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Una firma digitale è una forma di firma elettronica creata utilizzando un sistema crittografico asimmetrico, costituito da una chiave privata e una chiave pubblica. In sostanza, svolge lo stesso ruolo della firma autografa di un individuo o di un sigillo aziendale su documenti cartacei, ma viene utilizzata per confermare l'identità e l'integrità di un documento elettronico.
In Vietnam, il valore legale delle firme digitali è chiaramente stabilito dall'articolo 8 del Decreto 130/2018/ND-CP. In particolare, quando la legge richiede che un documento sia firmato o munito di sigillo, tale requisito si considera soddisfatto se il documento è firmato con una firma digitale e la firma garantisce le condizioni di sicurezza previste dall'articolo 9 del presente Decreto. Per essere legalmente valida, la firma digitale deve essere creata durante il periodo di validità del certificato digitale e la chiave segreta deve essere sotto il controllo del firmatario al momento della firma.
La firma digitale tramite token USB (o token USB) è un dispositivo hardware compatto, simile a una normale chiavetta USB, utilizzato per memorizzare la chiave segreta dell'utente. Funziona sulla base di una coppia di chiavi asimmetriche:
Chiave privata: questa chiave è sotto il controllo esclusivo del firmatario e viene archiviata in modo sicuro nel token USB per creare una firma digitale.
Chiave pubblica: questa chiave viene utilizzata per autenticare e verificare la validità della firma digitale ed è allegata a un certificato digitale per identificare il firmatario.
Quando firmi un documento, il sistema utilizza la tua chiave privata per generare una firma digitale. Il destinatario utilizza quindi la chiave pubblica corrispondente per autenticare la firma e verificare l'integrità del documento. Qualsiasi modifica al documento successiva alla firma verrà rilevata, garantendo l'integrità e la non ripudiabilità della transazione.
L'utilizzo della firma digitale tramite token USB offre numerosi vantaggi eccezionali, aiutando le aziende a ottimizzare i processi e a migliorare l'efficienza operativa nell'ambiente digitale.
La firma digitale tramite token USB aiuta le aziende a ridurre significativamente i tempi e i costi associati alle procedure amministrative tradizionali. Invece di dover stampare, timbrare e trasportare documenti cartacei, le aziende possono firmare una serie di documenti e contratti elettronici in pochi minuti, rendendo il flusso di lavoro più rapido e fluido. Questo non solo consente di risparmiare sui costi di carta e inchiostro, ma riduce anche i costi di consegna, archiviazione e conservazione di documenti e documenti.
Sicurezza e protezione sono tra i vantaggi più importanti delle firme digitali. Grazie alla tecnologia di crittografia a chiave pubblica (RSA), che utilizza coppie di chiavi pubbliche e private, le firme digitali garantiscono le informazioni del firmatario e l'integrità del documento, impedendo la contraffazione o la modifica del contenuto dopo la firma. La chiave privata è protetta da un codice PIN e può essere utilizzata solo dal proprietario del dispositivo USB Token, garantendo la massima sicurezza per le transazioni importanti.
L'applicazione della firma digitale tramite token USB dimostra la professionalità e la modernità delle aziende nell'era digitale. Consente alle aziende di condurre transazioni elettroniche in modo legale e rapido con partner, clienti ed enti governativi, migliorando così l'efficienza lavorativa e la reputazione del marchio.
Per poter utilizzare la firma digitale USB Token, è necessario registrare il servizio presso un fornitore autorizzato dal Ministero dell'Informazione e delle Comunicazioni.
Modulo di registrazione:
Per le aziende: è necessario preparare una copia autenticata della licenza commerciale, del certificato di registrazione fiscale e della carta d'identità/passaporto del rappresentante legale. Se il titolare della registrazione non è il rappresentante legale, è necessaria un'ulteriore procura.
Per i privati: è necessaria solo una copia autenticata della carta d'identità/CCCD/passaporto
Dopo aver inviato la domanda e effettuato il pagamento, il fornitore ti fornirà un dispositivo token USB e le istruzioni per l'installazione.
L'installazione del software di firma digitale deve essere eseguita una sola volta. Ad esempio, con il software FPT-CA, i passaggi sono i seguenti:
Passaggio 1: collegare il token USB alla porta USB del computer.
Passaggio 2: vai su "Risorse del computer" (o "Questo PC"), trova l'icona dell'unità del provider (ad esempio FPT-CA) e fai doppio clic per eseguire il file di installazione
Passaggio 3: seleziona la lingua, quindi fai clic su "Installa" e "Fine" al termine del processo
Firmare digitalmente i documenti (ad esempio file PDF):
Passaggio 1: collegare il token USB al computer.
Fase 2: aprire il documento da firmare utilizzando il software di supporto (ad esempio: Foxit Reader).
Passaggio 3: selezionare la funzione firma digitale e immettere il codice PIN per l'autenticazione.
Firma digitale per la dichiarazione e il pagamento elettronico delle imposte:
Passaggio 1: collegare il token USB al computer.
Passaggio 2: accedere al sito web http://thuedientu.gdt.gov.vn/ e selezionare "Business".
Passaggio 3: Inserisci il codice fiscale, quindi seleziona "Leggi CKS", inserisci il PIN e seleziona "Accetta" per completare.
Una gestione poco attenta della firma digitale può comportare gravi rischi. Molti utenti sono negligenti nel modificare il PIN predefinito o nel fornire token USB ad altri, creando così scappatoie che consentono ai criminali di sfruttare la falsificazione. Inoltre, l'utilizzo di servizi di fornitori inaffidabili può comportare violazioni delle normative e rischi legali.
Per proteggere la tua firma digitale e le risorse aziendali, dovresti seguire questi principi:
Cambiare periodicamente il PIN: subito dopo aver ricevuto la firma digitale, cambiare il PIN predefinito. Il nuovo PIN dovrebbe essere difficile da indovinare e dovrebbe essere cambiato periodicamente.
Protezione del dispositivo: dopo l'uso, il token USB deve essere conservato con cura in un armadietto chiuso a chiave per evitare urti o perdite.
Controllare la data di scadenza: controllare regolarmente la data di scadenza della firma digitale e rinnovarla tempestivamente per evitare l'interruzione delle transazioni elettroniche.
Scegli un fornitore affidabile: collabora solo con fornitori autorizzati dal Ministero dell'Informazione e delle Comunicazioni, che si impegnano a garantire la riservatezza e il supporto tecnico professionale.
La firma digitale tramite token USB è uno strumento essenziale che aiuta aziende e privati a condurre transazioni elettroniche in modo sicuro, efficace e legale. Padroneggiandone la natura, applicando istruzioni professionali di installazione e firma digitale e rispettando i principi di gestione della sicurezza, ottimizzerete tutte le attività aziendali e proteggerete al meglio i vostri beni nell'era digitale.
