0
В цифровую эпоху электронные счета-фактуры являются не только инструментом учёта доходов и расходов, но и важной правовой основой для выполнения налоговых обязательств предприятий. Однако, прежде чем получить разрешение на использование электронных счетов-фактур, предприятия обязаны подготовить и направить уведомление о выставлении электронного счета-фактуры непосредственно в налоговый орган.
Это уведомление – своего рода «свидетельство о рождении» счёта, в котором зафиксирована вся информация о компании: форма счёта, его обозначение, количество, дата использования и решение о его применении. Даже небольшая ошибка может привести к отказу со стороны налогового органа, что повлечёт за собой множество проблем: задержку в выставлении счёта, влияние на денежный поток и даже наложение административных штрафов.
Итак, что же включает в себя уведомление о выставлении электронного счёта, какие ошибки встречаются чаще всего, как с ними бороться и как их предотвратить? Давайте подробно разберём их ниже.
Это самая простая, но часто ошибочная часть. Компании должны указать:
Наименование подразделения, выдавшего счет: должно точно соответствовать указанному в свидетельстве о регистрации предприятия.
Налоговый код: не должен содержать лишних или отсутствующих символов и не должен путаться с налоговым кодом филиала и налоговым кодом головного офиса.
Адрес головного офиса: должен соответствовать данным налоговой регистрации.
Контактный номер телефона, факса, электронной почты: хотя это и просто, если оставить данные пустыми или указать их неверно, налоговый орган имеет право запросить дополнительную информацию.
Это исходные данные для сравнения, поэтому любые ошибки приведут к отклонению заявления налоговым органом.
В этом разделе указаны все идентификационные характеристики счета-фактуры, включая:
Типы счетов-фактур: счет-фактура НДС, счет-фактура продажи, экспортный счет-фактура, другие счета-фактуры...
Номер счета-фактуры и символ счета-фактуры: эти два кода должны соответствовать зарегистрированному образцу и не дублировать предыдущие уведомления.
Регистрационный номер счета-фактуры: обычно партиями (например, от номера 0000001 до 0000500).
Дата начала: должна быть разумной, не ранее даты уведомления.
Это та часть, которая определяет, действителен ли счет, выставленный предприятием.
Предприятия должны предоставить полную выборку, отражающую все поля информации. Эта выборка служит основанием для оценки налоговым органом её достоверности. Если информация в выборке (название компании, налоговый код, адрес) отличается от информации, указанной в уведомлении, или от данных, указанных в регистрационном учёте, заявка будет отклонена.
Это внутренний административный документ, который требуется при объявлении о выпуске. Решение должно:
Подписано законным представителем или должным образом уполномоченным лицом.
Имеет корпоративную печать.
Содержание соответствует форме, изданной в Циркуляре 32/2011/TT-BTC.
Многие предприятия пропускают решения или составляют их в неправильном формате, что приводит к недействительным уведомлениям.
Это наиболее распространенная ошибка, часто встречающаяся в:
Название компании сокращено, написано с ошибкой или отсутствует тип (ООО, КП...).
Адрес не обновляется при смене головного офиса компании.
Неправильные налоговые коды филиала и головного офиса.
Из-за этой ошибки налоговый орган не может правильно идентифицировать эмитента, что приводит к отклонению заявления с самого начала.
Некоторые распространённые ошибки:
Дублирующий символ счета-фактуры с предыдущим уведомлением.
Неправильно запишите символ знаменателя, например, перепутав счет-фактуру НДС и счет-фактуру продаж.
Зарегистрированное количество не соответствует приложенной форме счета.
Введите дату начала использования до даты уведомления.
Эти ошибки затрудняют работу налоговых органов по управлению номерами счетов-фактур и часто требуют исправления.
Предприятия могут пострадать от:
Решение по заявлению не приложено.
В документе отсутствует подпись, красная печать.
Содержание не соответствует форме, например, отсутствуют правовая основа или положения о принуждении.
В то время объявление об освобождении считалось не имеющим правовых оснований.
Распространенные ошибки:
В прилагаемом шаблоне счета-фактуры отсутствуют все обязательные поля.
Информация в форме отличается от информации в уведомлении или налоговой информации.
Представление отличается от правил (неправильный шрифт, верстка...).
Налоговый орган попросит предприятие отредактировать форму и повторно подать ее с самого начала.
Ошибки в уведомлении о выдаче не только вызывают процессуальные неудобства, но и влекут за собой множество последствий:
Заявка отклонена : предприятие не может вовремя выставлять счета-фактуры, что влияет на транзакции, контракты и ход оплаты.
Это требует много времени и затрат : предприятиям приходится редактировать и повторно подавать документы много раз; в некоторых случаях им даже приходится писать пояснительное письмо.
Риск штрафа : в случае неправильной выдачи и использования предприятие может быть подвергнуто административным штрафам в соответствии с Указом 125/2020/ND-CP.
Потеря репутации : партнеры и клиенты могут заподозрить неладное, если счета-фактуры постоянно отменяются или изменяются.
Это самый лёгкий случай. Предприятиям необходимо лишь:
Исправьте неверную информацию.
Перевыпустите новое уведомление с приложением.
Повторная подача через налоговый портал.
Быстрая процедура, без штрафов.
Этот случай сложнее. Предприятие должно:
Создайте уведомление об отмене зарегистрированного счета-фактуры.
Отправьте письмо с объяснением причины ошибки.
Дождитесь согласия налогового органа на отмену, а затем создайте новое уведомление.
Если счет не был выставлен, штраф взиматься не будет, но процесс займет больше времени.
Это самая серьёзная ситуация. Предприятиям необходимо:
Заблаговременно обращайтесь в налоговые органы за консультациями.
При необходимости внесите изменения, отмените или замените заказ.
Принять возможность административных штрафов и аннулировать весь пакет опубликованных счетов-фактур.
Внимательно проверьте информацию о компании : сравните название, налоговый код, адрес со свидетельством о регистрации компании и данными о налоговой системе.
Проверьте образец счета-фактуры : контрольный символ, номер образца, дату начала использования, зарегистрированное количество перед отправкой.
Подготовьте полное решение по заявлению : используйте стандартную форму согласно Циркуляру 32/2011/TT-BTC с действительной подписью и печатью.
Используйте надежное программное обеспечение : легальное программное обеспечение для электронных счетов-фактур часто имеет функции автоматической проверки, что снижает риск ошибок.
Обновляйте правовые нормы : регулярно отслеживайте новые документы Министерства финансов и Главного налогового управления, чтобы соответствовать текущим требованиям.
Обучение персонала, занимающегося бухгалтерским учетом и налогообложением : обеспечение правильного понимания нормативных актов ответственным лицом, недопущение неправильного ввода или пропуска информации.
Уведомление о выставлении электронного счёта — это не только административная процедура, но и необходимое условие для законного использования счёта. Ошибки на этом этапе могут привести к задержкам в проведении транзакций, потере репутации и штрафным санкциям.
Освоив необходимый контент, поняв типичные ошибки и способы их устранения, а также заблаговременно предотвращая их, предприятия смогут избежать ненужных проблем.
В условиях цифровизации объединение стандартных процессов управления с надежными программными решениями для электронных счетов-фактур является ключом к функционированию эффективной, безопасной и законной финансовой и бухгалтерской системы.
