0
W erze cyfrowej faktury elektroniczne są nie tylko narzędziem ewidencji przychodów i wydatków, ale także ważną podstawą prawną dla przedsiębiorstw do wywiązywania się z obowiązków podatkowych. Jednak zanim firmy uzyskają zezwolenie na korzystanie z faktur elektronicznych, muszą przygotować i przesłać zawiadomienie o wystawieniu faktury elektronicznej do właściwego organu podatkowego.
To powiadomienie jest niczym „akt urodzenia” faktury, zawierający wszystkie informacje o firmie, formę faktury, symbol, ilość, datę wykorzystania i decyzję o zastosowaniu. Nawet drobny błąd może spowodować odrzucenie faktury przez urząd skarbowy, co może prowadzić do wielu problemów: opóźnień w wystawianiu faktur, wpływu na przepływy pieniężne, a nawet nałożenia kar administracyjnych.
Co zatem zawiera powiadomienie o wystawieniu faktury elektronicznej, jakie są najczęstsze błędy, jak sobie z nimi radzić i jak im zapobiegać? Przeanalizujmy je szczegółowo poniżej.
To najbardziej podstawowa, ale najczęściej błędna część. Firmy muszą zadeklarować:
Nazwa jednostki wystawiającej fakturę: musi być dokładnie taka, jaka znajduje się w certyfikacie rejestracji działalności gospodarczej.
Kod podatkowy: nie może zawierać dodatkowych lub brakujących znaków i nie może być mylony z kodem podatkowym oddziału i kodem podatkowym siedziby głównej.
Adres siedziby głównej: musi być zgodny z danymi rejestracyjnymi podatnika.
Numer telefonu kontaktowego, faksu, adresu e-mail: choć są proste, to jeśli pozostaną puste lub nieprawidłowe, organ podatkowy ma prawo zażądać dodatkowych informacji.
Są to dane porównawcze, więc wszelkie błędy spowodują odrzucenie wniosku przez urząd skarbowy.
W tej sekcji znajdują się wszystkie cechy identyfikacyjne faktury, w tym:
Rodzaje faktur: faktura VAT, faktura sprzedaży, faktura eksportowa, inne faktury...
Numer faktury i symbol faktury: te dwa kody muszą być zgodne z zarejestrowaną próbką i nie mogą powtarzać poprzednich powiadomień.
Numer faktury rejestracyjnej: zwykle zbiorczo (np. od numeru 0000001 do 0000500).
Data rozpoczęcia: musi być rozsądna, nie wcześniejsza niż data powiadomienia.
Ta część decyduje, czy faktura wystawiona przez firmę jest ważna, czy nie.
Przedsiębiorstwa muszą złożyć kompletny wzór, zawierający wszystkie pola informacyjne. Wzór ten stanowi podstawę do oceny prawidłowości zgłoszenia przez organ podatkowy. Jeśli informacje zawarte w wzorze (nazwa firmy, kod podatkowy, adres) różnią się od danych zawartych w zgłoszeniu lub danych rejestracyjnych, wniosek zostanie odrzucony.
Jest to wewnętrzny dokument administracyjny, ale jest wymagany przy ogłaszaniu zwolnienia. Decyzja musi:
Podpisane przez przedstawiciela prawnego lub osobę należycie upoważnioną.
Posiada pieczęć korporacyjną.
Treść jest zgodna z formą podaną w Okólniku 32/2011/TT-BTC.
Wiele firm pomija decyzje lub sporządza je w niewłaściwym formacie, co skutkuje nieważnymi zawiadomieniami.
To jest najczęstszy błąd, często spotykany w:
Nazwa spółki jest skrócona, błędnie napisana lub brakuje jej czcionki (LLC, CP...).
Adres nie jest aktualizowany w przypadku zmiany siedziby firmy.
Nieprawidłowe kody podatkowe oddziałów i siedzib głównych.
Błąd ten uniemożliwia organowi podatkowemu prawidłową identyfikację wystawcy, co skutkuje odrzuceniem wniosku już na samym początku.
Niektóre typowe błędy:
Duplikat symbolu faktury z wcześniejszym powiadomieniem.
Błędne wpisanie symbolu mianownika, np. pomylenie faktury VAT z fakturą sprzedaży.
Zarejestrowana ilość nie zgadza się z załączoną fakturą.
Wprowadź datę rozpoczęcia użytkowania przypadającą przed datą powiadomienia.
Błędy te utrudniają organom podatkowym zarządzanie numerami faktur i często konieczne jest ich korygowanie.
Przedsiębiorstwa mogą cierpieć z powodu:
Brak załączonej decyzji aplikacyjnej.
W dokumencie brakuje podpisu i czerwonej pieczęci.
Treść nie jest zgodna z formą, np. brakuje podstawy prawnej lub przepisów wykonawczych.
Wówczas uznano, że ogłoszenie o zwolnieniu nie ma żadnej podstawy prawnej.
Najczęstsze błędy to:
Załączony szablon faktury nie zawiera wszystkich wymaganych pól.
Informacje zawarte w formularzu różnią się od informacji zawartych w zawiadomieniu lub informacji podatkowej.
Prezentacja odbiega od regulaminu (niewłaściwa czcionka, układ...).
Organ podatkowy poprosi przedsiębiorstwo o edycję formularza i ponowne złożenie go od nowa.
Błędy w zawiadomieniu o wydaniu nie tylko powodują utrudnienia proceduralne, ale również pociągają za sobą wiele konsekwencji:
Odrzucony wniosek : firma nie może wystawiać faktur na czas, co wpływa na transakcje, umowy i postęp płatności.
Czasochłonne i kosztowne : firmy muszą wielokrotnie edytować i ponownie składać dokumenty; w niektórych przypadkach muszą nawet napisać list wyjaśniający.
Ryzyko kary : w przypadku nieprawidłowego wydania i wykorzystania przedsiębiorstwo może podlegać karom administracyjnym zgodnie z dekretem 125/2020/ND-CP.
Utrata reputacji : partnerzy i klienci mogą nabrać podejrzeń, gdy faktury są ciągle anulowane lub zmieniane.
To najłagodniejszy przypadek. Firmy muszą jedynie:
Popraw nieprawidłowe informacje.
Ponownie wydać nowe ogłoszenie z załącznikiem.
Prześlij ponownie za pośrednictwem portalu podatkowego.
Szybka procedura, żadnych kar.
Ta sprawa jest bardziej skomplikowana. Firma musi:
Utwórz powiadomienie o anulowaniu zarejestrowanej faktury.
Wyślij list wyjaśniający przyczynę błędu.
Poczekaj, aż organ podatkowy wyrazi zgodę na anulowanie, a następnie utwórz nowe zawiadomienie.
Jeśli faktura nie została wystawiona, nie zostanie naliczona żadna kara, ale cały proces potrwa dłużej.
To najpoważniejsza sytuacja. Firmy muszą:
Skontaktuj się z organami podatkowymi, aby uzyskać wskazówki.
Dokonaj niezbędnych zmian, anulowań lub wymian.
Zaakceptuj możliwość nałożenia kar administracyjnych i anuluj całą partię opublikowanych faktur.
Dokładnie sprawdź informacje o firmie : porównaj nazwę, kod podatkowy, adres z certyfikatem rejestracji firmy i danymi w systemie podatkowym.
Sprawdź próbkę faktury : przed wysłaniem sprawdź symbol, numer próbki, datę rozpoczęcia użytkowania, zarejestrowaną ilość.
Przygotuj pełną decyzję aplikacyjną : użyj standardowego formularza zgodnie z Okólnikiem 32/2011/TT-BTC, z ważnym podpisem i pieczęcią.
Korzystaj z renomowanego oprogramowania : legalne programy do faktur elektronicznych często mają funkcje automatycznego sprawdzania, co zmniejsza ryzyko błędów.
Aktualizacja przepisów prawnych : regularne monitorowanie nowych dokumentów Ministerstwa Finansów i Generalnego Urzędu Podatkowego w celu dostosowania ich do bieżących wymogów.
Szkolenie personelu księgowego i podatkowego : upewnienie się, że osoba odpowiedzialna prawidłowo rozumie przepisy, co pozwoli uniknąć nieprawidłowego wprowadzenia lub pominięcia informacji.
Powiadomienie o wystawieniu faktury elektronicznej to nie tylko procedura administracyjna, ale także warunek konieczny, aby faktura mogła być legalnie wykorzystywana. Błędy na tym etapie mogą skutkować opóźnieniami w transakcjach, utratą reputacji i narażeniem się na kary.
Dzięki opanowaniu niezbędnych treści, zrozumieniu typowych błędów i tego, jak sobie z nimi radzić, a także proaktywnemu zapobieganiu im, firmy unikną niepotrzebnych problemów.
W dobie digitalizacji połączenie standardowych procesów zarządzania z renomowanymi rozwiązaniami w zakresie oprogramowania do faktur elektronicznych stanowi klucz do prowadzenia efektywnego, bezpiecznego i zgodnego z prawem systemu finansowo-księgowego.
