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디지털 시대에 전자세금계산서 는 수입과 지출을 기록하는 도구일 뿐만 아니라, 기업이 세무 의무를 이행하는 데 중요한 법적 근거가 됩니다. 그러나 전자세금계산서를 사용하려면 기업은 먼저 전자세금계산서 발급 통지서를 작성하여 직접 세무 당국에 제출해야 합니다.
이 통지서는 송장의 "출생 증명서"와 같습니다. 사업체 정보, 송장 양식, 기호, 수량, 사용일 및 적용 결정에 대한 모든 정보가 기록되어 있습니다. 사소한 실수라도 세무 당국의 거부로 이어져 송장 발행 지연, 현금 흐름에 차질 발생, 심지어 행정 처벌까지 초래하는 등 여러 가지 문제를 야기할 수 있습니다.
그렇다면 전자세금계산서 발행 고지에는 무엇이 포함되고, 자주 발생하는 오류는 무엇이며, 어떻게 처리하고 예방할 수 있을까요? 아래에서 자세히 살펴보겠습니다.
가장 기본적이지만 가장 자주 틀리는 부분입니다. 기업은 다음을 신고해야 합니다.
송장 발행 단위의 이름은 사업자 등록증에 있는 이름과 정확히 일치해야 합니다.
세금 코드: 추가 문자나 누락된 문자가 있어서는 안 되며, 지점 세금 코드와 본사 세금 코드를 혼동해서는 안 됩니다.
본사 주소: 세무 등록 정보와 일치해야 합니다.
연락처 전화번호, 팩스번호, 이메일: 간단하더라도, 입력하지 않거나 틀릴 경우 세무 당국에서 추가 정보를 요청할 권리가 있습니다.
이는 비교를 위한 배경 데이터이므로 오류가 있으면 세무 당국이 신청을 거부할 수 있습니다.
이 섹션에서는 다음을 포함하여 송장의 모든 식별 특징을 보여줍니다.
송장 유형: VAT 송장, 판매 송장, 수출 송장, 기타 송장...
송장 번호 및 송장 기호: 이 두 코드는 등록된 샘플과 일치해야 하며 이전 알림과 중복되어서는 안 됩니다.
등록 송장 번호: 일반적으로 일괄적으로(예: 0000001부터 0000500까지) 발행됩니다.
개시일: 합리적이어야 하며, 통지일보다 빨라서는 안 됩니다.
이는 사업체에서 발행한 송장이 유효한지 여부를 결정하는 부분입니다.
기업은 모든 정보 항목이 포함된 완전한 샘플을 제출해야 합니다. 이 샘플은 세무 당국이 타당성을 평가하는 근거가 됩니다. 샘플에 기재된 정보(회사명, 세금 코드, 주소)가 신고서 또는 등록 정보와 다를 경우 신청이 거부됩니다.
이는 내부 관리 문서이지만, 출시를 발표할 때 필요합니다. 결정은 다음과 같아야 합니다.
법적 대리인이나 정당하게 권한을 위임받은 사람이 서명해야 합니다.
법인 인감이 있습니다.
내용은 회람 32/2011/TT-BTC에서 발행된 양식을 따릅니다.
많은 기업이 잘못된 형식으로 의사 결정을 작성하거나 누락하여 무효 공지가 발행되는 경우가 많습니다.
이는 가장 흔한 오류로, 다음에서 자주 발견됩니다.
회사 이름이 약어이거나, 철자가 틀렸거나, 유형(LLC, CP 등)이 누락되었습니다.
사업체의 본사가 변경되어도 주소가 업데이트되지 않습니다.
잘못된 지점 및 본사 세금 코드입니다.
이러한 오류로 인해 세무 당국이 발급자를 올바르게 식별할 수 없게 되어 신청이 처음부터 거부됩니다.
몇 가지 일반적인 오류:
이전 공지와 중복된 송장 기호입니다.
분모 기호를 잘못 쓰면, 예를 들어 VAT 송장과 매출 송장이 혼동될 수 있습니다.
등록된 수량이 첨부된 송장 양식과 일치하지 않습니다.
공지일 이전의 사용 시작일을 입력하세요.
이러한 오류로 인해 세무 당국이 송장 번호를 관리하는 데 어려움이 있으며, 종종 수정이 필요합니다.
기업은 다음과 같은 어려움을 겪을 수 있습니다.
신청 결정이 첨부되지 않았습니다.
서명이 없고 붉은 봉인이 찍힌 문서입니다.
내용이 형식을 따르지 않거나, 예를 들어 법적 근거나 집행 조항이 부족합니다.
당시에는 석방 발표가 법적 근거가 없다고 여겨졌습니다.
일반적인 오류는 다음과 같습니다.
첨부된 송장 템플릿에 필수 항목이 모두 포함되어 있지 않습니다.
양식에 적힌 정보가 공지사항이나 세금정보에 적힌 정보와 다릅니다.
표현 방식이 규정과 다릅니다(글꼴, 레이아웃 등).
세무 당국은 사업체에 양식을 편집하여 처음부터 다시 제출하도록 요청할 것입니다.
발급 공지의 오류는 절차상의 불편을 초래할 뿐만 아니라 다음과 같은 많은 결과를 초래합니다.
거부된 신청 : 사업체가 제때 송장을 발행할 수 없어 거래, 계약 및 지불 진행에 영향을 미칩니다.
시간이 많이 걸리고 비용도 많이 듭니다 . 기업은 여러 번 편집하고 다시 제출해야 합니다. 어떤 경우에는 설명서를 작성해야 할 수도 있습니다.
벌금 위험 : 잘못 발급되어 사용된 경우, 해당 기업은 법령 125/2020/ND-CP에 따라 행정 처벌을 받을 수 있습니다.
평판 손실 : 송장이 계속 취소되거나 변경되면 파트너와 고객이 의심을 가질 수 있습니다.
이는 가장 가벼운 사례입니다. 기업은 다음 사항만 수행하면 됩니다.
잘못된 정보를 수정하세요.
새로운 공지사항을 부록과 함께 재발행합니다.
세무 포털을 통해 다시 제출하세요.
빠른 절차, 벌금 없음.
이 경우는 더 복잡합니다. 기업은 다음을 수행해야 합니다.
등록된 송장을 취소하는 공지사항을 작성합니다.
오류의 원인을 설명하는 편지를 보내세요.
세무 당국이 취소에 동의할 때까지 기다린 후 새로운 공지를 작성하세요.
송장이 발행되지 않은 경우 벌금은 부과되지 않지만, 처리 과정이 더 오래 걸립니다.
이는 가장 심각한 상황입니다. 기업은 다음을 수행해야 합니다.
세무 당국에 사전에 연락하여 지침을 받으세요.
필요에 따라 조정, 취소 또는 교체를 실시합니다.
행정적 처벌 가능성을 받아들이고 게시된 송장 전체를 취소합니다.
사업 정보를 주의 깊게 확인하세요 . 사업체명, 세금코드, 주소를 사업자등록증 및 세무제도 정보와 비교하세요.
송장 샘플을 확인하세요 : 보내기 전에 기호, 샘플 번호, 사용 시작일, 등록된 수량을 확인하세요.
전체 신청 결정을 준비하세요 : 유효한 서명과 인감을 첨부하여 Circular 32/2011/TT-BTC에 따른 표준 양식을 사용하세요.
신뢰할 수 있는 소프트웨어를 사용하세요 . 합법적인 전자 송장 소프트웨어에는 자동 검사 기능이 있는 경우가 많아 오류 위험을 줄여줍니다.
법적 규정 업데이트 : 재무부와 세무총국에서 나오는 새로운 문서를 정기적으로 모니터링하여 현재 요구 사항을 준수합니다.
회계 및 세무 직원 교육 : 담당자가 규정을 올바르게 이해하고, 잘못된 입력이나 정보 누락을 방지하도록 합니다.
전자세금계산서 발급 통지는 단순한 행정 절차가 아니라, 세금계산서가 합법적으로 사용되기 위한 필수 조건입니다. 이 단계에서 오류가 발생하면 사업체의 거래 지연, 평판 손상 및 처벌 대상이 될 수 있습니다.
필요한 콘텐츠를 숙지하고, 일반적인 오류와 이를 처리하는 방법을 이해하고, 사전에 이를 예방함으로써 기업은 불필요한 문제를 피할 수 있습니다.
디지털화 맥락에서 표준 관리 프로세스 와 평판 좋은 전자 송장 소프트웨어 솔루션을 결합하는 것은 효과적이고 안전하며 합법적인 재무 및 회계 시스템을 운영하는 데 중요합니다.
