0
In het digitale tijdperk zijn elektronische facturen niet alleen een hulpmiddel voor het vastleggen van inkomsten en uitgaven, maar ook een belangrijke wettelijke basis voor bedrijven om aan hun belastingverplichtingen te voldoen. Voordat ze elektronische facturen mogen gebruiken, moeten bedrijven echter een kennisgeving van elektronische factuuruitgifte opstellen en verzenden naar de belastingdienst.
Deze kennisgeving is als het ware de 'geboorteakte' van de factuur, waarin alle bedrijfsgegevens, het factuurformulier, het symbool, de hoeveelheid, de gebruiksdatum en de beslissing om de factuur aan te vragen, worden vastgelegd. Zelfs een kleine fout kan ertoe leiden dat de belastingdienst de factuur afwijst, wat tot veel problemen kan leiden: vertraging bij het uitreiken van facturen, gevolgen voor de cashflow en zelfs administratieve boetes.
Wat houdt de kennisgeving van elektronische factuuruitgifte in, wat zijn de meest voorkomende fouten, hoe ga je ermee om en hoe voorkom je ze? Laten we ze hieronder in detail analyseren.
Dit is het meest basale, maar vaakst onjuiste onderdeel. Bedrijven moeten het volgende aangeven:
Naam van de factuuruitgevende eenheid: moet exact overeenkomen met de naam op het bedrijfsregistratiecertificaat.
Belastingcode: mag geen extra of ontbrekende tekens bevatten en de belastingcode van het filiaal mag niet worden verward met de belastingcode van het hoofdkantoor.
Adres van hoofdkantoor: moet overeenkomen met de belastingregistratiegegevens.
Telefoonnummer, fax, e-mailadres: dit is eenvoudig, maar als u dit veld leeg laat of het is onjuist, heeft de belastingdienst het recht om aanvullende informatie op te vragen.
Dit zijn de achtergrondgegevens ter vergelijking. Eventuele fouten leiden ertoe dat de belastingdienst uw aanvraag afwijst.
In dit gedeelte worden alle identificerende kenmerken van de factuur weergegeven, waaronder:
Factuurtypes: BTW-factuur, verkoopfactuur, exportfactuur, overige facturen...
Factuurnummer en factuursymbool: deze twee codes moeten overeenkomen met het geregistreerde monster en mogen geen duplicaat zijn van eerdere meldingen.
Registratiefactuurnummer: meestal in batches (bijv. van nummer 0000001 tot 0000500).
Ingangsdatum: moet redelijk zijn, maar niet eerder dan de datum van de kennisgeving.
Dit is het onderdeel dat bepaalt of de factuur die het bedrijf heeft uitgegeven, geldig is of niet.
Bedrijven moeten een volledig voorbeeld indienen, met alle informatievelden. Dit voorbeeld vormt de basis voor de Belastingdienst om de geldigheid te beoordelen. Indien de gegevens in het voorbeeld (bedrijfsnaam, belastingnummer, adres) afwijken van de melding of de registratiegegevens, wordt de aanvraag afgewezen.
Dit is een intern administratief document, maar is vereist bij de aankondiging van de vrijgave. Het besluit moet:
Ondertekend door de wettelijke vertegenwoordiger of de daartoe bevoegde persoon.
Heeft een bedrijfskeurmerk.
De inhoud volgt de vorm uitgegeven in Circulaire 32/2011/TT-BTC.
Veel bedrijven vergeten beslissingen te nemen of stellen deze op in de verkeerde vorm, wat resulteert in ongeldige kennisgevingen.
Dit is de meest voorkomende fout, vaak te vinden in:
Bedrijfsnaam is afgekort, verkeerd gespeld of het lettertype ontbreekt (LLC, CP...).
Adres wordt niet bijgewerkt wanneer het bedrijf van hoofdkantoor verandert.
Verkeerde belastingcodes voor filialen en hoofdkantoor.
Door deze fout kan de belastingdienst de uitgever niet correct identificeren. Hierdoor wordt de aanvraag al bij voorbaat afgewezen.
Enkele veelvoorkomende fouten:
Symbool voor duplicaatfactuur met voorafgaande kennisgeving.
Het noemersymbool verkeerd schrijven, bijvoorbeeld door de btw-factuur en de verkoopfactuur met elkaar te verwarren.
De geregistreerde hoeveelheid komt niet overeen met het bijgevoegde factuurformulier.
Voer de begindatum van het gebruik in vóór de datum van de opzegtermijn.
Deze fouten maken het voor de belastingdienst lastig om factuurnummers te beheren en moeten vaak worden gecorrigeerd.
Bedrijven kunnen last hebben van:
Er is geen beslissing over de aanvraag bijgevoegd.
Document mist handtekening, rode zegel.
De inhoud komt niet overeen met de vorm, er ontbreekt bijvoorbeeld een wettelijke basis of handhavingsbepalingen.
Destijds werd aangenomen dat de aankondiging van de vrijlating geen wettelijke basis had.
Veel voorkomende fouten zijn:
De bijgevoegde factuurtemplate bevat niet alle vereiste velden.
De gegevens op het formulier wijken af van de gegevens in de kennisgeving of belastinginformatie.
De presentatie wijkt af van de regelgeving (verkeerd lettertype, lay-out...).
De belastingdienst zal het bedrijf vragen het formulier te bewerken en opnieuw in te dienen.
Fouten in de kennisgeving van uitgifte veroorzaken niet alleen procedurele ongemakken, maar hebben ook veel gevolgen:
Afgewezen aanvraag : het bedrijf kan de facturen niet op tijd versturen, hetgeen gevolgen heeft voor transacties, contracten en de voortgang van betalingen.
Tijdrovend en kostbaar : bedrijven moeten de documenten meerdere keren bewerken en opnieuw indienen. In sommige gevallen moeten ze zelfs een begeleidende brief schrijven.
Boeterisico : indien de vergunning onjuist wordt afgegeven en gebruikt, kan de onderneming administratieve sancties opgelegd krijgen conform Besluit 125/2020/ND-CP.
Reputatieverlies : partners en klanten kunnen achterdochtig worden wanneer facturen voortdurend worden geannuleerd of gewijzigd.
Dit is het mildste geval. Bedrijven hoeven alleen maar:
Corrigeer onjuiste informatie.
Geef de nieuwe kennisgeving opnieuw uit, met bijlage.
Opnieuw indienen via belastingportaal.
Snelle procedure, geen boetes.
Deze zaak is ingewikkelder. Het bedrijf moet:
Maak een annuleringsbericht aan voor een geregistreerde factuur.
Stuur een brief waarin u de oorzaak van de fout uitlegt.
Wacht tot de belastingdienst akkoord gaat met de annulering en maak vervolgens een nieuwe kennisgeving aan.
Als er geen factuur is opgemaakt, wordt er geen boete in rekening gebracht, maar duurt de procedure wel langer.
Dit is de meest ernstige situatie. Bedrijven moeten:
Neem proactief contact op met de belastingdienst voor advies.
Voer indien nodig aanpassingen, annuleringen of vervangingen door.
Accepteer de mogelijkheid van administratieve sancties en annuleer de gehele reeks gepubliceerde facturen.
Controleer de bedrijfsgegevens zorgvuldig : vergelijk de naam, de belastingcode en het adres met het bedrijfsregistratiecertificaat en gegevens van de belastingdienst.
Controleer het factuurmonster : controleer het symbool, het monsternummer, de begindatum van gebruik en de geregistreerde hoeveelheid vóór verzending.
Stel een volledige beslissing over de aanvraag op : gebruik hiervoor het standaardformulier volgens Circulaire 32/2011/TT-BTC, met geldige handtekening en zegel.
Gebruik betrouwbare software : betrouwbare e-facturatiesoftware beschikt vaak over automatische controlefuncties, waardoor de kans op fouten wordt verkleind.
Actualiseren van wettelijke voorschriften : controleer regelmatig nieuwe documenten van het Ministerie van Financiën en de Algemene Belastingdienst om te voldoen aan de huidige vereisten.
Opleiding van boekhoudkundig en fiscaal personeel : ervoor zorgen dat de verantwoordelijke persoon de regelgeving correct begrijpt, zodat onjuiste invoer of weglating van informatie wordt voorkomen.
Het melden van de uitgifte van elektronische facturen is niet alleen een administratieve procedure, maar ook een voorwaarde voor het rechtmatig gebruik van de factuur. Fouten in deze stap kunnen ertoe leiden dat bedrijven transacties vertragen, hun reputatie verliezen en boetes krijgen.
Bedrijven kunnen onnodige problemen voorkomen door de vereiste inhoud onder de knie te krijgen, inzicht te krijgen in veelvoorkomende fouten en hoe u hiermee om kunt gaan, en door proactief fouten te voorkomen.
In het kader van digitalisering is het combineren van gestandaardiseerde managementprocessen met gerenommeerde elektronische factuursoftwareoplossingen de sleutel tot het runnen van een effectief, veilig en legaal financieel en boekhoudkundig systeem.
