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Im digitalen Zeitalter sind elektronische Rechnungen nicht nur ein Instrument zur Erfassung von Einnahmen und Ausgaben, sondern auch eine wichtige Rechtsgrundlage für Unternehmen zur Erfüllung ihrer Steuerpflichten. Bevor Unternehmen elektronische Rechnungen verwenden dürfen, müssen sie jedoch eine Mitteilung über die elektronische Rechnungsstellung erstellen und an die Steuerbehörde senden.
Dieser Hinweis ist wie die „Geburtsurkunde“ der Rechnung und enthält alle Informationen zum Unternehmen, Rechnungsform, Symbol, Menge, Verwendungsdatum und Antragsentscheidung. Schon ein kleiner Fehler kann zur Ablehnung durch die Steuerbehörde führen und viele Probleme nach sich ziehen: Verzögerungen bei der Rechnungsstellung, Beeinträchtigung des Cashflows und sogar Verwaltungsstrafen.
Was beinhaltet die Mitteilung zur elektronischen Rechnungsstellung, welche Fehler treten häufig auf, wie werden sie behoben und wie lassen sie sich vermeiden? Im Folgenden analysieren wir sie im Detail.
Dies ist der grundlegendste, aber am häufigsten falsche Teil. Unternehmen müssen Folgendes angeben:
Name der Rechnungsausstellenden Stelle: Muss exakt mit der Gewerbeanmeldung übereinstimmen.
Steuercode: Darf keine zusätzlichen oder fehlenden Zeichen enthalten und darf nicht mit dem Steuercode der Niederlassung und dem Steuercode der Zentrale verwechselt werden.
Adresse der Hauptniederlassung: muss mit den Angaben zur Steuerregistrierung übereinstimmen.
Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse: Auch wenn diese Angaben einfach sind, hat die Steuerbehörde das Recht, zusätzliche Informationen anzufordern, wenn sie leer gelassen oder falsch sind.
Dies sind die Hintergrunddaten für den Vergleich, sodass etwaige Fehler zur Ablehnung des Antrags durch die Steuerbehörde führen.
In diesem Abschnitt werden alle Erkennungsmerkmale der Rechnung angezeigt, darunter:
Rechnungsarten: Mehrwertsteuerrechnung, Verkaufsrechnung, Exportrechnung, sonstige Rechnungen …
Rechnungsnummer und Rechnungssymbol: Diese beiden Codes müssen mit der registrierten Probe übereinstimmen und dürfen keine Duplikate früherer Meldungen sein.
Registrierungsrechnungsnummer: normalerweise in Stapeln (z. B. von Nummer 0000001 bis 0000500).
Beginndatum: muss angemessen sein und darf nicht vor dem Datum der Benachrichtigung liegen.
Dieser Teil bestimmt, ob die vom Unternehmen ausgestellte Rechnung gültig ist oder nicht.
Unternehmen müssen ein vollständiges Muster einreichen, das alle Informationsfelder enthält. Dieses Muster dient der Steuerbehörde als Grundlage für die Beurteilung der Gültigkeit. Weichen die Angaben im Muster (Firmenname, Steuernummer, Anschrift) von der Anmeldung oder den Registrierungsdaten ab, wird der Antrag abgelehnt.
Dies ist ein internes Verwaltungsdokument, das jedoch bei der Ankündigung der Entlassung erforderlich ist. Die Entscheidung muss:
Unterzeichnet vom gesetzlichen Vertreter oder einer ordnungsgemäß bevollmächtigten Person.
Hat Firmensiegel.
Der Inhalt entspricht dem im Rundschreiben 32/2011/TT-BTC herausgegebenen Formular.
Viele Unternehmen versäumen es oder verfassen Entscheidungen im falschen Format, was zu ungültigen Bescheiden führt.
Dies ist der häufigste Fehler, der häufig auftritt bei:
Der Firmenname ist abgekürzt, falsch geschrieben oder es fehlt die Schreibweise (LLC, CP...).
Die Adresse wird nicht aktualisiert, wenn das Unternehmen seinen Hauptsitz ändert.
Falsche Steuercodes für Zweigstelle und Hauptsitz.
Dieser Fehler macht es der Steuerbehörde unmöglich, den Aussteller korrekt zu identifizieren, was dazu führt, dass der Antrag von vornherein abgelehnt wird.
Einige häufige Fehler:
Symbol für doppelte Rechnung mit vorherigem Hinweis.
Das Nennersymbol falsch schreiben, z. B. eine Verwechslung von Mehrwertsteuerrechnung und Verkaufsrechnung.
Die registrierte Menge stimmt nicht mit dem beigefügten Rechnungsformular überein.
Geben Sie das Beginndatum der Nutzung vor dem Kündigungsdatum ein.
Diese Fehler erschweren den Steuerbehörden die Verwaltung der Rechnungsnummern und müssen häufig korrigiert werden.
Unternehmen können unter Folgendem leiden:
Kein Bewerbungsbescheid beigefügt.
Dokument ohne Unterschrift, rotes Siegel.
Der Inhalt entspricht nicht der Form, es fehlen beispielsweise Rechtsgrundlagen oder Durchsetzungsbestimmungen.
Damals wurde davon ausgegangen, dass die Ankündigung der Entlassung keine rechtliche Grundlage habe.
Häufige Fehler sind:
Die beigefügte Rechnungsvorlage enthält nicht alle erforderlichen Felder.
Die Angaben auf dem Formular unterscheiden sich von den Angaben im Bescheid bzw. in der Steuerinformation.
Die Darstellung weicht von den Vorschriften ab (falsche Schriftart, Layout...).
Die Steuerbehörde fordert das Unternehmen auf, das Formular zu bearbeiten und von Anfang an erneut einzureichen.
Fehler im Erteilungsbescheid verursachen nicht nur Verfahrensschwierigkeiten, sondern haben auch viele Konsequenzen:
Abgelehnter Antrag : Das Unternehmen kann Rechnungen nicht rechtzeitig ausstellen, was sich auf Transaktionen, Verträge und den Zahlungsverlauf auswirkt.
Zeit- und kostenintensiv : Unternehmen müssen viele Male Änderungen vornehmen und erneut einreichen; in manchen Fällen müssen sie sogar ein erläuterndes Schreiben verfassen.
Strafrisiko : Bei falscher Ausstellung und Verwendung können gegen das Unternehmen Verwaltungsstrafen gemäß Dekret 125/2020/ND-CP verhängt werden.
Reputationsverlust : Partner und Kunden können misstrauisch werden, wenn Rechnungen ständig storniert oder geändert werden.
Dies ist der mildeste Fall. Unternehmen müssen lediglich:
Korrigieren Sie falsche Informationen.
Erneute Ausgabe der neuen Bekanntmachung mit Anlage.
Erneut über das Steuerportal einreichen.
Schnelles Verfahren, keine Strafen.
Dieser Fall ist komplizierter. Das Unternehmen muss:
Erstellen Sie eine Benachrichtigung zum Stornieren einer registrierten Rechnung.
Senden Sie einen Brief, in dem Sie die Fehlerursache erläutern.
Warten Sie, bis die Steuerbehörde der Kündigung zustimmt, und erstellen Sie dann eine neue Mitteilung.
Wenn keine Rechnung ausgestellt wurde, fällt keine Strafe an, der Vorgang dauert jedoch länger.
Dies ist die schwerwiegendste Situation. Unternehmen müssen:
Wenden Sie sich proaktiv an die Steuerbehörden, um Rat zu erhalten.
Nehmen Sie nach Bedarf Anpassungen, Stornierungen oder Ersetzungen vor.
Akzeptieren Sie die Möglichkeit von Verwaltungsstrafen und stornieren Sie den gesamten Stapel veröffentlichter Rechnungen.
Prüfen Sie die Unternehmensinformationen sorgfältig : Vergleichen Sie Name, Steuernummer, Adresse mit der Gewerbeanmeldung und den Daten zum Steuersystem.
Rechnungsmuster prüfen : Kontrollieren Sie vor dem Senden Symbol, Musternummer, Verwendungsbeginn und registrierte Menge.
Bereiten Sie eine vollständige Antragsentscheidung vor : Verwenden Sie das Standardformular gemäß Rundschreiben 32/2011/TT-BTC mit gültiger Unterschrift und Siegel.
Verwenden Sie seriöse Software : Seriöse E-Rechnungssoftware verfügt häufig über automatische Prüffunktionen, wodurch das Fehlerrisiko verringert wird.
Aktualisieren Sie die gesetzlichen Bestimmungen : Überwachen Sie regelmäßig neue Dokumente des Finanzministeriums und der Generaldirektion Steuern, um den aktuellen Anforderungen zu entsprechen.
Schulung des Buchhaltungs- und Steuerpersonals : Stellen Sie sicher, dass die verantwortliche Person die Vorschriften richtig versteht und falsche Eingaben oder Auslassungen von Informationen vermieden werden.
Die Benachrichtigung über die Ausstellung elektronischer Rechnungen ist nicht nur ein Verwaltungsvorgang, sondern auch Voraussetzung für die rechtmäßige Verwendung der Rechnung. Fehler in diesem Schritt können zu Verzögerungen bei der Abwicklung von Transaktionen, Reputationsverlusten und Strafen führen.
Durch die Beherrschung der erforderlichen Inhalte, das Verständnis häufiger Fehler und deren Behebung sowie durch proaktive Vermeidung vermeiden Unternehmen unnötige Probleme.
Im Kontext der Digitalisierung ist die Kombination von Standardverwaltungsprozessen mit seriösen Softwarelösungen für elektronische Rechnungen der Schlüssel zum Betrieb eines effektiven, sicheren und rechtskonformen Finanz- und Buchhaltungssystems.
