บริการใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ราคาประหยัด

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คืออะไร? ข้อมูลที่ธุรกิจจำเป็นต้องรู้

เนื้อหานี้ให้ความรู้พื้นฐานที่แข็งแกร่ง ช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจลักษณะ ประโยชน์ และกรอบทางกฎหมายของใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ถือเป็นพื้นฐานสำคัญในการสำรวจกระบวนการลงทะเบียน การใช้งาน และการคัดเลือกซัพพลายเออร์ที่เหมาะสม เพื่อให้มั่นใจว่าธุรกิจจะดำเนินไปอย่างถูกกฎหมายและมีประสิทธิภาพ

คำจำกัดความที่ชัดเจนและแนวคิดที่เกี่ยวข้อง

เพื่อการใช้งานที่ถูกต้อง จำเป็นต้องทำความเข้าใจให้ถูกต้องเสียก่อน ตามบทบัญญัติของพระราชกฤษฎีกา 123/2020/ND-CP ของรัฐบาล ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ (E-invoice) คือใบแจ้งหนี้ที่มีหรือไม่มีรหัสจากกรมสรรพากร โดยแสดงในรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ใบแจ้งหนี้นี้จัดทำโดยองค์กรและบุคคลที่ขายสินค้าและให้บริการ เพื่อบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับการขายและการให้บริการ และมีการลงนามด้วยลายเซ็นดิจิทัลหรือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ตามระเบียบข้อบังคับ

อันที่จริง หลายคนมักสับสนกับแนวคิดเหล่านี้ จำเป็นต้องแยกแยะให้ชัดเจน:

• ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์: เป็นรูปแบบใบแจ้งหนี้ที่เข้ามาแทนที่แบบฟอร์มกระดาษแบบเดิม

• ใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่ม / ใบกำกับภาษีสีแดง): ใบกำกับภาษีประเภทนี้ใช้กับองค์กรและธุรกิจที่แจ้งภาษีตามวิธีการหักภาษี ใบกำกับภาษีนี้แสดงอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มอย่างชัดเจน

• ใบแจ้งหนี้การขาย: เป็นใบแจ้งหนี้ประเภทหนึ่งที่ใช้กับองค์กรและบุคคลที่ยื่นภาษีโดยใช้วิธีตรง

ดังนั้นคำศัพท์เช่น "ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์" หรือ "ใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มอิเล็กทรอนิกส์" จึงเป็นชื่อเรียกทั่วไปของใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มที่ถูกสร้าง จัดทำ และประมวลผลบนระบบคอมพิวเตอร์ขององค์กรที่ได้รับรหัสภาษีเมื่อขายสินค้าและบริการ และถูกจัดเก็บไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคู่สัญญาตามบทบัญญัติของกฎหมายว่าด้วยการทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์

การเปรียบเทียบรายละเอียดระหว่างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์และใบแจ้งหนี้กระดาษแบบดั้งเดิม

การเปลี่ยนจากระบบใบแจ้งหนี้กระดาษมาเป็นระบบอิเล็กทรอนิกส์ไม่ใช่แค่เทรนด์ทางเทคโนโลยีเท่านั้น แต่ยังเป็นก้าวสำคัญในการปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานอีกด้วย การเปรียบเทียบประเด็นหลักๆ โดยตรงกับระบบจะแสดงให้เห็นว่าเหตุใดการเปลี่ยนแปลงนี้จึงเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ตารางเปรียบเทียบภาพจะเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการโน้มน้าวใจ ช่วยให้เจ้าของธุรกิจและนักบัญชีมองเห็นประโยชน์และความเร่งด่วนของการเปลี่ยนแปลงนี้ได้อย่างชัดเจน

5 ประโยชน์เด่นเมื่อธุรกิจเปลี่ยนมาใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

การประยุกต์ใช้ใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์นำมาซึ่งประโยชน์ที่ไม่อาจปฏิเสธได้ ส่งผลโดยตรงต่อสุขภาพทางการเงินและประสิทธิภาพการดำเนินงานของธุรกิจ

1. การลดต้นทุน: นี่คือประโยชน์ที่เห็นได้ชัดที่สุด ธุรกิจต่างๆ จะลดต้นทุนการพิมพ์ การซื้อกระดาษ หมึกพิมพ์ ค่าจัดส่งด่วน และค่าใช้จ่ายในการสร้างและบำรุงรักษาคลังสินค้าได้อย่างสมบูรณ์ การวิเคราะห์แสดงให้เห็นว่าค่าจัดส่งใบแจ้งหนี้กระดาษ 200 ฉบับอาจสูงถึง 800,000 ดอง ในขณะที่ต้นทุนการส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ 200 ฉบับนั้นแทบจะเป็นศูนย์

2. ประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพ: กระบวนการทำงานอัตโนมัติตั้งแต่การสร้าง การส่งออก ไปจนถึงการส่งใบแจ้งหนี้ ช่วยให้ฝ่ายบัญชีไม่ต้องเสียเวลากับงานที่ต้องทำด้วยมืออีกต่อไป ระยะเวลาในการทำธุรกรรมสั้นลง ช่วยให้ธุรกิจสามารถชำระหนี้ได้เร็วขึ้น และปรับปรุงกระแสเงินสด

3. เพิ่มความปลอดภัยและความมั่นคง: ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ช่วยขจัดความเสี่ยงทางกายภาพ เช่น ไฟไหม้ ความเสียหาย หรือการสูญหายได้อย่างสมบูรณ์ ที่สำคัญยิ่งกว่านั้น ใบแจ้งหนี้ทุกใบได้รับการลงนามแบบดิจิทัลโดยธุรกิจ มั่นใจได้ถึงเอกลักษณ์ ความสมบูรณ์ของข้อมูล และการป้องกันการปฏิเสธความรับผิดชอบ ช่วยลดการปลอมแปลงใบแจ้งหนี้ ช่วยปกป้องทั้งธุรกิจและลูกค้า

4. การจัดการที่ชาญฉลาดและโปร่งใส: ใบแจ้งหนี้ขาเข้าและขาออกทั้งหมดจะถูกจัดเก็บรวมไว้ในระบบเดียว ช่วยให้การค้นหา สถิติ และการรายงานภาษีรวดเร็วและแม่นยำอย่างยิ่ง ฝ่ายบริหารสามารถตรวจสอบสถานะทางการเงินได้อย่างง่ายดายทุกที่ทุกเวลา

5. ส่งเสริมการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลอย่างครอบคลุม: การนำใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มาใช้เป็นก้าวสำคัญที่จะช่วยผลักดันให้ธุรกิจต่างๆ ปรับใช้โซลูชันการจัดการดิจิทัลอื่นๆ เช่น สัญญาอิเล็กทรอนิกส์และการชำระเงินแบบไร้เงินสด ซึ่งไม่เพียงแต่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพภายในองค์กรเท่านั้น แต่ยังช่วยสร้างภาพลักษณ์ของธุรกิจที่ทันสมัยและเป็นมืออาชีพในสายตาของพันธมิตรและลูกค้าอีกด้วย

กรอบกฎหมายที่สำคัญเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แบบบังคับ

การเปลี่ยนมาใช้ระบบออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ไม่ใช่ทางเลือก แต่เป็นข้อกำหนดทางกฎหมาย ธุรกิจจำเป็นต้องเข้าใจเอกสารทางกฎหมายหลักๆ เพื่อให้มั่นใจว่าเป็นไปตามข้อกำหนด

• พระราชกฤษฎีกา 123/2020/ND-CP: ฉบับนี้เป็นเอกสารทางกฎหมายที่สำคัญที่สุด ซึ่งให้รายละเอียดเกี่ยวกับการจัดการและการใช้ใบแจ้งหนี้และเอกสารต่างๆ พระราชกฤษฎีกาฉบับนี้กำหนดแผนงานและข้อบังคับเกี่ยวกับการแปลงใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์อย่างเป็นทางการเกี่ยวกับเนื้อหา รูปแบบ และระยะเวลาของใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

• หนังสือเวียนที่ 78/2021/TT-BTC: เอกสารนี้ให้คำแนะนำเฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับการบังคับใช้มาตราต่างๆ ของกฎหมายว่าด้วยการจัดเก็บภาษีและพระราชกฤษฎีกา 123 หนังสือเวียนที่ 78 ชี้แจงประเภทของใบแจ้งหนี้ ขั้นตอนการลงทะเบียน การจัดการข้อผิดพลาด และแบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง

• แผนงานบังคับ: ตั้งแต่วันที่ 1 กรกฎาคม 2565 เป็นต้นไป วิสาหกิจ องค์กรเศรษฐกิจ ครัวเรือนธุรกิจ และธุรกิจรายบุคคลทั้งหมด 100% จะต้องเปลี่ยนมาใช้ใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์

ประเด็นทางกฎหมายที่แยกไม่ออกคือบทบาทของลายเซ็นดิจิทัล ตามพระราชกฤษฎีกา 130/2018/ND-CP ลายเซ็นดิจิทัลเป็นองค์ประกอบสำคัญในการรับรองความถูกต้องตามกฎหมายของใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ เอกสารทางกฎหมายเหล่านี้ไม่ได้มีอยู่โดยอิสระ แต่ก่อให้เกิดระบบนิเวศทางกฎหมายที่สมบูรณ์ พระราชกฤษฎีกา 123 และหนังสือเวียน 78 กำหนด "อะไร" (ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์) และ "เมื่อใด" (แผนงาน) ขณะที่พระราชกฤษฎีกา 130 กำหนด "อย่างไร" (กลไกการรับรองความถูกต้องด้วยลายเซ็นดิจิทัล) ซึ่งหมายความว่า เพื่อที่จะนำใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ไปใช้ ธุรกิจต่างๆ จำเป็นต้องเรียนรู้และลงทะเบียนเพื่อใช้ลายเซ็นดิจิทัล

คำแนะนำในการลงทะเบียนและใช้งานใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จาก AZ

ส่วนนี้นำเสนอแผนงานโดยละเอียดทีละขั้นตอน ตั้งแต่การเลือกซัพพลายเออร์ ไปจนถึงการออกใบแจ้งหนี้ฉบับแรก และการดำเนินการธุรกรรมที่เกี่ยวข้อง คู่มือนี้ออกแบบมาเพื่อให้ใช้ได้กับทั้งธุรกิจและครัวเรือน ช่วยให้การเปลี่ยนผ่านเป็นเรื่องง่ายและสะดวก

ขั้นตอน 4 ขั้นตอนในการลงทะเบียนใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์กับกรมสรรพากร

เพื่อให้ได้รับอนุญาตให้ออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์อย่างเป็นทางการ ธุรกิจต่างๆ จะต้องดำเนินการตามขั้นตอนการลงทะเบียนกับหน่วยงานภาษีให้เสร็จสมบูรณ์ ซึ่งกระบวนการนี้ประกอบด้วย 4 ขั้นตอนพื้นฐาน

• ขั้นตอนที่ 1: เตรียมข้อกำหนดเบื้องต้น - ลายเซ็นดิจิทัล: นี่เป็นข้อกำหนดเบื้องต้นที่จำเป็น ลายเซ็นดิจิทัลจะถูกใช้เพื่อลงนามในแบบฟอร์มลงทะเบียน และต่อมาใช้ในการลงนามและออกใบแจ้งหนี้แต่ละใบ องค์กรต่างๆ จำเป็นต้องติดต่อผู้ให้บริการรับรองลายเซ็นดิจิทัลสาธารณะ (เช่น Viettel-CA, VNPT-CA, FPT-CA...) เพื่อลงทะเบียน โดยปกติแล้ว โปรไฟล์จะประกอบด้วยสำเนาใบอนุญาตประกอบธุรกิจที่รับรองโดยโนตารี และบัตรประจำตัวประชาชน/หนังสือเดินทางของผู้แทนทางกฎหมาย

• ขั้นตอนที่ 2: เลือกผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์: ธุรกิจจำเป็นต้องเลือกผู้ให้บริการโซลูชันซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการประเมินและอนุญาตจากกรมสรรพากร ผู้ให้บริการนี้จะให้การสนับสนุนธุรกิจตลอดกระบวนการ ตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงการใช้งาน

• ขั้นตอนที่ 3: จัดทำและยื่นแบบฟอร์มลงทะเบียน (แบบฟอร์ม 01/DKTĐ-HĐĐT): หลังจากมีลายเซ็นดิจิทัลและเลือกซัพพลายเออร์แล้ว องค์กรจะดำเนินการจัดทำแบบฟอร์มลงทะเบียน/เปลี่ยนแปลงข้อมูลสำหรับการใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ตามแบบฟอร์ม 01/DKTĐ-HĐĐT แบบฟอร์มนี้จัดทำออนไลน์บนซอฟต์แวร์ของซัพพลายเออร์ จากนั้นใช้ลายเซ็นดิจิทัลเพื่อลงนามและยื่นต่อกรมสรรพากรออนไลน์

• ขั้นตอนที่ 4: รอให้กรมสรรพากรอนุมัติ: ภายใน 1 วันทำการหลังจากได้รับใบแจ้งภาษี กรมสรรพากรจะส่งหนังสือแจ้งการยอมรับหรือไม่ยอมรับการลงทะเบียนการใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ หากได้รับการอนุมัติ ผู้ประกอบการจะสามารถเริ่มใช้และออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้

คำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีการสร้างและออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มาตรฐาน

เมื่อได้รับการอนุมัติจากหน่วยงานภาษีแล้ว การสร้างและออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์จะกลายเป็นเรื่องรวดเร็วและสะดวกสบายมากขึ้นผ่านซอฟต์แวร์

กระบวนการทั่วไปโดยปกติประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้:

1. เข้าสู่ระบบ: เข้าถึงระบบซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้บัญชีที่สร้างโดยซัพพลายเออร์

2. สร้างใบแจ้งหนี้ใหม่: เลือกฟังก์ชัน "สร้างใบแจ้งหนี้ใหม่" อินเทอร์เฟซจะแสดงเทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่คล้ายกับใบแจ้งหนี้กระดาษ

3. กรอกข้อมูล: กรอกข้อมูลผู้ซื้อ (ชื่อบริษัท ที่อยู่ รหัสภาษี) และรายละเอียดสินค้าและบริการ (ชื่อ หน่วย จำนวน ราคาต่อหน่วย จำนวนเงินรวม อัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม) ซอฟต์แวร์อัจฉริยะหลายตัวช่วยบันทึกข้อมูลลูกค้า พร้อมคำนวณยอดรวมและภาษีโดยอัตโนมัติ

4. ตรวจสอบและบันทึก: ตรวจทานข้อมูลทั้งหมดในใบแจ้งหนี้เพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้องสมบูรณ์ก่อนที่จะออก

5. ลงนามและออกใบแจ้งหนี้: ขั้นตอนนี้สำคัญที่สุด เมื่อคลิกปุ่ม "ออก" หรือ "ลงนามและส่ง" ระบบจะขอให้ผู้ใช้เสียบ USB Token ที่มีลายเซ็นดิจิทัลลงในคอมพิวเตอร์และป้อนรหัส PIN การดำเนินการนี้เทียบเท่ากับการลงนามและประทับตราบนใบแจ้งหนี้กระดาษ เพื่อยืนยันความถูกต้องและเอกลักษณ์ของใบแจ้งหนี้ หลังจากลงนามเรียบร้อยแล้ว ใบแจ้งหนี้จะถูกส่งไปยังอีเมลของลูกค้าและเก็บไว้ในระบบในเวลาเดียวกัน

วิธีจัดการกับข้อผิดพลาดทั่วไป: การปรับ เปลี่ยน และยกเลิกใบแจ้งหนี้

ข้อผิดพลาดในกระบวนการออกใบแจ้งหนี้เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ หนังสือเวียนหมายเลข 78/2021/TT-BTC ระบุวิธีการจัดการในแต่ละกรณีไว้อย่างชัดเจน เพื่อช่วยให้ธุรกิจต่างๆ ปฏิบัติตามกฎหมาย

• กรณีที่ 1: ยกเลิกใบแจ้งหนี้: ใช้ได้เมื่อใบแจ้งหนี้ถูกสร้างขึ้นและเข้ารหัสแล้วแต่ยังไม่ได้ส่งไปยังผู้ซื้อ หากตรวจพบข้อผิดพลาด ผู้ขายเพียงแค่ดำเนินการยกเลิกบนซอฟต์แวร์และสร้างใบแจ้งหนี้ใหม่

• กรณีที่ 2: การเปลี่ยนใบแจ้งหนี้: ใช้ได้ในกรณีที่ใบแจ้งหนี้ถูกส่งไปยังผู้ซื้อแล้ว แต่ผู้ขายและผู้ซื้อยังไม่ได้แจ้งภาษี หากพบข้อผิดพลาด (เช่น ชื่อผลิตภัณฑ์ ราคาต่อหน่วยไม่ถูกต้อง) ทั้งสองฝ่ายต้องทำข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรโดยระบุข้อผิดพลาดอย่างชัดเจน จากนั้นผู้ขายจะต้องสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ฉบับใหม่เพื่อแทนที่ใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้น ใบแจ้งหนี้ฉบับแทนที่ต้องมีข้อความว่า "ใบแจ้งหนี้ฉบับแทนที่ หมายเลขแบบฟอร์ม... สัญลักษณ์... เลขที่... วันที่... เดือน... ปี..."

• กรณีที่ 3: การปรับแก้ใบแจ้งหนี้: มีผลบังคับใช้เมื่อใบแจ้งหนี้ถูกส่งไปยังผู้ซื้อแล้วและทั้งสองฝ่ายได้แจ้งภาษีเรียบร้อยแล้ว เมื่อพบข้อผิดพลาดในมูลค่า (จำนวนเงินไม่ถูกต้อง อัตราภาษี ฯลฯ) ทั้งสองฝ่ายตกลงกันเป็นลายลักษณ์อักษร จากนั้นผู้ขายจึงจัดทำใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ปรับแก้แล้ว ใบแจ้งหนี้ที่ปรับแก้แล้วระบุอย่างชัดเจนว่า "ปรับแก้ (เพิ่ม/ลด) ปริมาณสินค้า ราคาขาย อัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม... สำหรับใบแจ้งหนี้ เลขที่แบบฟอร์ม... สัญลักษณ์... เลขที่... วันที่... เดือน... ปี..."

จัดการ ค้นหา และจัดเก็บใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ขาเข้าและขาออกอย่างมีประสิทธิภาพ

ข้อได้เปรียบที่สำคัญของใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์คือความสามารถในการจัดการแบบรวมศูนย์และอัจฉริยะ

• ค้นหาและตรวจสอบ: สามารถค้นหาใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกต้องทั้งหมดแบบสาธารณะได้บนพอร์ทัลใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ของกรมสรรพากร ธุรกิจต่างๆ สามารถตรวจสอบความถูกต้องตามกฎหมายของใบแจ้งหนี้ที่ได้รับจากซัพพลายเออร์ได้อย่างง่ายดาย

• การจัดการซอฟต์แวร์: ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในปัจจุบันมีเครื่องมือการจัดการอันทรงพลัง ระบบจะรวบรวมข้อมูลโดยอัตโนมัติเพื่อสร้างรายงานการใช้ใบแจ้งหนี้และภาษีมูลค่าเพิ่ม นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์หลายตัวยังมีฟีเจอร์แจ้งเตือนเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ที่มีความเสี่ยงทางกฎหมายอีกด้วย

• ภาระผูกพันในการจัดเก็บ: ตามบทบัญญัติของกฎหมายการบัญชี วิสาหกิจมีภาระผูกพันในการจัดเก็บใบแจ้งหนี้ (ทั้งขาเข้าและขาออก) เป็นระยะเวลาอย่างน้อย 10 ปี ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้การจัดเก็บทำได้อย่างปลอดภัยบนแพลตฟอร์มคลาวด์ของซัพพลายเออร์ ช่วยขจัดความเสี่ยงจากการสูญหาย เสียหาย และประหยัดต้นทุนการจัดเก็บได้อย่างสมบูรณ์

เลือกซอฟต์แวร์และซัพพลายเออร์ระบบออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสมที่สุด

ปัจจุบันมีผู้ให้บริการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์อยู่หลายสิบรายในตลาด ทำให้การตัดสินใจเลือกเป็นเรื่องยาก ส่วนนี้จะนำเสนอเกณฑ์ที่เป็นกลางและการวิเคราะห์ต้นทุนเชิงลึก เพื่อช่วยให้ธุรกิจต่างๆ ตัดสินใจลงทุนได้อย่างชาญฉลาดและมีประสิทธิภาพสูงสุด

เกณฑ์สำคัญ 5 ประการในการเลือกผู้ให้บริการใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ราคาถูกและมีชื่อเสียง

“ราคาถูก” ไม่ได้หมายถึงแค่ราคาต่อใบแจ้งหนี้เท่านั้น การเลือกที่ชาญฉลาดควรพิจารณามูลค่ารวมที่ซัพพลายเออร์นำมาให้

1. ความถูกต้องตามกฎหมายและชื่อเสียง: นี่คือเกณฑ์แรก ซัพพลายเออร์จะต้องอยู่ในรายชื่อองค์กรที่ได้รับการประเมินและได้รับอนุญาตให้ดำเนินงานโดยกรมสรรพากร โดยจะให้ความสำคัญกับแบรนด์ใหญ่ที่มีประสบการณ์ยาวนานในด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและบริการสาธารณะ เช่น Viettel, VNPT, FPT, MISA และ BKAV

2. คุณสมบัติและระบบนิเวศของซอฟต์แวร์: ซอฟต์แวร์ต้องมีอินเทอร์เฟซที่เป็นมิตรและใช้งานง่าย ตอบสนองการดำเนินงานด้านบัญชีได้อย่างครบถ้วน (การสร้าง การปรับปรุง การแทนที่ และการยกเลิกใบแจ้งหนี้) ข้อดีอย่างยิ่งคือความสามารถในการผสานรวมกับซอฟต์แวร์บัญชีและการขาย (ERP, CRM) ที่ธุรกิจใช้เพื่อทำให้กระบวนการต่างๆ เป็นระบบอัตโนมัติและลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเองให้น้อยที่สุด

3. โครงสร้างพื้นฐานทางเทคนิคและความปลอดภัย: ระบบของซัพพลายเออร์ต้องรับประกันการทำงานที่เสถียรตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน ความเร็วในการประมวลผลที่รวดเร็ว และมีกลไกการสำรองข้อมูลที่ปลอดภัย ข้อมูลใบแจ้งหนี้เป็นข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ดังนั้นซัพพลายเออร์ต้องมีใบรับรองความปลอดภัยที่น่าเชื่อถือ

4. ค่าใช้จ่ายที่โปร่งใส: ใบเสนอราคาควรมีความชัดเจนและมีรายละเอียด ซึ่งรวมถึงค่าธรรมเนียมเริ่มต้น ค่าบำรุงรักษารายปี และราคาตามแพ็กเกจปริมาณใบแจ้งหนี้ ระบุค่าใช้จ่ายแอบแฝงที่อาจเกิดขึ้นให้ชัดเจน เช่น ค่าธรรมเนียมการออกแบบใบแจ้งหนี้แบบกำหนดเอง และค่าธรรมเนียมการรวมระบบ

5. คุณภาพของบริการสนับสนุน: ปัญหาที่ต้องการการสนับสนุนอาจเกิดขึ้นได้ระหว่างการใช้งาน ผู้ให้บริการที่ดีต้องมีทีมสนับสนุนมืออาชีพที่พร้อมให้บริการหลายช่องทาง (สายด่วน อีเมล แชท) และให้บริการตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน สายด่วนสนับสนุนที่มีชื่อเสียง เช่น Viettel 1800 8000 หรือ VNPT 1800 1260 เป็นเครื่องพิสูจน์ถึงความมุ่งมั่นในการให้บริการลูกค้าของพวกเขา

การวิเคราะห์ใบเสนอราคาใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์: ปัจจัยใดบ้างที่มีผลต่อต้นทุน?

เมื่อค้นหาคำว่า "ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ราคาประหยัด" ธุรกิจหลายแห่งมักมุ่งเน้นเฉพาะราคาต่อหน่วยต่อใบแจ้งหนี้ อย่างไรก็ตาม นี่เป็นมุมมองที่ไม่สมบูรณ์ ควรประเมินต้นทุนที่แท้จริงโดยอ้างอิงจาก "ต้นทุนรวมในการเป็นเจ้าของ" (Total Cost of Ownership: TCO) ซึ่งรวมถึงปัจจัยที่จับต้องไม่ได้

องค์ประกอบหลักที่ประกอบเป็นต้นทุนประกอบด้วย:

• ค่าธรรมเนียมการตั้งค่า: ค่าธรรมเนียมครั้งเดียวเริ่มต้นในการตั้งค่าบัญชี เทมเพลตใบแจ้งหนี้

• ราคาแพ็กเกจใบแจ้งหนี้: ซัพพลายเออร์มักขายเป็นแพ็กเกจตามปริมาณ (เช่น ใบแจ้งหนี้ 300, 500, 1,000, 5,000 ฉบับ...) ยิ่งแพ็กเกจมีขนาดใหญ่ ราคาต่อใบแจ้งหนี้ก็จะยิ่งถูกลง โดยทั่วไปแพ็กเกจเหล่านี้ไม่มีกำหนดเวลา

• ค่าธรรมเนียมการบำรุงรักษารายปี (ถ้ามี): ผู้ให้บริการบางรายอาจเรียกเก็บค่าธรรมเนียมนี้สำหรับการบำรุงรักษาระบบและการสนับสนุนด้านเทคนิค

• ต้นทุนการบูรณาการ: หากธุรกิจจำเป็นต้องบูรณาการซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์กับระบบ ERP หรือซอฟต์แวร์บัญชีของตนเอง อาจมีต้นทุนสำหรับการปรับแต่งนี้

ผู้ขายที่มีราคาต่ำแต่บริการสนับสนุนไม่ดีอาจทำให้ธุรกิจหยุดชะงักเมื่อเกิดปัญหา ซึ่งสร้างความเสียหายมากกว่าการประหยัดต้นทุน เช่นเดียวกัน ซอฟต์แวร์ราคาถูกที่ไม่สามารถผสานรวมกับซอฟต์แวร์บัญชีได้จะเพิ่มภาระในการป้อนข้อมูลด้วยตนเองให้กับพนักงาน ดังนั้น คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญคือการประเมิน "คุณค่า" แทนที่จะมองแค่ "ราคา" การเลือกผู้ขายที่มีระบบนิเวศที่แข็งแกร่งและบริการสนับสนุนที่มีชื่อเสียง แม้ว่าต้นทุนเริ่มต้นจะสูงกว่าเล็กน้อย ถือเป็นการลงทุนที่ชาญฉลาดเพื่อความมั่นคงและการพัฒนาในระยะยาว

รีวิวซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ยอดนิยม 5 อันดับแรกในปัจจุบัน

ตลาดใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในเวียดนามมีหน่วยงานต่างๆ เข้ามามีส่วนร่วมมากมาย แต่หน่วยงานที่โดดเด่นที่สุดคือ "บริษัทยักษ์ใหญ่" ในอุตสาหกรรมเทคโนโลยี การเปรียบเทียบภาพรวมจะช่วยให้ธุรกิจต่างๆ ค้นหาตัวเลือกที่เหมาะสมได้อย่างรวดเร็ว

คำตอบสำหรับคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ (FAQ)

หัวข้อนี้สรุปและตอบคำถามสั้นๆ และถูกต้องเกี่ยวกับปัญหาทั่วไปที่ธุรกิจมักพบเจอในระหว่างขั้นตอนการใช้งานและนำใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้ โดยช่วยให้คุณค้นหาวิธีแก้ปัญหาได้อย่างรวดเร็ว

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกต้องต้องมีเงื่อนไขอะไรบ้าง?

ตามมาตรา 10 พระราชกฤษฎีกา 123/2020/ND-CP ใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์จะถือว่าถูกต้องและถูกกฎหมายเมื่อเป็นไปตามเงื่อนไขต่อไปนี้ในเวลาเดียวกัน:

• เนื้อหาที่จำเป็นทั้งหมด: รวมถึงชื่อ สัญลักษณ์ใบแจ้งหนี้ หมายเลขใบแจ้งหนี้ ข้อมูลผู้ขายและผู้ซื้อ รายละเอียดผลิตภัณฑ์/บริการ ยอดรวม อัตราภาษี ลายเซ็นดิจิทัลของผู้ขาย...

• รูปแบบที่ถูกต้อง: ข้อมูลใบแจ้งหนี้จะต้องเป็นไปตามรูปแบบมาตรฐานที่กำหนดโดยหน่วยงานภาษี (โดยปกติคือไฟล์ XML)

• มีลายเซ็นดิจิทัลที่ถูกต้อง: ใบแจ้งหนี้ต้องลงนามด้วยลายเซ็นดิจิทัลที่ถูกต้องของผู้ขาย ซึ่งเป็นปัจจัยสำคัญที่สุดในการยืนยันความถูกต้องตามกฎหมายของใบแจ้งหนี้

จะสร้างและส่งออกใบแจ้งหนี้บนมือถือได้อย่างไร?

การสร้างและออกใบแจ้งหนี้บนโทรศัพท์มือถือกำลังกลายเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับเจ้าของธุรกิจหรือพนักงานขายที่ต้องเดินทางบ่อยครั้ง ซัพพลายเออร์รายใหญ่ส่วนใหญ่ได้พัฒนาแอปพลิเคชันมือถือ (แอป) ที่รองรับการใช้งานดังกล่าว

อย่างไรก็ตาม ในการลงนามและออกใบแจ้งหนี้ทางโทรศัพท์ ธุรกิจต่างๆ ไม่สามารถใช้ลายเซ็นดิจิทัล USB Token แบบดั้งเดิมได้ (เพราะไม่สามารถเสียบเข้ากับโทรศัพท์ได้) แต่จำเป็นต้องใช้ลายเซ็นดิจิทัลระยะไกล หรือที่เรียกว่าลายเซ็นดิจิทัลแบบไม่ใช้โทเค็น หรือลายเซ็นดิจิทัลบนคลาวด์

• ลายเซ็นดิจิทัลโทเค็น USB: มีความปลอดภัยสูงเนื่องจากคีย์ลับจะถูกเก็บไว้ในอุปกรณ์ทางกายภาพที่ผู้ใช้เก็บรักษาไว้ อย่างไรก็ตาม ข้อเสียคือต้องพกพาติดตัวตลอดเวลาและสามารถเสียบเข้ากับคอมพิวเตอร์ได้เท่านั้น

• ลายเซ็นดิจิทัลระยะไกล (เช่น VNPT SmartCA, MISA eSign...): สะดวกอย่างยิ่ง ช่วยให้ผู้ใช้สามารถลงนามดิจิทัลได้ทุกที่ทุกเวลา เพียงมีโทรศัพท์ที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ผ่านการยืนยันตัวตน (ลายนิ้วมือ, FaceID, รหัส OTP) ความเร็วในการลงนามที่รวดเร็ว เหมาะสำหรับการลงนามจำนวนมาก

ใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ต้องมีลายเซ็นผู้ซื้อหรือไม่?

ตามกฎระเบียบปัจจุบัน ไม่จำเป็นต้องมีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของผู้ซื้อในใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ลายเซ็นดิจิทัลของผู้ขายก็เพียงพอที่จะรับรองความถูกต้องตามกฎหมาย อย่างไรก็ตาม หากผู้ซื้อเป็นหน่วยงานบัญชีหรือสถานประกอบการธุรกิจและมีเอกสารหรือสัญญาที่ตกลงให้ผู้ซื้อลงลายเซ็นดิจิทัลในใบแจ้งหนี้ ทั้งสองฝ่ายต้องปฏิบัติตามข้อตกลงดังกล่าว

เตือนความเสี่ยงทางกฎหมายในการซื้อขายใบกำกับภาษีและใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มผิดกฎหมาย

การค้นหาข้อมูลเช่น "ขายใบแจ้งหนี้ปลอม" "ใบแจ้งหนี้ปลอม" "ขายใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่ม" แสดงให้เห็นว่าผู้ใช้บางส่วนยังคงมีแนวคิดหลอกลวงตั้งแต่สมัยที่ใช้ใบแจ้งหนี้กระดาษ อย่างไรก็ตาม พฤติกรรมเช่นนี้ถือเป็นความเสี่ยงอย่างยิ่งในยุคดิจิทัล

ต้องเน้นย้ำว่า การซื้อและขายใบแจ้งหนี้ถือเป็นการฝ่าฝืนกฎหมายอย่างร้ายแรง

ด้วยระบบใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แบบรวมศูนย์ของกรมสรรพากร ใบแจ้งหนี้ทุกฉบับที่ออกให้จะถูกบันทึกและติดตามในระบบของกรมสรรพากรได้เกือบจะในทันที กรมสรรพากรใช้เครื่องมือวิเคราะห์บิ๊กดาต้าและปัญญาประดิษฐ์ (AI) เพื่อตรวจจับธุรกรรมที่ผิดปกติและธุรกิจที่มีสัญญาณความเสี่ยงสูงเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ ดังนั้น การซื้อขายใบแจ้งหนี้ปลอมเพื่อยืนยันต้นทุนการผลิตจึงสามารถตรวจจับได้อย่างรวดเร็ว

โทษสำหรับพฤติกรรมดังกล่าวมีความรุนแรงมาก ซึ่งรวมถึง:

• โทษทางปกครอง : ปรับตั้งแต่ 20,000,000 ดอง ถึง 50,000,000 ดอง สำหรับการใช้ใบแจ้งหนี้ผิดกฎหมาย หรือใช้ใบแจ้งหนี้โดยผิดกฎหมาย

• การดำเนินคดีอาญา : หากการกระทำการซื้อ-ขายใบแจ้งหนี้เป็นการกระทำที่มีขนาดใหญ่จนทำให้งบประมาณแผ่นดินเสียหาย ผู้ฝ่าฝืนอาจถูกดำเนินคดีอาญาฐานมีความผิดฐานพิมพ์ ออก และซื้อขายใบแจ้งหนี้และเอกสารการชำระเงินเข้างบประมาณแผ่นดินโดยผิดกฎหมาย ตามบทบัญญัติของประมวลกฎหมายอาญา

ดังนั้น แทนที่จะแสวงหาแนวทางแก้ไขที่ผิดกฎหมายและเสี่ยง ธุรกิจต่างๆ จำเป็นต้องมุ่งเน้นไปที่การปฏิบัติตามกฎหมายและเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินธุรกิจในลักษณะที่โปร่งใสและยั่งยืน