0
في العصر الرقمي، لا تُعد الفواتير الإلكترونية مجرد أداة لتسجيل الإيرادات والمصروفات، بل تُمثل أيضًا أساسًا قانونيًا هامًا للشركات للوفاء بالتزاماتها الضريبية. ومع ذلك، قبل السماح باستخدام الفواتير الإلكترونية، يتعين على الشركات إعداد وإرسال إشعار إصدار فاتورة إلكترونية إلى هيئة الضرائب المباشرة.
هذا الإشعار بمثابة شهادة ميلاد الفاتورة، إذ يُسجل جميع معلومات الشركة، ونموذج الفاتورة، ورمزها، وكميتها، وتاريخ استخدامها، وقرار تطبيقها. حتى خطأ بسيط قد يُؤدي إلى رفضها من قِبل مصلحة الضرائب، مما يُسبب مشاكل عديدة: تأخير إصدار الفواتير، والتأثير على التدفق النقدي، وحتى التعرض لعقوبات إدارية.
إذن، ماذا يتضمن إشعار إصدار الفاتورة الإلكترونية؟ ما هي الأخطاء الشائعة؟ كيف نعالجها ونتجنبها؟ دعونا نحللها بالتفصيل أدناه.
هذا هو الجزء الأكثر بساطة، ولكنه غالبًا ما يكون خاطئًا. على الشركات التصريح بما يلي:
اسم وحدة إصدار الفاتورة: يجب أن يكون مطابقًا تمامًا لشهادة تسجيل الأعمال.
رمز الضريبة: يجب ألا يحتوي على أحرف إضافية أو مفقودة، ويجب عدم الخلط بين رمز ضريبة الفرع ورمز ضريبة المقر الرئيسي.
عنوان المكتب الرئيسي: يجب أن يتطابق مع معلومات التسجيل الضريبي.
رقم الهاتف، الفاكس، البريد الإلكتروني: على الرغم من بساطتها، إلا أنه إذا تركت فارغة أو غير صحيحة، فإن لسلطة الضرائب الحق في طلب معلومات إضافية.
هذه هي البيانات الخلفية للمقارنة، وبالتالي فإن أي أخطاء سوف تؤدي إلى رفض الطلب من قبل مصلحة الضرائب.
يوضح هذا القسم جميع الميزات المميزة للفاتورة، بما في ذلك:
أنواع الفواتير: فاتورة ضريبة القيمة المضافة، فاتورة المبيعات، فاتورة التصدير، الفواتير الأخرى...
رقم الفاتورة ورمز الفاتورة: يجب أن يكون هذان الرمزان متوافقين مع العينة المسجلة ولا يكرران الإخطارات السابقة.
رقم فاتورة التسجيل: عادة في دفعات (على سبيل المثال من الرقم 0000001 إلى 0000500).
تاريخ البدء: يجب أن يكون معقولاً، وليس قبل تاريخ الإخطار.
هذا هو الجزء الذي يحدد ما إذا كانت الفاتورة الصادرة عن الشركة صالحة أم لا.
يجب على الشركات تقديم نموذج كامل، يوضح جميع حقول المعلومات. يُعد هذا النموذج أساسًا لتقييم صلاحية النموذج من قِبل الهيئة الضريبية. في حال اختلاف المعلومات الواردة في النموذج (اسم الشركة، الرمز الضريبي، العنوان) عن الإشعار أو بيانات التسجيل، فسيتم رفض الطلب.
هذه وثيقة إدارية داخلية، ولكنها ضرورية عند الإعلان عن الإصدار. يجب أن يتضمن القرار ما يلي:
توقيع الممثل القانوني أو الشخص المخول حسب الأصول.
لديه ختم الشركة.
المحتوى يتبع النموذج الصادر في التعميم رقم 32/2011/TT-BTC.
تفشل العديد من الشركات في صياغة القرارات أو تقوم بصياغتها بتنسيق خاطئ، مما يؤدي إلى إصدار إشعارات غير صالحة.
هذا هو الخطأ الأكثر شيوعًا، والذي غالبًا ما يوجد في:
اسم الشركة مختصر أو مكتوب بشكل خاطئ أو مفقود (LLC، CP...).
لم يتم تحديث العنوان عند تغيير المقر الرئيسي للشركة.
رموز ضريبة الفرع والمكتب الرئيسي خاطئة.
هذا الخطأ يجعل من المستحيل على مصلحة الضرائب تحديد الجهة المصدرة بشكل صحيح، مما يؤدي إلى رفض الطلب منذ البداية.
بعض الأخطاء الشائعة:
رمز الفاتورة المكرر مع الإشعار السابق.
اكتب رمز المقام بشكل خاطئ، على سبيل المثال الخلط بين فاتورة ضريبة القيمة المضافة وفاتورة المبيعات.
الكمية المسجلة لا تتطابق مع نموذج الفاتورة المرفقة.
أدخل تاريخ بدء الاستخدام قبل تاريخ الإشعار.
وتجعل هذه الأخطاء من الصعب على السلطات الضريبية إدارة أرقام الفواتير، وغالبًا ما يتعين تصحيحها.
قد تعاني الشركات من:
لا يوجد قرار تطبيق مرفق.
الوثيقة مفقودة التوقيع والختم الأحمر.
المحتوى لا يتبع الشكل، على سبيل المثال، يفتقر إلى الأساس القانوني أو أحكام التنفيذ.
وفي ذلك الوقت، اعتبر الإعلان عن الإفراج عنه بلا أساس قانوني.
الأخطاء الشائعة هي:
لا يحتوي نموذج الفاتورة المرفق على جميع الحقول المطلوبة.
المعلومات الموجودة في النموذج تختلف عن المعلومات الموجودة في الإشعار أو المعلومات الضريبية.
العرض مختلف عن اللوائح (الخط، التخطيط خاطئ...).
ستطلب مصلحة الضرائب من الشركة تعديل النموذج وإعادة إرساله من البداية.
إن الأخطاء في إشعار الإصدار لا تسبب إزعاجًا إجرائيًا فحسب، بل تخلف أيضًا العديد من العواقب:
رفض الطلب : لا يمكن للشركة إصدار الفواتير في الوقت المحدد، مما يؤثر على المعاملات والعقود وتقدم الدفع.
تستغرق وقتًا طويلاً وتكلف الكثير من المال : يتعين على الشركات تحريرها وإعادة إرسالها عدة مرات؛ وفي بعض الحالات، يتعين عليها حتى كتابة خطاب توضيحي.
خطر العقوبة : في حالة إصدارها واستخدامها بشكل غير صحيح، قد تخضع المؤسسة لعقوبات إدارية وفقًا للمرسوم 125/2020/ND-CP.
فقدان السمعة : قد يشعر الشركاء والعملاء بالشك عندما يتم إلغاء الفواتير أو تغييرها بشكل مستمر.
هذه هي الحالة الأخف. كل ما تحتاجه الشركات هو:
تصحيح المعلومات الخاطئة.
أعد إصدار الإشعار الجديد مع الملحق.
إعادة الإرسال عبر بوابة الضرائب.
إجراء سريع، ولا توجد عقوبات.
هذه الحالة أكثر تعقيدًا. يجب على الشركة:
إنشاء إشعار لإلغاء فاتورة مسجلة.
أرسل خطابًا يشرح سبب الخطأ.
انتظر موافقة مصلحة الضرائب على الإلغاء، ثم قم بإنشاء إشعار جديد.
إذا لم يتم إصدار أي فاتورة، فلن يكون هناك أي عقوبة، ولكن العملية ستستغرق وقتًا أطول.
هذا هو الوضع الأكثر خطورة. على الشركات:
اتصل بالسلطات الضريبية بشكل استباقي للحصول على الإرشادات.
إجراء التعديلات أو الإلغاءات أو الاستبدالات حسب الحاجة.
تقبل إمكانية فرض عقوبات إدارية وإلغاء الدفعة بأكملها من الفواتير المنشورة.
تحقق من معلومات العمل بعناية : قارن الاسم والرمز الضريبي والعنوان مع شهادة تسجيل العمل والبيانات الموجودة في النظام الضريبي.
التحقق من عينة الفاتورة : رمز التحقق، رقم العينة، تاريخ بدء الاستخدام، الكمية المسجلة قبل الإرسال.
إعداد قرار تقديم الطلب الكامل : استخدم النموذج القياسي وفقًا للتعميم 32/2011/TT-BTC، مع التوقيع والختم الصحيحين.
استخدم برنامجًا حسن السمعة : غالبًا ما تحتوي برامج الفاتورة الإلكترونية المشروعة على ميزات فحص تلقائية، مما يقلل من خطر الأخطاء.
تحديث اللوائح القانونية : مراقبة الوثائق الجديدة من وزارة المالية والإدارة العامة للضرائب بانتظام للامتثال للمتطلبات الحالية.
تدريب موظفي المحاسبة والضرائب : التأكد من أن الشخص المسؤول يفهم اللوائح بشكل صحيح، وتجنب الإدخال غير الصحيح أو حذف المعلومات.
لا يُعدّ الإخطار بإصدار الفاتورة الإلكترونية إجراءً إداريًا فحسب، بل هو أيضًا شرط أساسي لاستخدام الفاتورة قانونيًا. قد تُؤدي الأخطاء في هذه الخطوة إلى تأخير المعاملات التجارية، وخسارة السمعة، والتعرض للعقوبات.
من خلال إتقان المحتوى المطلوب، وفهم الأخطاء الشائعة وكيفية التعامل معها، ومنعها بشكل استباقي، ستتجنب الشركات المشاكل غير الضرورية.
في سياق التحول الرقمي، يعد الجمع بين عمليات الإدارة القياسية وحلول برامج الفواتير الإلكترونية ذات السمعة الطيبة هو المفتاح لتشغيل نظام مالي ومحاسبي فعال وآمن وقانوني.
