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在数字时代，电子发票不仅是记录收入和支出的工具，也是企业履行纳税义务的重要法律依据。然而，在获准使用电子发票之前，企业必须准备并向直接税务机关发送电子发票开具通知。
这张通知单就像发票的“出生证明”，记录了企业的所有信息，包括发票格式、编号、数量、使用日期以及是否适用。即使是一个小小的错误，也可能导致税务机关拒绝开具发票，从而引发诸多问题：开票延误、影响现金流，甚至可能受到行政处罚。
那么电子发票开具通知书都包含哪些内容，有哪些常见错误，如何处理以及如何预防呢？下面我们就来详细分析一下。
这是最基本但最容易出错的部分。企业需要声明：
发票开具单位名称：须与商业登记证上的名称完全一致。
税号：不得多余或缺失字符，不得混淆分公司税号和总部税号。
总公司地址：必须与税务登记信息相符。
联系电话、传真、电子邮件：虽然简单，但如果留空或不正确，税务机关有权要求提供更多信息。
这是用于比较的背景数据，因此任何错误都会导致税务机关拒绝该申请。
此部分显示发票的所有识别特征，包括：
发票类型：增值税发票、销售发票、出口发票、其他发票……
发票号码、发票符号：此两个代码必须与注册样品一致，且不能重复以往的通知。
登记发票号码：通常按批次（例如从号码0000001至0000500）。
生效日期：必须合理，不得早于通知日期。
这是决定企业开具的发票是否有效的部分。
企业必须提交完整的样本，涵盖所有信息字段。该样本是税务机关评估有效性的依据。如果样本中的信息（公司名称、税务代码、地址）与通知书或注册数据不一致，申请将被拒绝。
这是一份内部行政文件，但在宣布发布时必须提交。该决定必须：
由法定代表人或者其授权代表人签字。
有公司印章。
内容遵循第 32/2011/TT-BTC 号通函中发布的形式。
许多企业错过或起草了格式错误的决定，导致通知无效。
这是最常见的错误，通常出现在：
公司名称缩写、拼写错误或缺少类型（LLC、CP……）。
当企业总部变更时，地址不会更新。
分支机构和总部税务代码错误。
这个错误使得税务机关无法正确识别发行人，从而导致申请从一开始就被拒绝。
一些常见错误：
重复的发票符号与之前的通知一致。
分母符号写错，例如混淆增值税发票和销售发票。
登记数量与所附发票表格不符。
输入通知日期之前的使用开始日期。
这些错误使得税务机关难以管理发票号码，并且经常需要进行更正。
企业可能会遭受：
未附上申请决定。
文件缺少签名和红色印章。
内容不符合形式，例如缺乏法律依据或执行规定。
当时，这一释放公告被认为没有法律依据。
常见错误有：
所附发票模板未包含所有必填字段。
表格上的信息与通知或税务信息中的信息不同。
呈现方式与规定不同（字体、布局错误……）。
税务机关将要求企业修改表格并重新提交。
签发通知的错误不仅会造成程序上的不便，还会留下许多后果：
申请被拒绝：企业无法按时开具发票，影响交易、合同和付款进度。
耗时耗力：企业需要多次编辑、重新提交，有些情况下甚至需要撰写解释信。
处罚风险：如签发及使用有误，企业可能根据第125/2020/ND-CP号法令受到行政处罚。
声誉受损：当发票不断被取消或更改时，合作伙伴和客户可能会产生怀疑。
这是最温和的情况。企业只需：
更正不正确的信息。
重新发布新的通知并附上附件。
通过税务门户重新提交。
程序快捷，无处罚。
这个案例比较复杂。企业必须：
创建通知以取消已登记的发票。
发送一封信解释错误的原因。
等待税务机关同意取消，然后创建新的通知。
如果没有开具发票，则不会受到处罚，但处理时间会更长。
这是最严重的情况。企业需要：
主动联系税务机关寻求指导。
按要求进行调整、取消或替换。
接受行政处罚的可能性，并取消整批已发布的发票。
仔细检查商业信息：将名称、税务代码、地址与商业登记证和税务系统上的数据进行比较。
检查发票样本：发送前检查符号、样本编号、使用开始日期、注册数量。
准备完整的申请决定：使用符合第 32/2011/TT-BTC 号通函的标准表格，并附上有效的签名和印章。
使用信誉良好的软件：合法的电子发票软件通常具有自动检查功能，可降低出错的风险。
更新法律法规：定期监控财政部和税务总局的新文件，以符合当前要求。
培训会计和税务人员：确保负责人正确理解法规，避免错误输入或遗漏信息。
电子发票开具通知不仅是一项行政程序，也是发票合法使用的前提条件。此步骤出现错误可能会导致企业交易延迟、声誉受损并受到处罚。
通过掌握所需内容、了解常见错误及其处理方法并主动预防，企业将避免不必要的麻烦。
在数字化背景下，将标准的管理流程与信誉良好的电子发票软件解决方案相结合是运行有效、安全和合法的财务和会计系统的关键。
