails des biens et services (nom, unité, quantité, prix unitaire, montant total, taux de TVA). De nombreux logiciels intelligents permettent de sauvegarder les informations client et de calculer automatiquement le montant total et les taxes.

4. Vérifiez et enregistrez : vérifiez toutes les informations sur la facture pour garantir leur exactitude absolue avant de l'émettre.

5. Signature et émission : c'est l'étape la plus importante. En cliquant sur le bouton « Émettre » ou « Signer et envoyer », le système demande à l'utilisateur d'insérer la clé USB contenant la signature numérique dans l'ordinateur et de saisir le code PIN. Cette action équivaut à signer et tamponner une facture papier, garantissant ainsi sa légalité et son unicité. Une fois la signature réussie, la facture est envoyée à l'adresse e-mail du client et stockée simultanément dans le système.

Comment gérer les erreurs courantes : ajustement, remplacement et annulation des factures

Les erreurs dans le processus de facturation sont inévitables. La circulaire 78/2021/TT-BTC précise clairement comment traiter chaque cas, aidant ainsi les entreprises à se conformer à la loi.

• Cas 1 : Annuler une facture : Applicable lorsque la facture a été créée et codée, mais pas encore envoyée à l'acheteur. En cas d'erreur, le vendeur n'a qu'à annuler la facture et à créer une nouvelle facture.

• Cas 2 : Remplacement de facture : Applicable lorsque la facture a été envoyée à l'acheteur, mais que le vendeur et l'acheteur n'ont pas déclaré de taxes. Lorsqu'une erreur est constatée (par exemple : nom de produit ou prix unitaire erronés), les deux parties doivent conclure un accord écrit précisant clairement l'erreur, puis le vendeur doit créer une nouvelle facture électronique pour remplacer la facture déjà créée. La facture de remplacement doit comporter la mention « Remplacement de la facture n° de formulaire… symbole… numéro… date… mois… année… ».

• Cas 3 : Ajustement de la facture : Applicable lorsque la facture a été envoyée à l'acheteur et que les deux parties ont déclaré les taxes. Lorsqu'une erreur de valeur (montant, taux de taxe erronés…) est constatée, les deux parties concluent un accord écrit, puis le vendeur crée une facture électronique ajustée. La facture ajustée indique clairement : « Ajuster (augmenter/diminuer) la quantité de marchandises, le prix de vente, le taux de TVA… pour la facture n°… symbole… numéro… date… mois… année… ».

Gérer, rechercher et stocker efficacement les factures électroniques d'entrée et de sortie

Le grand avantage des factures électroniques est la possibilité de les gérer de manière centralisée et intelligente.

• Recherche et vérification : Toutes les factures électroniques valides peuvent être consultées publiquement sur le portail de facturation électronique de la Direction générale des impôts. Les entreprises peuvent ainsi facilement vérifier la légalité des factures reçues de leurs fournisseurs.

• Gestion logicielle : Les logiciels de facturation électronique actuels offrent des outils de gestion performants. Le système agrège automatiquement les données pour créer des rapports sur l'utilisation des factures et les déclarations de TVA. De nombreux logiciels proposent également une fonction d'alerte en cas de factures présentant des risques juridiques.

• Obligation de conservation : Conformément aux dispositions de la loi comptable, les entreprises sont tenues de conserver leurs factures (entrées et sorties) pendant une période minimale de 10 ans. Avec les factures électroniques, le stockage est sécurisé sur la plateforme cloud du fournisseur, éliminant ainsi tout risque de perte ou de dommage et permettant de réaliser des économies sur les coûts de stockage.

Choisissez le logiciel de facturation électronique et le fournisseur les plus adaptés

Il existe aujourd'hui des dizaines de fournisseurs de services de facturation électronique sur le marché, ce qui rend le choix difficile. Cette section propose des critères objectifs et une analyse approfondie des coûts, aidant les entreprises à prendre les décisions d'investissement les plus judicieuses et les plus efficaces.

5 critères d'or pour choisir un fournisseur de factures électroniques bon marché et réputé

Le « bon marché » ne se résume pas au prix facturé. Un choix judicieux doit tenir compte de la valeur totale apportée par le fournisseur.

1. Légalité et réputation : C'est le premier critère. Le fournisseur doit figurer sur la liste des organisations évaluées et autorisées à exercer par la Direction générale des impôts. La priorité est donnée aux grandes marques bénéficiant de nombreuses années d'expérience dans le domaine des technologies de l'information et des services publics, telles que Viettel, VNPT, FPT, MISA et BKAV.

2. Fonctionnalités et écosystème logiciel : Le logiciel doit disposer d'une interface conviviale et intuitive, répondant parfaitement aux besoins comptables (création, ajustement, remplacement et annulation de factures). Son principal atout réside dans sa capacité à s'intégrer parfaitement aux logiciels de comptabilité et de vente (ERP, CRM) utilisés par l'entreprise afin d'automatiser les processus et de minimiser la saisie manuelle des données.

3. Infrastructure technique et sécurité : Le système du fournisseur doit garantir un fonctionnement stable 24 h/24 et 7 j/7, un traitement rapide et un mécanisme de sauvegarde des données sécurisé. Les données de facturation étant sensibles, le fournisseur doit disposer de certificats de sécurité fiables.

4. Transparence des coûts : Le devis doit être clair et détaillé, incluant le tarif initial, les frais de maintenance annuels et le prix par forfait facturé. Soyez clair sur les éventuels frais cachés, tels que les frais de conception de factures personnalisées et les frais d'intégration système.

5. Qualité du service d'assistance : Des problèmes nécessitant une assistance technique surviendront inévitablement lors de l'utilisation. Un bon fournisseur doit disposer d'une équipe d'assistance professionnelle et multicanal (hotline, e-mail, chat) disponible 24h/24 et 7j/7. Des lignes d'assistance réputées, telles que le 1800 8000 de Viettel ou le 1800 1260 de VNPT, témoignent de leur engagement envers le service client.

Analyse des devis de factures électroniques : quels facteurs influencent les coûts ?

Lorsqu'elles recherchent une « facturation électronique économique », de nombreuses entreprises se concentrent souvent uniquement sur le prix unitaire par facture. Cependant, cette vision est incomplète. Le coût réel doit être évalué en fonction du « coût total de possession » (CTP), qui inclut des facteurs intangibles.

Les principaux éléments qui composent le coût comprennent :

• Frais d'installation : frais initiaux uniques pour créer un compte, modèle de facture.

• Prix forfaitaire : Les fournisseurs vendent souvent par lots (par exemple : 300, 500, 1 000, 5 000 factures…). Plus le lot est important, moins le prix par facture est élevé. Ces lots sont généralement illimités dans le temps.

• Frais de maintenance annuels (le cas échéant) : certains fournisseurs peuvent facturer ces frais pour la maintenance du système et le support technique.

• Coûts d'intégration : si une entreprise doit intégrer un logiciel de facturation électronique à son propre système ERP ou logiciel de comptabilité, cette personnalisation peut entraîner des coûts.

Un fournisseur proposant des prix bas mais un service d'assistance médiocre peut entraîner des interruptions d'activité en cas de problème, causant des dommages bien plus importants que les économies réalisées. De même, un logiciel bon marché qui ne s'intègre pas aux logiciels de comptabilité alourdira la saisie manuelle des données pour les employés. Par conséquent, il est conseillé d'évaluer la « valeur » plutôt que le seul « prix ». Choisir un fournisseur doté d'un écosystème solide et d'un service d'assistance réputé, même si le coût initial est un peu plus élevé, constitue un investissement judicieux pour la stabilité et le développement à long terme.

Revue des 5 logiciels de facturation électronique les plus populaires aujourd'hui

Le marché de la facturation électronique au Vietnam compte de nombreux acteurs, mais les plus importants sont les grands noms du secteur technologique. Une comparaison générale aidera les entreprises à trouver rapidement la solution la plus adaptée.

Réponses aux questions fréquemment posées sur les factures électroniques (FAQ)

Cette section résume et répond brièvement et précisément aux problèmes les plus courants que les entreprises rencontrent souvent lors du processus de mise en œuvre et d'utilisation des factures électroniques, vous aidant à trouver rapidement des solutions.

Quelles conditions doit remplir une facture électronique valide ?

Conformément à l'article 10 du décret 123/2020/ND-CP, une facture électronique est considérée comme valide et légale lorsqu'elle remplit simultanément les conditions suivantes :

• Contenu complet requis : y compris le nom, le symbole de la facture, le numéro de facture, les informations sur le vendeur et l'acheteur, les détails du produit/service, le montant total, le taux de taxe, la signature numérique du vendeur...

• Format correct : Les données de la facture doivent être conformes au format standard prescrit par l'administration fiscale (généralement un fichier XML).

• Avoir une signature numérique valide : la facture doit être signée numériquement par le vendeur. C'est le facteur le plus important pour authentifier la légalité de la facture.

Comment créer et exporter des factures sur mobile ?

Créer et émettre des factures sur mobile devient un besoin essentiel, notamment pour les chefs d'entreprise et les commerciaux souvent en déplacement. La plupart des grands fournisseurs ont développé des applications mobiles pour ce faire.

Cependant, pour signer et émettre des factures par téléphone, les entreprises ne peuvent pas utiliser les signatures numériques traditionnelles par jeton USB (car elles ne peuvent pas être branchées au téléphone). Elles doivent plutôt recourir à des signatures numériques à distance, également appelées signatures numériques sans jeton ou signatures numériques basées sur le cloud.

• Signature numérique par clé USB : Haute sécurité, car la clé secrète est stockée sur un support physique conservé par l'utilisateur. Cependant, l'inconvénient est qu'elle doit toujours être portée sur soi et ne peut être connectée qu'à un ordinateur.

• Signature numérique à distance (ex. : VNPT SmartCA, MISA eSign…) : Extrêmement pratique, elle permet aux utilisateurs de signer numériquement à tout moment et en tout lieu, simplement avec un téléphone connecté à Internet, grâce à une authentification (empreinte digitale, FaceID, code OTP). Vitesse de signature rapide, adaptée à la signature de masse.

Une facture électronique nécessite-t-elle la signature de l'acheteur ?

Conformément à la réglementation en vigueur, la signature électronique de l'acheteur n'est pas requise sur une facture électronique. La signature numérique du vendeur suffit à garantir la légalité. Toutefois, si l'acheteur est une unité comptable ou un établissement commercial et dispose de documents ou de contrats prévoyant l'exigence de sa signature numérique sur la facture, les deux parties doivent se conformer à cet accord.

Avertissement sur les risques juridiques liés à l'achat et à la vente de factures rouges et de factures de TVA illégales

L'apparition de recherches telles que « vente de factures rouges », « fausses factures » ou « vente de factures avec TVA » montre qu'une partie des utilisateurs conservent l'esprit frauduleux de l'époque des factures papier. Or, ce comportement est extrêmement risqué à l'ère du numérique.

Il convient de souligner que : L’achat et la vente de factures constituent une violation grave de la loi.

Grâce au système centralisé de facturation électronique de la Direction générale des impôts, toutes les factures émises sont enregistrées et suivies quasi instantanément dans le système de l'administration fiscale. L'administration fiscale utilise des outils d'analyse basés sur le Big Data et l'intelligence artificielle (IA) pour détecter les transactions inhabituelles et les entreprises présentant des signes de risque élevé concernant leurs factures. Ainsi, l'achat et la vente de fausses factures visant à légaliser les coûts d'intrants seront rapidement détectés.

Les sanctions pour ce comportement sont très sévères, notamment :

• Sanction administrative : Amende de 20 000 000 VND à 50 000 000 VND pour utilisation de factures illégales ou utilisation illégale de factures.

• Poursuites pénales : Si l'acte d'achat et de vente de factures est à grande échelle, entraînant une perte pour le budget de l'État, le contrevenant peut être poursuivi pénalement pour le délit d'impression, d'émission et d'achat et de vente illégaux de factures et de documents pour le paiement au budget de l'État conformément aux dispositions du Code pénal.

Par conséquent, au lieu de rechercher des solutions illégales et risquées, les entreprises doivent se concentrer sur le respect de la loi et l’optimisation des opérations commerciales de manière transparente et durable.