廉价的电子发票服务

什么是电子发票？企业需要了解的所有信息

本内容提供了扎实的知识基础，帮助读者了解电子发票的性质、优势和法律框架。这是探索电子发票注册、使用和选择合适供应商流程的重要前提，确保企业合法有效地运营。

确切定义和相关概念

要正确操作，首先必须正确理解。根据政府第123/2020/ND-CP号法令的规定，电子发票（E-invoice）是指以电子数据形式表示的带有或不带有税务机关代码的发票。它由销售商品和提供服务的组织和个人创建，用于记录销售和服务提供信息，并根据规定使用数字签名或电子签名进行签名。

其实很多人经常混淆这两个概念，需要明确区分：

• 电子发票：这是一种发票形式，取代了传统的纸质发票。

• 增值税发票（红色发票）：此类发票适用于按抵扣方式申报纳税的机构和企业。此类发票清晰地标明了增值税税率。

• 销售发票：这是适用于采用直接法申报纳税的组织和个人的发票类型。

因此，“电子红色发票”或“电子增值税发票”等术语实际上是增值税发票的通用名称，这些发票是在获得税号的组织在销售商品和服务时在其计算机系统上创建、生成和处理，并根据电子交易法律的规定存储在各方的计算机上的。

电子发票与传统纸质发票详细对比

从纸质发票转向电子发票不仅仅是一种技术趋势，更是运营效率的革命性进步。直接比较核心方面，就能明白为什么这是不可避免的变革。可视化的对比表将是一个强有力的说服工具，帮助企业主和会计师清楚地认识到转型的益处和紧迫性。

企业改用电子发票的 5 大优势

电子发票的应用带来的好处是不可否认的，直接影响企业的财务健康和运营效率。

1. 成本优化：这是最明显的好处。企业将彻底削减打印、纸张、墨水采购、快递以及仓储设施建设和维护的成本。分析显示，200张纸质发票的运费高达80万越南盾，而200张电子发票的运费几乎可以忽略不计。

2. 节省时间，提高效率：从创建、导出到发送发票，整个流程均实现自动化，帮助会计部门摆脱耗时的手动任务。缩短交易时间，帮助企业更快地收回债务，改善现金流。

3. 安全性更高：电子发票彻底消除了火灾、损坏或丢失等物理风险。更重要的是，每张发票都经过企业数字签名，确保其唯一性、数据完整性和不可否认性。这有助于最大限度地减少发票伪造，保护企业和客户。

4. 智能透明的管理：所有进出发票均集中存储在单一系统中。这使得搜索、统计和税务报告变得极其快速和准确。管理层可以随时随地轻松监控财务状况。

5. 推动全面数字化转型：应用电子发票是企业迈出的重要一步，它将为企业部署其他数字化管理解决方案（例如电子合同和无现金支付）创造动力。这不仅能提升内部效率，还能在合作伙伴和客户眼中树立现代化、专业的企业形象。

强制性电子发票的重要法律框架

转换电子发票并非可有可无，而是法律要求。企业需要掌握核心法律文件，确保合规。

• 第123/2020/ND-CP号法令：这是最重要的法律文件，详细规定了发票和文件的管理和使用。该法令正式定义了电子发票的转换路线图，并规定了电子发票的内容、格式和时间。

• 第78/2021/TT-BTC号通函：本文件为《税务管理法》和第123号法令若干条款的实施提供了具体指导。第78号通函明确了发票类型、登记程序、错误处理和相关表格。

• 强制性路线图：自2022年7月1日起，100%的企业、经济组织、经营户和个体工商户必须转换使用电子发票。

一个不可分割的法律要点是数字签名的作用。根据第130/2018/ND-CP号法令，数字签名是验证电子发票合法性的强制性要素。这些法律文件并非独立存在，而是构成一个完整的法律生态系统。第123号法令和第78号通函定义了“什么”（电子发票）和“何时”（路线图），而第130号法令则规定了“如何”（基于数字签名的认证机制）。这意味着，为了部署电子发票，企业需要了解并注册使用数字签名。

AZ 电子发票注册及使用说明

本节提供详细的分步路线图，涵盖从选择供应商到成功开具第一张发票以及处理相关交易的整个流程。本指南旨在适用于企业和家庭，使过渡过程简单便捷。

向税务机关注册使用电子发票的四步流程

要获得正式开具电子发票的许可，企业需要向税务机关完成注册程序。该流程包含四个基本步骤。

• 步骤1：准备前提条件 - 数字签名：这是第一个强制性要求。数字签名将用于签署注册表，并随后用于签署和开具每张发票。企业需要联系公共数字签名认证服务提供商（例如Viettel-CA、VNPT-CA、FPT-CA等）进行注册。企业资料通常包含经公证的营业执照副本以及法定代表人的身份证/护照。

• 第二步：选择电子发票软件提供商：企业需要选择一家经税务总局评估和许可的电子发票软件解决方案提供商。该提供商将为企业提供从初始化到最终使用的全程支持。

• 步骤3：准备并提交登记表（表格01/DKTĐ-HĐĐT）：企业获得数字签名并选择供应商后，将根据表格01/DKTĐ-HĐĐT准备电子发票使用登记/变更信息表。该表格在供应商的软件上在线准备，然后使用数字签名在线签署并提交给税务机关。

• 第四步：等待税务机关受理：税务机关在收到申报后1个工作日内，向企业发出《受理或不予受理电子发票使用登记通知书》。受理后，企业即可使用和开具电子发票。

关于如何创建和开具标准电子发票的详细说明

一旦获得税务机关的批准，通过软件创建和开具电子发票就会变得非常快捷和方便。

其一般流程通常包括以下步骤：

1. 登录：使用供应商创建的账户访问电子发票软件系统。

2. 创建新发票：选择“创建新发票”功能，界面会显示类似纸质发票的发票模板。

3. 输入信息：填写买家信息（公司名称、地址、税号）以及商品和服务详情（名称、单位、数量、单价、总金额、增值税率）。许多智能软件允许保存客户信息，并自动计算总金额和税额。

4. 检查并保存：在开具发票之前，请检查发票上的所有信息，以确保绝对准确。

5. 签名并开具：这是最重要的一步。点击“开具”或“签名并发送”按钮时，系统会要求用户将包含数字签名的USB令牌插入电脑并输入PIN码。此操作相当于在纸质发票上签名并盖章，确保发票的合法性和唯一性。签名成功后，发票将发送至客户邮箱，并同时存储在系统中。

如何处理常见错误：调整、更换和取消发票

开票过程中难免会出现错误。第78/2021/TT-BTC号通函明确规定了每种情况的处理方法，帮助企业遵守法律。

• 情况一：取消发票：适用于发票已创建并编码但尚未发送给买家的情况。如果发现错误，卖家只需在软件上执行取消操作并创建新发票即可。

• 情况二：发票更换：适用于发票已发送给买家，但买卖双方尚未申报税费的情况。如发现错误（例如：商品名称、单价错误），双方必须以书面形式明确说明错误所在，然后卖家必须创建新的电子发票来替换已创建的发票。替换发票必须标明“替换发票表格编号……符号……编号……日期……月……年……”。

• 案例三：调整发票：适用于发票已发送给买方且双方均已申报税款的情况。当发现金额错误（金额、税率错误等）时，双方达成书面协议，卖方创建调整后的电子发票。调整后的发票上应明确注明“调整（增加/减少）商品数量、售价、增值税税率……发票表格编号……符号……编号……日期……月份……年份……”。

有效地管理、查找和存储输入和输出的电子发票

电子发票的一大优势是能够集中管理、智能化管理。

• 搜索和验证：所有有效的电子发票均可在税务总局的电子发票门户网站上公开搜索。企业可以轻松检查从供应商处收到的进项发票的合法性。

• 软件管理：目前的电子发票软件提供了强大的管理工具。系统会自动汇总数据，生成发票使用情况和增值税申报报告。许多软件还具有对存在法律风险的发票进行预警的功能。

• 保管义务：根据《会计法》规定，企业有义务保管发票（包括进项发票和出项发票），保管期限至少为10年。电子发票可安全存储在供应商的云平台上，彻底杜绝丢失、损坏的风险，并节省存储成本。

选择最合适的电子发票软件和供应商

目前市场上有数十家电子发票服务提供商，选择起来非常困难。本部分将提供客观的标准和深入的成本分析，帮助企业做出最明智、最有效的投资决策。

选择便宜且信誉良好的电子发票提供商的5个黄金标准

“便宜”不仅仅指每张发票的价格。明智的选择应该考虑供应商带来的总价值。

1. 合法性和信誉：这是首要标准。供应商必须位于经税务总局评估并获准运营的机构名单中。优先考虑在信息技术和公共服务领域拥有多年经验的大型品牌，例如 Viettel、VNPT、FPT、MISA、BKAV。

2. 软件功能和生态系统：该软件需要拥有友好易用的界面，全面满足会计操作（创建、调整、替换和取消发票）的需求。其一大优势在于能够与企业现有的会计和销售软件（ERP、CRM）无缝集成，从而实现流程自动化，并最大限度地减少手动数据输入。

3. 技术基础设施和安全：供应商的系统必须确保全天候稳定运行、快速处理速度，并拥有安全的数据备份机制。发票数据属于敏感信息，因此供应商必须拥有信誉良好的安全证书。

4. 成本透明：报价应清晰详细，包括初始费用、年度维护费以及每份发票数量套餐的价格。并明确说明可能产生的任何隐性费用，例如定制发票设计费和系统集成费。

5. 支持服务质量：在使用过程中，难免会遇到需要支持的问题。优秀的供应商必须拥有专业的多渠道支持团队（热线、电子邮件、聊天），并且全天候运营。Viettel 的 1800 8000 或 VNPT 的 1800 1260 等信誉良好的支持热线，充分体现了他们对客户服务的承诺。

电子发票报价分析：哪些因素影响成本？

许多企业在搜索“廉价电子发票”时，往往只关注每张发票的单价。然而，这种观点并不全面。真正的成本应该基于“总拥有成本”（TCO）来评估，其中包括一些无形因素。

构成成本的主要要素包括：

• 设置费：设置帐户、发票模板的初始一次性费用。

• 发票套餐价格：供应商通常以批量套餐的形式出售（例如：300、500、1000、5000 张发票……）。套餐金额越大，每张发票的价格越便宜。这些套餐通常没有期限限制。

• 年度维护费（如适用）：一些提供商可能会收取此费用作为系统维护和技术支持的费用。

• 集成成本：如果企业需要将电子发票软件与自己的 ERP 系统或会计软件集成，则这种定制可能会产生成本。

价格低廉但支持服务不佳的供应商在出现问题时可能会导致业务中断，其损失远大于成本节省。同样，无法与会计软件集成的廉价软件会增加员工手动数据录入的负担。因此，专家建议评估“价值”，而不仅仅是“价格”。选择一家拥有强大生态系统和信誉良好的支持服务的供应商，即使初始成本略高，也是一项明智的投资，有利于稳定和长期发展。

回顾当今最流行的 5 款电子发票软件

越南电子发票市场参与单位众多，但最突出的还是科技行业的“巨头”。综合比较，有助于企业快速找到合适的选择。

电子发票常见问题解答（FAQ）

本节针对企业在推行和使用电子发票过程中经常遇到的问题进行归纳和简明准确的解答，帮助您快速找到解决方案。

有效的电子发票必须满足哪些条件？

根据第123/2020/ND-CP号法令第10条规定，电子发票同时满足以下条件时，视为有效、合法：

• 完整必填内容：包括姓名、发票符号、发票号码、卖家和买家信息、产品/服务详情、总金额、税率、卖家数字签名……

• 格式正确：发票数据必须符合税务机关规定的标准格式（通常是XML文件）。

• 拥有有效的数字签名：发票必须使用卖方有效的数字签名进行签名。这是验证发票合法性的最重要因素。

如何在手机上创建和导出发票？

在手机上创建和开具发票正成为一种必需品，尤其是对于经常出差的企业主或销售人员而言。大多数主要供应商都开发了支持此功能的移动应用程序。

然而，要在手机上签署和开具发票，企业不能使用传统的 USB Token 数字签名（因为它们无法插入手机）。相反，他们需要使用远程数字签名，也称为无 Token 数字签名或基于云的数字签名。

• USB Token 数字签名：由于密钥存储在用户保管的物理设备中，因此安全性较高。然而，不便之处在于必须随身携带，并且只能插入计算机。

• 远程数字签名（例如：VNPT SmartCA、MISA eSign……）：极其便捷，用户只需一部连接互联网的手机，即可通过身份验证（指纹、FaceID、OTP 码）随时随地进行数字签名。签名速度快，适合批量签名。

电子发票需要买家签名吗？

根据现行规定，电子发票无需买方的电子签名。卖方的数字签名足以确保其合法性。但是，如果买方是会计单位或商业机构，且其文件或合同约定要求买方在发票上进行数字签名，则双方应遵守该约定。

买卖非法红票、增值税发票法律风险提示

“卖红票”、“假发票”、“卖增值税发票”等搜索词的出现，说明一部分用户仍然保留着纸质发票时代的诈骗思维，而这在数字时代是极其危险的行为。

必须强调的是：买卖发票是严重违法行为。

借助税务总局的集中式电子发票系统，所有已开具的发票几乎都会立即在税务机关的系统中记录和追踪。税务机关使用大数据和人工智能 (AI) 分析工具来检测发票方面的异常交易和存在高风险迹象的业务。因此，买卖假发票以合法化进项成本的行为将被迅速发现。

这种行为的惩罚非常严厉，包括：

• 行政处罚：使用非法发票或非法使用发票，处以20,000,000越南盾至50,000,000越南盾的罚款。

• 刑事追诉：如果买卖发票行为规模较大，给国家预算造成损失的，违法者可根据《刑法》的规定，以非法印制、发放、买卖用于支付国家预算的发票和文件罪被追究刑事责任。

因此，企业不应该寻求非法和有风险的解决方案，而应该专注于遵守法律并以透明和可持续的方式优化业务运营。