0
Di era digital, faktur elektronik tidak hanya menjadi alat untuk mencatat pendapatan dan pengeluaran, tetapi juga menjadi dasar hukum yang penting bagi bisnis untuk memenuhi kewajiban perpajakannya. Namun, sebelum diizinkan menggunakan faktur elektronik, bisnis diwajibkan untuk menyiapkan dan mengirimkan pemberitahuan penerbitan faktur elektronik kepada otoritas pajak.
Pemberitahuan ini seperti "akta kelahiran" faktur, yang mencatat semua informasi bisnis, formulir faktur, simbol, jumlah, tanggal penggunaan, dan keputusan pengajuan. Kesalahan sekecil apa pun dapat menyebabkan otoritas pajak menolak, yang mengakibatkan banyak masalah: keterlambatan penerbitan faktur, memengaruhi arus kas, dan bahkan dikenakan sanksi administratif.
Jadi, apa saja yang termasuk dalam pemberitahuan penerbitan faktur elektronik, apa saja kesalahan umum, bagaimana cara mengatasinya, dan bagaimana cara mencegahnya? Mari kita bahas secara detail di bawah ini.
Ini adalah bagian yang paling mendasar tetapi paling sering salah. Bisnis perlu menyatakan:
Nama unit penerbit faktur: harus sama persis dengan nama yang tertera pada sertifikat pendaftaran usaha.
Kode pajak: tidak boleh memiliki karakter tambahan atau hilang, dan tidak boleh tertukar antara kode pajak cabang dan kode pajak kantor pusat.
Alamat kantor pusat: harus sesuai dengan informasi pendaftaran pajak.
Nomor telepon kontak, faks, email: meskipun sederhana, jika dibiarkan kosong atau salah, otoritas pajak berhak meminta informasi tambahan.
Ini adalah data latar belakang untuk perbandingan, jadi kesalahan apa pun akan menyebabkan otoritas pajak menolak permohonan tersebut.
Bagian ini menunjukkan semua fitur pengenal faktur, termasuk:
Jenis faktur: faktur PPN, faktur penjualan, faktur ekspor, faktur lainnya...
Nomor faktur dan simbol faktur: kedua kode ini harus konsisten dengan contoh yang terdaftar dan tidak menduplikasi pemberitahuan sebelumnya.
Nomor faktur registrasi: biasanya dalam bentuk batch (misalnya dari nomor 0000001 sampai dengan 0000500).
Tanggal mulai: harus masuk akal, tidak lebih awal dari tanggal pemberitahuan.
Ini adalah bagian yang menentukan apakah faktur yang dikeluarkan oleh bisnis itu sah atau tidak.
Perusahaan wajib menyerahkan contoh lengkap yang memuat semua kolom informasi. Contoh ini menjadi dasar bagi otoritas pajak untuk menilai keabsahannya. Jika informasi pada contoh (nama perusahaan, kode pajak, alamat) berbeda dari pemberitahuan atau berbeda dari data pendaftaran, permohonan akan ditolak.
Ini adalah dokumen administratif internal tetapi diperlukan saat mengumumkan rilis. Keputusan harus:
Ditandatangani oleh perwakilan sah atau orang yang diberi kuasa.
Memiliki stempel perusahaan.
Isinya mengikuti formulir yang dikeluarkan dalam Surat Edaran 32/2011/TT-BTC.
Banyak bisnis yang salah atau menyusun keputusan dalam format yang salah, sehingga mengakibatkan pemberitahuan yang tidak sah.
Ini adalah kesalahan paling umum, yang sering ditemukan dalam:
Nama perusahaan disingkat, salah eja, atau tidak ada jenisnya (LLC, CP...).
Alamat tidak diperbarui saat kantor pusat bisnis berpindah.
Kode pajak cabang dan kantor pusat yang salah.
Kesalahan ini menyebabkan otoritas pajak tidak dapat mengidentifikasi penerbit dengan benar, sehingga permohonan ditolak sejak awal.
Beberapa kesalahan umum:
Simbol faktur duplikat dengan pemberitahuan sebelumnya.
Salah menuliskan simbol penyebut, misalnya membingungkan antara faktur PPN dan faktur penjualan.
Jumlah yang terdaftar tidak sesuai dengan formulir faktur terlampir.
Masukkan tanggal mulai penggunaan sebelum tanggal pemberitahuan.
Kesalahan ini menyulitkan otoritas pajak untuk mengelola nomor faktur dan sering kali perlu diperbaiki.
Bisnis mungkin menderita akibat:
Tidak ada keputusan aplikasi terlampir.
Dokumen hilang tanda tangan, segel merah.
Kontennya tidak mengikuti bentuk, misalnya tidak memiliki dasar hukum atau ketentuan penegakan hukum.
Saat itu, pengumuman pembebasan tersebut dianggap tidak mempunyai dasar hukum.
Kesalahan umum adalah:
Templat faktur terlampir tidak memiliki semua bidang yang diperlukan.
Informasi pada formulir berbeda dengan informasi dalam pemberitahuan atau informasi pajak.
Penyajiannya berbeda dengan yang ada (salah font, layout, dll).
Otoritas pajak akan meminta bisnis untuk mengedit formulir dan mengirimkannya kembali dari awal.
Kesalahan dalam pemberitahuan penerbitan tidak hanya menyebabkan ketidaknyamanan prosedural tetapi juga meninggalkan banyak konsekuensi:
Aplikasi ditolak : bisnis tidak dapat menerbitkan faktur tepat waktu, yang memengaruhi transaksi, kontrak, dan kemajuan pembayaran.
Memakan waktu dan biaya : bisnis harus mengedit dan mengirimkan ulang berkali-kali; dalam beberapa kasus, mereka bahkan harus menulis surat penjelasan.
Risiko denda : jika diterbitkan dan digunakan secara tidak benar, perusahaan dapat dikenakan sanksi administratif sesuai dengan Keputusan 125/2020/ND-CP.
Hilangnya reputasi : mitra dan pelanggan mungkin curiga ketika faktur dibatalkan atau diubah terus menerus.
Ini adalah kasus yang paling ringan. Bisnis hanya perlu:
Perbaiki informasi yang salah.
Terbitkan kembali pemberitahuan baru dengan lampiran.
Kirim ulang melalui portal pajak.
Prosedur cepat, tidak ada penalti.
Kasus ini lebih rumit. Bisnis harus:
Buat pemberitahuan untuk membatalkan faktur terdaftar.
Kirim surat yang menjelaskan penyebab kesalahannya.
Tunggu otoritas pajak menyetujui pembatalan, lalu buat pemberitahuan baru.
Jika tidak ada faktur yang diterbitkan, tidak akan ada penalti, tetapi prosesnya akan memakan waktu lebih lama.
Ini adalah situasi yang paling serius. Bisnis perlu:
Hubungi otoritas pajak secara proaktif untuk mendapatkan panduan.
Lakukan penyesuaian, pembatalan, atau penggantian sebagaimana diperlukan.
Terima kemungkinan sanksi administratif dan batalkan seluruh kumpulan faktur yang diterbitkan.
Periksa informasi bisnis dengan cermat : bandingkan nama, kode pajak, alamat dengan sertifikat pendaftaran bisnis dan data pada sistem perpajakan.
Periksa contoh faktur : periksa simbol, nomor sampel, tanggal mulai penggunaan, jumlah terdaftar sebelum mengirim.
Siapkan keputusan permohonan yang lengkap : gunakan formulir standar sesuai dengan Surat Edaran 32/2011/TT-BTC, dengan tanda tangan dan stempel yang sah.
Gunakan perangkat lunak yang memiliki reputasi baik : perangkat lunak e-faktur yang sah sering kali memiliki fitur pemeriksaan otomatis, sehingga mengurangi risiko kesalahan.
Perbarui peraturan perundang-undangan : pantau secara berkala dokumen baru dari Kementerian Keuangan dan Departemen Umum Perpajakan untuk mematuhi persyaratan terkini.
Pelatihan staf akuntansi dan pajak : pastikan bahwa orang yang bertanggung jawab memahami peraturan dengan benar, menghindari kesalahan memasukkan atau menghilangkan informasi.
Pemberitahuan penerbitan faktur elektronik bukan hanya prosedur administratif, tetapi juga prasyarat agar faktur dapat digunakan secara sah. Kesalahan dalam langkah ini dapat menyebabkan penundaan transaksi, penurunan reputasi, dan denda bagi bisnis.
Dengan menguasai konten yang dibutuhkan, memahami kesalahan umum dan cara menanganinya, serta secara proaktif mencegahnya, bisnis akan terhindar dari masalah yang tidak perlu.
Dalam konteks digitalisasi, menggabungkan proses manajemen standar dengan solusi perangkat lunak faktur elektronik yang bereputasi baik adalah kunci untuk mengoperasikan sistem keuangan dan akuntansi yang efektif, aman, dan legal.
