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अनुरोध पर नाम-मुहर उत्कीर्णन सेवा, किसी व्यक्ति या संस्था का नाम टेम्पलेट के अनुसार सटीक रूप से उत्कीर्ण करके। इलेक्ट्रॉनिक चालान कानूनी दस्तावेज़ होते हैं जिन्हें ऑनलाइन बनाया, स्थापित, डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित और भेजा जाता है, जो कागज़ के चालानों का पूर्ण रूप से स्थान लेते हैं। परिपत्र 78 के अनुसार, व्यवसायों और व्यावसायिक परिवारों को कानूनी नियमों और पारदर्शी प्रबंधन का पालन करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक चालान का उपयोग करना होगा।
ई-इनवॉइस का उपयोग व्यवसायों को कानून का पालन करने, मुद्रण लागत बचाने, नुकसान के जोखिम को कम करने और व्यावसायिकता बढ़ाने में मदद करता है। कर अधिकारियों के निरीक्षण के दौरान किसी भी रुकावट से बचने के लिए आज ही पंजीकरण कराएँ।
इलेक्ट्रॉनिक इनवॉइस, कागज़ के इनवॉइस की तुलना में 80% तक की बचत करते हैं, जालसाजी के जोखिम को कम करते हैं और जारी करने, भंडारण और पुनर्प्राप्ति में सुविधाजनक होते हैं। यह सभी व्यवसायों के लिए सर्वोत्तम डिजिटल परिवर्तन समाधान है।
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व्यवसाय वैट इनवॉइस, बिक्री इनवॉइस, प्रत्यक्ष इनवॉइस, सेवा इनवॉइस का उपयोग कर सकते हैं... सभी के इलेक्ट्रॉनिक संस्करण कानूनी रूप से मान्यता प्राप्त हैं। यह प्रणाली कई सुंदर इनवॉइस टेम्प्लेट का भी समर्थन करती है, जिन्हें ज़रूरतों के अनुसार अनुकूलित किया जा सकता है।
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इलेक्ट्रॉनिक इनवॉइस जारी करने की प्रक्रिया बेहद आसान है: बस एक डिजिटल हस्ताक्षर और एक व्यावसायिक लाइसेंस की ज़रूरत है। यह सिस्टम कुछ ही चरणों में कर प्राधिकरण में इनवॉइस के पंजीकरण और इनवॉइस जारी करने वाले सॉफ़्टवेयर की स्थापना में मदद करेगा।
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व्यावसायिक घरानों को भी अपनी आय निर्धारित सीमा से अधिक होने पर इलेक्ट्रॉनिक चालान लागू करने की आवश्यकता होती है। पारदर्शिता बनाए रखने, जोखिमों से बचने और कर प्राधिकरण की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए यह एक महत्वपूर्ण कदम है।
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वित्त मंत्रालय द्वारा मान्यता प्राप्त कई इलेक्ट्रॉनिक इनवॉइस सॉफ़्टवेयर उपलब्ध हैं, जैसे कि विएटेल, वीएनपीटी, मीसा, बीकेएवी... ये समाधान छोटे व्यवसायों से लेकर निगमों तक की ज़रूरतों को पूरा करते हैं, सुरक्षा और उपयोग में आसानी सुनिश्चित करते हैं।
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इलेक्ट्रॉनिक इनवॉइस क्लाउड कंप्यूटिंग सिस्टम पर संग्रहीत होते हैं और वेबसाइट या ऐप के माध्यम से आसानी से खोजे जा सकते हैं। उपयोगकर्ता किसी भी समय आसानी से जाँच, खोज और डाउनलोड कर सकते हैं।
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पेट्रोलियम, परिवहन, दूरसंचार, सार्वजनिक सेवाएँ आदि जैसे कई उद्योग अपने नियमों के अनुसार इलेक्ट्रॉनिक चालान लागू करते हैं। जुर्माने से बचने और वैधता सुनिश्चित करने के लिए उचित कार्यान्वयन अनिवार्य है।
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इलेक्ट्रॉनिक इनवॉइस एन्क्रिप्शन तकनीक, डिजिटल हस्ताक्षर और बहु-स्तरीय प्रमाणीकरण का उपयोग करते हैं। इससे यह सुनिश्चित होता है कि उनमें कोई छेड़छाड़ या जालसाजी न हो और वे कानून द्वारा मान्यता प्राप्त हों।
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इलेक्ट्रॉनिक इनवॉइस का उपयोग करते समय, व्यवसायों को पंजीकरण, जारी करने और त्रुटि प्रबंधन में हमेशा सहायता की आवश्यकता होगी। हमारी तकनीकी टीम 24/7 उपलब्ध है, जो आपको पूर्ण मानसिक शांति प्रदान करती है।
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यह सामग्री एक ठोस ज्ञान आधार प्रदान करती है, जिससे पाठकों को इलेक्ट्रॉनिक इनवॉइस की प्रकृति, लाभों और कानूनी ढाँचे को समझने में मदद मिलती है। यह उपयुक्त आपूर्तिकर्ताओं के पंजीकरण, उपयोग और चयन प्रक्रियाओं का पता लगाने और व्यवसायों के कानूनी और प्रभावी संचालन को सुनिश्चित करने के लिए एक महत्वपूर्ण आधार है।
सही तरीके से काम करने के लिए, पहले सही ढंग से समझना ज़रूरी है। सरकार के डिक्री 123/2020/ND-CP के प्रावधानों के अनुसार, इलेक्ट्रॉनिक इनवॉइस (ई-इनवॉइस) एक ऐसा इनवॉइस होता है जो कर प्राधिकरण के कोड के साथ या उसके बिना, इलेक्ट्रॉनिक डेटा के रूप में व्यक्त किया जाता है। यह सामान बेचने वाले और सेवाएँ प्रदान करने वाले संगठनों और व्यक्तियों द्वारा बिक्री और सेवा प्रावधान की जानकारी दर्ज करने के लिए बनाया जाता है और नियमों के अनुसार डिजिटल हस्ताक्षर या इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर से हस्ताक्षरित होता है।
दरअसल, कई लोग अक्सर इन अवधारणाओं को लेकर भ्रमित हो जाते हैं। इनमें स्पष्ट रूप से अंतर करना ज़रूरी है:
इलेक्ट्रॉनिक चालान: यह चालान का एक रूप है, जो पारंपरिक कागजी फॉर्म का स्थान लेता है।
मूल्य वर्धित चालान (वैट चालान / लाल चालान): इस प्रकार का चालान उन संगठनों और व्यवसायों पर लागू होता है जो कटौती पद्धति के अनुसार कर घोषित करते हैं। इस चालान में वैट दर स्पष्ट रूप से दिखाई देती है।
बिक्री चालान: यह चालान का वह प्रकार है जो उन संगठनों और व्यक्तियों पर लागू होता है जो प्रत्यक्ष विधि का उपयोग करके करों की घोषणा करते हैं।
इसलिए, "इलेक्ट्रॉनिक रेड इनवॉइस" या "इलेक्ट्रॉनिक वैट इनवॉइस" जैसे शब्द वास्तव में मूल्य वर्धित कर इनवॉइस के लिए सामान्य नाम हैं, जो किसी संगठन के कंप्यूटर सिस्टम पर बनाए, बनाए और संसाधित किए जाते हैं, जिन्हें माल और सेवाओं को बेचते समय कर कोड प्रदान किया गया है और इलेक्ट्रॉनिक लेनदेन पर कानून के प्रावधानों के अनुसार पार्टियों के कंप्यूटर पर संग्रहीत किया जाता है।
कागज़ से ई-इनवॉइसिंग की ओर बदलाव सिर्फ़ एक तकनीकी चलन नहीं है, बल्कि यह परिचालन दक्षता में एक क्रांतिकारी कदम है। मूल पहलुओं की प्रत्यक्ष तुलना यह दर्शाएगी कि यह एक अपरिहार्य बदलाव क्यों है। एक दृश्य तुलना तालिका एक शक्तिशाली प्रेरक उपकरण होगी, जो व्यवसाय मालिकों और लेखाकारों को इस बदलाव के लाभों और तात्कालिकता को स्पष्ट रूप से समझने में मदद करेगी।
| मानदंड | इलेक्ट्रॉनिक चालान | कागज़ का चालान |
| व्यय | लगभग शून्य। मुद्रण, कागज़, स्याही, कूरियर और भंडारण लागत पूरी तरह से समाप्त। | बहुत ज़्यादा। इसमें मुद्रण लागत, कागज़, स्याही, डाक, प्रशासन और भंडारण स्थान शामिल हैं। |
| समय | तत्काल। कुछ ही सेकंड में बनाएं, हस्ताक्षर करें और ग्राहकों को ईमेल, ज़ालो, एसएमएस के माध्यम से भेजें। | इसमें कई दिन लग जाते हैं। इस प्रक्रिया में हाथ से लिखना/मुद्रण करना, हस्ताक्षर करना, मुहर लगाना, उसे लिफ़ाफ़े में डालना, डाकघर भेजना और ग्राहक द्वारा उसे प्राप्त करने का इंतज़ार करना शामिल है। |
| प्रक्रिया | स्वचालन। डेटा एक बार दर्ज किया जाता है, स्वचालित रूप से गणना की जाती है, लेखांकन सॉफ्टवेयर के साथ एकीकृत किया जाता है, जिससे त्रुटियां न्यूनतम हो जाती हैं। | मैनुअल। हस्तलेखन में त्रुटि-प्रवण, एकाधिक डेटा प्रविष्टि, जटिल प्रक्रिया, श्रम-प्रधान। |
| सुरक्षा | बहुत उच्च। डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित, अखंडता की गारंटी, अस्वीकृत नहीं। नकली बनाना मुश्किल, प्रमाणित करना आसान। | कम। आसानी से नकली और मिटाए जा सकने वाले। मूल की पुष्टि करना मुश्किल। बड़े लेन-देन में उच्च जोखिम। |
| संग्रह और खोज | सुरक्षित, स्मार्ट। क्लाउड पर संग्रहीत, नुकसान, आग या क्षति की कोई चिंता नहीं। बस कुछ ही क्लिक में, कहीं भी, कभी भी देखें। | उच्च जोखिम। दीमक, फफूंदी, आग से आसानी से खो सकते हैं, क्षतिग्रस्त हो सकते हैं। पुराने इनवॉइस को ढूँढ़ने और देखने में बहुत समय और मेहनत लगती है। |
| प्रबंधित करना | कुशल। आसानी से डेटा एकत्र करें, कर रिपोर्ट बनाएँ, और प्राप्य खातों का स्वचालित रूप से मिलान करें। वित्तीय संचालन को पारदर्शी बनाएँ। | कठिन। इसे मैन्युअल रूप से संकलित करना होगा, त्रुटियों की संभावना अधिक होती है। नियंत्रित करना और केंद्रीय रूप से प्रबंधित करना कठिन है, खासकर उन व्यवसायों के लिए जिनकी कई शाखाएँ हैं। |
इलेक्ट्रॉनिक चालान के अनुप्रयोग से निर्विवाद लाभ प्राप्त होते हैं, जो व्यवसायों की वित्तीय स्थिति और परिचालन दक्षता को सीधे प्रभावित करते हैं।
लागत अनुकूलन: यह सबसे स्पष्ट लाभ है। इससे व्यवसायों को मुद्रण, कागज़ और स्याही की खरीद, एक्सप्रेस डिलीवरी लागत और भंडारण सुविधाओं के निर्माण व रखरखाव की लागत में पूरी तरह से कटौती मिलेगी। विश्लेषण से पता चलता है कि 200 कागज़ी चालानों की शिपिंग लागत 800,000 VND तक हो सकती है, जबकि 200 इलेक्ट्रॉनिक चालान भेजने की लागत लगभग नगण्य है।
समय की बचत और कार्यकुशलता में सुधार: चालान बनाने, निर्यात करने से लेकर भेजने तक की प्रक्रिया स्वचालित है, जिससे लेखा विभाग को समय लेने वाले मैन्युअल कार्यों से मुक्ति मिलती है। लेन-देन का समय कम होता है, जिससे व्यवसायों को ऋण जल्दी चुकाने में मदद मिलती है और नकदी प्रवाह में सुधार होता है।
बढ़ी हुई सुरक्षा और संरक्षा: इलेक्ट्रॉनिक इनवॉइस आग, क्षति या हानि जैसे भौतिक जोखिमों को पूरी तरह से समाप्त कर देते हैं। इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि प्रत्येक इनवॉइस पर व्यवसाय द्वारा डिजिटल हस्ताक्षर किए जाते हैं, जिससे विशिष्टता, डेटा अखंडता और गैर-अस्वीकृति सुनिश्चित होती है। इससे इनवॉइस की जालसाजी कम करने में मदद मिलती है, जिससे व्यवसाय और ग्राहक दोनों सुरक्षित रहते हैं।
स्मार्ट और पारदर्शी प्रबंधन: सभी इनपुट और आउटपुट इनवॉइस एक ही सिस्टम पर केंद्रीय रूप से संग्रहीत किए जाते हैं। इससे बेहद तेज़ और सटीक खोज, आँकड़े और कर रिपोर्टिंग संभव हो जाती है। प्रबंधन कभी भी, कहीं भी आसानी से वित्तीय स्थिति की निगरानी कर सकता है।
व्यापक डिजिटल परिवर्तन को बढ़ावा देना: इलेक्ट्रॉनिक इनवॉइस लागू करना एक बुनियादी कदम है, जो व्यवसायों को इलेक्ट्रॉनिक अनुबंधों और कैशलेस भुगतान जैसे अन्य डिजिटल प्रबंधन समाधानों को अपनाने के लिए प्रेरित करता है। इससे न केवल आंतरिक दक्षता में सुधार होता है, बल्कि भागीदारों और ग्राहकों की नज़र में एक आधुनिक, पेशेवर व्यवसाय की छवि भी बनती है।
ई-इनवॉइसिंग अपनाना कोई विकल्प नहीं, बल्कि एक कानूनी ज़रूरत है। अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए व्यवसायों को मूल कानूनी दस्तावेज़ों में महारत हासिल करनी होगी।
डिक्री 123/2020/ND-CP: यह सबसे महत्वपूर्ण कानूनी दस्तावेज़ है, जो चालानों और दस्तावेज़ों के प्रबंधन और उपयोग का विवरण देता है। यह डिक्री इलेक्ट्रॉनिक चालानों की सामग्री, प्रारूप और समय-सीमा पर रूपांतरण रोडमैप और नियमों को आधिकारिक रूप से परिभाषित करती है।
परिपत्र 78/2021/TT-BTC: यह दस्तावेज़ कर प्रशासन कानून और डिक्री 123 के कई लेखों के कार्यान्वयन पर विशिष्ट मार्गदर्शन प्रदान करता है। परिपत्र 78 चालान के प्रकार, पंजीकरण प्रक्रिया, त्रुटि प्रबंधन और संबंधित प्रपत्रों को स्पष्ट करता है।
अनिवार्य रोडमैप: 1 जुलाई, 2022 से 100% उद्यमों, आर्थिक संगठनों, व्यावसायिक घरानों और व्यक्तिगत व्यवसायों को इलेक्ट्रॉनिक चालान का उपयोग करना होगा।
डिजिटल हस्ताक्षरों की भूमिका एक अभिन्न कानूनी पहलू है। डिक्री 130/2018/ND-CP के अनुसार, इलेक्ट्रॉनिक चालानों की वैधता प्रमाणित करने के लिए डिजिटल हस्ताक्षर एक अनिवार्य तत्व हैं। ये कानूनी दस्तावेज़ स्वतंत्र रूप से मौजूद नहीं हैं, बल्कि एक संपूर्ण कानूनी तंत्र का निर्माण करते हैं। डिक्री 123 और सर्कुलर 78 "क्या" (ई-चालान) और "कब" (रोडमैप) को परिभाषित करते हैं, जबकि डिक्री 130 "कैसे" (डिजिटल हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणीकरण तंत्र) निर्धारित करता है। इसका अर्थ है कि इलेक्ट्रॉनिक चालान लागू करने के लिए, व्यवसायों को डिजिटल हस्ताक्षरों के बारे में जानना और उनका उपयोग करने के लिए पंजीकरण करना आवश्यक है।
यह खंड आपूर्तिकर्ता के चयन से लेकर पहला इनवॉइस सफलतापूर्वक जारी करने और संबंधित लेनदेन की प्रक्रिया तक का विस्तृत, चरण-दर-चरण रोडमैप प्रदान करता है। यह मार्गदर्शिका व्यवसायों और परिवारों, दोनों के लिए उपयुक्त है, जिससे यह बदलाव सरल और आसान हो जाता है।
इलेक्ट्रॉनिक इनवॉइस जारी करने की आधिकारिक अनुमति पाने के लिए, व्यवसायों को कर अधिकारियों के साथ पंजीकरण प्रक्रिया पूरी करनी होगी। इस प्रक्रिया में 4 बुनियादी चरण होते हैं।
चरण 1: पूर्वापेक्षाएँ तैयार करें - डिजिटल हस्ताक्षर: यह पहली अनिवार्य आवश्यकता है। पंजीकरण फ़ॉर्म पर हस्ताक्षर करने और बाद में प्रत्येक चालान पर हस्ताक्षर करने और जारी करने के लिए डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग किया जाएगा। पंजीकरण के लिए उद्यमों को सार्वजनिक डिजिटल हस्ताक्षर प्रमाणन सेवा प्रदाताओं (जैसे Viettel-CA, VNPT-CA, FPT-CA...) से संपर्क करना होगा। प्रोफ़ाइल में आमतौर पर व्यावसायिक लाइसेंस की नोटरीकृत प्रति और कानूनी प्रतिनिधि का पहचान पत्र/पासपोर्ट शामिल होता है।
चरण 2: ई-इनवॉइस सॉफ़्टवेयर प्रदाता चुनें: व्यवसायों को एक ई-इनवॉइस सॉफ़्टवेयर समाधान प्रदाता चुनना होगा जिसका मूल्यांकन और लाइसेंस सामान्य कराधान विभाग द्वारा किया गया हो। यह प्रदाता व्यवसायों को आरंभीकरण से लेकर उपयोग तक की पूरी प्रक्रिया में सहायता प्रदान करेगा।
चरण 3: पंजीकरण फ़ॉर्म (फ़ॉर्म 01/DKTĐ-HĐĐT) तैयार करें और जमा करें: डिजिटल हस्ताक्षर प्राप्त करने और आपूर्तिकर्ता का चयन करने के बाद, उद्यम फ़ॉर्म 01/DKTĐ-HĐĐT के अनुसार इलेक्ट्रॉनिक इनवॉइस का उपयोग करने के लिए पंजीकरण/सूचना परिवर्तन फ़ॉर्म तैयार करेगा। यह फ़ॉर्म आपूर्तिकर्ता के सॉफ़्टवेयर पर ऑनलाइन तैयार किया जाता है, फिर डिजिटल हस्ताक्षर के साथ कर प्राधिकरण को ऑनलाइन हस्ताक्षर करके जमा किया जाता है।
चरण 4: कर प्राधिकरण द्वारा स्वीकृति की प्रतीक्षा करें: घोषणा प्राप्त होने के 1 कार्यदिवस के भीतर, कर प्राधिकरण इलेक्ट्रॉनिक चालान के उपयोग हेतु पंजीकरण की स्वीकृति या अस्वीकृति का नोटिस भेजेगा। स्वीकृति मिलने पर, उद्यम इलेक्ट्रॉनिक चालान का उपयोग और जारी करना शुरू कर सकता है।
एक बार कर प्राधिकरण द्वारा अनुमोदित हो जाने पर, सॉफ्टवेयर के माध्यम से इलेक्ट्रॉनिक चालान बनाना और जारी करना बहुत त्वरित और सुविधाजनक हो जाता है।
सामान्य प्रक्रिया में आमतौर पर निम्नलिखित चरण शामिल होते हैं:
लॉगिन: आपूर्तिकर्ता द्वारा बनाए गए खाते का उपयोग करके इलेक्ट्रॉनिक इनवॉइस सॉफ्टवेयर सिस्टम तक पहुंचें।
नया इनवॉइस बनाएँ: "नया इनवॉइस बनाएँ" फ़ंक्शन चुनें। इंटरफ़ेस एक कागज़ी इनवॉइस जैसा इनवॉइस टेम्प्लेट प्रदर्शित करेगा।
जानकारी दर्ज करें: खरीदार की जानकारी (कंपनी का नाम, पता, टैक्स कोड) और वस्तुओं व सेवाओं का विवरण (नाम, इकाई, मात्रा, इकाई मूल्य, कुल राशि, वैट दर) भरें। कई स्मार्ट सॉफ़्टवेयर ग्राहक की जानकारी सहेजने और कुल राशि व कर की स्वचालित गणना करने की सुविधा देते हैं।
जांचें और सुरक्षित रखें: जारी करने से पहले पूर्ण सटीकता सुनिश्चित करने के लिए चालान पर सभी जानकारी की समीक्षा करें।
हस्ताक्षर और जारी करें: यह सबसे महत्वपूर्ण चरण है। "जारी करें" या "हस्ताक्षर करें और भेजें" बटन पर क्लिक करने पर, सिस्टम उपयोगकर्ता से डिजिटल हस्ताक्षर युक्त USB टोकन कंप्यूटर में डालने और पिन कोड दर्ज करने के लिए कहेगा। यह क्रिया एक कागज़ी चालान पर हस्ताक्षर और मुहर लगाने के समान है, जिससे चालान की वैधता और विशिष्टता सुनिश्चित होती है। सफलतापूर्वक हस्ताक्षर करने के बाद, चालान ग्राहक के ईमेल पर भेजा जाएगा और उसी समय सिस्टम में संग्रहीत भी हो जाएगा।
चालान प्रक्रिया में त्रुटियाँ अपरिहार्य हैं। परिपत्र 78/2021/TT-BTC स्पष्ट रूप से बताता है कि प्रत्येक मामले को कैसे संभालना है, जिससे व्यवसायों को कानून का पालन करने में मदद मिलती है।
केस 1: इनवॉइस रद्द करें: यह तब लागू होता है जब इनवॉइस बना और कोडित हो चुका हो, लेकिन खरीदार को अभी तक नहीं भेजा गया हो। अगर कोई त्रुटि पाई जाती है, तो विक्रेता को केवल सॉफ़्टवेयर पर रद्दीकरण कार्रवाई करनी होगी और एक नया इनवॉइस बनाना होगा।
केस 2: इनवॉइस प्रतिस्थापन: यह तब लागू होता है जब इनवॉइस खरीदार को भेज दिया गया हो, लेकिन विक्रेता और खरीदार ने करों की घोषणा नहीं की हो। जब कोई त्रुटि पाई जाती है (उदाहरण के लिए: गलत उत्पाद का नाम, इकाई मूल्य), तो दोनों पक्षों को एक लिखित समझौता करना होगा जिसमें त्रुटि स्पष्ट रूप से बताई गई हो, फिर विक्रेता को बनाए गए इनवॉइस के स्थान पर एक नया इलेक्ट्रॉनिक इनवॉइस बनाना होगा। प्रतिस्थापन इनवॉइस पर "इनवॉइस के लिए प्रतिस्थापन प्रपत्र संख्या... प्रतीक... संख्या... दिनांक... माह... वर्ष..." लिखा होना चाहिए।
केस 3: चालान समायोजित करना: यह तब लागू होता है जब चालान खरीदार को भेज दिया गया हो और दोनों पक्षों ने करों की घोषणा कर दी हो। मूल्य में त्रुटि (गलत राशि, कर की दर...) पाए जाने पर, दोनों पक्ष एक लिखित समझौता करते हैं, फिर विक्रेता एक समायोजित इलेक्ट्रॉनिक चालान तैयार करता है। समायोजित चालान में स्पष्ट रूप से लिखा होता है, "चालान प्रपत्र संख्या... प्रतीक... संख्या... दिनांक... माह... वर्ष... के लिए माल की मात्रा, विक्रय मूल्य, मूल्य वर्धित कर की दर... समायोजित (बढ़ा/घटा) करें"।
इलेक्ट्रॉनिक चालान का बड़ा लाभ यह है कि इसे केन्द्रीय रूप से और बुद्धिमानी से प्रबंधित किया जा सकता है।
खोजें और सत्यापित करें: सभी वैध ई-इनवॉइस सामान्य कर विभाग के ई-इनवॉइस पोर्टल पर सार्वजनिक रूप से खोजे जा सकते हैं। व्यवसाय आसानी से आपूर्तिकर्ताओं से प्राप्त इनपुट इनवॉइस की वैधता की जांच कर सकते हैं।
सॉफ्टवेयर प्रबंधन: वर्तमान इलेक्ट्रॉनिक इनवॉइस सॉफ्टवेयर शक्तिशाली प्रबंधन उपकरण प्रदान करते हैं। यह सिस्टम इनवॉइस उपयोग और वैट घोषणाओं पर रिपोर्ट बनाने के लिए डेटा को स्वचालित रूप से एकत्रित करता है। कई सॉफ्टवेयर में कानूनी जोखिमों वाले इनवॉइस के बारे में चेतावनी देने की सुविधा भी होती है।
भंडारण दायित्व: लेखा कानून के प्रावधानों के अनुसार, उद्यमों को इनवॉइस (इनपुट और आउटपुट दोनों) को कम से कम 10 वर्षों तक संग्रहीत करना अनिवार्य है। इलेक्ट्रॉनिक इनवॉइस के साथ, आपूर्तिकर्ता के क्लाउड प्लेटफ़ॉर्म पर सुरक्षित रूप से भंडारण किया जाता है, जिससे नुकसान और क्षति का जोखिम पूरी तरह से समाप्त हो जाता है और भंडारण लागत में बचत होती है।
आज बाज़ार में दर्जनों ई-इनवॉइसिंग सेवा प्रदाता उपलब्ध हैं, जिससे चुनाव करना मुश्किल हो जाता है। यह खंड वस्तुनिष्ठ मानदंड और गहन लागत विश्लेषण प्रदान करेगा, जिससे व्यवसायों को सबसे चतुर और प्रभावी निवेश निर्णय लेने में मदद मिलेगी।
"सस्ता" का मतलब सिर्फ़ प्रति इनवॉइस कीमत से कहीं ज़्यादा है। एक स्मार्ट चुनाव में आपूर्तिकर्ता द्वारा लाए गए कुल मूल्य पर विचार किया जाना चाहिए।
वैधता और प्रतिष्ठा: यह पहला मानदंड है। आपूर्तिकर्ता उन संगठनों की सूची में होना चाहिए जिनका मूल्यांकन सामान्य कराधान विभाग द्वारा किया गया हो और जिन्हें संचालन की अनुमति दी गई हो। सूचना प्रौद्योगिकी और सार्वजनिक सेवाओं के क्षेत्र में कई वर्षों के अनुभव वाले बड़े ब्रांडों, जैसे विएटेल, वीएनपीटी, एफपीटी, मीसा, बीकेएवी, को प्राथमिकता दी जाती है।
सॉफ़्टवेयर विशेषताएँ और पारिस्थितिकी तंत्र: सॉफ़्टवेयर में एक अनुकूल, उपयोग में आसान इंटरफ़ेस होना चाहिए जो लेखांकन कार्यों (चालान बनाना, समायोजित करना, बदलना, रद्द करना) को पूरी तरह से पूरा कर सके। इसका एक बड़ा लाभ यह है कि यह लेखांकन और बिक्री सॉफ़्टवेयर (ERP, CRM) के साथ सहजता से एकीकृत हो सकता है जिसका उपयोग व्यवसाय प्रक्रियाओं को स्वचालित करने और मैन्युअल डेटा प्रविष्टि को कम करने के लिए कर रहा है।
तकनीकी अवसंरचना और सुरक्षा: आपूर्तिकर्ता के सिस्टम को 24/7 स्थिर संचालन, तेज़ प्रोसेसिंग गति और सुरक्षित डेटा बैकअप तंत्र सुनिश्चित करना चाहिए। इनवॉइस डेटा संवेदनशील जानकारी होती है, इसलिए आपूर्तिकर्ता के पास प्रतिष्ठित सुरक्षा प्रमाणपत्र होने चाहिए।
पारदर्शी लागतें: कोटेशन स्पष्ट और विस्तृत होना चाहिए, जिसमें प्रारंभिक शुल्क, वार्षिक रखरखाव शुल्क और प्रति इनवॉइस मात्रा पैकेज की कीमत शामिल हो। कस्टम इनवॉइस डिज़ाइन शुल्क और सिस्टम एकीकरण शुल्क जैसी किसी भी छिपी हुई लागत के बारे में स्पष्ट रहें।
सहायता सेवाओं की गुणवत्ता: उपयोग के दौरान, सहायता की आवश्यकता वाली समस्याएँ अवश्य उत्पन्न होंगी। एक अच्छे आपूर्तिकर्ता के पास एक पेशेवर, बहु-चैनल सहायता टीम (हॉटलाइन, ईमेल, चैट) होनी चाहिए और 24/7 कार्यरत होनी चाहिए। विएटेल की 1800 8000 या वीएनपीटी की 1800 1260 जैसी प्रतिष्ठित सहायता हॉटलाइनें ग्राहक सेवा के प्रति उनकी प्रतिबद्धता का प्रमाण हैं।
"सस्ते ई-इनवॉइसिंग" की खोज करते समय, कई व्यवसाय अक्सर प्रति इनवॉइस इकाई मूल्य पर ही ध्यान केंद्रित करते हैं। हालाँकि, यह एक अपूर्ण दृष्टिकोण है। वास्तविक लागत का मूल्यांकन "स्वामित्व की कुल लागत" (TCO) के आधार पर किया जाना चाहिए, जिसमें अमूर्त कारक भी शामिल हैं।
लागत को बनाने वाले मुख्य तत्व निम्नलिखित हैं:
सेटअप शुल्क: खाता, चालान टेम्पलेट सेट अप करने के लिए एक बार का प्रारंभिक शुल्क।
इनवॉइस पैकेज की कीमत: आपूर्तिकर्ता अक्सर मात्रा के अनुसार पैकेज बेचते हैं (उदाहरण के लिए: 300, 500, 1000, 5000 इनवॉइस...)। पैकेज जितना बड़ा होगा, प्रति इनवॉइस कीमत उतनी ही कम होगी। इन पैकेजों की आमतौर पर कोई समय सीमा नहीं होती।
वार्षिक रखरखाव शुल्क (यदि लागू हो): कुछ प्रदाता सिस्टम रखरखाव और तकनीकी सहायता के लिए यह शुल्क ले सकते हैं।
एकीकरण लागत: यदि किसी व्यवसाय को ई-इनवॉयसिंग सॉफ्टवेयर को अपने ईआरपी सिस्टम या लेखा सॉफ्टवेयर के साथ एकीकृत करने की आवश्यकता है, तो इस अनुकूलन के लिए लागत हो सकती है।
कम कीमत लेकिन खराब सपोर्ट सर्विस वाला विक्रेता समस्या आने पर व्यवसाय में रुकावट पैदा कर सकता है, जिससे लागत बचत की तुलना में कहीं अधिक नुकसान होता है। इसी तरह, एक सस्ता सॉफ्टवेयर जो अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर के साथ एकीकृत नहीं हो पाता, कर्मचारियों पर मैन्युअल डेटा एंट्री का बोझ बढ़ा देगा। इसलिए, विशेषज्ञों की सलाह है कि केवल "कीमत" देखने के बजाय "मूल्य" का मूल्यांकन करें। एक मजबूत पारिस्थितिकी तंत्र और प्रतिष्ठित सपोर्ट सर्विस वाले विक्रेता को चुनना, भले ही शुरुआती लागत थोड़ी अधिक हो, स्थिरता और दीर्घकालिक विकास के लिए एक समझदारी भरा निवेश होगा।
वियतनाम के ई-इनवॉइस बाज़ार में कई इकाइयों की भागीदारी है, लेकिन सबसे प्रमुख हैं तकनीकी उद्योग के "बड़े लोग"। एक संक्षिप्त तुलना व्यवसायों को जल्दी से सही विकल्प चुनने में मदद करेगी।
| देने वाला | सॉफ्टवेयर का नाम | उत्कृष्ट लाभ | संभावित नुकसान | उपयुक्त वस्तु |
| मीसा | MISA meInvoice | सबसे उपयोगकर्ता-अनुकूल और उपयोग में आसान इंटरफ़ेस। MISA के लेखा और प्रबंधन सॉफ़्टवेयर पारिस्थितिकी तंत्र के साथ गहराई से और सहजता से एकीकृत। | लागत औसत से थोड़ी अधिक हो सकती है। | लघु एवं मध्यम उद्यम (एसएमई), विशेषकर वे जो मीसा लेखांकन सॉफ्टवेयर का उपयोग करते हैं। |
| विएट्टेल | एस-इनवॉइस | सैन्य निगम का प्रतिष्ठित ब्रांड। मज़बूत और स्थिर बुनियादी ढाँचा। देश भर में व्यापक समर्थन नेटवर्क। | हो सकता है कि इसका इंटरफ़ेस अपने प्रतिस्पर्धियों जितना आधुनिक न हो। | बड़े उद्यम, निगम, इकाइयाँ जिन्हें उच्च स्थिरता और सुरक्षा की आवश्यकता होती है। |
| वीएनपीटी | वीएनपीटी चालान | प्रतिष्ठित राज्य ब्रांड। प्रतिस्पर्धी मूल्य। डिजिटल हस्ताक्षर और सामाजिक बीमा वाले कॉम्बो पैकेज सहित कई लचीले पैकेज। | विशेषताएँ विशेष सॉफ्टवेयर जितनी विविध नहीं हो सकतीं। | एकल स्वामी, छोटे व्यवसाय और इकाइयां प्रतिष्ठित आपूर्तिकर्ताओं से लागत प्रभावी समाधानों को प्राथमिकता देते हैं। |
| एफपीटी | एफपीटी.ईइनवॉइस | पेशेवर और तेज़ तकनीकी सहायता। सिस्टम अच्छी तरह से निवेशित और सुरक्षित है। | पंजीकरण प्रक्रिया में अधिक चरणों की आवश्यकता हो सकती है। | व्यवसायों में सेवा की गुणवत्ता और बिक्री के बाद सहायता की उच्च मांग होती है। |
| बीकेएवी | Bkav eHoadon | सुरक्षा के क्षेत्र में अग्रणी। अक्सर आकर्षक प्रचार करते हैं, डिजिटल हस्ताक्षर खरीदने पर चालान देते हैं। | इसकी लोकप्रियता उपरोक्त प्रतिस्पर्धियों जितनी अच्छी नहीं है। | व्यवसाय साइबर सुरक्षा कारकों को प्राथमिकता देते हैं और लागत प्रभावी सेवा पैकेजों की तलाश करते हैं। |
यह खंड इलेक्ट्रॉनिक चालानों को लागू करने और उपयोग करने की प्रक्रिया के दौरान व्यवसायों के सामने आने वाली सबसे आम समस्याओं का सारांश प्रस्तुत करता है तथा संक्षेप में तथा सटीक रूप से उत्तर देता है, जिससे आपको शीघ्रता से समाधान ढूंढने में मदद मिलती है।
अनुच्छेद 10, डिक्री 123/2020/ND-CP के अनुसार, एक इलेक्ट्रॉनिक चालान को वैध और कानूनी माना जाता है जब वह एक साथ निम्नलिखित शर्तों को पूरा करता है:
पूर्ण आवश्यक सामग्री: नाम, चालान प्रतीक, चालान संख्या, विक्रेता और खरीदार की जानकारी, उत्पाद/सेवा विवरण, कुल राशि, कर की दर, विक्रेता के डिजिटल हस्ताक्षर सहित...
सही प्रारूप: चालान डेटा को कर प्राधिकरण द्वारा निर्धारित मानक प्रारूप (आमतौर पर XML फ़ाइल) के अनुरूप होना चाहिए।
वैध डिजिटल हस्ताक्षर रखें: इनवॉइस पर विक्रेता के वैध डिजिटल हस्ताक्षर होने चाहिए। इनवॉइस की वैधता प्रमाणित करने के लिए यह सबसे महत्वपूर्ण कारक है।
मोबाइल फ़ोन पर इनवॉइस बनाना और जारी करना एक ज़रूरी ज़रूरत बनता जा रहा है, खासकर उन व्यवसाय मालिकों या सेल्स कर्मचारियों के लिए जो अक्सर यात्रा पर रहते हैं। ज़्यादातर बड़े आपूर्तिकर्ताओं ने ऐसे मोबाइल ऐप्लिकेशन (ऐप) विकसित किए हैं जो ऐसा करने की सुविधा देते हैं।
हालाँकि, फ़ोन पर इनवॉइस पर हस्ताक्षर और जारी करने के लिए, व्यवसाय पारंपरिक USB टोकन डिजिटल हस्ताक्षरों का उपयोग नहीं कर सकते (क्योंकि उन्हें फ़ोन में प्लग नहीं किया जा सकता)। इसके बजाय, उन्हें रिमोट डिजिटल हस्ताक्षरों का उपयोग करना होगा, जिन्हें टोकन-मुक्त डिजिटल हस्ताक्षर या क्लाउड-आधारित डिजिटल हस्ताक्षर भी कहा जाता है।
यूएसबी टोकन डिजिटल हस्ताक्षर: उच्च सुरक्षा क्योंकि गुप्त कुंजी उपयोगकर्ता द्वारा रखे गए भौतिक उपकरण में संग्रहीत होती है। हालाँकि, असुविधा यह है कि इसे हमेशा अपने साथ रखना पड़ता है और इसे केवल कंप्यूटर में ही प्लग किया जा सकता है।
रिमोट डिजिटल हस्ताक्षर (उदाहरण: VNPT SmartCA, MISA eSign...): अत्यंत सुविधाजनक, उपयोगकर्ताओं को प्रमाणीकरण (फिंगरप्रिंट, फेसआईडी, OTP कोड) के माध्यम से इंटरनेट कनेक्शन वाले फ़ोन से कहीं भी, कभी भी डिजिटल रूप से हस्ताक्षर करने की सुविधा देता है। तेज़ हस्ताक्षर गति, सामूहिक हस्ताक्षर के लिए उपयुक्त।
वर्तमान नियमों के अनुसार, इलेक्ट्रॉनिक इनवॉइस पर क्रेता के इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर आवश्यक नहीं हैं। विक्रेता का डिजिटल हस्ताक्षर वैधता सुनिश्चित करने के लिए पर्याप्त है। हालाँकि, यदि क्रेता एक लेखा इकाई या व्यावसायिक प्रतिष्ठान है और उसके दस्तावेज़ या अनुबंध इनवॉइस पर क्रेता के डिजिटल हस्ताक्षर की आवश्यकता पर सहमत हैं, तो दोनों पक्षों को उस समझौते का पालन करना होगा।
"लाल इनवॉइस बेचना", "नकली इनवॉइस", "वैट इनवॉइस बेचना" जैसी खोजों का आना दर्शाता है कि उपयोगकर्ताओं का एक बड़ा हिस्सा अभी भी कागज़ के इनवॉइस के ज़माने से ही धोखाधड़ी की मानसिकता रखता है। हालाँकि, डिजिटल युग में यह एक बेहद जोखिम भरा व्यवहार है।
इस बात पर जोर दिया जाना चाहिए कि: चालान खरीदना और बेचना कानून का गंभीर उल्लंघन है।
कर विभाग की केंद्रीकृत इलेक्ट्रॉनिक इनवॉइस प्रणाली के ज़रिए, जारी किए गए सभी इनवॉइस लगभग तुरंत ही कर प्राधिकरण के सिस्टम पर दर्ज और ट्रैक किए जाते हैं। कर प्राधिकरण असामान्य लेनदेन और इनवॉइस से संबंधित उच्च-जोखिम वाले संकेतों वाले व्यवसायों का पता लगाने के लिए बिग डेटा और आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस (एआई) विश्लेषण उपकरणों का उपयोग करता है। इस प्रकार, इनपुट लागत को वैध बनाने के लिए नकली इनवॉइस की खरीद-बिक्री का शीघ्र पता लगाया जा सकेगा।
इस व्यवहार के लिए दंड बहुत कठोर हैं, जिनमें शामिल हैं:
प्रशासनिक दंड: अवैध चालान का उपयोग करने या अवैध रूप से चालान का उपयोग करने पर 20,000,000 VND से 50,000,000 VND तक का जुर्माना।
आपराधिक अभियोजन: यदि चालान खरीदने और बेचने का कार्य बड़े पैमाने पर होता है, जिससे राज्य के बजट को नुकसान होता है, तो उल्लंघनकर्ता पर दंड संहिता के प्रावधानों के अनुसार राज्य के बजट में भुगतान के लिए चालान और दस्तावेजों को अवैध रूप से मुद्रित करने, जारी करने और खरीदने और बेचने के अपराध के लिए आपराधिक दायित्व के लिए मुकदमा चलाया जा सकता है।
इसलिए, अवैध और जोखिम भरे समाधान ढूंढने के बजाय, व्यवसायों को कानून का अनुपालन करने और पारदर्शी और टिकाऊ तरीके से व्यावसायिक संचालन को अनुकूलित करने पर ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता है।
