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Una firma digital es un tipo de firma electrónica creada mediante un sistema criptográfico asimétrico, compuesto por una clave privada y una clave pública. En esencia, cumple la misma función que la firma manuscrita de una persona o un sello empresarial en documentos impresos, pero se utiliza para confirmar la identidad e integridad de un documento electrónico.
En Vietnam, el valor legal de las firmas digitales está claramente estipulado en el Artículo 8 del Decreto 130/2018/ND-CP. En concreto, cuando la ley exige que un documento contenga una firma o sello, se considera que este requisito se cumple si el documento está firmado con una firma digital y esta garantiza las condiciones de seguridad estipuladas en el Artículo 9 de este Decreto. Para que sea legalmente válida, la firma digital debe crearse durante la vigencia del certificado digital y la clave secreta debe estar bajo el control del firmante en el momento de la firma.
La Firma Digital de Token USB (o Token USB) es un dispositivo de hardware compacto, similar a una memoria USB convencional, que se utiliza para almacenar la clave secreta del usuario. Funciona con un par de claves asimétricas:
Clave privada: esta clave solo está bajo el control del firmante y se almacena de forma segura en el token USB para crear una firma digital.
Clave Pública: Esta clave se utiliza para autenticar y verificar la validez de la firma digital y se adjunta a un Certificado Digital para identificar al firmante.
Al firmar un documento, el sistema utiliza su clave privada para generar una firma digital. El destinatario utiliza la clave pública correspondiente para autenticar la firma y verificar la integridad del documento. Cualquier cambio en el documento después de la firma será detectado, lo que garantiza la integridad y el no repudio de la transacción.
El uso de la firma digital con token USB aporta numerosos beneficios destacados, ayudando a las empresas a optimizar procesos y mejorar la eficiencia operativa en el entorno digital.
La firma digital con token USB ayuda a las empresas a reducir significativamente el tiempo y los costos asociados con los procedimientos administrativos tradicionales. En lugar de tener que imprimir, sellar y transportar documentos en papel, las empresas pueden firmar una serie de documentos y contratos electrónicos en tan solo unos minutos, agilizando y optimizando el flujo de trabajo. Esto no solo ayuda a ahorrar papel y tinta, sino que también reduce el costo de entrega, almacenamiento y conservación de registros y documentos.
La seguridad y la protección son dos de los beneficios más importantes de las firmas digitales. Gracias a la tecnología de cifrado de clave pública (RSA), que utiliza pares de claves privadas y públicas, las firmas digitales garantizan la información del firmante y la integridad del documento, evitando falsificaciones o modificaciones del contenido tras la firma. La clave privada está protegida por un código PIN y solo puede ser utilizada por el propietario del dispositivo USB Token, lo que garantiza la seguridad absoluta de las transacciones importantes.
La aplicación de la firma digital con token USB demuestra la profesionalidad y modernidad de las empresas en la era digital. Permite a las empresas realizar transacciones electrónicas de forma legal y rápida con socios, clientes y organismos gubernamentales, mejorando así la eficiencia laboral y la reputación de la marca.
Para poder utilizar la firma digital USB Token, es necesario registrar el servicio con un proveedor autorizado por el Ministerio de Información y Comunicaciones.
Formulario de inscripción:
Para empresas: Es necesario preparar una copia notariada de la Licencia Comercial, el Certificado de Registro Tributario y el DNI/Pasaporte del representante legal. Si el solicitante no es el representante legal, se requiere un poder notarial adicional.
Para particulares: Solo se necesita una copia notariada del DNI/CCCD/Pasaporte
Después de enviar la solicitud y el pago, el proveedor le proporcionará un dispositivo Token USB e instrucciones de instalación.
La instalación del software de firma digital solo se realiza una vez. Por ejemplo, con el software FPT-CA, los pasos son los siguientes:
Paso 1: Conecte el token USB al puerto USB de la computadora.
Paso 2: Vaya a "Mi PC" (o "Esta PC"), busque el ícono de la unidad del proveedor (por ejemplo, FPT-CA) y haga doble clic para ejecutar el archivo de instalación
Paso 3: Seleccione el idioma, luego haga clic en "Instalar" y "Finalizar" cuando se complete el proceso.
Firmar digitalmente documentos (por ejemplo, archivos PDF):
Paso 1: Conecte el token USB a la computadora.
Paso 2: Abra el documento a firmar utilizando un software compatible (por ejemplo: Foxit Reader).
Paso 3: Seleccione la función de firma digital e ingrese el código PIN para la autenticación.
Firma digital para declaración y pago electrónico de impuestos:
Paso 1: Conecte el token USB a la computadora.
Paso 2: Acceda al sitio web http://thuedientu.gdt.gov.vn/ y seleccione "Negocios".
Paso 3: Ingrese el código tributario, luego seleccione “Leer CKS”, ingrese el PIN y seleccione “Aceptar” para completar.
Una gestión deficiente de las firmas digitales puede conllevar graves riesgos. Muchos usuarios son descuidados al no cambiar el PIN predeterminado o al proporcionar un token USB a otros, lo que crea lagunas legales para que los delincuentes se aprovechen de la suplantación de identidad. Además, el uso de servicios de proveedores poco fiables también puede conllevar infracciones de la normativa y riesgos legales.
Para proteger su firma digital y sus activos comerciales, debe seguir estos principios:
Cambie el PIN periódicamente: Inmediatamente después de recibir la firma digital, cambie el PIN predeterminado. El nuevo PIN debe ser difícil de adivinar y debe cambiarse periódicamente.
Protección del dispositivo: después de su uso, el USB Token debe guardarse cuidadosamente en un armario cerrado con llave para evitar impactos o pérdidas.
Verificar fecha de vencimiento: Verifique periódicamente la fecha de vencimiento de la firma digital y renuévela oportunamente para evitar la interrupción de las transacciones electrónicas.
Elija un proveedor de confianza: colabore únicamente con proveedores autorizados por el Ministerio de Información y Comunicaciones, con compromiso de confidencialidad y soporte técnico profesional.
La firma digital con token USB es una herramienta esencial que ayuda a empresas y particulares a realizar transacciones electrónicas de forma segura, eficaz y legal. Al dominar la naturaleza de la firma, aplicar instrucciones profesionales de instalación y firma digital, y adherirse a los principios de gestión de la seguridad, optimizará todas sus actividades comerciales y protegerá sus activos de la mejor manera en la era digital.
