Servicio de firma digital económico y de buena reputación

En el contexto de la rápida transformación digital que experimenta Vietnam, la firma digital se ha convertido en una herramienta indispensable, actuando como un "sello electrónico" para autenticar la identidad y garantizar la legalidad de todas las transacciones en internet. Desde la declaración de impuestos, las aduanas y la seguridad social hasta la firma de contratos electrónicos y la participación en licitaciones en línea, contar con una firma digital válida y segura es un requisito obligatorio para todas las empresas.

Este informe exhaustivo ofrecerá una visión completa y actualizada del mercado de firmas digitales en Vietnam en 2025. El contenido incluye un análisis detallado de los tipos de tecnología, actualizaciones sobre las últimas regulaciones legales según el Decreto 23/2025/ND-CP, comparativas detalladas de precios de los principales proveedores, instrucciones paso a paso para el registro y uso, y respuestas a preguntas técnicas comunes. Este documento es esencial para ayudar a propietarios de empresas, directores de contabilidad y gerentes a tomar decisiones sobre la elección del servicio de firma digital adecuado, la optimización de costos y el cumplimiento legal.

Firma digital: la clave para una era de transacciones electrónicas seguras y eficientes

Esta sección presentará los conceptos básicos de las firmas digitales, aclarará su papel esencial en las operaciones comerciales y analizará las dos tecnologías de firma digital más populares en la actualidad para ayudar a las empresas a elegir la solución óptima.

¿Qué es una firma digital? ¿Por qué es necesaria para tu negocio?

Una firma digital es una forma de firma electrónica que se crea mediante la transformación de un mensaje de datos mediante un sistema criptográfico asimétrico. Por lo tanto, quien posea el mensaje de datos original y la clave pública del firmante puede determinar con precisión que la transformación se creó con la clave secreta correcta, correspondiente a la clave pública del mismo par de claves, y que el contenido del mensaje de datos se ha mantenido intacto desde que se realizó la transformación.

En pocas palabras, una firma digital tiene el mismo valor legal que la firma manuscrita de una persona o el sello de una organización o empresa al realizar transacciones electrónicas. Es una herramienta indispensable para que las empresas realicen tareas importantes como:

• Declaración y pago electrónico de impuestos.

• Realizar trámites aduaneros electrónicos.

• Declaración electrónica de seguridad social.

• Participe en la licitación en línea en el Sistema Nacional de Licitaciones.

• Firmar contratos electrónicos, facturas electrónicas, correos electrónicos y otros documentos electrónicos.

• Realice transacciones bancarias y bursátiles en línea.

Equiparse con firmas digitales no sólo es un requisito de cumplimiento legal sino también un paso estratégico para ayudar a las empresas a optimizar los procesos operativos, ahorrar costes de impresión, almacenamiento y entrega y acortar los tiempos de transacción, mejorando así la competitividad en la economía digital.

Clasificación de firma digital: token USB vs. firma remota: ¿cuál debería elegir?

Actualmente, el mercado ofrece dos tipos principales de firmas digitales con distintas ventajas y desventajas. Elegir la tecnología adecuada no solo es una cuestión técnica, sino que también afecta directamente la eficiencia y la flexibilidad del negocio.

Firma digital de token USB

Esta es la forma más tradicional y popular de firma digital. La clave privada del usuario se almacena de forma segura en un dispositivo similar a una memoria USB, llamado token USB. Para firmar, el usuario debe conectar el token USB a la computadora e ingresar un código PIN para autenticarse.

• Ventajas: Alto nivel de seguridad porque la clave secreta está completamente bajo el control físico del usuario.

• Desventajas: Falta de flexibilidad, requiere una computadora y un token USB. La velocidad de firma es relativamente lenta, solo unas 4-5 firmas por minuto, y existe el riesgo de perder, dañar u olvidar el dispositivo, lo que puede causar interrupciones en el trabajo.

Firma remota (firma remota/SmartCA/basada en la nube)

Se trata de una solución de firma digital de nueva generación que opera con tecnología de computación en la nube. La clave secreta se almacena de forma segura en el sistema del proveedor de servicios de certificación (CA) de acuerdo con los altos estándares de seguridad europeos (eIDAS). Los usuarios pueden firmar digitalmente en cualquier momento, lugar y dispositivo (smartphone, tableta, PC) con solo una conexión a internet, a través de una aplicación y autenticación multifactor.

• Ventajas: Extremadamente flexible y práctico, independiente del hardware. Velocidad de firma muy rápida, hasta 2000 firmas por segundo, ideal para grandes volúmenes de firma. Elimina por completo los riesgos asociados a la gestión de dispositivos físicos.

• Desventaja: Requiere una conexión a Internet estable para realizar la firma digital.

Para ayudar a las empresas a tomar la decisión más adecuada, a continuación se muestra una tabla comparativa detallada de los dos tipos de firmas digitales.

Tabla 1: Comparación completa de la firma digital del token USB y la firma digital remota

La elección entre estas dos tecnologías refleja la fase de transición del mercado. Los tokens USB siguen siendo una opción fiable para empresas con modelos de trabajo tradicionales de oficina. Sin embargo, las firmas digitales remotas son claramente el futuro de las transacciones electrónicas, ofreciendo mayor comodidad, velocidad y escalabilidad. Las empresas deben analizar cuidadosamente sus flujos de trabajo internos para tomar decisiones de inversión inteligentes. Por ejemplo, una consultora con expertos que viajan con frecuencia se beneficiará enormemente de las firmas digitales remotas, mientras que una pequeña planta de fabricación con un solo contable podría considerar los tokens USB suficientes.

Actualización sobre la última normativa legal sobre firmas digitales (Decreto 23/2025/ND-CP)

Comprender la normativa legal es fundamental para garantizar la validez de todas las transacciones electrónicas de las empresas. Esta sección analizará los cambios fundamentales del Decreto 23/2025/ND-CP, lo que ayudará a las empresas a prepararse y cumplir con la normativa.

Resumen del Decreto 23/2025/ND-CP: Cambios que las empresas deben conocer

El 21 de febrero de 2025, el Gobierno emitió el Decreto 23/2025/ND-CP, que regula las firmas electrónicas y los servicios de confianza. Este Decreto entró en vigor oficialmente el 10 de abril de 2025 y sustituyó al anterior Decreto 130/2018/ND-CP. Asimismo, la nueva Circular sobre las tarifas por el mantenimiento del sistema de verificación del estado de los certificados de firma digital también entró en vigor el 10 de abril de 2025.

El nuevo Decreto introduce muchos cambios importantes para estandarizar y mejorar la seguridad y confiabilidad de las transacciones electrónicas, afectando directamente la forma en que las firmas digitales son gestionadas y utilizadas por organizaciones, individuos y empresas en Vietnam.

Cambios importantes en el período de validez de los certificados digitales

Una de las actualizaciones más importantes que las empresas deben tener en cuenta es el cambio en el periodo de validez de los certificados digitales, según lo estipulado en el Artículo 7 del Decreto 23/2025/ND-CP. En concreto, se detalla a continuación:

• Certificado de firma digital del prestador de servicios de certificación electrónica nacional: validez de hasta 25 años.

• Certificado de firma digital para servicio de sellado de tiempo y autenticación de mensajes de datos: validez de hasta 5 años.

• Certificado de firma digital pública (el tipo más común que utilizan las empresas): tiene un período de validez máximo de 3 años.

Este cambio formaliza el plazo de 3 años como ciclo de uso estándar para los paquetes de servicios de firma digital empresarial. Esto proporciona mayor estabilidad y fiabilidad a las empresas al elegir paquetes de servicios a largo plazo. En lugar de considerar el paquete de 3 años simplemente como una opción de ahorro, las empresas ahora pueden tener la seguridad de que se trata de un plazo con pleno respaldo legal, lo que facilita la planificación presupuestaria y garantiza la continuidad del negocio.

Obligaciones y requisitos del firmante para el software de firma digital

El Decreto 23/2025/ND-CP también proporciona regulaciones más detalladas sobre las responsabilidades de los usuarios de firmas digitales y estándares técnicos para el software de firma digital.

Obligaciones del firmante antes de realizar la firma digital:

Antes de firmar, el usuario debe comprobar la validez de su certificado de firma digital y el del destinatario del mensaje de datos a través de los sistemas de información del proveedor de servicios. Si el certificado no es válido, el firmante no podrá firmar digitalmente. En el caso de certificados digitales extranjeros, esta comprobación debe realizarse tanto en sistemas nacionales como internacionales.

Requisitos para el software de firma digital:

El software utilizado para firmar y verificar firmas digitales debe cumplir con nuevos estándares técnicos, incluidas las siguientes funciones básicas:

• Verificar firmas digitales y verificar la validez del certificado.

• Almacenar y destruir la información que acompaña a los mensajes de datos firmados.

• Notificar claramente al firmante el estado de éxito o fracaso de la firma.

Estas regulaciones tienen como objetivo garantizar un entorno de comercio electrónico más seguro, transparente y jurídicamente vinculante.

Lista de precios de firma digital 2025: Comparación completa de los principales proveedores de Vietnam

Esta es la sección principal, que proporciona datos detallados para que las empresas puedan comparar y elegir el proveedor de servicios de firma digital (AC) que mejor se adapte a sus necesidades y presupuesto. La lista de precios se recopila a partir de diversas fuentes y se actualiza para garantizar la transparencia y la precisión.

Tabla comparativa rápida de precios de nuevas inscripciones y renovaciones (Plan de Negocios Popular)

Para tener una visión rápida del mercado, las dos tablas a continuación resumen los costos de un paquete de servicios de 3 años (el plazo más popular y óptimo bajo las nuevas regulaciones) para las empresas.

Tabla 2: Comparación de los nuevos costos de registro de firmas digitales para empresas (paquete de 3 años)

Tabla 3: Comparación de los costos de renovación de firmas digitales para empresas (paquete de 3 años)

El análisis de mercado muestra una feroz competencia de precios; sin embargo, el precio inicial de venta a menudo no refleja el valor real. Los programas promocionales, como regalar meses adicionales de uso (por ejemplo, NewCA ofrece 6 meses al renovar) o paquetes de software complementarios (FPT-CA, BKAV-CA ofrecen software de seguridad social, facturas electrónicas) pueden generar grandes beneficios económicos, especialmente para las empresas de nueva creación. Por lo tanto, las empresas deben calcular...

Valor total de propiedad, incluidos estos incentivos, en lugar de simplemente comparar el precio de venta puro.

Otro punto importante es la diferencia en la estrategia de precios entre atraer nuevos clientes y fidelizar a los existentes. Algunos proveedores, como NewCA, ofrecen políticas muy atractivas para las empresas que cambian de proveedor. Esto nos lleva a un consejo importante:

Cuando una firma digital está a punto de caducar, las empresas no deben apresurarse a renovarla inmediatamente, sino que deben tomarse el tiempo para comparar ofertas de "nuevo registro" o "cambio" de otros proveedores para obtener el mejor precio y los mejores beneficios.

Lista de precios detallada de cada proveedor

Para obtener información más detallada y precisa, a continuación se muestra una lista de precios detallada de cada proveedor principal, clasificado por tema y duración de uso.

Lista de precios de firma digital de Viettel-CA

Viettel es uno de los proveedores de servicios de firma digital más grandes y prestigiosos de Vietnam.

Lista de precios de firma digital VNPT-CA

VNPT ofrece un ecosistema integral de servicios digitales, que incluye firma digital de token USB (VNPT-CA) y firma digital remota (VNPT SmartCA).

VNPT también ofrece paquetes combinados de firma digital con software de seguro social a precios preferenciales.

Lista de precios de firma digital FPT-CA

FPT es una gran marca de tecnología con muchas promociones atractivas.

Lista de precios de firma digital de NewCA

NewCA se destaca con políticas de precios competitivas y muchos incentivos adicionales.

Lista de precios de firma digital BKAV-CA

BKAV es un proveedor pionero de seguridad de red en Vietnam.

Lista de precios de firma digital Vina-CA (SmartSign)

Vina-CA es conocida por su rápido proceso de registro y precios competitivos.

Lista de precios de firma digital CA2 (Nacencomm)

CA2 es uno de los primeros proveedores de servicios públicos de certificación de firmas digitales en Vietnam.

Instrucciones para registrar una firma digital de la A a la Z: rápido y sencillo

Una vez seleccionado el proveedor y el paquete de servicios adecuados, el proceso de registro de firma digital estará estandarizado y será bastante sencillo. Esta sección proporcionará una guía clara para que las empresas completen el procedimiento rápidamente.

Lista de verificación de documentos requeridos

Tener todos los documentos necesarios listos desde el principio facilitará el proceso de registro. A continuación, se muestra una lista de los documentos necesarios para cada categoría.

Para empresas/organizaciones:

• Copia notariada del Certificado de Registro Mercantil (o Resolución de Constitución).

• Copia certificada de la Cédula de Identidad Ciudadana (CCCD) o Pasaporte del representante legal.

• Poder notarial (si quien realiza el trámite no es el representante legal)

Para hogares empresariales individuales:

• El perfil es similar al de las empresas.

Para particulares:

• Copia notariada de la Cédula de Identidad Ciudadana (CCCD) o Pasaporte

Proceso de registro de servicio de 4 pasos

El proceso de registro de una firma digital en la mayoría de los proveedores sigue los siguientes 4 pasos básicos:

Paso 1: Elija un proveedor y un paquete de servicios

Con base en las tablas comparativas detalladas de la Sección 3, las empresas eligen el proveedor y el paquete (plazo de 1, 2 o 3 años) que mejor se adapta a sus necesidades y presupuesto.

Paso 2: Preparar y enviar la solicitud

Las empresas preparan la documentación completa según la lista de verificación anterior. Actualmente, existen dos formas principales de presentación:

• Presentar directamente: Llevar los documentos a los puntos de transacción del proveedor.

• Presentar en línea: Escanee o tome una fotografía de los documentos y cárguelos a través del sitio web del proveedor o envíelos por correo electrónico.

Paso 3: Verificar y firmar el contrato

El proveedor verificará la validez de los documentos. Tras la verificación, ambas partes firmarán un contrato de prestación de servicios. La empresa abonará la tarifa del servicio según el paquete seleccionado.

Paso 4: Entrega y activación

El proveedor entregará al cliente el dispositivo (token USB) o la información de la cuenta (para la firma digital remota). El personal técnico asistirá en la instalación del software necesario, el manual de usuario y la activación del certificado digital. Tras este paso, la firma digital de la empresa estará lista para su uso.

El proceso de registro se ha estandarizado al máximo, por lo que la experiencia del cliente se ha convertido en un factor competitivo clave. Proveedores como VNPT promueven activamente su plataforma de registro en línea oneSME, que permite a las empresas completar todos los trámites sin tener que acudir a un mostrador. Para los empresarios con mucha actividad, elegir un proveedor con un proceso de registro rápido y completamente en línea es una ventaja significativa.

Instrucciones para el uso de firmas digitales en transacciones electrónicas importantes

Tener una firma digital es solo el primer paso. Dominarla en los portales de servicios gubernamentales es donde realmente cobra sentido. Esta sección proporciona instrucciones detalladas para las tres aplicaciones más importantes: Impuestos, Aduanas y Adquisiciones.

Declaración y pago electrónico de impuestos (thuedientu.gdt.gov.vn)

Esta es una aplicación popular y obligatoria para la mayoría de las empresas.

• Paso 1: Prepare el archivo de declaración: Utilice el Software de Apoyo a la Declaración (HTKK) de la Dirección General de Tributos para preparar la declaración de impuestos (por ejemplo, declaración del IVA, declaración del IS, etc.). Una vez completada, exporte la declaración a un archivo .xml.

• Paso 2: Inicie sesión en el sistema: acceda a la página de Impuestos Electrónicos http://thuedientu.gdt.gov.vn , seleccione el subsistema “Empresa” e inicie sesión con la cuenta del código tributario de la empresa.

• Paso 3: Enviar declaración: Vaya a “Declaración de impuestos”, seleccione “Enviar declaración XML” y haga clic en “Seleccionar archivo de declaración” para cargar el archivo .xml preparado en el paso 1.

• Paso 4: Firmar digitalmente y enviar: Conecte el token USB a la computadora. El sistema mostrará una ventana solicitando la confirmación de la firma digital. Ingrese el PIN correcto del token USB y haga clic en "Aceptar" o "Firmar".

• Paso 5: Completar: Tras firmar correctamente, haga clic en el botón "Enviar declaración". El sistema le notificará que la declaración se ha enviado correctamente.

Nota importante: Al renovar o reemitir una firma digital, la empresa tendrá un nuevo número de serie. Es obligatorio actualizar este número de serie en la sección "Cuenta" de la página de e-Tax antes de enviar la declaración para evitar el error "Certificado digital no válido".

Declaración Electrónica de Aduanas (VNACCS/VCIS)

Para las empresas importadoras-exportadoras, el registro y uso de firmas digitales ante las autoridades aduaneras es obligatorio.

• Paso 1: Preparar el entorno:

  • Navegador: El sistema de Aduanas normalmente requiere el uso del navegador Internet Explorer (IE).

  • Software Java: Instale la versión de Java compatible según lo requiera la Dirección General de Aduanas. Normalmente, es necesario desinstalar otras versiones de Java e instalar la versión especializada proporcionada por la Aduana para evitar conflictos.

  • Instalación del controlador: Conecte el token USB e instale el software de administración del proveedor (controlador)

• Paso 2: Registrar la firma digital en la Aduana:

  • Visite el sitio web del Departamento General de Aduanas (https://www.customs.gov.vn) y busque la sección "Registro de empresas mediante firmas digitales".

  • Complete la información de Código Tributario, Número de DNI/CCCD del representante legal.

  • El sistema leerá la información del token USB. La empresa debe confirmar e ingresar la fecha de vigencia y la fecha de vencimiento del certificado digital y luego hacer clic en "Registrar información".

• Paso 3: Configurar el software de declaración: Abra un software de declaración de aduanas especializado (por ejemplo: ECUS, CDS Live+), vaya a la configuración del sistema y seleccione el proveedor de firma digital correcto (por ejemplo: VIETTEL-CA) y active la función "Aplicar firma digital al declarar".

• Paso 4: Firmar y transmitir la declaración: Después de crear la declaración en el software, seleccione la función "Declarar". El software le solicitará que ingrese el PIN del token USB para firmar electrónicamente la declaración antes de enviarla al sistema de aduanas.

Configurar el entorno técnico para el sistema aduanero suele ser más complejo que para el sistema tributario. Las empresas deben cumplir estrictamente con los requisitos de la versión del software para garantizar un registro y una declaración correctos.

Licitación en línea (muasamcong.mpi.gov.vn)

Para participar en licitaciones en línea es necesario que las empresas registren certificados digitales en el Sistema de Red Nacional de Licitaciones.

• Paso 1: Preparación:

  • Instalar completamente el controlador de token USB.

  • Instalar e iniciar el software de soporte (Agente) del Sistema Nacional de Licitaciones (normalmente tiene un icono de grúa)

• Paso 2: Iniciar sesión y acceder: Inicie sesión en la cuenta del contratista en https://muasamcong.mpi.gov.vn. Luego, vaya a "Página personal".

• Paso 3: Iniciar el registro: Seleccione “Información de la cuenta y certificado digital”, luego seleccione la pestaña “Registrarse para certificado digital”.

• Paso 4: Seleccionar certificado digital: El sistema identificará automáticamente los certificados digitales en el token USB conectado a la computadora. Seleccione el certificado digital correcto de la organización/empresa.

  • Nota importante: El sistema solo acepta certificados digitales emitidos a organizaciones, no a particulares. Si no ve el certificado digital, verifique el tipo de certificado que ha registrado.

• Paso 5: Verificar y guardar: Ingrese el PIN del token USB para verificar. Luego, revise la información nuevamente y haga clic en "Guardar".

• Paso 6: Autenticación de dos factores: El sistema le pedirá que ingrese el código de autenticación enviado por correo electrónico o desde la aplicación Google Authenticator (según la configuración de su cuenta). Ingrese el código y haga clic en "Enviar" para completar el proceso.

Cada sistema de servicio público tiene sus propios requisitos y procedimientos técnicos. Conocer los pequeños trucos, como la versión de Java para Aduanas o el software de Agente para Licitaciones, ayudará a las empresas a ahorrar mucho tiempo y a evitar errores técnicos innecesarios.

Preguntas frecuentes y soporte técnico 24/7

El uso de firmas digitales no puede evitar problemas técnicos. Esta sección resume los errores más comunes, las preguntas frecuentes y los contactos de soporte de emergencia para ayudar a las empresas a resolver problemas rápidamente.

Errores comunes al usar firmas digitales y cómo solucionarlos

A continuación se muestra un resumen de problemas comunes e instrucciones de solución de problemas paso a paso.

1. Error de firma digital no encontrada / Firma digital no válida

• Razón :

  • Se insertó un token USB incorrecto de otra empresa.

  • El controlador del token USB (software de administración) es defectuoso o no está instalado.

  • Ingresó un PIN incorrecto (nota: verifique el teclado vietnamita o la tecla Bloq Mayús)

  • El nuevo número de serie del certificado digital no se ha actualizado en el sistema (Hacienda, Seguridad Social...) después de la renovación.

• Cómo solucionarlo:

  • Verifique nuevamente que el token USB sea correcto para la empresa.

  • Desinstale el controlador antiguo y vuelva a instalar la última versión desde el sitio web del proveedor.

  • Ingrese nuevamente su PIN con cuidado.

  • Inicie sesión en su cuenta en el portal de servicio público y actualice la información de su certificado digital.

2. Error de computadora no reconoce el token USB

• Razón :

  • El puerto USB de la computadora está defectuoso.

  • El controlador del token USB no está instalado

  • Falta de software de soporte necesario, como Java, IE Tab (para algunos sitios web antiguos)

• Cómo solucionarlo:

  • Intente conectar el token USB en un puerto USB diferente.

  • Instale el controlador según las instrucciones del fabricante.

  • Verifique e instale software adicional según lo requiera cada página de servicio público.

3. Error de firma digital bloqueada

• Causa: Se ingresó un PIN incorrecto más de la cantidad especificada (normalmente entre 5 y 10 veces). El sistema bloqueará automáticamente el token para proteger los datos.

• Solución: Contacte inmediatamente con el soporte técnico del proveedor para obtener instrucciones sobre el procedimiento de desbloqueo. Nunca intente introducir PIN adicionales.

4. Error "El certificado digital no ha sido registrado ante la autoridad fiscal"

• Causa: Este es un error común tras renovar o reemitir una firma digital. La empresa tiene un nuevo certificado digital, pero aún no ha actualizado esta información con la autoridad fiscal.

• Solución: Inicie sesión en thuedientu.gdt.gov.vn, vaya a “Administración de cuentas” -> “Cambiar información del servicio” y actualice el número de serie del nuevo certificado digital.

Preguntas frecuentes (FAQ)

• ¿Existe alguna penalización por una firma digital caducada?

  La caducidad de la firma digital no conlleva ninguna sanción. Sin embargo, si esto ocasiona retrasos en la presentación de declaraciones tributarias, informes aduaneros, etc., la empresa será sancionada conforme a la legislación vigente.

• Al renovar, ¿se acumulará el tiempo de uso restante de la antigua firma digital?

  Sí. La mayoría de los proveedores tienen una política de agregar el plazo restante del antiguo certificado digital al plazo del nuevo paquete de renovación.

• ¿Cómo recuperar el código PIN si lo olvidé?

  Las empresas deben contactar directamente con el proveedor de servicios de firma digital. Este realizará el procedimiento de verificación del titular y emitirá un nuevo código PIN.

• ¿Puede utilizarse una firma digital para múltiples servicios (Impuestos, Aduanas, Seguridad Social)?

  Sí. Las empresas sólo necesitan registrar una firma digital y luego registrar esa firma digital en cada agencia de servicio público correspondiente para poder usarla para todos.

Directorio de soporte de emergencia: Centros de llamadas de proveedores

Cuando surjan problemas técnicos, especialmente en momentos críticos como la fecha límite de impuestos, contar con información de contacto de soporte rápida es fundamental. A continuación, encontrará una lista de las líneas directas de soporte técnico oficiales de los principales proveedores.

Tabla 4: Lista de contactos de soporte técnico genuino 24/7

Ofrecer un directorio de soporte oficial y de fácil acceso es una demostración de confianza y compromiso para acompañar a los clientes, ayudando a las empresas a sentirse más seguras en el proceso de uso del servicio.