0
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng một hệ thống mật mã không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai.Về bản chất, nó đóng vai trò tương đương như chữ ký tay của cá nhân hoặc con dấu của doanh nghiệp trên các tài liệu giấy, nhưng được sử dụng để xác nhận danh tính và tính toàn vẹn của một tài liệu điện tử
Tại Việt Nam, giá trị pháp lý của chữ ký số được quy định rõ ràng tại Điều 8, Nghị định 130/2018/NĐ-CP.Cụ thể, khi pháp luật yêu cầu một văn bản phải có chữ ký hoặc con dấu, yêu cầu này được coi là đã đáp ứng nếu văn bản đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký đó đảm bảo các điều kiện an toàn theo quy định tại Điều 9 của Nghị định này.Để có giá trị pháp lý, chữ ký số phải được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và khóa bí mật phải thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
Chữ ký số USB Token (hay USB Token) là một thiết bị phần cứng nhỏ gọn, giống như một chiếc USB thông thường, được sử dụng để lưu trữ khóa bí mật của người dùng . Nó hoạt động dựa trên một cặp khóa không đối xứng (Asymmetric Key):
Khóa bí mật (Private Key): Khóa này chỉ thuộc quyền kiểm soát của người ký và được lưu trữ an toàn trong USB Token để tạo ra chữ ký số
Khóa công khai (Public Key): Khóa này được sử dụng để thẩm định, kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số và được gắn vào một Chứng thư số (Digital Certificate) để nhận diện người ký
Khi bạn ký một tài liệu, hệ thống sẽ sử dụng khóa bí mật để tạo ra một chuỗi ký hiệu số. Người nhận sau đó sẽ dùng khóa công khai tương ứng để xác thực chữ ký và kiểm tra tính toàn vẹn của tài liệu.Bất kỳ thay đổi nào trên tài liệu sau khi ký đều sẽ bị phát hiện, đảm bảo tính toàn vẹn và chống chối bỏ của giao dịch.
Việc sử dụng chữ ký số USB Token mang lại nhiều lợi ích vượt trội, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động trong môi trường số.
Chữ ký số USB Token giúp doanh nghiệp cắt giảm đáng kể thời gian và chi phí liên quan đến các thủ tục hành chính truyền thống.Thay vì phải in ấn, đóng dấu, và vận chuyển tài liệu giấy, doanh nghiệp có thể ký hàng loạt văn bản, hợp đồng điện tử chỉ trong vài phút, giúp quy trình làm việc trở nên nhanh chóng và liền mạch hơn.Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí giấy tờ, mực in, mà còn giảm thiểu chi phí chuyển phát, lưu trữ và bảo quản hồ sơ, văn bản.
An toàn và bảo mật là một trong những lợi ích quan trọng nhất của chữ ký số.Với công nghệ mã hóa công khai (RSA) sử dụng cặp khóa bí mật và khóa công khai, chữ ký số đảm bảo thông tin của người ký và tính toàn vẹn của tài liệu, ngăn chặn việc giả mạo hoặc thay đổi nội dung sau khi ký.Khóa bí mật được bảo vệ bởi một mã PIN và chỉ có người sở hữu thiết bị USB Token mới có thể sử dụng, giúp đảm bảo an toàn tuyệt đối cho các giao dịch quan trọng.
Việc áp dụng chữ ký số USB Token thể hiện sự chuyên nghiệp, hiện đại của doanh nghiệp trong kỷ nguyên số. Nó cho phép doanh nghiệp thực hiện các giao dịch điện tử một cách hợp pháp, nhanh chóng với đối tác, khách hàng và cơ quan nhà nước, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và uy tín thương hiệu
Để có thể sử dụng chữ ký số USB Token, bạn cần đăng ký dịch vụ với một nhà cung cấp được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép
Hồ sơ đăng ký:
Đối với doanh nghiệp: Cần chuẩn bị bản sao công chứng Giấy phép kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký thuế và CCCD/Hộ chiếu của người đại diện pháp luật . Nếu người đăng ký không phải đại diện pháp luật, cần có thêm Giấy ủy quyền .
Đối với cá nhân: Chỉ cần bản sao công chứng CMND/CCCD/Hộ chiếu
Sau khi nộp hồ sơ và thanh toán, nhà cung cấp sẽ cấp cho bạn một thiết bị USB Token và hướng dẫn cài đặt .
Quá trình cài đặt phần mềm chữ ký số chỉ cần thực hiện một lần duy nhất. Ví dụ với phần mềm FPT-CA, các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Cắm USB Token vào cổng USB của máy tính .
Bước 2: Truy cập vào "My Computer" (hoặc "This PC"), tìm biểu tượng ổ đĩa của nhà cung cấp (ví dụ: FPT-CA) và click đúp chuột để chạy file cài đặt
Bước 3: Lựa chọn ngôn ngữ, sau đó nhấn "Cài đặt" (hoặc "Install") và "Kết thúc" (hoặc "Finish") khi quá trình hoàn tất
Ký số trên tài liệu (ví dụ: file PDF):
Bước 1: Cắm USB Token vào máy tính .
Bước 2: Mở tài liệu cần ký bằng phần mềm hỗ trợ (ví dụ: Foxit Reader) .
Bước 3: Chọn chức năng ký số và nhập mã PIN để xác thực .
Ký số để kê khai và nộp thuế điện tử:
Bước 1: Cắm USB Token vào máy tính .
Bước 2: Truy cập website http://thuedientu.gdt.gov.vn/ và chọn mục "Doanh nghiệp" .
Bước 3: Nhập mã số thuế, sau đó chọn "Đọc CKS", nhập mã PIN và chọn "Chấp nhận" để hoàn tất .
Việc quản lý chữ ký số lỏng lẻo có thể dẫn đến những rủi ro nghiêm trọng.Nhiều người dùng thiếu cẩn trọng khi không đổi mã PIN mặc định hoặc giao USB Token cho người khác, tạo kẽ hở cho kẻ gian lợi dụng mạo danh.Ngoài ra, việc sử dụng các dịch vụ từ nhà cung cấp không uy tín cũng có thể dẫn đến vi phạm quy định và rủi ro pháp lý.
Để bảo vệ chữ ký số và tài sản của doanh nghiệp, bạn nên tuân thủ các nguyên tắc sau:
Đổi mã PIN định kỳ: Ngay sau khi nhận chữ ký số, hãy đổi mã PIN mặc định.Mã PIN mới nên khó đoán và cần được thay đổi định kỳ
Bảo vệ thiết bị: Sau khi sử dụng, USB Token cần được cất giữ cẩn thận trong tủ có khóa, tránh va đập hoặc thất lạc
Kiểm tra thời hạn: Thường xuyên kiểm tra thời hạn sử dụng của chữ ký số và tiến hành gia hạn kịp thời để tránh gián đoạn các giao dịch điện tử
Lựa chọn nhà cung cấp uy tín: Chỉ hợp tác với các nhà cung cấp được cấp phép bởi Bộ Thông tin và Truyền thông, có cam kết bảo mật và hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp
Chữ ký số USB Token là một công cụ thiết yếu, giúp doanh nghiệp và cá nhân thực hiện các giao dịch điện tử một cách an toàn, hiệu quả và hợp pháp. Bằng cách nắm vững bản chất, áp dụng các hướng dẫn cài đặt và ký số chuyên nghiệp, đồng thời tuân thủ các nguyên tắc quản lý an toàn, bạn sẽ tối ưu hóa được mọi hoạt động kinh doanh và bảo vệ tài sản của mình một cách tốt nhất trong kỷ nguyên số.
