0
En la era digital, las facturas electrónicas no solo son una herramienta para registrar ingresos y gastos, sino también una base legal importante para que las empresas cumplan con sus obligaciones tributarias. Sin embargo, antes de poder usarlas, las empresas deben preparar y enviar un aviso de emisión de factura electrónica a la autoridad tributaria directa.
Este aviso es como el "acta de nacimiento" de la factura, ya que registra toda la información de la empresa: el formato, el símbolo, la cantidad, la fecha de uso y la decisión de solicitarla. Incluso un pequeño error puede provocar el rechazo de la autoridad fiscal, lo que conlleva numerosos problemas: retrasos en la emisión de facturas, afectación del flujo de caja e incluso la imposición de sanciones administrativas.
¿Qué incluye el aviso de emisión de factura electrónica, cuáles son los errores comunes, cómo gestionarlos y cómo prevenirlos? Analicémoslos en detalle a continuación.
Esta es la parte más básica, pero la más frecuentemente errónea. Las empresas deben declarar:
Nombre de la unidad emisora de la factura: debe ser exactamente el que figura en el certificado de registro comercial.
Código tributario: no debe tener caracteres adicionales o faltantes y no debe confundirse entre el código tributario de la sucursal y el código tributario de la sede.
Dirección de la oficina central: debe coincidir con la información de registro fiscal.
Número de teléfono de contacto, fax, correo electrónico: aunque sencillo, si se deja en blanco o es incorrecto, la autoridad fiscal tiene derecho a solicitar información adicional.
Estos son los datos de fondo para la comparación, por lo que cualquier error dará lugar a que la autoridad fiscal rechace la solicitud.
En esta sección se muestran todas las características identificativas de la factura, incluyendo:
Tipos de factura: Factura de IVA, factura de venta, factura de exportación, otras facturas...
Número de factura y símbolo de factura: estos dos códigos deben ser consistentes con la muestra registrada y no duplicar notificaciones anteriores.
Número de factura de registro: normalmente por lotes (por ejemplo del número 0000001 al 0000500).
Fecha de inicio: debe ser razonable, no anterior a la fecha de notificación.
Esta es la parte que determina si la factura emitida por la empresa es válida o no.
Las empresas deben presentar una muestra completa, que incluya todos los campos de información. Esta muestra constituye la base para que la autoridad fiscal evalúe su validez. Si la información de la muestra (nombre de la empresa, código fiscal, dirección) difiere de la notificación o de los datos de registro, la solicitud será rechazada.
Este es un documento administrativo interno, pero es necesario al anunciar la liberación. La decisión debe:
Firmado por el representante legal o persona debidamente autorizada.
Tiene sello corporativo.
El contenido sigue el formato publicado en la Circular 32/2011/TT-BTC.
Muchas empresas pasan por alto o redactan decisiones en un formato incorrecto, lo que da lugar a notificaciones no válidas.
Este es el error más común y se encuentra a menudo en:
El nombre de la empresa está abreviado, mal escrito o falta el tipo (LLC, CP...).
Dirección no actualizada cuando la empresa cambia de sede.
Códigos de impuestos de sucursal y oficina central incorrectos.
Este error imposibilita a la autoridad fiscal identificar correctamente al emisor, provocando que la solicitud sea rechazada desde el principio.
Algunos errores comunes:
Simbolo de factura duplicada con previo aviso.
Escribir incorrectamente el símbolo del denominador, por ejemplo confundiendo factura de IVA y factura de venta.
La cantidad registrada no coincide con el formulario de factura adjunto.
Introduzca la fecha de inicio de uso anterior a la fecha de aviso.
Estos errores dificultan a las autoridades fiscales la gestión de los números de factura y a menudo es necesario corregirlos.
Las empresas pueden sufrir de:
No se adjunta decisión de solicitud.
Documento sin firma, sello rojo.
El contenido no se ajusta a la forma, por ejemplo, carece de base jurídica o de disposiciones de ejecución.
En aquel momento se consideró que el anuncio de liberación carecía de base jurídica.
Los errores comunes son:
La plantilla de factura adjunta no tiene todos los campos obligatorios.
La información que figura en el formulario es diferente a la información contenida en el aviso o la información fiscal.
La presentación es diferente a la normativa (fuente incorrecta, diseño ...).
La autoridad fiscal pedirá a la empresa que edite el formulario y lo vuelva a enviar desde el principio.
Los errores en la notificación de emisión no sólo ocasionan inconvenientes procesales sino que también dejan múltiples consecuencias:
Solicitud rechazada : la empresa no puede emitir facturas a tiempo, afectando las transacciones, contratos y el progreso de los pagos.
Es un proceso costoso y requiere mucho tiempo : las empresas tienen que editar y volver a enviar el documento muchas veces; en algunos casos, incluso tienen que escribir una carta explicativa.
Riesgo de sanción : si se emite de forma incorrecta y se utiliza, la empresa puede estar sujeta a sanciones administrativas de acuerdo con el Decreto 125/2020/ND-CP.
Pérdida de reputación : los socios y clientes pueden sospechar cuando las facturas se cancelan o modifican continuamente.
Este es el caso más leve. Las empresas solo necesitan:
Corrija la información incorrecta.
Reeditar el nuevo aviso con apéndice.
Volver a enviar a través del portal de impuestos.
Trámite rápido, sin penalizaciones.
Este caso es más complejo. La empresa debe:
Crear un aviso para cancelar una factura registrada.
Envíe una carta explicando la causa del error.
Espere a que la autoridad fiscal acepte la cancelación y luego cree un nuevo aviso.
Si no se ha emitido factura no habrá penalización, pero el trámite tardará más.
Esta es la situación más grave. Las empresas necesitan:
Contactar de forma proactiva a las autoridades fiscales para obtener orientación.
Realizar ajustes, cancelaciones o reemplazos según sea necesario.
Aceptar la posibilidad de sanciones administrativas y cancelar todo el lote de facturas publicadas.
Verifique cuidadosamente la información comercial : compare el nombre, el código fiscal, la dirección con el certificado de registro comercial y los datos del sistema fiscal.
Consulte la muestra de factura : verifique el símbolo, el número de muestra, la fecha de inicio de uso y la cantidad registrada antes del envío.
Preparar una decisión de solicitud completa : utilizar el formulario estándar de acuerdo con la Circular 32/2011/TT-BTC, con firma y sello válidos.
Utilice software confiable : el software de facturación electrónica legítimo a menudo tiene funciones de verificación automática, lo que reduce el riesgo de errores.
Actualizar la normativa legal : monitorear periódicamente los nuevos documentos del Ministerio de Finanzas y la Dirección General de Tributación para cumplir con los requisitos actuales.
Capacitación del personal contable y fiscal : garantizar que el responsable comprenda correctamente la normativa, evitando la introducción incorrecta u omisión de información.
La notificación de la emisión de una factura electrónica no es solo un trámite administrativo, sino también un requisito previo para su uso legal. Errores en este paso pueden causar retrasos en las transacciones, pérdida de reputación y sanciones para las empresas.
Al dominar el contenido requerido, comprender los errores comunes y cómo solucionarlos y prevenirlos de forma proactiva, las empresas evitarán problemas innecesarios.
En el contexto de la digitalización, la combinación de procesos de gestión estándar con soluciones de software de factura electrónica acreditadas es la clave para operar un sistema financiero y contable eficaz, seguro y legal.
