0
Dalam era digital, invois elektronik bukan sahaja alat untuk merekodkan hasil dan perbelanjaan, tetapi juga asas perundangan yang penting untuk perniagaan memenuhi kewajipan cukai mereka. Walau bagaimanapun, sebelum dibenarkan menggunakan invois elektronik, perniagaan dikehendaki menyediakan dan menghantar notis pengeluaran invois elektronik kepada pihak berkuasa cukai langsung.
Notis ini adalah seperti "sijil kelahiran" invois, merekodkan semua maklumat perniagaan, borang invois, simbol, kuantiti, tarikh penggunaan dan keputusan untuk memohon. Walaupun kesilapan kecil boleh menyebabkan pihak berkuasa cukai menolak, membawa kepada banyak masalah: kelewatan dalam mengeluarkan invois, menjejaskan aliran tunai, dan juga tertakluk kepada penalti pentadbiran.
Jadi apakah yang termasuk dalam notis pengeluaran invois elektronik, apakah ralat biasa, cara mengendalikannya dan cara mencegahnya? Mari analisa mereka secara terperinci di bawah.
Ini adalah bahagian yang paling asas tetapi paling kerap salah. Perniagaan perlu mengisytiharkan:
Nama unit yang mengeluarkan invois: mestilah sama seperti pada sijil pendaftaran perniagaan.
Kod cukai: tidak boleh mempunyai aksara tambahan atau tiada dan tidak boleh dikelirukan antara kod cukai cawangan dan kod cukai ibu pejabat.
Alamat ibu pejabat: mesti sepadan dengan maklumat pendaftaran cukai.
Nombor telefon hubungan, faks, e-mel: walaupun mudah, jika dibiarkan kosong atau tidak betul, pihak berkuasa cukai berhak meminta maklumat tambahan.
Ini adalah data latar belakang untuk perbandingan, jadi sebarang ralat akan menyebabkan pihak berkuasa cukai menolak permohonan itu.
Bahagian ini menunjukkan semua ciri pengenalpastian invois, termasuk:
Jenis invois: invois VAT, invois jualan, invois eksport, invois lain...
Nombor invois dan simbol invois: kedua-dua kod ini mesti konsisten dengan sampel yang didaftarkan dan bukan pendua pemberitahuan sebelumnya.
Nombor invois pendaftaran: biasanya dalam kelompok (cth dari nombor 0000001 hingga 0000500).
Tarikh mula: mestilah munasabah, tidak lebih awal daripada tarikh pemberitahuan.
Ini adalah bahagian yang menentukan sama ada invois yang dikeluarkan oleh perniagaan itu sah atau tidak.
Perusahaan mesti menyerahkan sampel lengkap, menunjukkan semua medan maklumat. Sampel ini adalah asas untuk pihak berkuasa cukai menilai kesahihan. Jika maklumat pada sampel (nama syarikat, kod cukai, alamat) berbeza daripada pemberitahuan atau berbeza daripada data pendaftaran, permohonan akan ditolak.
Ini ialah dokumen pentadbiran dalaman tetapi diperlukan semasa mengumumkan keluaran. Keputusan mesti:
Ditandatangani oleh wakil yang sah atau orang yang diberi kuasa.
Mempunyai meterai korporat.
Kandungan mengikut borang yang dikeluarkan dalam Pekeliling 32/2011/TT-BTC.
Banyak perniagaan terlepas atau mendraf keputusan dalam format yang salah, mengakibatkan notis tidak sah.
Ini adalah ralat yang paling biasa, sering dijumpai dalam:
Nama syarikat dipendekkan, salah eja atau jenis tiada (LLC, CP...).
Alamat tidak dikemas kini apabila perniagaan bertukar ibu pejabat.
Kod cukai cawangan dan ibu pejabat yang salah.
Ralat ini menyebabkan pihak berkuasa cukai tidak dapat mengenal pasti pengeluar dengan betul, menyebabkan permohonan ditolak dari awal.
Beberapa ralat biasa:
Simbol invois pendua dengan notis sebelumnya.
Tersalah tulis simbol penyebut, contohnya mengelirukan invois VAT dan invois jualan.
Kuantiti yang didaftarkan tidak sepadan dengan borang invois yang dilampirkan.
Masukkan tarikh mula penggunaan sebelum tarikh notis.
Ralat ini menyukarkan pihak berkuasa cukai mengurus nombor invois dan selalunya perlu diperbetulkan.
Perniagaan mungkin mengalami:
Tiada keputusan permohonan dilampirkan.
Dokumen tiada tandatangan, meterai merah.
Kandungan tidak mengikut bentuk, contohnya, tidak mempunyai asas undang-undang atau peruntukan penguatkuasaan.
Pada masa itu, pengumuman pelepasan itu dianggap tidak mempunyai asas undang-undang.
Kesilapan biasa ialah:
Templat invois yang dilampirkan tidak mempunyai semua medan yang diperlukan.
Maklumat pada borang adalah berbeza daripada maklumat dalam notis atau maklumat cukai.
Penyampaian berbeza dengan peraturan (font, susun atur yang salah...).
Pihak berkuasa cukai akan meminta perniagaan mengedit borang dan menyerahkannya semula dari awal.
Kesilapan dalam notis pengeluaran bukan sahaja menyebabkan ketidakselesaan prosedur tetapi juga meninggalkan banyak akibat:
Permohonan ditolak : perniagaan tidak boleh mengeluarkan invois tepat pada masanya, menjejaskan urus niaga, kontrak dan kemajuan pembayaran.
Memakan masa dan mahal : perniagaan perlu mengedit dan menghantar semula berkali-kali; dalam beberapa kes, mereka juga perlu menulis surat penjelasan.
Risiko penalti : jika dikeluarkan secara tidak betul dan digunakan, perusahaan mungkin tertakluk kepada penalti pentadbiran mengikut Dekri 125/2020/ND-CP.
Kehilangan reputasi : rakan kongsi dan pelanggan mungkin curiga apabila invois dibatalkan atau diubah secara berterusan.
Ini adalah kes paling ringan. Perniagaan hanya perlu:
Betulkan maklumat yang salah.
Keluarkan semula notis baharu dengan lampiran.
Serahkan semula melalui portal cukai.
Prosedur cepat, tiada penalti.
Kes ini lebih rumit. Perniagaan mesti:
Buat notis untuk membatalkan invois berdaftar.
Hantar surat yang menerangkan punca ralat.
Tunggu pihak berkuasa cukai bersetuju untuk membatalkan, kemudian buat notis baharu.
Jika tiada invois dikeluarkan, tiada penalti akan dikenakan, tetapi proses akan mengambil masa yang lebih lama.
Ini adalah keadaan yang paling serius. Perniagaan perlu:
Hubungi pihak berkuasa cukai secara proaktif untuk mendapatkan panduan.
Buat pelarasan, pembatalan atau penggantian mengikut keperluan.
Terima kemungkinan penalti pentadbiran dan batalkan keseluruhan kumpulan invois yang diterbitkan.
Semak maklumat perniagaan dengan teliti : bandingkan nama, kod cukai, alamat dengan sijil pendaftaran perniagaan dan data pada sistem cukai.
Semak sampel invois : simbol semak, nombor sampel, tarikh mula penggunaan, kuantiti berdaftar sebelum dihantar.
Sediakan keputusan permohonan penuh : gunakan borang standard mengikut Pekeliling 32/2011/TT-BTC, dengan tandatangan dan meterai yang sah.
Gunakan perisian bereputasi : perisian e-invois yang sah selalunya mempunyai ciri semakan automatik, mengurangkan risiko ralat.
Kemas kini peraturan undang-undang : sentiasa memantau dokumen baharu daripada Kementerian Kewangan dan Jabatan Percukaian Am untuk mematuhi keperluan semasa.
Melatih kakitangan perakaunan dan cukai : pastikan orang yang bertanggungjawab memahami peraturan dengan betul, mengelakkan kemasukan atau peninggalan maklumat yang salah.
Pemberitahuan pengeluaran invois elektronik bukan sahaja prosedur pentadbiran, tetapi juga prasyarat untuk invois digunakan secara sah. Ralat dalam langkah ini boleh menyebabkan perniagaan menangguhkan transaksi, kehilangan reputasi dan dikenakan penalti.
Dengan menguasai kandungan yang diperlukan, memahami ralat biasa dan cara mengendalikannya, dan mencegahnya secara proaktif, perniagaan akan mengelakkan masalah yang tidak perlu.
Dalam konteks pendigitalan, menggabungkan proses pengurusan standard dengan penyelesaian perisian invois elektronik yang bereputasi adalah kunci untuk mengendalikan sistem kewangan dan perakaunan yang berkesan, selamat dan sah.
