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डिजिटल युग में, इलेक्ट्रॉनिक चालान न केवल राजस्व और व्यय दर्ज करने का एक साधन हैं, बल्कि व्यवसायों के लिए अपने कर दायित्वों को पूरा करने का एक महत्वपूर्ण कानूनी आधार भी हैं। हालाँकि, इलेक्ट्रॉनिक चालान का उपयोग करने की अनुमति मिलने से पहले, व्यवसायों को प्रत्यक्ष कर प्राधिकरण को इलेक्ट्रॉनिक चालान जारी करने की सूचना तैयार करके भेजनी होती है।
यह नोटिस चालान के "जन्म प्रमाण पत्र" की तरह होता है, जिसमें व्यवसाय की सभी जानकारी, चालान का प्रारूप, प्रतीक, मात्रा, उपयोग की तिथि और आवेदन करने का निर्णय दर्ज होता है। एक छोटी सी गलती भी कर प्राधिकरण द्वारा चालान को अस्वीकार करने का कारण बन सकती है, जिससे कई समस्याएँ पैदा हो सकती हैं: चालान जारी करने में देरी, नकदी प्रवाह प्रभावित होना, और यहाँ तक कि प्रशासनिक दंड भी लग सकता है।
तो इलेक्ट्रॉनिक इनवॉइस जारी करने के नोटिस में क्या-क्या शामिल है, आम गलतियाँ क्या हैं, उनसे कैसे निपटा जाए और उन्हें कैसे रोका जाए? आइए नीचे विस्तार से इनका विश्लेषण करते हैं।
यह सबसे बुनियादी लेकिन अक्सर ग़लत हिस्सा है। व्यवसायों को यह बताना ज़रूरी है:
चालान जारी करने वाली इकाई का नाम: व्यवसाय पंजीकरण प्रमाणपत्र पर दिए गए नाम के अनुरूप ही होना चाहिए।
कर कोड: इसमें अतिरिक्त या लुप्त वर्ण नहीं होने चाहिए, तथा शाखा कर कोड और मुख्यालय कर कोड के बीच भ्रम नहीं होना चाहिए।
मुख्य कार्यालय का पता: कर पंजीकरण जानकारी से मेल खाना चाहिए।
संपर्क फोन नंबर, फैक्स, ईमेल: यद्यपि सरल, यदि इसे खाली छोड़ दिया जाए या गलत छोड़ दिया जाए, तो कर प्राधिकरण को अतिरिक्त जानकारी मांगने का अधिकार है।
यह तुलना के लिए पृष्ठभूमि डेटा है, इसलिए किसी भी त्रुटि के कारण कर प्राधिकरण आवेदन को अस्वीकार कर देगा।
यह अनुभाग चालान की सभी पहचान संबंधी विशेषताओं को दर्शाता है, जिनमें शामिल हैं:
चालान प्रकार: वैट चालान, बिक्री चालान, निर्यात चालान, अन्य चालान...
चालान संख्या और चालान प्रतीक: ये दोनों कोड पंजीकृत नमूने के अनुरूप होने चाहिए और पिछली अधिसूचनाओं की नकल नहीं होने चाहिए।
पंजीकरण चालान संख्या: आमतौर पर बैचों में (उदाहरण के लिए संख्या 0000001 से 0000500 तक)।
प्रारंभ तिथि: उचित होनी चाहिए, अधिसूचना की तिथि से पहले की नहीं।
यह वह भाग है जो यह निर्धारित करता है कि व्यवसाय द्वारा जारी किया गया चालान वैध है या नहीं।
उद्यमों को सभी जानकारी वाले फ़ील्ड दिखाते हुए एक पूरा नमूना जमा करना होगा। यह नमूना कर प्राधिकरण द्वारा वैधता का मूल्यांकन करने का आधार होगा। यदि नमूने में दी गई जानकारी (कंपनी का नाम, कर कोड, पता) अधिसूचना या पंजीकरण डेटा से भिन्न है, तो आवेदन अस्वीकार कर दिया जाएगा।
यह एक आंतरिक प्रशासनिक दस्तावेज़ है, लेकिन रिलीज़ की घोषणा करते समय इसकी आवश्यकता होती है। निर्णय में निम्नलिखित बातें शामिल होनी चाहिए:
कानूनी प्रतिनिधि या विधिवत प्राधिकृत व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षरित।
कॉर्पोरेट मुहर है.
विषय-वस्तु परिपत्र 32/2011/TT-BTC में जारी प्रारूप के अनुसार है।
कई व्यवसाय निर्णय लेने से चूक जाते हैं या गलत प्रारूप में निर्णय तैयार कर लेते हैं, जिसके परिणामस्वरूप नोटिस अमान्य हो जाते हैं।
यह सबसे आम त्रुटि है, जो अक्सर निम्नलिखित में पाई जाती है:
कंपनी का नाम संक्षिप्त है, वर्तनी गलत है या प्रकार गायब है (एलएलसी, सीपी...)।
व्यवसाय का मुख्यालय बदलने पर पता अद्यतन नहीं किया जाता.
शाखा और मुख्यालय के गलत कर कोड।
इस त्रुटि के कारण कर प्राधिकारी के लिए जारीकर्ता की सही पहचान करना असंभव हो जाता है, जिसके परिणामस्वरूप आवेदन को शुरू से ही अस्वीकृत कर दिया जाता है।
कुछ सामान्य त्रुटियाँ:
पिछली सूचना के साथ डुप्लिकेट चालान प्रतीक।
हर का प्रतीक गलत लिखें, उदाहरण के लिए VAT चालान और बिक्री चालान में भ्रम पैदा करना।
पंजीकृत मात्रा संलग्न चालान प्रपत्र से मेल नहीं खाती।
सूचना की तिथि से पहले उपयोग की आरंभ तिथि दर्ज करें।
इन त्रुटियों के कारण कर अधिकारियों के लिए चालान संख्या का प्रबंधन करना कठिन हो जाता है और अक्सर इन्हें ठीक करना आवश्यक हो जाता है।
व्यवसायों को निम्नलिखित से नुकसान हो सकता है:
कोई आवेदन निर्णय संलग्न नहीं है।
दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर, लाल मुहर गायब है।
सामग्री प्रारूप का पालन नहीं करती है, उदाहरण के लिए, इसमें कानूनी आधार या प्रवर्तन प्रावधानों का अभाव है।
उस समय रिहाई की घोषणा का कोई कानूनी आधार नहीं माना गया था।
सामान्य त्रुटियाँ हैं:
संलग्न इनवॉइस टेम्पलेट में सभी आवश्यक फ़ील्ड नहीं हैं।
फॉर्म पर दी गई जानकारी नोटिस या कर संबंधी जानकारी से भिन्न है।
प्रस्तुति नियमों से भिन्न है (गलत फ़ॉन्ट, लेआउट...)।
कर प्राधिकरण व्यवसाय से फॉर्म को संपादित करने और उसे शुरू से पुनः प्रस्तुत करने के लिए कहेगा।
जारी करने संबंधी नोटिस में त्रुटियां न केवल प्रक्रियागत असुविधा का कारण बनती हैं, बल्कि कई परिणाम भी छोड़ती हैं:
अस्वीकृत आवेदन : व्यवसाय समय पर चालान जारी नहीं कर सकता, जिससे लेनदेन, अनुबंध और भुगतान प्रगति प्रभावित होती है।
समय लेने वाला और महंगा : व्यवसायों को कई बार संपादित करना और पुनः प्रस्तुत करना पड़ता है; कुछ मामलों में, उन्हें एक स्पष्टीकरण पत्र भी लिखना पड़ता है।
दंड का जोखिम : यदि गलत तरीके से जारी किया गया और उपयोग किया गया, तो उद्यम डिक्री 125/2020/ND-CP के अनुसार प्रशासनिक दंड के अधीन हो सकता है।
प्रतिष्ठा की हानि : जब चालान लगातार रद्द या बदले जाते हैं तो साझेदार और ग्राहक संदिग्ध हो सकते हैं।
यह सबसे हल्का मामला है। व्यवसायों को बस इतना करना होगा:
गलत जानकारी को सही करें.
परिशिष्ट सहित नया नोटिस पुनः जारी करें।
कर पोर्टल के माध्यम से पुनः सबमिट करें।
त्वरित प्रक्रिया, कोई दंड नहीं।
यह मामला ज़्यादा जटिल है। व्यवसाय को:
पंजीकृत चालान को रद्द करने के लिए एक नोटिस बनाएं।
त्रुटि का कारण बताते हुए एक पत्र भेजें।
कर प्राधिकरण द्वारा रद्द करने पर सहमति होने तक प्रतीक्षा करें, फिर एक नया नोटिस बनाएं।
यदि कोई चालान जारी नहीं किया गया है, तो कोई जुर्माना नहीं लगेगा, लेकिन प्रक्रिया में अधिक समय लगेगा।
यह सबसे गंभीर स्थिति है। व्यवसायों को चाहिए कि वे:
मार्गदर्शन के लिए कर अधिकारियों से सक्रिय रूप से संपर्क करें।
आवश्यकतानुसार समायोजन, निरस्तीकरण या प्रतिस्थापन करें।
प्रशासनिक दंड की संभावना को स्वीकार करें और प्रकाशित चालानों के पूरे बैच को रद्द करें।
व्यवसाय संबंधी जानकारी सावधानीपूर्वक जांचें : नाम, कर कोड, पता की तुलना व्यवसाय पंजीकरण प्रमाणपत्र और कर प्रणाली के आंकड़ों से करें।
चालान नमूना की जांच करें : भेजने से पहले प्रतीक, नमूना संख्या, उपयोग की आरंभ तिथि, पंजीकृत मात्रा की जांच करें।
पूर्ण आवेदन निर्णय तैयार करें : परिपत्र 32/2011/TT-BTC के अनुसार मानक प्रपत्र का उपयोग करें, वैध हस्ताक्षर और मुहर के साथ।
प्रतिष्ठित सॉफ्टवेयर का उपयोग करें : वैध ई-इनवॉइस सॉफ्टवेयर में अक्सर स्वचालित जांच सुविधाएं होती हैं, जिससे त्रुटियों का जोखिम कम हो जाता है।
कानूनी विनियमों को अद्यतन करें : वर्तमान आवश्यकताओं के अनुपालन के लिए वित्त मंत्रालय और कराधान विभाग के नए दस्तावेजों की नियमित निगरानी करें।
लेखा और कर कर्मचारियों को प्रशिक्षण देना : यह सुनिश्चित करना कि प्रभारी व्यक्ति नियमों को सही ढंग से समझे, तथा गलत प्रविष्टि या सूचना की चूक से बचें।
इलेक्ट्रॉनिक इनवॉइस जारी करने की सूचना न केवल एक प्रशासनिक प्रक्रिया है, बल्कि इनवॉइस के कानूनी रूप से उपयोग के लिए एक पूर्वापेक्षा भी है। इस चरण में त्रुटियाँ व्यवसायों के लेन-देन में देरी, प्रतिष्ठा की हानि और दंड का कारण बन सकती हैं।
आवश्यक विषय-वस्तु में निपुणता प्राप्त करके, सामान्य त्रुटियों को समझकर तथा उन्हें कैसे संभालना है, तथा उन्हें सक्रिय रूप से रोकने से व्यवसाय अनावश्यक परेशानी से बच सकेंगे।
डिजिटलीकरण के संदर्भ में, मानक प्रबंधन प्रक्रियाओं को प्रतिष्ठित इलेक्ट्रॉनिक इनवॉइस सॉफ्टवेयर समाधानों के साथ संयोजित करना एक प्रभावी, सुरक्षित और कानूनी वित्तीय और लेखा प्रणाली के संचालन की कुंजी है।
