0
Dijital çağda, elektronik faturalar yalnızca gelir ve giderleri kaydetmek için bir araç değil, aynı zamanda işletmelerin vergi yükümlülüklerini yerine getirmeleri için önemli bir yasal dayanaktır. Ancak, elektronik fatura kullanımına izin verilmeden önce, işletmelerin elektronik fatura düzenleme bildirimini hazırlayıp doğrudan vergi dairesine göndermeleri gerekmektedir.
Bu bildirim, faturanın "doğum belgesi" gibidir ve işletmenin tüm bilgilerini, fatura formunu, sembolünü, miktarını, kullanım tarihini ve başvuru kararını içerir. Küçük bir hata bile vergi dairesinin talebi reddetmesine ve faturaların düzenlenmesinde gecikmeye, nakit akışının etkilenmesine ve hatta idari para cezalarına maruz kalmaya yol açabilir.
Peki, elektronik fatura düzenleme bildirimi neleri içeriyor, sık karşılaşılan hatalar nelerdir, nasıl ele alınmalı ve nasıl önlenmelidir? Bunları aşağıda detaylı olarak inceleyelim.
Bu en temel ama en sık yanlış anlaşılan kısımdır. İşletmelerin şunları beyan etmesi gerekir:
Fatura düzenleyen birimin adı: İşletme kayıt belgesinde belirtildiği gibi olmalıdır.
Vergi kodu: Fazla veya eksik karakter içermemeli ve şube vergi kodu ile merkez vergi kodu ile karıştırılmamalıdır.
Merkez adresi: Vergi kayıt bilgileriyle aynı olmalıdır.
İletişim telefon numarası, faks, e-posta: Basit olmasına rağmen boş bırakılması veya yanlış girilmesi halinde vergi dairesi ek bilgi talep etme hakkına sahiptir.
Bu karşılaştırma için gerekli arka plan verileridir, dolayısıyla herhangi bir hata vergi dairesinin başvuruyu reddetmesine yol açacaktır.
Bu bölüm, faturanın tüm tanımlayıcı özelliklerini gösterir, bunlar şunlardır:
Fatura türleri: KDV faturası, satış faturası, ihracat faturası, diğer faturalar...
Fatura numarası ve fatura sembolü: Bu iki kodun kayıtlı örnekle tutarlı olması ve daha önceki bildirimlerle aynı olmaması gerekmektedir.
Tescil fatura numarası: genellikle gruplar halinde (örneğin 0000001'den 0000500'e kadar).
Başlangıç tarihi: Makul olmalı, bildirim tarihinden daha erken olmamalıdır.
İşletmenin düzenlediği faturanın geçerli olup olmadığını belirleyen kısımdır.
İşletmeler, tüm bilgi alanlarını gösteren eksiksiz bir örnek sunmalıdır. Bu örnek, vergi dairesinin geçerliliği değerlendirmesinin temelini oluşturur. Örnekteki bilgiler (şirket adı, vergi kodu, adres) bildirimdeki bilgilerden veya kayıt verilerinden farklıysa, başvuru reddedilecektir.
Bu, dahili bir idari belgedir, ancak tahliye duyurusu yapılırken gereklidir. Kararda şunlar yer almalıdır:
Kanuni temsilci veya yetkili kişi tarafından imzalanır.
Kurumsal mührü bulunmaktadır.
İçerik 32/2011/TT-BTC Genelgesi'nde yayınlanan şekliyle aynıdır.
Birçok işletme kararları gözden kaçırıyor veya yanlış formatta taslak haline getiriyor ve bu da geçersiz bildirimlerle sonuçlanıyor.
Bu en yaygın hatadır ve sıklıkla şu durumlarda görülür:
Şirket adı kısaltılmış, yanlış yazılmış veya türü eksik (LLC, CP...).
İşletmenin merkezi değiştiğinde adres güncellenmez.
Yanlış şube ve merkez ofis vergi kodları.
Bu hata, vergi dairesinin ihraççıyı doğru bir şekilde tespit etmesini imkansız hale getiriyor ve başvurunun baştan reddedilmesine yol açıyor.
Bazı yaygın hatalar:
Önceki bildirimle birlikte fatura simgesinin kopyası.
Payda sembolünü yanlış yazmak, örneğin KDV faturası ile satış faturasını karıştırmak.
Kayıtlı miktar ekli fatura formuna uymuyor.
Bildirim tarihinden önceki kullanım başlangıç tarihini giriniz.
Bu hatalar, vergi makamlarının fatura numaralarını yönetmesini zorlaştırır ve sıklıkla düzeltilmesi gerekir.
İşletmeler şu durumlardan muzdarip olabilir:
Başvuru kararı eklenmemiştir.
Belgede imza ve kırmızı mühür eksik.
İçerik biçime uymuyor, örneğin yasal dayanağı veya yaptırım hükümleri bulunmuyor.
O dönemde tahliye kararının hukuki dayanağı bulunmadığı değerlendirilmişti.
Yaygın hatalar şunlardır:
Ekli fatura şablonunda gerekli alanların tamamı bulunmamaktadır.
Formdaki bilgiler, bildirimdeki veya vergi bilgilerindeki bilgilerden farklıdır.
Sunum yönetmelikten farklı (yanlış yazı tipi, düzen...).
Vergi dairesi işletmeden formu düzenleyip baştan tekrar göndermesini isteyecektir.
İhraç bildirimindeki hatalar sadece usul açısından sakıncalara yol açmakla kalmaz, aynı zamanda birçok sonuç da doğurur:
Başvuru reddedildi : İşletme zamanında fatura düzenleyemiyor, bu durum işlemleri, sözleşmeleri ve ödeme sürecini etkiliyor.
Zaman alıcı ve maliyetli : İşletmeler birçok kez düzenleme ve yeniden gönderme yapmak zorunda kalıyor; hatta bazı durumlarda açıklayıcı bir mektup yazmak zorunda kalıyorlar.
Ceza riski : Yanlış düzenlenip kullanılması halinde işletme 125/2020/ND-CP Kararnamesi uyarınca idari para cezasına çarptırılabilir.
İtibar kaybı : Faturaların sürekli olarak iptal edilmesi veya değiştirilmesi, iş ortaklarınız ve müşterileriniz nezdinde şüphe uyandırabilir.
Bu en hafif durumdur. İşletmelerin yalnızca şunları yapması gerekir:
Yanlış bilgileri düzeltin.
Yeni duyuruyu ekiyle birlikte yeniden yayınlayın.
Vergi portalı üzerinden tekrar gönderin.
Hızlı işlem, ceza yok.
Bu durum daha karmaşıktır. İşletmenin yapması gerekenler:
Kayıtlı bir faturayı iptal etmek için bir bildirim oluşturun.
Hatanın nedenini açıklayan bir mektup gönderin.
Vergi dairesinin iptali onaylamasını bekleyin, ardından yeni bir bildirim oluşturun.
Fatura kesilmemişse ceza uygulanmaz ancak süreç daha uzun sürer.
Bu en ciddi durumdur. İşletmelerin şunları yapması gerekir:
Rehberlik için proaktif olarak vergi makamlarıyla iletişime geçin.
Gerektiğinde düzeltmeleri, iptalleri veya değişiklikleri yapın.
İdari yaptırım olasılığını kabul edin ve yayınlanan faturaların tamamını iptal edin.
İşletme bilgilerinizi dikkatlice kontrol edin : Adınızı, vergi kodunuzu, adresinizi işletme kayıt belgeniz ve vergi sistemi verilerinizle karşılaştırın.
Fatura örneğini kontrol edin : Göndermeden önce sembolü, örnek numarasını, kullanıma başlama tarihini ve kayıtlı miktarı kontrol edin.
Tam başvuru kararını hazırlayın : 32/2011/TT-BTC Genelgesi'ne göre geçerli imza ve mühürle standart formu kullanın.
Güvenilir yazılım kullanın : Güvenilir e-fatura yazılımları genellikle hata riskini azaltan otomatik kontrol özelliklerine sahiptir.
Yasal düzenlemeleri güncelleyin : Güncel gerekliliklere uyum sağlamak amacıyla Maliye Bakanlığı ve Vergi Dairesi'nden gelen yeni belgeleri düzenli olarak takip edin.
Muhasebe ve vergi personelinin eğitimi : Sorumlu kişinin yönetmelikleri doğru anladığından emin olun, yanlış bilgi girişi veya bilgi eksikliğinin önüne geçin.
Elektronik fatura düzenleme bildirimi yalnızca idari bir işlem değil, aynı zamanda faturanın yasal olarak kullanılabilmesi için bir ön koşuldur. Bu aşamada yapılacak hatalar, işletmelerin işlemlerini geciktirmesine, itibar kaybına ve cezalara maruz kalmasına neden olabilir.
Gerekli içeriğe hakim olarak, yaygın hataları ve bunlarla nasıl başa çıkılacağını anlayarak ve bunları proaktif olarak önleyerek işletmeler gereksiz sorunlardan kaçınacaktır.
Dijitalleşme bağlamında, standart yönetim süreçlerinin saygın elektronik fatura yazılım çözümleriyle birleştirilmesi, etkili, güvenli ve yasal bir finans ve muhasebe sisteminin işletilmesinin anahtarıdır.
