安価な電子請求書サービス

電子請求書とは？企業が知っておくべきすべての情報

このコンテンツは、電子請求書の性質、メリット、そして法的枠組みを理解するための確かな知識基盤を提供します。これは、適切なサプライヤーの登録、利用、そして選定プロセスを検討し、企業が合法かつ効率的に事業を運営するための重要な前提となります。

正確な定義と関連概念

正しく運用するには、まず正しく理解する必要があります。政府令123/2020/ND-CPの規定によると、電子インボイス（Eインボイス）とは、税務当局のコードの有無にかかわらず、電子データ形式で表現されたインボイスです。商品を販売またはサービスを提供する組織や個人が、販売およびサービス提供に関する情報を記録するために作成し、規定に従ってデジタル署名または電子署名で署名されます。

実際、多くの人がこれらの概念を混同しています。明確に区別する必要があります。

• 電子請求書: これは従来の紙の請求書に代わる請求書の形式です。

• 付加価値税請求書（VAT請求書／レッドインボイス）：このタイプの請求書は、控除方式に従って税金を申告する組織や企業に適用されます。この請求書にはVAT率が明記されています。

• 売上請求書: 直接法を使用して税金を申告する組織および個人に適用される請求書の種類です。

したがって、「電子赤字請求書」や「電子 VAT 請求書」などの用語は、実際には、商品やサービスを販売する際に税コードを付与された組織のコンピュータ システムで作成、作成、処理され、電子取引に関する法律の規定に従って当事者のコンピュータに保存される付加価値税請求書の一般的な名称です。

電子請求書と従来の紙の請求書の詳細な比較

紙請求書から電子請求書への移行は、単なる技術トレンドではなく、業務効率における革命的な前進です。主要な側面を直接比較することで、なぜこれが避けられない変化なのかが明らかになります。視覚的な比較表は、経営者や会計担当者が移行のメリットと緊急性を明確に理解する上で、強力な説得力を持つツールとなります。

企業が電子請求書に切り替える5つの大きなメリット

電子請求書の適用は否定できないメリットをもたらし、企業の財務の健全性と業務効率に直接影響を及ぼします。

1. コスト最適化：これは最も明白なメリットです。企業は印刷費、用紙購入費、インク費、速達費、保管施設の建設・維持費など、あらゆるコストを大幅に削減できます。分析によると、紙の請求書200通の送料は最大80万ドンかかるのに対し、電子請求書200通の送料はほぼ無視できるレベルです。

2. 時間の節約と効率性の向上：請求書の作成、エクスポート、送信までのプロセスが自動化され、経理部門は時間のかかる手作業から解放されます。取引時間が短縮され、企業の債権回収が迅速化され、キャッシュフローが改善されます。

3. 安全性とセキュリティの向上：電子請求書は、火災、破損、紛失といった物理的なリスクを完全に排除します。さらに重要なのは、各請求書が企業によってデジタル署名されているため、一意性、データの完全性、そして否認不能性が保証されることです。これにより、請求書の偽造を最小限に抑え、企業と顧客の両方を保護します。

4. スマートで透明性の高い管理：すべての入力請求書と出力請求書は単一のシステムに集中保存されます。これにより、非常に高速かつ正確な検索、統計、税務報告が可能になります。経営陣はいつでもどこでも財務状況を簡単に監視できます。

5. 包括的なデジタル変革の推進：電子請求書の導入は、企業にとって基本的なステップであり、電子契約やキャッシュレス決済といった他のデジタル管理ソリューションの導入を促進する原動力となります。これは、社内の効率性を向上させるだけでなく、パートナーや顧客にとって現代的でプロフェッショナルな企業というイメージを構築することにも繋がります。

電子請求書の義務化に関する重要な法的枠組み

電子請求書への移行は選択肢ではなく、法的義務です。企業はコンプライアンスを確保するために、主要な法的文書を熟知する必要があります。

• 政令123/2020/ND-CP：これは最も重要な法的文書であり、請求書および文書の管理と使用について詳細に規定しています。この政令は、電子請求書への移行ロードマップと、その内容、形式、およびタイミングに関する規制を正式に定義しています。

• 通達 78/2021/TT-BTC: この文書は、税務行政法および政令 123 のいくつかの条項の実施に関する具体的なガイダンスを提供します。通達 78 では、請求書の種類、登録手順、エラー処理、および関連フォームが明確にされています。

• 義務化ロードマップ：2022年7月1日から、企業、経済団体、事業所、個人事業者の100％が電子請求書の利用に切り替える必要があります。

デジタル署名の役割は、法的に切り離すことのできない重要なポイントです。政令130/2018/ND-CPによれば、デジタル署名は電子請求書の合法性を証明するための必須要素です。これらの法的文書は独立して存在するのではなく、包括的な法的エコシステムを形成しています。政令123号と通達78号は「何を」（電子請求書）と「いつ」（ロードマップ）を定義し、政令130号は「どのように」（デジタル署名による認証メカニズム）を規定しています。つまり、電子請求書を導入するには、企業はデジタル署名について理解し、利用登録を行う必要があるということです。

AZからの電子請求書の登録と使用方法

このセクションでは、サプライヤーの選定から最初の請求書の発行、そして関連する取引の処理に至るまで、詳細なステップバイステップのロードマップを提供します。このガイドは企業と家庭の両方に適用できるように設計されており、移行をシンプルかつ容易にします。

税務当局に電子請求書を使用するための登録手順は4段階です

電子請求書の発行を正式に許可されるには、企業は税務当局への登録手続きを完了する必要があります。この手続きは4つの基本的なステップで構成されています。

• ステップ1：前提条件の準備 - デジタル署名：これは最初の必須要件です。デジタル署名は登録フォームへの署名、および後日各請求書の署名と発行に使用されます。企業は、登録のために公的デジタル署名認証サービスプロバイダー（Viettel-CA、VNPT-CA、FPT-CAなど）に連絡する必要があります。プロファイルには通常、公証された営業許可証のコピーと法定代理人の身分証明書/パスポートが含まれます。

• ステップ2：電子請求書ソフトウェアプロバイダーの選択：企業は、インド税務総局による評価とライセンスを取得した電子請求書ソフトウェアソリューションプロバイダーを選択する必要があります。このプロバイダーは、初期設定から利用開始まで、プロセス全体を通して企業をサポートします。

• ステップ3：登録フォーム（様式01/DKTĐ-HĐĐT）の作成と提出：デジタル署名を取得し、サプライヤーを選定した後、企業は様式01/DKTĐ-HĐĐTに従って、電子請求書の利用に必要な登録／情報変更フォームの作成に進みます。このフォームはサプライヤーのソフトウェアでオンラインで作成され、デジタル署名を使用して署名し、税務当局にオンラインで提出します。

• ステップ4：税務当局の承認を待つ：申告書受領後1営業日以内に、税務当局は電子インボイス利用登録の承認または不承認を通知します。承認された場合、企業は電子インボイスの利用と発行を開始できます。

標準的な電子請求書の作成と発行方法に関する詳細な手順

税務当局の承認が得られれば、ソフトウェアを通じて電子請求書の作成と発行が非常に迅速かつ便利になります。

一般的なプロセスには通常、次の手順が含まれます。

1. ログイン: サプライヤーが作成したアカウントを使用して、電子請求書ソフトウェア システムにアクセスします。

2. 新しい請求書を作成：「新しい請求書を作成」機能を選択します。インターフェースに紙の請求書に似た請求書テンプレートが表示されます。

3. 情報入力：購入者情報（会社名、住所、税コード）と商品・サービスの詳細（名称、単位、数量、単価、合計金額、VAT率）を入力します。多くのスマートソフトウェアでは、顧客情報を保存し、合計金額と税金を自動計算できます。

4. 確認して保存する: 発行前に請求書のすべての情報を確認し、正確であることを確認します。

5. 署名と発行：これは最も重要なステップです。「発行」または「署名して送信」ボタンをクリックすると、システムはユーザーにデジタル署名が保存されたUSBトークンをコンピュータに挿入し、PINコードを入力するよう求めます。この操作は紙の請求書に署名と捺印を行うことと同等であり、請求書の合法性と一意性を保証します。署名が完了すると、請求書は顧客のメールアドレスに送信され、同時にシステムに保存されます。

よくあるエラーの処理方法：請求書の調整、差し替え、キャンセル

請求書処理におけるエラーは避けられません。通達78/2021/TT-BTCは、各ケースの対応方法を明確に規定しており、企業が法令を遵守するのに役立ちます。

• ケース1：請求書のキャンセル：請求書が作成され、コード化されているものの、まだ購入者に送付されていない場合に適用されます。エラーが検出された場合、販売者はソフトウェア上でキャンセル操作を実行し、新しい請求書を作成するだけで済みます。

• ケース2：請求書の差し替え：請求書は購入者に送付済みであるものの、売主と購入者が税金を申告していない場合に適用されます。誤り（例：商品名、単価の誤り）が発見された場合、両当事者は誤りを明記した書面による合意を締結する必要があります。その後、売主は新たに電子請求書を作成し、発行済みの請求書と差し替える必要があります。差し替え請求書には、「請求書差し替え　様式番号…　記号…　番号…　日付…　月…　年…」という文言を記載する必要があります。

• ケース3：請求書の調整：請求書が買主に送付され、双方が税金を申告している場合に適用されます。価値の誤り（金額、税率など）を発見した場合、双方は書面による合意を締結し、売主は調整済みの電子請求書を作成します。調整済みの請求書には、「請求書様式番号…記号…番号…日付…月…年…の商品数量、販売価格、付加価値税率…を調整（増減）してください」と明記されます。

入力および出力の電子請求書を効果的に管理、検索、保存します

電子請求書の大きな利点は、集中的かつインテリジェントに管理できることです。

• 検索と検証：有効な電子請求書はすべて、税務総局の電子請求書ポータルで公開検索できます。企業は、サプライヤーから受け取った仕入請求書の合法性を簡単に確認できます。

• ソフトウェア管理：最新の電子請求書ソフトウェアは、強力な管理ツールを提供しています。システムはデータを自動的に集計し、請求書の使用状況やVAT申告に関するレポートを作成します。多くのソフトウェアには、法的リスクのある請求書について警告する機能も備わっています。

• 保管義務：会計法の規定により、企業は請求書（仕入請求書と仕入請求書の両方）を最低10年間保管する義務があります。電子請求書であれば、サプライヤーのクラウドプラットフォーム上で安全に保管されるため、紛失や破損のリスクが完全に排除され、保管コストも削減されます。

最も適切な電子請求書ソフトウェアとサプライヤーを選択する

現在、市場には数多くの電子請求書サービスプロバイダーが存在し、選択は困難を極めています。このセクションでは、客観的な基準と詳細なコスト分析を提供し、企業が最も賢明かつ効果的な投資判断を下せるよう支援します。

安価で評判の良い電子請求書プロバイダーを選ぶための5つの黄金の基準

「安い」というのは、請求書1枚あたりの価格だけではありません。サプライヤーがもたらす総合的な価値を考慮して、賢明な選択をする必要があります。

1. 合法性と評判：これが最初の基準です。サプライヤーは、税務総局による評価を受け、事業許可を受けた組織のリストに掲載されている必要があります。Viettel、VNPT、FPT、MISA、BKAVなど、情報技術および公共サービスの分野で長年の経験を持つ大手ブランドが優先されます。

2. ソフトウェアの機能とエコシステム：ソフトウェアは、会計業務（請求書の作成、調整、差し替え、キャンセル）を完全にサポートする、使いやすく親しみやすいインターフェースを備えている必要があります。企業が使用している会計・販売ソフトウェア（ERP、CRM）とシームレスに連携し、プロセスを自動化し、手作業によるデータ入力を最小限に抑えられることは、大きなメリットです。

3. 技術インフラとセキュリティ：サプライヤーのシステムは、24時間365日安定した運用、高速処理速度、そして安全なデータバックアップメカニズムを備えている必要があります。請求書データは機密情報であるため、サプライヤーは信頼できるセキュリティ証明書を取得している必要があります。

4. 透明なコスト：見積書は、初期費用、年間保守費用、請求書数量パッケージごとの価格など、明確かつ詳細な内容でなければなりません。カスタム請求書デザイン料やシステム統合料など、発生する可能性のある隠れたコストについても明確に説明してください。

5. サポートサービスの品質：使用中に、サポートが必要な問題が発生することは避けられません。優れたサプライヤーは、プロフェッショナルでマルチチャネル（ホットライン、メール、チャット）のサポートチームを擁し、24時間365日体制で対応している必要があります。Viettelの1800 8000やVNPTの1800 1260といった評判の高いサポートホットラインは、顧客サービスへのコミットメントの証です。

電子請求書見積分析: コストに影響を与える要因は何ですか?

「安価な電子請求書」を探す際、多くの企業は請求書1枚あたりの単価のみに注目しがちです。しかし、これは必ずしも完全な見方ではありません。真のコストは、無形要素も含めた「総所有コスト」（TCO）に基づいて評価する必要があります。

コストを構成する主な要素は次のとおりです。

• セットアップ料金: アカウント、請求書テンプレートをセットアップするための最初の 1 回限りの料金。

• 請求書パッケージ価格：サプライヤーは多くの場合、数量パッケージ（例：請求書300枚、500枚、1000枚、5000枚など）で販売しています。パッケージの数量が多いほど、請求書1枚あたりの価格が安くなります。これらのパッケージには通常、期限はありません。

• 年間保守料金 (該当する場合): プロバイダーによっては、システム保守とテクニカル サポートに対してこの料金を請求する場合があります。

• 統合コスト: 企業が電子請求書ソフトウェアを自社の ERP システムまたは会計ソフトウェアと統合する必要がある場合、このカスタマイズにコストがかかる可能性があります。

価格が安くてもサポートサービスが不十分なベンダーは、問題発生時に業務を中断させ、コスト削減効果よりもはるかに大きな損害をもたらす可能性があります。同様に、会計ソフトウェアとの連携が不十分な安価なソフトウェアは、従業員の手作業によるデータ入力の負担を増大させます。したがって、専門家のアドバイスは、「価格」だけでなく「価値」を評価することです。初期費用が多少高くても、強力なエコシステムと信頼できるサポートサービスを備えたベンダーを選択することは、安定性と長期的な発展のための賢明な投資となるでしょう。

現在最も人気のある電子請求書ソフトウェアトップ5のレビュー

ベトナムの電子請求書市場には多くの企業が参入していますが、中でも特に目立っているのはテクノロジー業界の「大手」企業です。概要を比較することで、企業は最適な選択肢を迅速に見つけることができます。

電子請求書に関するよくある質問への回答（FAQ）

このセクションでは、電子請求書の実装および使用のプロセスで企業が頻繁に遭遇する最も一般的な問題を要約し、簡潔かつ正確に回答して、迅速に解決策を見つけられるようにします。

有効な電子請求書はどのような条件を満たす必要がありますか?

政令123/2020/ND-CP第10条によれば、電子請求書は、以下の条件を同時に満たしている場合に有効かつ合法とみなされます。

• 必要なすべての内容: 名前、請求書の記号、請求書番号、販売者と購入者の情報、製品/サービスの詳細、合計金額、税率、販売者のデジタル署名など。

• 正しい形式: 請求書データは、税務当局が規定した標準形式 (通常は XML ファイル) に準拠する必要があります。

• 有効なデジタル署名があること：請求書には、販売者の有効なデジタル署名が必要です。これは、請求書の正当性を証明する上で最も重要な要素です。

モバイルで請求書を作成してエクスポートするにはどうすればよいですか?

モバイル端末での請求書の作成・発行は、特に外出が多い事業主や営業担当者にとって不可欠なニーズになりつつあります。大手サプライヤーの多くは、請求書作成・発行を可能にするモバイルアプリケーション（アプリ）を開発しています。

しかし、携帯電話で請求書に署名して発行するには、従来のUSBトークンによるデジタル署名は使用できません（携帯電話に差し込むことができないため）。代わりに、トークンフリーデジタル署名またはクラウドベースデジタル署名とも呼ばれるリモートデジタル署名を使用する必要があります。

• USBトークンデジタル署名：秘密鍵がユーザーが所持する物理デバイスに保存されるため、高いセキュリティを実現できます。ただし、常に持ち歩く必要があり、コンピュータにしか接続できないという不便さがあります。

• リモートデジタル署名（例：VNPT SmartCA、MISA eSignなど）：非常に便利で、インターネットに接続されたスマートフォンだけで、認証（指紋、FaceID、OTPコード）を通じて、いつでもどこでもデジタル署名できます。署名速度が速く、大量署名に適しています。

電子請求書には購入者の署名が必要ですか?

現行の規制では、電子請求書には購入者の電子署名は不要です。販売者のデジタル署名があれば、合法性は十分に保証されます。ただし、購入者が会計機関または事業体であり、請求書に購入者のデジタル署名を必要とすることに同意する文書または契約書を締結している場合は、両当事者は当該合意に従うものとします。

違法な赤字請求書やVAT請求書の売買における法的リスクの警告

「赤い請求書の販売」「偽造請求書」「VAT請求書の販売」といった検索ワードの出現は、一部のユーザーが紙の請求書の時代から詐欺的な思考を未だに持ち続けていることを示しています。しかし、これはデジタル時代において非常に危険な行為です。

強調しておきたいのは、請求書の売買は重大な法律違反であるということです。

税務総局の集中型電子インボイスシステムにより、発行されたすべてのインボイスは税務当局のシステムにほぼ即座に記録・追跡されます。税務当局はビッグデータと人工知能（AI）分析ツールを活用し、インボイスに関してリスクの高い兆候を示す異常な取引や事業を検出します。そのため、仕入原価を合法化するための偽造インボイスの売買は迅速に検出されます。

この行為に対する罰則は非常に厳しく、次のようなものがあります:

• 行政罰：違法なインボイスの使用またはインボイスの違法使用に対して20,000,000 VNDから50,000,000 VNDの罰金。

• 刑事訴追：請求書の売買行為が大規模で、国家予算に損失をもたらした場合、違反者は刑法の規定に従って、請求書と国家予算への支払い書類の違法な印刷、発行、売買の罪で刑事責任を問われる可能性があります。

したがって、企業は違法でリスクのある解決策を求めるのではなく、法律を遵守し、透明性と持続可能性のある方法で事業運営を最適化することに重点を置く必要があります。