저렴한 전자 청구서 서비스

전자 송장이란? 기업이 알아야 할 모든 정보

이 콘텐츠는 독자들이 전자 송장의 특성, 이점 및 법적 체계를 이해하는 데 도움이 되는 탄탄한 지식 기반을 제공합니다. 이는 적합한 공급업체의 등록, 사용 및 선정 절차를 살펴보고 기업이 합법적이고 효과적으로 운영될 수 있도록 하는 중요한 전제입니다.

정확한 정의 및 관련 개념

올바르게 운영하려면 먼저 올바르게 이해해야 합니다. 정부 시행령 123/2020/ND-CP에 따르면, 전자세금계산서(E-invoice)는 세무 당국의 코드가 있거나 없는 전자 데이터 형태로 표현된 세금계산서입니다. 상품 판매 및 서비스 제공 기관과 개인이 판매 및 서비스 제공 정보를 기록하기 위해 생성하며, 관련 규정에 따라 디지털 서명 또는 전자 서명으로 서명됩니다.

실제로 많은 사람들이 이 개념을 혼동하는 경우가 많습니다. 다음 사항을 명확하게 구분하는 것이 중요합니다.

• 전자 송장: 이는 전통적인 종이 양식을 대체하는 송장 형태입니다.

• 부가가치세 송장(VAT 송장/적색 송장): 이 유형의 송장은 공제 방식에 따라 세금을 신고하는 조직 및 사업체에 적용됩니다. 이 송장에는 VAT 세율이 명확하게 표시됩니다.

• 판매 송장: 이는 직접 방법을 사용하여 세금을 신고하는 조직 및 개인에게 적용되는 유형의 송장입니다.

따라서 "전자 적색 송장" 또는 "전자 부가가치세 송장"과 같은 용어는 실제로 상품 및 서비스를 판매할 때 세금 코드를 부여받은 조직의 컴퓨터 시스템에서 생성, 생성 및 처리되고 전자 거래에 관한 법률의 규정에 따라 당사자의 컴퓨터에 저장되는 부가가치세 송장의 일반적인 명칭입니다.

전자 송장과 기존 종이 송장의 자세한 비교

종이 송장에서 전자 송장으로의 전환은 단순한 기술적 추세가 아니라 운영 효율성 측면에서 혁신적인 진전입니다. 핵심적인 측면들을 직접 비교해 보면 이것이 왜 불가피한 변화인지 알 수 있습니다. 시각적 비교표는 기업 소유주와 회계 담당자들이 이러한 전환의 이점과 시급성을 명확하게 이해하는 데 도움이 되는 강력한 설득 도구가 될 것입니다.

기업이 전자 송장으로 전환하면 얻을 수 있는 5가지 뛰어난 이점

전자 송장을 도입하면 부인할 수 없는 이점이 있으며, 기업의 재무 건전성과 운영 효율성에 직접적인 영향을 미칩니다.

1. 비용 최적화: 가장 확실한 이점은 바로 이것입니다. 기업은 인쇄, 용지, 잉크 구매, 특급 배송비, 그리고 보관 시설 구축 및 유지 관리 비용을 완전히 절감할 수 있습니다. 분석 결과, 종이 송장 200장의 배송비는 최대 80만 동(VND)에 달하는 반면, 전자 송장 200장을 발송하는 데 드는 비용은 거의 무시할 수 있는 수준입니다.

2. 시간 절약 및 효율성 향상: 송장 작성, 내보내기, 발송까지 모든 프로세스가 자동화되어 회계 부서가 시간 소모적인 수동 작업에서 벗어날 수 있도록 지원합니다. 거래 시간이 단축되어 기업의 부채 회수 속도가 빨라지고 현금 흐름이 개선됩니다.

3. 안전 및 보안 강화: 전자 송장은 화재, 손상 또는 분실과 같은 물리적 위험을 완전히 제거합니다. 더욱 중요한 것은 각 송장이 기업의 디지털 서명을 받아 고유성, 데이터 무결성 및 부인 방지를 보장한다는 것입니다. 이를 통해 송장 위조를 최소화하고 기업과 고객 모두를 보호할 수 있습니다.

4. 스마트하고 투명한 관리: 모든 입출금 송장은 단일 시스템에 중앙 집중적으로 저장됩니다. 이를 통해 매우 빠르고 정확한 검색, 통계 및 세무 보고가 가능합니다. 경영진은 언제 어디서나 재무 상태를 쉽게 모니터링할 수 있습니다.

5. 포괄적인 디지털 혁신 촉진: 전자 송장 도입은 기업이 전자 계약 및 무현금 결제와 같은 다른 디지털 관리 솔루션을 도입할 수 있는 기반을 마련하는 중요한 단계입니다. 이는 내부 효율성을 향상시킬 뿐만 아니라 파트너와 고객에게 현대적이고 전문적인 기업 이미지를 구축하는 데에도 도움이 됩니다.

의무적 전자 송장에 대한 중요한 법적 틀

전자 송장 발행으로의 전환은 선택이 아닌 법적 의무입니다. 기업은 규정 준수를 위해 핵심 법률 문서를 숙지해야 합니다.

• 법령 123/2020/ND-CP: 이는 송장 및 문서의 관리 및 사용에 대한 세부 내용을 명시한 가장 중요한 법률 문서입니다. 이 법령은 전자 송장의 내용, 형식 및 시기에 대한 전환 로드맵과 규정을 공식적으로 정의합니다.

• 회람 78/2021/TT-BTC: 이 문서는 세무행정법 및 시행령 123호의 여러 조항을 시행하는 데 대한 구체적인 지침을 제공합니다. 회람 78은 송장 유형, 등록 절차, 오류 처리 및 관련 양식을 명확히 합니다.

• 의무적 로드맵: 2022년 7월 1일부터 기업, 경제단체, 사업 가계, 개인 사업체의 100%가 전자세금계산서를 사용하도록 전환해야 합니다.

분리할 수 없는 법적 문제 중 하나는 디지털 서명의 역할입니다. 법령 130/2018/ND-CP에 따르면, 디지털 서명은 전자 송장의 적법성을 인증하는 필수 요소입니다. 이러한 법적 문서는 독립적으로 존재하지 않고 완전한 법적 생태계를 형성합니다. 법령 123호와 시행규칙 78호는 "무엇"(전자 송장)과 "언제"(로드맵)를 정의하는 반면, 법령 130호는 "어떻게"(디지털 서명을 통한 인증 메커니즘)를 규정합니다. 즉, 전자 송장을 배포하려면 기업은 디지털 서명에 대해 배우고 등록하여 사용해야 합니다.

AZ에서 전자 송장을 등록하고 사용하기 위한 지침

이 섹션에서는 공급업체 선정부터 첫 번째 송장 발행 및 관련 거래 처리까지 단계별 로드맵을 자세히 설명합니다. 이 가이드는 기업과 가정 모두에 적용 가능하도록 설계되어 전환 과정을 간단하고 쉽게 만들어 줍니다.

세무 당국에 전자 송장을 사용하기 위한 등록 절차 4단계

전자세금계산서 발행을 공식적으로 허가받으려면 사업체는 세무 당국에 등록 절차를 완료해야 합니다. 이 절차는 4가지 기본 단계로 구성됩니다.

• 1단계: 필수 준비 사항 - 디지털 서명: 이는 첫 번째 필수 요건입니다. 디지털 서명은 등록 양식에 서명하고, 이후 각 송장에 서명 및 발행하는 데 사용됩니다. 기업은 등록을 위해 공공 디지털 서명 인증 서비스 제공업체(예: Viettel-CA, VNPT-CA, FPT-CA 등)에 문의해야 합니다. 프로필에는 일반적으로 사업자등록증 공증 사본과 법정대리인의 신분증/여권이 포함됩니다.

• 2단계: 전자세금계산서 소프트웨어 공급업체 선택: 기업은 세무총국(GDTO)의 평가 및 허가를 받은 전자세금계산서 소프트웨어 솔루션 공급업체를 선택해야 합니다. 이 공급업체는 등록부터 사용까지 전 과정을 지원합니다.

• 3단계: 등록 양식(양식 01/DKTĐ-HĐĐT) 작성 및 제출: 디지털 서명을 받고 공급업체를 선택한 후, 기업은 양식 01/DKTĐ-HĐĐT에 따라 전자 송장 사용을 위한 등록/정보 변경 양식을 작성합니다. 이 양식은 공급업체 소프트웨어에서 온라인으로 작성되며, 디지털 서명과 함께 서명 후 세무 당국에 온라인으로 제출됩니다.

• 4단계: 세무 당국의 승인을 기다립니다. 신고 접수 후 1영업일 이내에 세무 당국은 전자세금계산서 사용 등록 승인 또는 불승인 통지서를 발송합니다. 승인되면 기업은 전자세금계산서를 사용하고 발행할 수 있습니다.

표준 전자 송장을 생성하고 발행하는 방법에 대한 자세한 지침

세무 당국의 승인을 받으면 소프트웨어를 통해 매우 빠르고 편리하게 전자 송장을 만들고 발행할 수 있습니다.

일반적인 프로세스는 일반적으로 다음 단계로 구성됩니다.

1. 로그인: 공급업체가 생성한 계정을 사용하여 전자 송장 소프트웨어 시스템에 접속합니다.

2. 새 송장 생성: "새 송장 생성" 기능을 선택하세요. 인터페이스에 종이 송장과 유사한 송장 템플릿이 표시됩니다.

3. 정보 입력: 구매자 정보(회사명, 주소, 세금 코드)와 상품 및 서비스 세부 정보(품목, 단위, 수량, 단가, 총액, 부가가치세율)를 입력하세요. 많은 스마트 소프트웨어가 고객 정보를 저장하고 총액과 세금을 자동으로 계산해 줍니다.

4. 확인 및 저장: 발행하기 전에 송장의 모든 정보를 검토하여 정확성을 확인하세요.

5. 서명 및 발급: 가장 중요한 단계입니다. "발급" 또는 "서명 및 전송" 버튼을 클릭하면 시스템에서 사용자에게 디지털 서명이 포함된 USB 토큰을 컴퓨터에 삽입하고 PIN 코드를 입력하도록 요청합니다. 이 작업은 종이 송장에 서명하고 날인을 하는 것과 동일하며, 송장의 적법성과 고유성을 보장합니다. 서명이 완료되면 송장이 고객의 이메일로 전송되고 동시에 시스템에 저장됩니다.

일반적인 오류 처리 방법: 송장 조정, 교체 및 취소

송장 발행 과정에서 오류는 불가피합니다. 회람 78/2021/TT-BTC는 각 사례의 처리 방법을 명확하게 규정하여 기업이 법률을 준수하는 데 도움을 줍니다.

• 사례 1: 송장 취소: 송장이 생성 및 코딩되었지만 아직 구매자에게 전송되지 않은 경우에 적용됩니다. 오류가 감지되면 판매자는 소프트웨어에서 취소 작업만 수행하고 새 송장을 생성하면 됩니다.

• 사례 2: 송장 교체: 송장이 구매자에게 발송되었으나 판매자와 구매자가 세금을 신고하지 않은 경우 적용됩니다. 오류가 발견되면(예: 잘못된 제품명, 단가), 양 당사자는 오류를 명확하게 명시한 서면 계약을 체결해야 하며, 판매자는 기존 송장을 대체하기 위해 새로운 전자 송장을 생성해야 합니다. 교체 송장에는 "송장 양식 번호... 기호... 번호... 일... 월... 년..."이라는 문구가 포함되어야 합니다.

• 사례 3: 송장 조정: 송장이 구매자에게 발송되었고 양측 모두 세금을 신고한 경우에 적용됩니다. 가격 오류(금액 오류, 세율 오류 등)가 발견되면 양측은 서면 계약을 체결하고, 판매자는 조정된 전자 송장을 생성합니다. 조정된 송장에는 "송장 양식 번호, 기호, 번호, 일자, 월, 연도에 대해 상품 수량, 판매 가격, 부가가치세율을 조정(증가/감소)하십시오."라는 문구가 명확하게 명시되어 있습니다.

입력 및 출력 전자 송장을 효과적으로 관리, 조회 및 저장합니다.

전자 송장의 가장 큰 장점은 중앙에서 지능적으로 관리할 수 있다는 것입니다.

• 검색 및 확인: 모든 유효한 전자 송장은 세무청 전자 송장 포털에서 공개적으로 검색할 수 있습니다. 기업은 공급업체로부터 수령한 입력 송장의 적법성을 쉽게 확인할 수 있습니다.

• 소프트웨어 관리: 최신 전자 송장 소프트웨어는 강력한 관리 도구를 제공합니다. 시스템은 자동으로 데이터를 집계하여 송장 사용 및 부가가치세 신고에 대한 보고서를 생성합니다. 또한 많은 소프트웨어는 법적 위험이 있는 송장에 대한 경고 기능을 제공합니다.

• 보관 의무: 회계법 규정에 따라 기업은 최소 10년간 송장(입출금 모두)을 보관해야 합니다. 전자 송장을 사용하면 공급업체의 클라우드 플랫폼에 안전하게 보관되므로 분실, 손상 위험이 완전히 사라지고 보관 비용도 절감됩니다.

가장 적합한 전자세금계산서 소프트웨어와 공급업체를 선택하세요

현재 시중에는 수십 개의 전자 청구 서비스 제공업체가 있어 선택이 어렵습니다. 이 섹션에서는 객관적인 기준과 심층적인 비용 분석을 제공하여 기업이 가장 현명하고 효과적인 투자 결정을 내리는 데 도움을 드립니다.

저렴하고 평판 좋은 전자 송장 공급업체를 선택하기 위한 5가지 황금 기준

"저렴함"은 단순히 송장당 가격 이상의 의미를 지닙니다. 현명한 선택은 공급업체가 제공하는 총 가치를 고려해야 합니다.

1. 합법성 및 평판: 이것이 첫 번째 기준입니다. 공급업체는 세무총국(GDTO)의 평가를 받고 운영 허가를 받은 기관 목록에 포함되어야 합니다. Viettel, VNPT, FPT, MISA, BKAV와 같이 정보 기술 및 공공 서비스 분야에서 다년간의 경험을 보유한 대형 브랜드가 우선적으로 고려됩니다.

2. 소프트웨어 기능 및 생태계: 소프트웨어는 회계 업무(송장 생성, 조정, 교체, 취소)를 완벽하게 충족하는 사용자 친화적이고 사용하기 쉬운 인터페이스를 갖춰야 합니다. 가장 큰 장점은 기업에서 프로세스를 자동화하고 수동 데이터 입력을 최소화하기 위해 사용하는 회계 및 영업 소프트웨어(ERP, CRM)와 완벽하게 통합될 수 있다는 것입니다.

3. 기술 인프라 및 보안: 공급업체 시스템은 24시간 연중무휴 안정적인 운영, 빠른 처리 속도, 그리고 안전한 데이터 백업 메커니즘을 보장해야 합니다. 송장 데이터는 민감한 정보이므로 공급업체는 신뢰할 수 있는 보안 인증서를 보유해야 합니다.

4. 투명한 비용: 견적은 초기 비용, 연간 유지 관리 비용, 송장 수량 패키지당 가격을 포함하여 명확하고 자세하게 작성되어야 합니다. 맞춤 송장 설계 비용이나 시스템 통합 비용 등 발생할 수 있는 숨겨진 비용도 명확하게 명시해야 합니다.

5. 지원 서비스 품질: 사용 중 지원이 필요한 문제가 발생할 수 있습니다. 좋은 공급업체는 전문적인 다채널 지원팀(핫라인, 이메일, 채팅)을 갖추고 24시간 연중무휴 운영해야 합니다. Viettel의 1800 8000이나 VNPT의 1800 1260과 같은 평판 좋은 지원 핫라인은 고객 서비스에 대한 공급업체의 헌신을 입증합니다.

전자 송장 견적 분석: 비용에 영향을 미치는 요소는 무엇인가?

"저렴한 전자 송장"을 검색할 때 많은 기업이 송장당 단가에만 집중하는 경우가 많습니다. 하지만 이는 불완전한 관점입니다. 실제 비용은 무형 요소를 포함한 "총소유비용"(TCO)을 기준으로 평가해야 합니다.

비용을 구성하는 주요 요소는 다음과 같습니다.

• 설정 수수료: 계정, 송장 템플릿을 설정하기 위한 초기 일회성 수수료입니다.

• 송장 패키지 가격: 공급업체는 종종 수량 패키지(예: 300개, 500개, 1000개, 5000개 송장 등)로 판매합니다. 패키지 크기가 클수록 송장당 가격이 저렴해집니다. 이러한 패키지는 일반적으로 기간 제한이 없습니다.

• 연간 유지 관리 수수료(해당되는 경우): 일부 공급업체는 시스템 유지 관리 및 기술 지원에 대해 이 수수료를 청구할 수 있습니다.

• 통합 비용: 기업이 전자 송장 소프트웨어를 자체 ERP 시스템이나 회계 소프트웨어와 통합해야 하는 경우, 이러한 맞춤화에 비용이 발생할 수 있습니다.

가격은 저렴하지만 지원 서비스가 부족한 공급업체는 문제 발생 시 업무 중단을 초래하여 비용 절감보다 훨씬 더 큰 손실을 초래할 수 있습니다. 마찬가지로, 회계 소프트웨어와 통합되지 않는 저렴한 소프트웨어는 직원들의 수동 데이터 입력 부담을 가중시킵니다. 따라서 전문가는 단순히 "가격"만 보는 것이 아니라 "가치"를 평가하는 것이 좋다고 조언합니다. 초기 비용이 다소 높더라도 탄탄한 생태계와 평판이 좋은 지원 서비스를 제공하는 공급업체를 선택하는 것은 안정성과 장기적인 발전을 위한 현명한 투자가 될 것입니다.

오늘날 가장 인기 있는 전자 송장 소프트웨어 5가지 리뷰

베트남 전자 송장 시장에는 다양한 기업이 참여하고 있지만, 가장 눈에 띄는 기업은 기술 업계의 "대기업"입니다. 전반적인 비교를 통해 기업은 자신에게 맞는 선택을 빠르게 찾을 수 있습니다.

전자 송장에 대한 자주 묻는 질문에 대한 답변(FAQ)

이 섹션에서는 기업이 전자 송장을 구현하고 사용하는 과정에서 자주 마주치는 가장 일반적인 문제를 요약하고 간략하고 정확하게 답변하여 신속하게 해결책을 찾을 수 있도록 돕습니다.

유효한 전자 송장은 어떤 조건을 충족해야 합니까?

법령 123/2020/ND-CP 제10조에 따르면 전자 송장은 다음 조건을 동시에 충족하는 경우 유효하고 합법적인 것으로 간주됩니다.

• 필수 내용 전체: 이름, 송장 기호, 송장 번호, 판매자 및 구매자 정보, 제품/서비스 세부 정보, 총액, 세율, 판매자의 디지털 서명 등

• 올바른 형식: 송장 데이터는 세무 당국이 규정한 표준 형식(일반적으로 XML 파일)을 준수해야 합니다.

• 유효한 디지털 서명을 확보하세요. 송장에는 판매자의 유효한 디지털 서명이 있어야 합니다. 이는 송장의 적법성을 인증하는 가장 중요한 요소입니다.

모바일에서 송장을 만들고 내보내는 방법은 무엇입니까?

특히 이동이 잦은 사업주나 영업 직원에게는 모바일 송장 작성 및 발행이 필수적인 요구가 되고 있습니다. 대부분의 주요 공급업체는 이를 지원하는 모바일 애플리케이션(앱)을 개발했습니다.

하지만 휴대폰으로 송장에 서명하고 발행하려면 기업은 기존 USB 토큰 디지털 서명을 사용할 수 없습니다(휴대폰에 연결할 수 없기 때문입니다). 대신, 토큰 없는 디지털 서명 또는 클라우드 기반 디지털 서명이라고도 하는 원격 디지털 서명을 사용해야 합니다.

• USB 토큰 디지털 서명: 비밀 키가 사용자가 소지한 물리적 장치에 저장되므로 보안성이 높습니다. 하지만 항상 휴대해야 하고 컴퓨터에만 연결할 수 있다는 단점이 있습니다.

• 원격 디지털 서명(예: VNPT SmartCA, MISA eSign 등): 매우 편리하며, 인터넷에 연결된 휴대폰만으로 인증(지문, FaceID, OTP 코드)을 통해 언제 어디서나 디지털 서명이 가능합니다. 서명 속도가 빠르므로 대량 서명에 적합합니다.

전자 송장에는 구매자의 서명이 필요합니까?

현행 규정에 따르면 전자 송장에는 구매자의 전자 서명이 필요하지 않습니다. 판매자의 디지털 서명만으로도 적법성을 확보할 수 있습니다. 단, 구매자가 회계 기관 또는 사업체이고 송장에 구매자의 디지털 서명을 요구하는 문서나 계약이 있는 경우, 양 당사자는 해당 계약을 준수해야 합니다.

불법 적색 송장 및 부가가치세 송장 매매 시 법적 위험 경고

"빨간색 송장 판매", "가짜 송장", "부가가치세 송장 판매"와 같은 검색어가 등장하는 것은 일부 사용자가 종이 송장 시대와 같은 사기적 사고방식을 여전히 가지고 있음을 보여줍니다. 하지만 이는 디지털 시대에 매우 위험한 행동입니다.

강조해야 할 점은 송장을 사고 파는 것은 심각한 법률 위반이라는 것입니다.

국세청의 중앙집중형 전자세금계산서 시스템을 통해 발행된 모든 세금계산서는 세무 당국 시스템에 거의 즉시 기록되고 추적됩니다. 세무 당국은 빅데이터 및 인공지능(AI) 분석 도구를 활용하여 세금계산서와 관련된 이상 거래 및 고위험 징후가 있는 사업체를 감지합니다. 따라서 투입 비용을 합법화하기 위한 위조 세금계산서 매매 행위를 신속하게 적발할 수 있습니다.

이러한 행동에 대한 처벌은 다음을 포함하여 매우 엄격합니다.

• 행정 처벌: 불법 송장을 사용하거나 불법적으로 송장을 사용할 경우 20,000,000 VND에서 50,000,000 VND의 벌금이 부과됩니다.

• 형사소송: 송장 매매 행위가 대규모로 이루어져 국가 예산에 손실을 초래하는 경우, 위반자는 형법의 규정에 따라 국가 예산에 대한 지불을 목적으로 송장 및 문서를 불법적으로 인쇄, 발행, 매매한 혐의로 형사책임을 질 수 있습니다.

따라서 기업은 불법적이고 위험한 해결책을 찾는 대신, 법을 준수하고 투명하고 지속 가능한 방식으로 사업 운영을 최적화하는 데 집중해야 합니다.