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À l'ère du numérique, les factures électroniques constituent non seulement un outil d'enregistrement des recettes et des dépenses, mais aussi une base juridique importante pour permettre aux entreprises de remplir leurs obligations fiscales. Cependant, avant d'être autorisées à utiliser des factures électroniques, les entreprises doivent préparer et envoyer un avis d'émission de facture électronique à l'administration fiscale directe.
Cet avis est comparable à l'acte de naissance de la facture : il consigne toutes les informations relatives à l'entreprise, le modèle, le symbole, la quantité, la date d'utilisation et la décision d'application. La moindre erreur peut entraîner un rejet par l'administration fiscale, ce qui peut entraîner de nombreux problèmes : retards dans l'émission des factures, impact sur la trésorerie, voire sanctions administratives.
Que contient donc l'avis d'émission de facture électronique ? Quelles sont les erreurs courantes ? Comment les gérer et les éviter ? Analysons-les en détail ci-dessous.
C'est la partie la plus élémentaire, mais la plus souvent erronée. Les entreprises doivent déclarer :
Nom de l'unité émettrice de la facture : doit être exactement le même que celui figurant sur le certificat d'enregistrement de l'entreprise.
Code fiscal : ne doit pas comporter de caractères supplémentaires ou manquants, et ne doit pas être confondu entre le code fiscal de la succursale et le code fiscal du siège social.
Adresse du siège social : doit correspondre aux informations d'enregistrement fiscal.
Numéro de téléphone de contact, fax, email : bien que simple, s'il est laissé vide ou incorrect, l'administration fiscale a le droit de demander des informations complémentaires.
Il s'agit de données de base à des fins de comparaison, donc toute erreur entraînera le rejet de la demande par l'administration fiscale.
Cette section présente toutes les caractéristiques d’identification de la facture, notamment :
Types de factures : facture avec TVA, facture de vente, facture d'exportation, autres factures...
Numéro de facture et symbole de facture : ces deux codes doivent être cohérents avec l'échantillon enregistré et ne pas faire double emploi avec les notifications précédentes.
Numéro de facture d'enregistrement : généralement par lots (par exemple du numéro 0000001 à 0000500).
Date de début : doit être raisonnable, pas antérieure à la date de notification.
C'est la partie qui détermine si la facture émise par l'entreprise est valide ou non.
Les entreprises doivent soumettre un échantillon complet, comportant tous les champs d'information. Cet échantillon sert de base à l'administration fiscale pour évaluer la validité. Si les informations figurant sur l'échantillon (raison sociale, code fiscal, adresse) diffèrent de la notification ou des données d'enregistrement, la demande sera rejetée.
Il s'agit d'un document administratif interne, mais il est requis lors de l'annonce de la libération. La décision doit :
Signé par le représentant légal ou la personne dûment autorisée.
Possède un sceau d'entreprise.
Le contenu suit le format publié dans la circulaire 32/2011/TT-BTC.
De nombreuses entreprises omettent ou rédigent des décisions dans un format incorrect, ce qui entraîne des avis non valides.
C'est l'erreur la plus courante, souvent trouvée dans :
Le nom de l'entreprise est abrégé, mal orthographié ou il manque le type (LLC, CP...).
L'adresse n'est pas mise à jour lorsque l'entreprise change de siège social.
Codes fiscaux erronés pour les succursales et le siège social.
Cette erreur empêche l’administration fiscale d’identifier correctement l’émetteur, ce qui entraîne le rejet de la demande dès le départ.
Quelques erreurs courantes :
Symbole de facture en double avec avis précédent.
Écrire le symbole du dénominateur de manière incorrecte, par exemple en confondant la facture de TVA et la facture de vente.
La quantité enregistrée ne correspond pas au formulaire de facture ci-joint.
Saisissez la date de début d'utilisation avant la date de notification.
Ces erreurs rendent difficile la gestion des numéros de factures par les autorités fiscales et doivent souvent être corrigées.
Les entreprises peuvent souffrir de :
Aucune décision de demande jointe.
Document sans signature, sceau rouge.
Le contenu ne correspond pas à la forme, par exemple, il manque de base juridique ou de dispositions d'application.
À l’époque, l’annonce de la libération était considérée comme n’ayant aucune base légale.
Les erreurs courantes sont :
Le modèle de facture ci-joint ne contient pas tous les champs obligatoires.
Les informations figurant sur le formulaire sont différentes des informations figurant dans l’avis ou les informations fiscales.
La présentation est différente de la réglementation (police, mise en page incorrectes...).
L'administration fiscale demandera à l'entreprise de modifier le formulaire et de le soumettre à nouveau depuis le début.
Les erreurs dans l’avis d’émission entraînent non seulement des inconvénients procéduraux, mais aussi de nombreuses conséquences :
Demande rejetée : l'entreprise ne peut pas émettre de factures à temps, ce qui affecte les transactions, les contrats et l'avancement des paiements.
Long et coûteux : les entreprises doivent éditer et soumettre à nouveau leur demande à de nombreuses reprises ; dans certains cas, elles doivent même rédiger une lettre explicative.
Risque de sanction : en cas d'émission et d'utilisation incorrectes, l'entreprise peut être soumise à des sanctions administratives conformément au décret 125/2020/ND-CP.
Perte de réputation : les partenaires et les clients peuvent être méfiants lorsque les factures sont annulées ou modifiées en permanence.
Il s'agit du cas le plus bénin. Les entreprises doivent simplement :
Corriger les informations incorrectes.
Rééditer le nouvel avis avec annexe.
Soumettre à nouveau via le portail fiscal.
Procédure rapide, aucune pénalité.
Ce cas est plus complexe. L'entreprise doit :
Créer un avis pour annuler une facture enregistrée.
Envoyez une lettre expliquant la cause de l’erreur.
Attendez que l’administration fiscale accepte d’annuler, puis créez un nouvel avis.
Si aucune facture n’a été émise, il n’y aura pas de pénalité, mais le processus prendra plus de temps.
Il s'agit de la situation la plus grave. Les entreprises doivent :
Contactez de manière proactive les autorités fiscales pour obtenir des conseils.
Effectuer des ajustements, des annulations ou des remplacements selon les besoins.
Accepter la possibilité de sanctions administratives et annuler l’ensemble du lot de factures publiées.
Vérifiez soigneusement les informations de l’entreprise : comparez le nom, le code fiscal, l’adresse avec le certificat d’enregistrement de l’entreprise et les données sur le système fiscal.
Vérifiez l'échantillon de facture : vérifiez le symbole, le numéro d'échantillon, la date de début d'utilisation, la quantité enregistrée avant l'envoi.
Préparez une décision de demande complète : utilisez le formulaire standard selon la circulaire 32/2011/TT-BTC, avec une signature et un sceau valides.
Utilisez un logiciel réputé : les logiciels de facturation électronique légitimes disposent souvent de fonctionnalités de vérification automatique, réduisant ainsi le risque d’erreurs.
Mettre à jour la réglementation légale : suivre régulièrement les nouveaux documents du Ministère des Finances et de la Direction Générale des Impôts pour se conformer aux exigences en vigueur.
Formation du personnel comptable et fiscal : s'assurer que le responsable comprend correctement la réglementation, en évitant les saisies erronées ou les omissions d'informations.
La notification de l'émission d'une facture électronique n'est pas seulement une procédure administrative, mais aussi une condition préalable à son utilisation légale. Toute erreur à cette étape peut entraîner des retards de transaction, une atteinte à la réputation et des sanctions pour les entreprises.
En maîtrisant le contenu requis, en comprenant les erreurs courantes et comment les gérer, et en les prévenant de manière proactive, les entreprises éviteront des problèmes inutiles.
Dans le contexte de la numérisation, la combinaison de processus de gestion standard avec des solutions logicielles de facturation électronique réputées est la clé pour exploiter un système financier et comptable efficace, sûr et légal.
