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デジタル時代において、電子インボイスは収益と費用を記録するツールであるだけでなく、企業が税務義務を履行するための重要な法的根拠でもあります。しかし、電子インボイスの使用が許可される前に、企業は電子インボイス発行通知を作成し、直轄税務署に提出する必要があります。
この通知は請求書の「出生証明書」のようなもので、事業に関するすべての情報、請求書の形式、記号、数量、使用日、適用決定が記録されます。わずかな誤りでも税務当局の却下につながる可能性があり、請求書発行の遅延、キャッシュフローへの影響、さらには行政罰の対象となるなど、多くの問題につながります。
では、電子請求書発行通知にはどのような内容が含まれているのでしょうか？よくあるエラーにはどのようなものがあるのでしょうか？その対処方法と予防策は？以下で詳しく分析してみましょう。
これは最も基本的な部分ですが、最も間違えやすい部分です。企業は以下の点を宣言する必要があります。
請求書発行機関名: 事業者登録証明書に記載されているとおりに入力してください。
税コード: 余分な文字や欠落した文字があってはなりません。また、支店税コードと本社税コードを混同してはなりません。
本社住所: 税務登録情報と一致する必要があります。
連絡先電話番号、FAX番号、電子メール: シンプルですが、空白または誤りがある場合、税務当局は追加情報を要求する権利があります。
これは比較のための背景データであるため、誤りがあると税務当局が申請を却下することになります。
このセクションには、次のような請求書の識別情報がすべて表示されます。
請求書の種類: VAT 請求書、売上請求書、輸出請求書、その他の請求書...
請求書番号と請求書シンボル: これら 2 つのコードは登録されたサンプルと一致している必要があり、以前の通知と重複してはなりません。
請求書登録番号: 通常はバッチ形式 (例: 番号 0000001 から 0000500)。
開始日: 通知日より早くない合理的な日付である必要があります。
企業が発行した請求書が有効かどうかを判断する部分です。
企業は、すべての情報項目を記載した完全なサンプルを提出する必要があります。このサンプルは、税務当局が妥当性を評価するための根拠となります。サンプルの情報（会社名、税コード、住所）が通知書または登録データと異なる場合、申請は却下されます。
これは社内管理文書ですが、リリースを発表する際には必須です。決定は以下の条件を満たす必要があります。
法定代理人または正式に権限を与えられた人物によって署名されています。
社印あり。
内容は、Circular 32/2011/TT-BTC で発行された形式に従います。
多くの企業は、決定事項を忘れたり、間違った形式で決定書を作成したりして、通知が無効になることがあります。
これは最も一般的なエラーであり、次のような場合によく見られます。
会社名が省略されているか、スペルが間違っているか、タイプが欠落しています (LLC、CP など)。
事業所の本社が移転しても住所が更新されない。
支店と本社の税コードが間違っています。
このエラーにより、税務当局は発行者を正しく識別することができなくなり、申請が最初から拒否されることになります。
よくあるエラー:
事前通知による請求書シンボルの重複。
分母の記号を間違って書きます。たとえば、VAT 請求書と売上請求書を混同します。
登録された数量が添付の請求書フォームと一致しません。
通知日より前の使用開始日を入力してください。
これらのエラーにより、税務当局は請求書番号の管理が困難になり、修正が必要になることがよくあります。
企業は次のような問題に悩まされる可能性があります。
申請決定は添付されていません。
文書に署名、赤印がありません。
内容が形式に従っていない、例えば、法的根拠や施行規定が欠けている。
当時、釈放の発表には法的根拠がないとみなされた。
よくあるエラーは次のとおりです:
添付の請求書テンプレートには、必須フィールドがすべて含まれていません。
フォームの情報が通知書や税務情報の情報と異なります。
プレゼンテーションが規定と異なります（フォント、レイアウトが間違っているなど）。
税務当局は企業にフォームを編集し、最初から再提出するよう求めます。
発行通知書に誤りがあると、手続き上の不都合が生じるだけでなく、次のようなさまざまな結果が生じます。
申請が却下された場合: 企業は期日までに請求書を発行できず、取引、契約、支払いの進捗に影響を及ぼします。
時間とコストがかかる: 企業は何度も編集して再提出する必要があり、場合によっては説明文を書く必要もあります。
罰則のリスク: 誤って発行され使用された場合、企業は政令 125/2020/ND-CP に従って行政罰の対象となる可能性があります。
評判の損失: 請求書が継続的にキャンセルまたは変更されると、パートナーや顧客が疑念を抱く可能性があります。
これは最も軽微なケースです。企業は以下の対応のみが必要です。
誤った情報を修正します。
付録付きの新しい通知を再発行します。
税務ポータル経由で再送信します。
手続きは迅速、罰則はありません。
このケースはより複雑です。企業は以下のことを行う必要があります。
登録された請求書をキャンセルする通知を作成します。
エラーの原因を説明する手紙を送信します。
税務当局がキャンセルに同意するまで待ってから、新しい通知を作成してください。
請求書が発行されていない場合はペナルティはありませんが、処理に時間がかかります。
これは最も深刻な状況です。企業は以下の対応をする必要があります。
税務当局に積極的に連絡して指導を受けてください。
必要に応じて調整、キャンセル、交換を行ってください。
行政罰の可能性を受け入れ、発行された請求書のバッチ全体をキャンセルします。
事業情報を慎重に確認してください。名前、税コード、住所を事業登録証明書および税制のデータと比較します。
請求書サンプルを確認してください：送信前にシンボル、サンプル番号、使用開始日、登録数量を確認してください。
完全な申請決定書を準備します。有効な署名と印鑑を添えて、Circular 32/2011/TT-BTC に従った標準フォームを使用します。
評判の良いソフトウェアを使用する: 正規の電子請求書ソフトウェアには自動チェック機能が搭載されていることが多く、エラーのリスクを軽減します。
法的規制の更新: 最新の要件に準拠するために、財務省および税務総局からの新しい文書を定期的に監視します。
経理・税務担当者のトレーニング：担当者が規則を正しく理解し、情報の誤入力や漏れを回避できるようにします。
電子請求書発行の通知は、行政手続きであるだけでなく、請求書を法的に使用するための前提条件でもあります。この手順に誤りがあると、取引の遅延、評判の低下、罰則の対象となる可能性があります。
必要なコンテンツを習得し、よくあるエラーとその対処方法を理解し、積極的に防止することで、企業は不要なトラブルを回避できます。
デジタル化の文脈において、標準的な管理プロセスと評判の高い電子請求書ソフトウェア ソリューションを組み合わせることが、効果的で安全かつ合法的な財務および会計システムを運用するための鍵となります。
