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Nel contesto di un'economia digitale in rapida evoluzione, la digitalizzazione delle transazioni non è più un'opzione, ma è diventata un requisito essenziale per ogni individuo e azienda. Soprattutto in Vietnam, procedure amministrative, fiscali, doganali e previdenziali si sono quasi completamente trasferite all'ambiente elettronico. In particolare, le firme digitali si sono affermate come uno strumento indispensabile, svolgendo un ruolo chiave nel garantire la legalità, la sicurezza e l'efficienza di tutte le transazioni online.
Una delle sfide più grandi per i principianti è trovare una guida completa e affidabile per comprendere le firme digitali e come utilizzarle. Questo articolo è concepito come una guida approfondita, che risponde a tutte le domande, dai concetti di base, al contesto giuridico, al processo di registrazione, ai potenziali rischi e a come scegliere un fornitore affidabile. Fornendo una visione multidimensionale, l'articolo aiuta privati e aziende non solo a comprendere il "processo semplice", ma anche a comprendere la natura di questa tecnologia, prendendo così decisioni intelligenti, ottimizzando le operazioni e garantendo la massima sicurezza in tutte le transazioni elettroniche.
Le firme digitali offrono numerosi vantaggi pratici, contribuendo a ridurre fino al 70% i costi rispetto ai metodi tradizionali come la stampa, la consegna e l'archiviazione dei documenti. Allo stesso tempo, consentono di risparmiare tempo, aumentare la sicurezza e migliorare l'efficienza lavorativa. Le transazioni possono ora essere eseguite sempre e ovunque, senza limiti di spazio e tempo.
Secondo la normativa ufficiale contenuta nella Clausola 6, Articolo 3 del Decreto 130/2018/ND-CP, “una firma digitale è una forma di firma elettronica creata trasformando un messaggio di dati utilizzando un sistema crittografico asimmetrico, mediante il quale una persona che possiede il messaggio di dati originale e la chiave pubblica del firmatario può determinare con precisione: a) La suddetta trasformazione è stata creata utilizzando la chiave segreta corretta corrispondente alla chiave pubblica nella stessa coppia di chiavi; b) L'integrità del contenuto del messaggio di dati da quando è stata eseguita la suddetta trasformazione”.
In parole povere, una firma digitale funge da firma autografa di un individuo o da sigillo aziendale, utilizzata per confermare e garantire i diritti e le responsabilità delle parti coinvolte nelle transazioni nell'ambiente elettronico. Se firme autografe e sigilli vengono utilizzati per documenti cartacei, le firme digitali vengono utilizzate per documenti elettronici come contratti, fatture e altre transazioni finanziarie. Le firme digitali contribuiscono a risolvere il problema della contraffazione nelle comunicazioni digitali, a garantire l'integrità dei documenti e a impedire modifiche al contenuto dopo la firma.
Uno dei punti di confusione più comuni è la differenza tra firme digitali e firme elettroniche. Sebbene le firme digitali siano considerate una forma di firma elettronica, non sono esattamente la stessa cosa. Comprendere questa differenza è il primo passo per fare la scelta giusta per le transazioni importanti.
La differenza più sostanziale risiede nella natura e nel meccanismo di sicurezza. La firma elettronica è un concetto più ampio, che può essere qualsiasi simbolo, immagine o processo allegato a un documento per dimostrare il consenso del firmatario. Un esempio tipico è l'uso di un'immagine scansionata di una firma o la creazione di una firma online tramite software gratuiti come Word o Excel. Questo tipo di firma di solito non utilizza la crittografia e può essere facilmente falsificato o modificato.
Al contrario, una firma digitale è un'impronta digitale elettronica crittografata che utilizza un sistema crittografico asimmetrico. Questo meccanismo aiuta a verificare accuratamente l'identità del firmatario e a garantire l'integrità del documento. Il processo di verifica della firma digitale viene eseguito da autorità di certificazione o fornitori di servizi affidabili, contribuendo a ridurre al minimo il rischio di divulgazione o attacco di informazioni. Grazie alla sua sicurezza e alle sue funzionalità superiori, il costo di creazione e utilizzo di una firma digitale è spesso superiore a quello di una firma elettronica. L'uso di una semplice firma elettronica (come un file scansionato) per transazioni legali importanti potrebbe non essere riconosciuto o essere facilmente falsificato. Pertanto, l'uso di una firma digitale è un requisito necessario per garantire la sicurezza e la legalità delle transazioni nell'ambiente digitale.
Il principio di funzionamento delle firme digitali si basa su una solida base tecnologica, la crittografia asimmetrica, basata sull'algoritmo RSA. Questo sistema include una coppia di chiavi univoca, generata casualmente e una sola volta:
Chiave privata: utilizzata per creare una firma digitale. Questa chiave deve essere accuratamente protetta e controllata solo dal firmatario.
Chiave pubblica: generata dalla corrispondente chiave segreta, ha la funzione di verificare, controllare le firme digitali e autenticare gli utenti.
Il processo di firma digitale funziona in questo modo: quando il firmatario desidera firmare un documento, il sistema utilizza una chiave privata per generare una stringa di simboli digitali, nota anche come "firma digitale". Quando il documento viene inviato, il destinatario utilizza la chiave pubblica corrispondente per autenticare la firma e verificarne l'integrità. Qualsiasi piccola modifica al documento dopo la firma invaliderà la firma, rilevando immediatamente la modifica.
È importante notare che le firme digitali garantiscono autenticità (verifica dell'identità del firmatario), integrità (il contenuto non è stato alterato) e non ripudiabilità (il firmatario non può negare di aver firmato). Tuttavia, questa tecnologia non garantisce la riservatezza del contenuto del documento, quindi gli utenti devono comunque utilizzare altre misure di sicurezza se desiderano crittografare il contenuto.
Il valore legale di una firma digitale è un fattore fondamentale che ne favorisce l'ampia accettazione nelle transazioni. Ai sensi dell'articolo 8 del Decreto 130/2018/ND-CP, una firma digitale è riconosciuta come avente lo stesso valore legale della firma autografa di una persona e del sigillo di un'agenzia o organizzazione nei documenti cartacei. In particolare, se la legge richiede che un documento sia dotato di una firma o di un sigillo, tale requisito si considera soddisfatto se il documento elettronico è firmato con una firma digitale e tale firma garantisce le condizioni di sicurezza di cui all'articolo 9 del presente Decreto.
Affinché una firma digitale sia riconosciuta come valida, deve soddisfare condizioni rigorose, tra cui: essere creata durante il periodo di validità del certificato digitale, essere verificabile tramite la chiave pubblica sul certificato e, al momento della firma, la chiave privata deve essere sotto il controllo esclusivo del firmatario.
Anche il rilascio delle licenze ai fornitori di servizi di firma digitale in Vietnam è rigorosamente controllato dal Ministero dell'Informazione e delle Comunicazioni, in base a requisiti finanziari (garantire un deposito minimo di 5 miliardi di VND), risorse umane (avere un team di professionisti altamente qualificati) e requisiti tecnici (garantire un sistema sicuro e anti-intrusione). Questa solida base giuridica e tecnica ha creato un ecosistema affidabile, che aiuta gli utenti a sentirsi completamente sicuri quando utilizzano le firme digitali per transazioni importanti.
Il mercato offre oggi numerose tipologie di firme digitali, classificate in base ai metodi di archiviazione e alla tecnologia utilizzata. Ogni tipologia presenta vantaggi e svantaggi specifici, adatti a diverse esigenze e scale di utilizzo.
Firma digitale tramite token USB: si tratta del tipo di firma digitale più tradizionale e diffuso, in cui la chiave segreta è memorizzata in un dispositivo hardware compatto simile a una USB.
Vantaggi: facile da usare, prezzo ragionevole, adatto a privati e piccole e medie imprese.
Svantaggi: richiede il collegamento USB al computer per la firma, non è flessibile quando è necessario firmare da remoto o su dispositivi mobili.
Firma digitale HSM (Hardware Security Module): la chiave segreta viene memorizzata e utilizzata su un dispositivo hardware dedicato integrato nel server.
Vantaggi: possibilità di firmare digitalmente in blocco a velocità estremamente elevata (fino a 1200 volte al secondo), sicurezza assoluta e archiviazione centralizzata sul sistema.
Svantaggi: il costo dell'investimento iniziale è molto elevato, adatto solo a grandi aziende, banche o organizzazioni che hanno bisogno di firmare digitalmente in grandi volumi.
Firma remota/cloud: si tratta della tecnologia più recente, che consente agli utenti di firmare digitalmente senza bisogno di dispositivi hardware. La chiave segreta viene memorizzata sul server del fornitore di servizi e gli utenti firmano tramite applicazioni web o telefoniche utilizzando codici OTP o dati biometrici.
Vantaggi: firma sempre e ovunque, su qualsiasi dispositivo, indipendentemente dal computer o dal token USB.
Svantaggi: Dipende dalla connessione Internet e dalla stabilità del sistema del provider.
Firma digitale SmartCard: la chiave segreta è integrata in una speciale SIM del telefono.
Vantaggi: compatto, comodo e può essere firmato su dispositivi mobili.
Svantaggi: è necessario utilizzare la scheda SIM del fornitore del servizio, non è possibile firmare digitalmente quando ci si trova all'estero o in luoghi con segnale debole.
Per avere una panoramica e fare la scelta giusta, la tabella seguente confronta i tipi di firma digitale in base a criteri importanti:
