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Na era digital, as notas fiscais eletrônicas não são apenas uma ferramenta para registrar receitas e despesas, mas também uma importante base legal para as empresas cumprirem suas obrigações fiscais. No entanto, antes de serem autorizadas a usar notas fiscais eletrônicas, as empresas devem preparar e enviar um aviso de emissão de nota fiscal eletrônica à autoridade tributária direta.
Este aviso é como a "certidão de nascimento" da fatura, registrando todas as informações da empresa, o formato da fatura, o símbolo, a quantidade, a data de utilização e a decisão de aplicação. Mesmo um pequeno erro pode levar à rejeição pela autoridade fiscal, levando a muitos problemas: atraso na emissão de faturas, impacto no fluxo de caixa e até mesmo sujeição a penalidades administrativas.
Então, o que inclui o aviso de emissão de nota fiscal eletrônica, quais são os erros comuns, como lidar com eles e como preveni-los? Vamos analisá-los em detalhes a seguir.
Esta é a parte mais básica, mas frequentemente incorreta. As empresas precisam declarar:
Nome da unidade emissora da fatura: deve ser exatamente o mesmo que consta no certificado de registro comercial.
Código tributário: não deve ter caracteres extras ou ausentes e não deve ser confundido entre o código tributário da filial e o código tributário da sede.
Endereço da matriz: deve corresponder às informações de registro fiscal.
Telefone de contato, fax, e-mail: embora simples, se deixado em branco ou incorreto, a autoridade fiscal tem o direito de solicitar informações adicionais.
Esses são os dados de base para comparação, portanto, qualquer erro levará a autoridade fiscal a rejeitar o pedido.
Esta seção mostra todos os recursos de identificação da fatura, incluindo:
Tipos de fatura: fatura com IVA, fatura de venda, fatura de exportação, outras faturas...
Número da fatura e símbolo da fatura: esses dois códigos devem ser consistentes com a amostra registrada e não duplicar notificações anteriores.
Número da nota fiscal de registro: geralmente em lotes (ex.: do número 0000001 ao 0000500).
Data de início: deve ser razoável, não anterior à data da notificação.
Esta é a parte que determina se a fatura emitida pela empresa é válida ou não.
As empresas devem enviar uma amostra completa, contendo todos os campos de informação. Esta amostra serve de base para a avaliação da validade pela autoridade fiscal. Se as informações na amostra (nome da empresa, código tributário, endereço) forem diferentes das informações da notificação ou dos dados cadastrais, a solicitação será rejeitada.
Este é um documento administrativo interno, mas é necessário ao anunciar a liberação. A decisão deve:
Assinado pelo representante legal ou pessoa devidamente autorizada.
Possui selo corporativo.
O conteúdo segue o formato constante da Circular 32/2011/TT-BTC.
Muitas empresas erram ou elaboram decisões no formato errado, resultando em notificações inválidas.
Este é o erro mais comum, frequentemente encontrado em:
O nome da empresa está abreviado, escrito incorretamente ou faltando o tipo (LLC, CP...).
Endereço não é atualizado quando a empresa muda de sede.
Códigos de impostos de filial e matriz incorretos.
Esse erro impossibilita que a autoridade tributária identifique corretamente o emissor, levando à rejeição do pedido desde o início.
Alguns erros comuns:
Símbolo de fatura duplicada com aviso prévio.
Escreva incorretamente o símbolo do denominador, por exemplo, confundindo nota fiscal de IVA e nota fiscal de venda.
A quantidade registrada não corresponde ao formulário de fatura em anexo.
Insira a data de início de uso antes da data do aviso.
Esses erros dificultam o gerenciamento dos números das faturas pelas autoridades fiscais e muitas vezes precisam ser corrigidos.
As empresas podem sofrer com:
Nenhuma decisão de aplicação anexada.
Documento sem assinatura, selo vermelho.
O conteúdo não segue a forma, por exemplo, não possui base legal ou disposições de execução.
Naquela época, o anúncio de libertação foi considerado sem base legal.
Erros comuns são:
O modelo de fatura em anexo não possui todos os campos obrigatórios.
As informações no formulário são diferentes das informações no aviso ou nas informações fiscais.
A apresentação é diferente do regulamento (fonte errada, layout...).
A autoridade fiscal solicitará que a empresa edite o formulário e o reenvie desde o início.
Erros no edital de expedição não só causam transtornos processuais como também deixam inúmeras consequências:
Pedido rejeitado : a empresa não consegue emitir faturas no prazo, afetando transações, contratos e andamento dos pagamentos.
Demorado e caro : as empresas precisam editar e reenviar muitas vezes; em alguns casos, elas até precisam escrever uma carta explicativa.
Risco de penalidade : se emitido e utilizado incorretamente, a empresa poderá estar sujeita a penalidades administrativas de acordo com o Decreto 125/2020/ND-CP.
Perda de reputação : parceiros e clientes podem ficar desconfiados quando faturas são canceladas ou alteradas continuamente.
Este é o caso mais brando. As empresas só precisam:
Corrija informações incorretas.
Reemitir o novo aviso com apêndice.
Reenviar através do portal fiscal.
Procedimento rápido, sem penalidades.
Este caso é mais complicado. A empresa deve:
Crie um aviso para cancelar uma fatura registrada.
Envie uma carta explicando a causa do erro.
Aguarde até que a autoridade fiscal concorde em cancelar e, então, crie um novo aviso.
Se nenhuma fatura for emitida, não haverá penalidade, mas o processo levará mais tempo.
Esta é a situação mais grave. As empresas precisam:
Entre em contato proativamente com as autoridades fiscais para obter orientação.
Faça ajustes, cancelamentos ou substituições conforme necessário.
Aceite a possibilidade de penalidades administrativas e cancele todo o lote de notas fiscais publicadas.
Verifique cuidadosamente as informações comerciais : compare nome, código tributário, endereço com o certificado de registro comercial e dados do sistema tributário.
Verifique a amostra da fatura : símbolo de verificação, número da amostra, data de início de uso, quantidade registrada antes do envio.
Elaborar decisão completa do requerimento : utilizar o formulário padrão conforme Circular 32/2011/TT-BTC, com assinatura e selo válidos.
Use software confiável : softwares legítimos de faturas eletrônicas geralmente têm recursos de verificação automática, reduzindo o risco de erros.
Atualizar as normas legais : monitorar regularmente os novos documentos do Ministério das Finanças e da Secretaria Geral de Tributação para cumprir com as exigências atuais.
Treinamento de pessoal de contabilidade e impostos : garanta que o responsável entenda corretamente a regulamentação, evitando entradas incorretas ou omissões de informações.
A notificação da emissão de nota fiscal eletrônica não é apenas um procedimento administrativo, mas também um pré-requisito para que a nota fiscal seja utilizada legalmente. Erros nessa etapa podem fazer com que as empresas adiem transações, percam reputação e estejam sujeitas a penalidades.
Ao dominar o conteúdo necessário, entender os erros comuns e como lidar com eles, além de preveni-los proativamente, as empresas evitarão problemas desnecessários.
No contexto da digitalização, combinar processos de gestão padrão com soluções de software de faturas eletrônicas confiáveis é a chave para operar um sistema financeiro e contábil eficaz, seguro e legal.
