0
Στην ψηφιακή εποχή, τα ηλεκτρονικά τιμολόγια δεν αποτελούν μόνο ένα εργαλείο για την καταγραφή εσόδων και εξόδων, αλλά και μια σημαντική νομική βάση για τις επιχειρήσεις ώστε να εκπληρώνουν τις φορολογικές τους υποχρεώσεις. Ωστόσο, πριν τους επιτραπεί να χρησιμοποιούν ηλεκτρονικά τιμολόγια, οι επιχειρήσεις υποχρεούνται να προετοιμάζουν και να αποστέλλουν ειδοποίηση έκδοσης ηλεκτρονικού τιμολογίου στην άμεση φορολογική αρχή.
Αυτή η ειδοποίηση είναι σαν το «πιστοποιητικό γέννησης» του τιμολογίου, στο οποίο καταγράφονται όλες οι πληροφορίες της επιχείρησης, η φόρμα του τιμολογίου, το σύμβολο, η ποσότητα, η ημερομηνία χρήσης και η απόφαση υποβολής αίτησης. Ακόμα και ένα μικρό λάθος μπορεί να οδηγήσει την φορολογική αρχή σε απόρριψη, οδηγώντας σε πολλά προβλήματα: καθυστέρηση στην έκδοση τιμολογίων, επηρεασμό της ταμειακής ροής, ακόμη και σε διοικητικές κυρώσεις.
Τι περιλαμβάνει, λοιπόν, η ειδοποίηση έκδοσης ηλεκτρονικού τιμολογίου, ποια είναι τα συνηθισμένα σφάλματα, πώς να τα αντιμετωπίσετε και πώς να τα αποτρέψετε; Ας τα αναλύσουμε λεπτομερώς παρακάτω.
Αυτό είναι το πιο βασικό αλλά συχνά λάθος μέρος. Οι επιχειρήσεις πρέπει να δηλώνουν:
Όνομα μονάδας έκδοσης τιμολογίων: πρέπει να είναι ακριβώς όπως αναγράφεται στο πιστοποιητικό εγγραφής επιχείρησης.
Κωδικός φόρου: δεν πρέπει να έχει επιπλέον ή να λείπουν χαρακτήρες και δεν πρέπει να συγχέεται μεταξύ του κωδικού φόρου υποκαταστήματος και του κωδικού φόρου έδρας.
Διεύθυνση κεντρικού γραφείου: πρέπει να ταιριάζει με τα στοιχεία φορολογικού μητρώου.
Αριθμός τηλεφώνου επικοινωνίας, φαξ, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο: αν και απλό, εάν παραμείνει κενό ή λανθασμένο, η φορολογική αρχή έχει το δικαίωμα να ζητήσει πρόσθετες πληροφορίες.
Αυτά είναι τα δεδομένα αναφοράς για σύγκριση, επομένως τυχόν σφάλματα θα οδηγήσουν στην απόρριψη της αίτησης από την φορολογική αρχή.
Αυτή η ενότητα παρουσιάζει όλα τα χαρακτηριστικά αναγνώρισης του τιμολογίου, όπως:
Τύποι τιμολογίων: τιμολόγιο ΦΠΑ, τιμολόγιο πωλήσεων, τιμολόγιο εξαγωγής, άλλα τιμολόγια...
Αριθμός τιμολογίου και σύμβολο τιμολογίου: αυτοί οι δύο κωδικοί πρέπει να είναι συμβατοί με το καταχωρημένο δείγμα και να μην αντιγράφουν προηγούμενες ειδοποιήσεις.
Αριθμός τιμολογίου καταχώρισης: συνήθως σε παρτίδες (π.χ. από τον αριθμό 0000001 έως τον αριθμό 0000500).
Ημερομηνία έναρξης: πρέπει να είναι εύλογη, όχι προγενέστερη της ημερομηνίας κοινοποίησης.
Αυτό είναι το μέρος που καθορίζει εάν το τιμολόγιο που εκδίδεται από την επιχείρηση είναι έγκυρο ή όχι.
Οι επιχειρήσεις πρέπει να υποβάλουν ένα πλήρες δείγμα, στο οποίο θα εμφανίζονται όλα τα πεδία πληροφοριών. Αυτό το δείγμα αποτελεί τη βάση για την αξιολόγηση της εγκυρότητας από την φορολογική αρχή. Εάν οι πληροφορίες στο δείγμα (επωνυμία εταιρείας, φορολογικός κώδικας, διεύθυνση) διαφέρουν από την κοινοποίηση ή από τα στοιχεία εγγραφής, η αίτηση θα απορριφθεί.
Αυτό είναι ένα εσωτερικό διοικητικό έγγραφο, αλλά απαιτείται κατά την ανακοίνωση της έκδοσης. Η απόφαση πρέπει:
Υπογεγραμμένο από τον νόμιμο εκπρόσωπο ή από νόμιμα εξουσιοδοτημένο πρόσωπο.
Φέρει εταιρική σφραγίδα.
Τα περιεχόμενα ακολουθούν τη φόρμα που εκδόθηκε στην εγκύκλιο 32/2011/TT-BTC.
Πολλές επιχειρήσεις παραλείπουν ή συντάσσουν αποφάσεις με λάθος μορφή, με αποτέλεσμα οι ανακοινώσεις να μην είναι έγκυρες.
Αυτό είναι το πιο συνηθισμένο σφάλμα, το οποίο εντοπίζεται συχνά σε:
Η επωνυμία της εταιρείας είναι συντομευμένη, έχει γραφτεί λάθος ή λείπει η πληκτρολόγηση (LLC, CP...).
Η διεύθυνση δεν ενημερώνεται όταν η επιχείρηση αλλάζει έδρα.
Λάθος κωδικοί φόρου υποκαταστήματος και κεντρικού γραφείου.
Αυτό το σφάλμα καθιστά αδύνατο για την φορολογική αρχή να προσδιορίσει σωστά τον εκδότη, με αποτέλεσμα η αίτηση να απορριφθεί εξαρχής.
Μερικά συνηθισμένα σφάλματα:
Διπλότυπο σύμβολο τιμολογίου με προηγούμενη ειδοποίηση.
Γράψτε λανθασμένα το σύμβολο του παρονομαστή, για παράδειγμα, μπερδεύοντας το τιμολόγιο ΦΠΑ και το τιμολόγιο πώλησης.
Η καταχωρημένη ποσότητα δεν ταιριάζει με τη συνημμένη φόρμα τιμολογίου.
Εισαγάγετε την ημερομηνία έναρξης χρήσης πριν από την ημερομηνία ειδοποίησης.
Αυτά τα σφάλματα δυσκολεύουν τις φορολογικές αρχές να διαχειρίζονται τους αριθμούς τιμολογίων και συχνά απαιτείται η διόρθωσή τους.
Οι επιχειρήσεις ενδέχεται να υποφέρουν από:
Δεν επισυνάπτεται απόφαση αίτησης.
Έγγραφο που λείπει η υπογραφή, κόκκινη σφραγίδα.
Το περιεχόμενο δεν ακολουθεί τη μορφή, για παράδειγμα, στερείται νομικής βάσης ή διατάξεων επιβολής.
Εκείνη την εποχή, η ανακοίνωση της αποφυλάκισης θεωρήθηκε ότι δεν είχε νομική βάση.
Τα συνηθισμένα σφάλματα είναι:
Το συνημμένο πρότυπο τιμολογίου δεν έχει όλα τα υποχρεωτικά πεδία.
Οι πληροφορίες στη φόρμα διαφέρουν από τις πληροφορίες στην ειδοποίηση ή στις φορολογικές πληροφορίες.
Η παρουσίαση διαφέρει από τους κανονισμούς (λάθος γραμματοσειρά, διάταξη...).
Η φορολογική αρχή θα ζητήσει από την επιχείρηση να επεξεργαστεί τη φόρμα και να την υποβάλει ξανά από την αρχή.
Τα σφάλματα στην ειδοποίηση έκδοσης όχι μόνο προκαλούν διαδικαστική ταλαιπωρία, αλλά έχουν και πολλές συνέπειες:
Απόρριψη αίτησης : η επιχείρηση δεν μπορεί να εκδώσει τιμολόγια εγκαίρως, επηρεάζοντας τις συναλλαγές, τις συμβάσεις και την πρόοδο των πληρωμών.
Χρονοβόρο και δαπανηρό : οι επιχειρήσεις πρέπει να επεξεργάζονται και να υποβάλλουν εκ νέου πολλές φορές· σε ορισμένες περιπτώσεις, πρέπει ακόμη και να γράψουν μια επεξηγηματική επιστολή.
Κίνδυνος κυρώσεων : εάν εκδοθεί εσφαλμένα και χρησιμοποιηθεί, η επιχείρηση ενδέχεται να υπόκειται σε διοικητικές κυρώσεις σύμφωνα με το Διάταγμα 125/2020/ND-CP.
Απώλεια φήμης : οι συνεργάτες και οι πελάτες ενδέχεται να είναι καχύποπτοι όταν τα τιμολόγια ακυρώνονται ή αλλάζουν συνεχώς.
Αυτή είναι η πιο ήπια περίπτωση. Οι επιχειρήσεις χρειάζονται μόνο:
Διορθώστε λανθασμένες πληροφορίες.
Επανέκδοση της νέας ειδοποίησης με το παράρτημα.
Επαναυποβολή μέσω της φορολογικής πύλης.
Γρήγορη διαδικασία, χωρίς κυρώσεις.
Αυτή η περίπτωση είναι πιο περίπλοκη. Η επιχείρηση πρέπει:
Δημιουργήστε μια ειδοποίηση για την ακύρωση ενός καταχωρημένου τιμολογίου.
Στείλτε μια επιστολή εξηγώντας την αιτία του σφάλματος.
Περιμένετε να συμφωνήσει η φορολογική αρχή για την ακύρωση και, στη συνέχεια, δημιουργήστε μια νέα ειδοποίηση.
Εάν δεν έχει εκδοθεί τιμολόγιο, δεν θα υπάρξει ποινή, αλλά η διαδικασία θα διαρκέσει περισσότερο.
Αυτή είναι η πιο σοβαρή κατάσταση. Οι επιχειρήσεις πρέπει:
Επικοινωνήστε προληπτικά με τις φορολογικές αρχές για καθοδήγηση.
Κάντε προσαρμογές, ακυρώσεις ή αντικαταστάσεις όπως απαιτείται.
Αποδοχή της πιθανότητας διοικητικών κυρώσεων και ακύρωση ολόκληρης της παρτίδας δημοσιευμένων τιμολογίων.
Ελέγξτε προσεκτικά τις πληροφορίες της επιχείρησης : συγκρίνετε το όνομα, τον φορολογικό κωδικό, τη διεύθυνση με το πιστοποιητικό εγγραφής της επιχείρησης και τα δεδομένα στο φορολογικό σύστημα.
Ελέγξτε το δείγμα τιμολογίου : ελέγξτε το σύμβολο, τον αριθμό δείγματος, την ημερομηνία έναρξης χρήσης, την καταχωρημένη ποσότητα πριν από την αποστολή.
Προετοιμάστε μια πλήρη απόφαση αίτησης : χρησιμοποιήστε το τυποποιημένο έντυπο σύμφωνα με την Εγκύκλιο 32/2011/TT-BTC, με έγκυρη υπογραφή και σφραγίδα.
Χρησιμοποιήστε αξιόπιστο λογισμικό : το νόμιμο λογισμικό ηλεκτρονικών τιμολογίων συχνά διαθέτει λειτουργίες αυτόματου ελέγχου, μειώνοντας τον κίνδυνο σφαλμάτων.
Ενημέρωση των νομικών κανονισμών : τακτική παρακολούθηση των νέων εγγράφων του Υπουργείου Οικονομικών και της Γενικής Διεύθυνσης Φορολογίας για συμμόρφωση με τις τρέχουσες απαιτήσεις.
Εκπαίδευση προσωπικού λογιστικής και φοροτεχνικής : διασφάλιση ότι ο υπεύθυνος κατανοεί σωστά τους κανονισμούς, αποφεύγοντας την εσφαλμένη εισαγωγή ή παράλειψη πληροφοριών.
Η ειδοποίηση έκδοσης ηλεκτρονικού τιμολογίου δεν αποτελεί μόνο διοικητική διαδικασία, αλλά και προϋπόθεση για τη νόμιμη χρήση του τιμολογίου. Σφάλματα σε αυτό το βήμα μπορούν να οδηγήσουν τις επιχειρήσεις σε καθυστέρηση συναλλαγών, απώλεια φήμης και να υποστούν κυρώσεις.
Κατακτώντας το απαιτούμενο περιεχόμενο, κατανοώντας τα συνηθισμένα σφάλματα και τον τρόπο αντιμετώπισής τους, καθώς και προλαμβάνοντας τα προληπτικά, οι επιχειρήσεις θα αποφύγουν περιττά προβλήματα.
Στο πλαίσιο της ψηφιοποίησης, ο συνδυασμός τυποποιημένων διαδικασιών διαχείρισης με αξιόπιστες λύσεις λογισμικού ηλεκτρονικών τιμολογίων είναι το κλειδί για τη λειτουργία ενός αποτελεσματικού, ασφαλούς και νόμιμου χρηματοοικονομικού και λογιστικού συστήματος.
