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Nell'era digitale, le fatture elettroniche non sono solo uno strumento per la registrazione di entrate e uscite, ma anche un'importante base giuridica per l'adempimento degli obblighi fiscali da parte delle aziende. Tuttavia, prima di poter utilizzare le fatture elettroniche, le aziende sono tenute a predisporre e inviare una notifica di emissione della fattura elettronica all'autorità fiscale.
Questa notifica è come il "certificato di nascita" della fattura, che registra tutte le informazioni dell'azienda, il formato della fattura, la sigla, la quantità, la data di utilizzo e la decisione di applicarla. Anche un piccolo errore può causare il rigetto da parte dell'autorità fiscale, con conseguenti numerosi problemi: ritardi nell'emissione delle fatture, ripercussioni sulla liquidità e persino sanzioni amministrative.
Cosa include quindi l'avviso di emissione della fattura elettronica, quali sono gli errori più comuni, come gestirli e come prevenirli? Analizziamoli in dettaglio di seguito.
Questa è la parte più elementare, ma spesso sbagliata. Le aziende devono dichiarare:
Nome dell'unità emittente della fattura: deve corrispondere esattamente a quanto riportato nel certificato di registrazione dell'impresa.
Codice fiscale: non deve contenere caratteri aggiuntivi o mancanti e non deve essere confuso tra il codice fiscale della filiale e il codice fiscale della sede centrale.
Indirizzo della sede centrale: deve corrispondere alle informazioni di registrazione fiscale.
Numero di telefono, fax, e-mail: sebbene semplici, se i dati vengono lasciati vuoti o sono errati, l'autorità fiscale ha il diritto di richiedere informazioni aggiuntive.
Questi sono i dati di base per il confronto, quindi eventuali errori comporteranno il rifiuto della domanda da parte dell'autorità fiscale.
In questa sezione vengono mostrate tutte le caratteristiche identificative della fattura, tra cui:
Tipi di fattura: fattura IVA, fattura di vendita, fattura di esportazione, altre fatture...
Numero fattura e simbolo fattura: questi due codici devono essere coerenti con il campione registrato e non duplicare notifiche precedenti.
Numero di fattura di registrazione: solitamente in lotti (ad esempio dal numero 0000001 al 0000500).
Data di inizio: deve essere ragionevole, non anteriore alla data di notifica.
Questa è la parte che determina se la fattura emessa dall'azienda è valida o meno.
Le imprese devono presentare un campione completo, che riporti tutti i campi informativi. Questo campione costituisce la base per la valutazione della validità da parte dell'autorità fiscale. Se le informazioni sul campione (ragione sociale, codice fiscale, indirizzo) sono diverse da quelle della notifica o dai dati di registrazione, la domanda verrà respinta.
Si tratta di un documento amministrativo interno, ma è obbligatorio per annunciare il rilascio. La decisione deve:
Firmato dal rappresentante legale o da persona debitamente autorizzata.
Ha il sigillo aziendale.
Il contenuto segue il modello emesso nella Circolare 32/2011/TT-BTC.
Molte aziende trascurano le decisioni o le redigono nel formato sbagliato, con conseguenti notifiche non valide.
Questo è l'errore più comune, spesso riscontrato in:
Il nome dell'azienda è abbreviato, scritto in modo errato o manca il tipo (LLC, CP...).
L'indirizzo non viene aggiornato quando l'azienda cambia sede.
Codici fiscali della filiale e della sede centrale errati.
Questo errore impedisce all'autorità fiscale di identificare correttamente l'emittente, determinando il rigetto della domanda fin dall'inizio.
Alcuni errori comuni:
Simbolo di fattura duplicato con preavviso.
Scrivere in modo errato il simbolo del denominatore, ad esempio confondendo fattura IVA e fattura di vendita.
La quantità registrata non corrisponde al modulo di fattura allegato.
Inserire la data di inizio dell'utilizzo prima della data di notifica.
Questi errori rendono difficile per le autorità fiscali gestire i numeri delle fatture e spesso devono essere corretti.
Le aziende potrebbero soffrire di:
Nessuna decisione di applicazione allegata.
Documento privo di firma, sigillo rosso.
Il contenuto non è conforme alla forma, ad esempio manca la base giuridica o le disposizioni di attuazione.
All'epoca si riteneva che l'annuncio del rilascio non avesse alcuna base giuridica.
Gli errori più comuni sono:
Il modello di fattura allegato non contiene tutti i campi obbligatori.
Le informazioni sul modulo sono diverse da quelle contenute nell'avviso o nelle informazioni fiscali.
La presentazione è diversa dal regolamento (carattere errato, layout errato...).
L'autorità fiscale chiederà all'azienda di modificare il modulo e di inviarlo nuovamente dall'inizio.
Gli errori nell'avviso di emissione non solo causano inconvenienti procedurali, ma lasciano anche numerose conseguenze:
Domanda respinta : l'azienda non riesce a emettere fatture nei tempi previsti, con conseguenti ripercussioni sulle transazioni, sui contratti e sullo stato di avanzamento dei pagamenti.
Dispendioso in termini di tempo e denaro : le aziende devono modificare e ripresentare i documenti più volte; in alcuni casi, devono persino scrivere una lettera esplicativa.
Rischio di sanzione : se rilasciato e utilizzato in modo errato, l'impresa può essere soggetta a sanzioni amministrative ai sensi del Decreto 125/2020/ND-CP.
Perdita di reputazione : partner e clienti potrebbero essere sospettosi quando le fatture vengono annullate o modificate continuamente.
Questo è il caso più lieve. Le aziende devono solo:
Correggi le informazioni errate.
Ripubblicare il nuovo avviso con allegato.
Inviare nuovamente tramite il portale fiscale.
Procedura rapida, nessuna penalità.
Questo caso è più complicato. L'azienda deve:
Crea un avviso per annullare una fattura registrata.
Invia una lettera spiegando la causa dell'errore.
Attendi che l'autorità fiscale accetti l'annullamento, quindi crea un nuovo avviso.
Se non è stata emessa alcuna fattura, non ci sarà alcuna penale, ma la procedura richiederà più tempo.
Questa è la situazione più grave. Le aziende devono:
Contattare proattivamente le autorità fiscali per ottenere assistenza.
Effettuare modifiche, cancellazioni o sostituzioni secondo necessità.
Accettare la possibilità di sanzioni amministrative e annullare l'intero lotto di fatture pubblicate.
Controllare attentamente le informazioni aziendali : confrontare nome, codice fiscale, indirizzo con il certificato di registrazione aziendale e i dati sul sistema fiscale.
Controllare il campione della fattura : controllare il simbolo, il numero del campione, la data di inizio dell'utilizzo, la quantità registrata prima dell'invio.
Preparare una decisione completa sulla domanda : utilizzare il modulo standard secondo la circolare 32/2011/TT-BTC, con firma e timbro validi.
Utilizzare software affidabili : i software di fatturazione elettronica legittimi spesso dispongono di funzioni di controllo automatico, riducendo il rischio di errori.
Aggiornare le normative legali : monitorare regolarmente i nuovi documenti del Ministero delle Finanze e del Dipartimento generale delle imposte per conformarsi ai requisiti attuali.
Formazione del personale contabile e fiscale : assicurarsi che il responsabile comprenda correttamente le normative, evitando l'inserimento errato o l'omissione di informazioni.
La notifica dell'emissione di una fattura elettronica non è solo una procedura amministrativa, ma anche un prerequisito per l'utilizzo legale della fattura. Errori in questa fase possono causare ritardi nelle transazioni, perdita di reputazione ed essere soggette a sanzioni per le aziende.
Padroneggiando i contenuti richiesti, comprendendo gli errori più comuni e come gestirli, e prevenendoli in modo proattivo, le aziende eviteranno problemi inutili.
Nel contesto della digitalizzazione, la combinazione di processi di gestione standard con soluzioni software di fatturazione elettronica affidabili è la chiave per gestire un sistema finanziario e contabile efficace, sicuro e legale.
